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1、山西省煤运公司办公室主任培训讲义 一、企业档案与档案工作 二、企业档案工作的原则 三、文书处理工作与档案工作 四、档案工作的制度建设 五、档案工作规范化管理 一、企业档案与档案工作 1、什么是企业档案？ 企业是国民经济的细胞。企业为了从事各类产品的生产和流通，既要进行繁杂的物流管理工作，也要进行细密的信息流管理活动，同时也离不开劳动力要素人流，此三者密切结合，人流、物流、信息流缺一不可，既同步进行，又相互促进。 企业档案是企业信息的重要组成部分，在企业所有的信息中占有极大的比例。它除了具有信息的共有特征即：可识别性、可传递性、可存储性、可共享性、可处理性、可转换性外，还具有独有的原始性、凭证性
2、、可靠性、本源性、回溯性等特点。 企业档案是指企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的历史记录。（要素） 企业档案是企业有机活动的整体的综合反映，是企业各种档案的总合，而不是专指企业某种职能活动所产生的档案。它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动。 企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料。第一手材料，是原始依据和凭证，也就是说企业档案与企业活动是伴生关系。 企业档案是企业直接形成的信息中有保存价值的部分。它是为企业生存和发展提供服务的，是维护企业历史真实面貌和合法权益的依据和凭证。同时是由企业活动中形成的企业文件材料有条件地转化而来的。 企业档案是各种文献载体形式
3、的记录。 2、企业档案的特点 企业档案除具有档案的一般特点外，还具有以下特点： 综合性。 现实性。 企业性。 本源性。 多样性。 3、企业档案工作及其功能: 狭义的档案工作：指档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。 四大功能：（维护历史功能；保持企业正常运转；维护企业合法权益；著录企业资产；） 1、企业档案工作是守护企业记忆的一项工作。它真实而全面地记录企业的历史，反映了企业的发展历程，是维护企业历史真实面貌的一项工作，也是企业文化建设的重要组成部分。 2、是维系企业正常运转的一项工作。企业
4、的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。其中信息流具有独特的维系功能。企业的信息流好比血液对人体，血液向人体的细胞提供氧气，企业的信息系统则向企业组织内的各个单位提供信息，细胞离开氧气其主要功能就会失常以致死亡，而缺少必要的信息，企业组织内各个单位的功能也要发生故障。 3、维护企业合法权益的一项工作。现代社会活动是一个相互协作、共同发展的过程，同时也是一个激烈竞争的过程。企业在其生存与发展过程中不可避免地面临着各种各样的由于协作或竞争而产生的矛盾和纠纷。由于企业档案保存了大量与企业权益相关的法律性文件，所以，当企业权益受到威胁时，企业档案便可发挥保护企业合法权益的功能。
5、企业档案的法律证据性是任何一个国家的法律均予以认可的。企业档案所拥有的保护企业合法权益的功能是企业在竞争中占据主动并获得不断发展的一个重要条件。 4、企业档案是企业资产的重要组成部分，也是企业资产的评估依据。企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。而且，企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系，即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中，企业档案是企业资产评估的必要媒介。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能代替的。 此外，企业档案是企业继承和积累劳动经验和成果的最主要的途径。企业的发展离不开前人
6、的工作经验和教训，尤其是一些历史悠久的老企业，它是企业的一笔巨大的财富。任何一个企业都不应该忽视和丢弃档案工作。不重视做好档案工作是一种极不负责的行为。反映出一个单位内部的管理水平和企业领导和员工的整体素质。 企业档案工作是一项有法律依据的、受法律监控和保护的规范性工作，是企业所应尽的法定义务。 因此我们说：企业档案不是可有可无，而是必不可少的一项工作。我们必须要站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的角度做好此项工作，同时档案工作是一项日积月累、细水长流的工作，要求我们必须采取认真细致的态度、高度负责的精神。 4、企业档案管理的性质 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利
7、益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。这就指明了企业档案管理工作是一项具有管理性、专业性和服务性的工作。 管理性。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，具有管理性质。这种“管理”不是简单地把企业的档案保管起来。它是通过一定的原则和方法使企业档案系统化、有序化、科学化并实现信息共享的一项工作。企业档案工作是企业管理活动的一部分，是企业管理的基础工作之一，是其他管理工作所不能取代的。 专业性。企业档案工作的专业性体现在两个方面： 第一，企业档案工作有自己独立的工作对象。 第二，企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。 服务性。企业档案工作从属于和服务于企业的生产经营和各项管理工作，具有服务性
