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1、企企业业标标准准MP01-20MP01-20文件控制管理程序（版）发布实施发布MP01-20现行版本修订状态：01目次前言.21范围.32规范性引用文件.33术语和定义.34职责.35工作程序.36相关支持性文件.57记录.5附录A（规范性附录）文件发放记录.7附录B（规范性附录）厂级受控文件清单.8附录C（规范性附录）部门受控文件清单.10附录D（规范性附录）文件更改申请单.12附录E（规范性附录）文件立项申请单.13附录F（规范性附录）文件更改申批单.14附录G（规范性附录）文件审核会签单.15附录H（规范性附录）文件审核会签单.16附件(规范性附录)文件控制流程图.17MP01-20现行
2、版本修订状态：02前言为确保有效控制与质量、环境、职业安全卫生管理活动有关的文件，确保文件的充分性和适宜性，确保相关部门所使用的文件为有效版本，依据MM-2010本质安全管理体系手册的规定，特制定本程序。本程序由部组织起草。本程序由部归口管理。本程序起草人：审核：批准：本程序编制依据的标准要素为：GBT19001-2008质量管理体系要求要素4.2.34.2.3文件控制；文件控制；GBT24001-2004环境管理体系要求及使用指南要素4.4.54.4.5文件控制；文件控制；GBT28001-2001职业健康安全管理体系规范要素4.5.14.5.1文件与资料控制文件与资料控制。MP01-20现
3、行版本修订状态：03文件控制管理程序1范围范围本程序适用于与质量、环境、职业安全卫生管理体系活动有关的所有文件，包括其他媒体文件（如MIS网文件）的编制、评审、批准、发放、使用、更改、标识、回收和作废的全过程控制。2规范性引用文件规范性引用文件GBT19001-2008质量管理体系要求GBT24001-2004环境管理体系要求及使用指南GBT28001-2001职业安全健康管理体系规范MM-2010本质安全管理体系手册3术语和定义术语和定义下列术语和定义适用于本程序。3.1文件document是指信息及其承载媒体。注：具体指在管理体系实施中所涉及和形成的文件，如管理手册、程序文件及对体系起支持
4、作用的管理性文件、技术性文件、外来文件和记录等。3.2受控文件under-controleddocument是指与管理体系相关的、现行有效的，其发布、评审、更新等均应按规定程序控制的文件。3.3有效版本validedition在发布前得到批准，其更改和修订状态清晰，现行使用的版本。4职责职责4.1厂长负责管理手册的批准和发布。4.2管理者代表负责程序文件的批准和全厂文件控制管理的领导工作。4.3部4.3.1负责组织协调文件控制管理的具体工作，包括规范文件编码和格式、组织文件编制和审批、确定厂级受控文件范围、组织对现有体系文件的定期评审、组织协调文件的更改以及作废管理等。4.3.2负责制订与文件
5、控制管理相关的作业性文件。4.4各部门负责部门作业性文件的编制、修改和本部门与管理体系有关文件的使用管理。4.5各部门兼职档案员负责本部门与管理体系有关文件的接收、发放、保管、标识和向档案室移交归档等。5工作程序工作程序5.1文件控制范围5.1.1质量、环境、职业安全卫生体系文件：管理手册、程序文件等。5.1.2技术性文件：技术规范、技术规程、规定、细则、图纸、作业指导书、质量计划、记录等。MP01-20现行版本修订状态：045.1.3管理性文件：厂级管理性文件，包括各种管理标准、工作标准、行政管理制度和规定等。5.1.4外来文件：适用的法律、法规、规章、国家和地方标准、行业标准、公司及行业管
6、理部门的规定、要求以及供方或顾客提供的文件、标准及图纸等。5.2文件的编号和格式编排5.2.1为实现对文件有效版本的快速查找，部对管理体系文件统一编号，并指明文件的现行版本和修订状态。5.2.2执行文件编写工作的各相关部门对本部门所编写的文件和记录进行编码和格式编排。5.3文件的编写、审核、批准5.3.1管理手册由部负责组织编写，经管理者代表审核并上报厂长批准后，由部确定发放范围并发放。5.3.2程序文件由相关部门编写，部门主任审核，报管理者代表批准后，由部确定发放范围并发放。5.3.3技术性文件中的技术规范、规程、规定和系统图册由相关部门专业人员编写，专业主管人员和部门主任审核，其他相关部门
