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1、目录,一,二,三,四,五,电子邮件沟通的重要性,养成使用电子邮箱的习惯,电子邮件基本使用原则,需要发送邮件的情况,邮件格式与回复技巧,六,注意事项,一、电子邮件沟通的重要性,电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式,规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重,也体现自身的职业素养,从认真拟定标题、规范邮件正文和及时准确回复邮件开始,让每一封邮件成为我们素质提升的体现!,二、养成使用电子邮箱的习惯,基本原则面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情从此“死无对证”; 电邮存在公司服务器上,白纸黑字,谁也赖不掉。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、
2、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成; 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能; 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。,三、电子邮件基本使用原则,通知 部门之间事务往来 正式的工作报告 与客户间的信息传递 没有交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项,四、需要发送邮件的情况,邮件标题 称呼语与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送,五、邮件格式与回复技巧,邮件标题,称呼语与问候,称呼语
3、与问候,正文,附件,公司的邮件签名必须采用统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显。,签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或 英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。,1、签名档显示公司品牌形象,2、签名档所含信息,3、签名字体规格,结尾签名,签名档可包括姓名、部门、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。,1、签名档显示公司品牌形象,2、签名档所含信息,回复技巧,To的人是要 受理这封邮 件,理应对 邮件予以回 应。,
4、而CC的人则只 是需要知道这 回事,CC的人 没有义务对邮 件予以回应, 当然如果CC的 人有建议,当 然可以回mail。,而BCC是密 送,即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。,收件人的排 列应遵循一定 的规则。比如 按部门排列; 按职位等级从 高到低或从低 到高都可以。 适当地有规则 有助于提升你 的形象!,只给需要 信息的人 发送邮 件,不要 占用他人 的资源。 不滥转、 发邮件 !,正确使用发送、抄送与密送,六、注意事项,沟通确认和反馈 对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;或请对方确认收到Email。如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒、”跟催“。 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人,以免带来不必要的麻烦。 避免非相关主题性的言语 写电子邮件切忌长篇大论,应尽量简单明了地表达,在语气方面要尽量保持正式和尊敬,勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。 保持专业性 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。,关注邮件细节,提升电子商务信函品质,提升与客户的沟通效率是我们要实现的目标,让我们从以下细节做起吧!,及时准确回复邮件,用心拟定邮件标题,认真检查邮件正文,