8、质。 5、企业档案管理的任务 企业必须根据实际工作的需要，按照中华人民共和国档案法和其他有关法规的规定，建立、健全企业档案管理工作。 企业档案管理工作的基本任务是：认真贯彻档案法和有关企业档案工作的政策、法规和标准，按照一定的原则和要求，科学地管理企业档案，积极地开发企业档案信息资源，及时、准确地提供企业档案为企业的现实工作服务，为企业的现实工作和长远发展服务，为党和国家的各项工作服务。 为完成企业档案管理工作的基本任务，企业要就要建立、健全符合实际情况和行之有效的企业档案的企业档案管理体制；设置与企业档案工作相适应的机构，配备一定数量的档案管理人员；制定一整套企业档案管理的规章制度、标准和规
9、范；配备比较完善的库房和设备；切实抓好企业档案的各项业务建设工作。 6、企业档案管理的工作内容 企业档案管理的工作内容，主要由两部分组成，一是企业档案行政管理工作内容，二是企业档案业务管理工作内容。 企业档案行政管理工作内容：一般是指对企业档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导等。国家和地方各级档案行政管理部门和企业本身都负有开展企业档案行政管理工作的责任，这就是依据国家的法律、法规和政策，研究制定企业档案工作的方针、政策、行政法规性文件、规章制度、工作计划和规划，并组织实施，以及进行监督指导等。以企业档案部门的人、财、物为主要对象。带有政策性、宏观性的特点。 企业档案业务管理工作
10、内容：一般是指对企业文件材料形成、积累、整理和归档和开发利用的管理、监督和指导。以库藏档案为主要对象。带有业务性、微观性的特点。 因此，档案工作机构的职责具体应包括： 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制订本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 统筹规划并负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 监督、指导本系统、本单位各部门及所属单位的档案工作； 参与技术项目（产品定型）、建设项目、科研项目和重要设备档案的验收工作。 二、企业档案工作的原则 1、企业档案工作的原则 集中统一管理原则：档案法5条规定：“我国档案工作实行统一领导、分级管理
11、的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”企业档案实行上述原则，便于对企业档案工作进行管理和控制，能够更充分地开发和利用企业档案资源，有利于管理成本的降低，促使企业档案工作更好地为企业的各项活动服务，保证党和国家工作任务的需要。 其核内容是：“企业档案工作要坚持集中统一的管理原则”。它早在国营企业档案管理暂行规定中就明确规定。 企业档案基本原则的内容：“档案工作要实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于企业和社会对企业档案的有效利用”。 1、统一领导，分级管理是企业档案工作的组织原则，它决定了企业档案工作的具体组织管理形式。 2、维护企业档案的完整与安全是企业档案工
12、作的基本要求，它反映了企业档案管理的质量标准。 3、便于企业和社会对企业档案的有效利用是企业档案工作的根本目标，它体现了企业档案工作的服务性质。 企业档案工作基本原则的内容贯穿一个核心，就是“集中统一管理”的思想，所以，简而言之，企业档案工作的基本原则就是指集中统一管理的原则。这一点，在有关企业档案工作的法规文件中已多次确认和肯定。 其实质内容包括：要对本单位的档案工作实行统一领导，统一制度，统一分类，统一保管。 企业档案工作中实施和贯彻集中统一管理原则意义： 1、有利于企业档案工作的有效管理和宏观调控； 2、有利于企业档案质量的提高； 3、有利于企业档案信息资源的共享和更充分、全面的开发利用
13、； 4、有利于管理效率的提高和管理成本的降低； 5、有利于系统地为企业的各项工作服务，满足党和国家各项工作需要。 与此同时，企业还要遵循以下工作原则： 1）协调原则 概括起来讲就是调节和理顺企业档案工作与国家的经济建设和企业其他工作的关系，努力促进企业档案管理工作的发展和管理水平的提高，更好地为企业和社会的各种需要服务。 在宏观上，企业档案管理贯彻执行协调原则，就是遵循党和国家有关企业档案工作的各项方针、政策、法律和法规文件，按照国家档案行政管理部门和专业主管机关的统一部署开展工作，与国家的国民经济建设和企业的生产经营、科研试验以及各项管理工作同步发展，不断满足企业和社会对企业档案的利用需要。
14、 从微观上，企业档案管理体现协调原则企业档案管理的上下级部门之间，要建立起正常的、通畅的工作关系。企业档案部门与本企业内的各职能部门之间，要建立起顺畅、和谐的工作关系。企业档案部门内各种门类的档案和各项业务管理环节之间，要建立起协调配合的密切关系。 2）有序原则 企业档案管理的有序原则有两重含义：其一，是指企业档案管理工作的有序化；其二，是指企业档案的有序化。有序化是企业档案管理效率原理的基本要求之一。企业档案管理工作无序和企业档案无序，均会导致企业档案管理总目标的落空。企业档案管理工作的有序化，是企业档案有序化的前提和保障；而企业档案的有序化，是企业档案工作有序化的目的。 企业档案管理工作的
15、有序化。 企业档案的有序化。 3）标准化原则 标准化是促进企业技术改造和技术进步，搞好企业管理，发展产品品种和提高产品质量，增强产品竞争能力，以及企业创造经济效益的基本措施。标准化已经渗透到企业管理的各个方面，成为企业管理的必要条件。企业档案管理也必须推行标准化，作为其基本的管理原则之一。标准化原则在企业档案管理中体现在如下方面： 基础管理的标准化。包括：档案专业名词术语标准化：企业文件材料标准化；专业符号标准化；案卷规格和质量标准化；管理设施和条件标准化等。 管理技术方法的标准化。包括：各项业务环节要求标准化，如归档、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等都要有标准；应用现代化技术标准化，例如制定自动化管理标准、缩微标准等。 4）效益原则 效率原理的最终目的是通过企业档案管理目的的实现，给企业和社会带来效益。企业档案工作不产生效益就无效率可言，其本身也就失去了存在的价值。因此，效益原则是企业档案管