7、和部会审后，报部主任复审，上报主管厂长批准后，由部确定发放范围并发放。5.3.4技术性文件中的作业指导书由相关部门编写，部门专业工程师和专业主管审核，报经部门主任批准后，由编写部门确定发放范围并发放。5.3.5管理性文件中的管理标准、工作标准由部负责组织编写，厂级行政管理制度和规定由相关部门负责组织编写，管理性文件由相关部门主任会审，上报厂长批准后，由编写部门确定发放范围并发放。5.3.5除上述文件外，各程序文件的支持性文件以及维持体系运转的其它技术性、管理性文件由该文件所含职能的归口管理部门负责组织编写，由部门主任审核，报经主管厂长批准后，由编写部门确定发放范围并发放。5.4文件的发放控制5
8、.4.1文件发放控制实施两级管理。为确保各使用场所能得到适用文件的有效版本，部从全厂文件控制需要出发，确定文件发放范围并发放，更新厂级受控文件清单，填写文件发放记录，接收部门（接收人）履行接收签字手续。部负责保存文件发放的记录，每半年更新编制并发放厂级受控文件清单。5.4.2各部门接收厂级受控文件清单和受控文件，并根据本部门工作实际编制和更新本部门的部门受控文件清单，对本部门与管理体系有关的文件进行分类管理，做到所用文件分类清晰、便于检索。5.4.3文件发放采取“网上发布”和“印刷发布”两种形式，文件发放形式在两级文件清单中注明。各部门在发放两级文件清单中所列“印刷发布”的纸质文件时，要填写文
9、件发放记录，接收人履行接收签字手续。5.4.4使用“印刷发布”的纸质文件的部门，要在该文件的封面右上角加盖“受控文件”标识。5.5文件的评审5.5.1文件在实施过程中，由于环境发生变化（如组织机构、工作流程、法律法规等），有必要对原文件进行评审，以确定文件是否需要更新。文件的评审执行MP04-2010管理评审程序。5.5.2更新的文件必须经过重新审核和批准后才能再次被发放和使用。5.6文件的更改5.6.1管理手册的更改时由部组织实施，填写文件更改申请单，经管理者代表审核并报经厂长批准后更改，由部发放。MP01-20现行版本修订状态：055.6.2其他文件的更改由该文件的归口管理部门组织实施，填
10、写文件更改申请单，按原文件审批程序审批后更改，再由该部门发放。5.6.3被更改的文件的版本和修订状态（如“B0”）在厂级受控文件清单和部门受控文件清单中注明。5.7外来文件的控制5.7.1外来文件的获取、识别与更新控制执行MP10-2010法律、法规与其他要求获取、识别与更新管理程序。5.7.2部获取到与生产、活动、服务相关的外来文件时，识别文件的适用性，对文件的适用性、符合性和体系归属（质量、环境、职业安全卫生管理体系）作出判定，由部主任会同相关责任人员确定文件发放范围并发放，其发放的控制执行本程序中的5.4条款。5.7.3部负责收集外来文件（国家、行业有关法律法规、标准、上级规定等）的最新
11、版本，编制适用的法律法规及其他要求清单并对外来文件进行分类，下发相关部门参考使用。相关部门根据上述清单内容，编制本部门的法律、法规及其他要求清单，并将旧法律法规、标准、规定等外来文件作废并从使用场所撤离，其作废的控制执行本程序中的5.8条款。5.8文件的保存、作废5.8.1文件经批准或经认定发布后，移交档案室存档2份。5.8.2各部门文件由本部门责成专人保管。保管条件为保持干燥、通风、安全，并定期进行检查。5.8.3为防止作废文件的非预期使用，当文件发生更改并重新发布后，所有被替代或修订后所失效的文件视为作废文件，由该文件的归口管理部门发出作废通知，接收到作废通知的部门将该作废文件从使用场所撤
12、离（网上文件必须在相关的硬盘区域上物理删除），以确保有效文件的唯一性。5.8.4因某种原因需要保留的作废文件，要在其封面右上角加盖“作废保留”标识并妥善保管。6相关相关支持性文件支持性文件MP02-20记录控制管理程序MP10-20法律、法规与其他要求获取、识别与更新管理程序XZ-02规章制度管理规定7记录记录序号编号名称填写部门保存地点保存期1MR01-01文件发放记录相关部门相关部门三年2MR01-02厂级受控文件清单部相关部门三年3MR01-03部门受控文件清单相关部门相关部门三年4MR01-04文件更改申请单相关部门相关部门三年5MR01-05文件立项申请单相关部门相关部门三年6MR01-06文件更改申批单相关部门相关部门三年7MR01-07文件审核会签单相关部门相关部门三年8MR01-08文件审查记录单相关部门相关部门三年MP01-20现行版本修订状态：06MP01-2010现行版本修订状态：B07附录A（规范性附录）文件发放记录文文件件发发放放记记录录MR01-01序序号号文文件件编编号号发文部门发文部门发文时间发文时间文文件件名名称称现行版本现行版本修订状态修订状态分发号分发号收文部门收文部门份份数数签收人签收人MP01-2010现行版本修订状态：B0附录B（规范性附录）厂级受控文件清单厂级受控
