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1、集团员工入职管理规定1.目的为规范入职管理工作，确保新员工入职手续办理的及时性、准确性、真实性和完整性，结合集团的实际情况，制定本规定。2.适用范围本规定适用于包括但不限于集团有限公司、天津生物工程有限公司、天津生物发展有限公司、天津生命科学有限公司、天津生命源有限公司、天津武清泰济生医院有限公司、泰济生健康管理有限公司、深圳泰济生中医诊所、奥蓝际德国际大酒店有限责任公司、奥蓝际德酒店管理（天津）有限公司、北京奥蓝际德国际旅行社有限公司、天津奥蓝际德国际旅行社有限公司、天津环球国际贸易有限公司、天津天群国际贸易有限公司、天津天乐国际贸易有限公司、芬奇国际贸易（天津）有限公司、井淳（天津）酒业贸
2、易有限公司、宗源投资（天津）有限公司、赛亚斯（天津）投资有限公司、赛亚斯（天津）资产管理有限公司、天津海瑞特资产管理有限公司、天津金瀚融资租赁有限公司、天津华天建筑工程有限公司、天津古典家具有限公司、天津优标技术检测服务有限公司、奥宜丝卫生用品（天津）有限公司、天津颂伟网络科技有限公司、富莱恩（天津）保健用品有限公司、乐燃（天津）健康咨询有限公司、爱享臻颜（天津）健康咨询有限公司及总部各职能中心、各事业部及下属区域和分/子公司、直属分支机构及其所有关联公司（以下统称“集团”）全体员工。海外分支机构在对其员工执行本办法罚则时，参照执行本办法；也可依据本办法原则和精神，结合当地法律规定等实际情况，
3、制定相关细则，并报集团人力资源部备案。3.管理职责3.1集团人力资源部职责：3.1.1负责本规定的制定、修订、颁布及实施；3.1.2对各中心/事业部执行本规定进行指导、监督、检查；3.1.3负责集团总部及各中心/事业部员工入职管理及外籍人员在华就业手续办理。3.2各职能部门的主要职责分工（见表1）：表1：各职能部门职责分工表职能部门职责分工行政部EHS管理处负责统一安排工人岗到公司指定医院进行体检，体检不合格者取消入职资格总务处/行政办公室/餐饮住宿处1.负责办公室、工位安排，电话安装，手机卡办理，办公电脑配置，预装操作系统和常用办公软件等2.名片制作3.为符合住宿标准的新员工提供住宿4.对总
4、监职级及以上员工的入职，行政部应确保在员工入职前2个工作日内将办公室、基本办公用品、办公设施、电话、饮水、花卉、住宿等安排妥当，以便于新员工在入职后能快速投入工作。信息管理部1.负责开通KM 及HRMS访问权限2.负责HRMS系统培训及考核等人力资源部招聘部门1.对新员工入职前的准备予以指导和安排2.在KM系统中提交“新员工入职服务准备告知流程” 3.负责新员工入职资质及相关入职资料的审核交至员工关系4.新员工入职KM账号及密码告知员工关系1.复核新员工在入职系统中填写的个人信息同时审核纸版资料，对信息不正确或资料不齐的情况进行跟进2.入职系统中培训文件及相关协议签署的审核、跟进及电子盖章3.
5、新员工账号激活4.新员工入职手续办理5.劳动合同签订6.新员工入职基础培训（企业文化、规章制度等）7.建立员工司籍档案、HRMS系统个人信息的完善录入8.劳动合同鉴证、劳动用工办理9.人事档案调转的指导与年度存档费的结算10.为外籍员工办理就业登记和住宿备案手续薪酬福利1.新员工社会保险及公积金手续的转移与办理2.薪酬信息与银行账户信息的审核与维护组织发展1.负责提供新员工的岗位名称代码、职级并确定其汇报线2.负责经理级（含）以上新员工在KM发布任命公告绩效管理1.负责审核新员工试用期绩效目标的建立、跟踪考核结果；2.负责审核上级领导对新员工试用期绩效目标完成情况的考核。培训管理1.负责新员工
6、培训课件的制作与更新2.组织培训及考核等人力资源业务伙伴（HRBP）1.负责新员工的融入，将新员工带入工作岗位、并将新员工介绍给用人部门的领导、同事和与其工作有重要关联的其他部门的负责人和员工；2.及时与新员工沟通，指导其在KM或HRMS系统中完成试用期业务计划、各阶段工作总结计划和绩效目标；3.及时了解新员工的适应程度、存在的困难、工作态度、工作能力和工作绩效，并适时给予相关辅助或辅导；4.协助用人部门按期完成对新员工的试用期工作计划安排、试用期绩效目标设定、试用期绩效考核、评估并给予转正意见。业务部门1.为新员工指定工作导师、生活导师，帮助新员工熟悉工作、生活环境2.为新员工准备办公位及相
7、关办公用品3.向新员工介绍公司文化、部门情况、岗位职责、流程制度等内容4.将此岗位前任员工的工作文档交接转移给新员工5.及时与新员工沟通，指导其在KM或HRMS系统中完成各阶段工作总结计划和绩效目标6.负责对新员工试用期进行考核、评估并给予转正意见4.执行细则4.1入职前准备4.1.1招聘部门利用北森系统向新员工发放录用通知书邮件，同时抄送薪酬福利和员工关系部门，通知员工关注邮件、微信、短信提示，并引导新员工在入职系统中进行个人基本信息完善、协议签署和入职文件学习。4.1.2招聘部门提前3个工作日在KM提交“新员工入职服务准备告知流程”，同时将新员工的文本资料转交员工关系：4.1.2.1管理岗
8、电子录用通知书邮件； 4.1.2.2己签批的职位申请表及北森系统中审批的面试结果文件；4.1.2.3个人简历；4.1.2.4银行流水或收入证明原件（管理岗）；4.1.2.5有效的健康体检证明或医疗定点医院出具的常规体检证明（近半年内）；4.1.2.6 1:1版身份证正反面复印件2份（外籍、港、澳、台人员须准备护照、港澳通行证、台胞证等有效证件复印件）；4.1.2.7 1:1版户口本首页及本人页复印件1份；4.1.2.8毕业证、学位证、职称证、专业资格证、退伍证等1:1版复印件；4.1.2.9照片2张（1张一寸、1张两寸，如有就失业证则只提供1张一寸照片）；4.1.2.10上一服务企业开具的解除
9、劳动合同证明/退休证/实习证明/劳动关系保留证明（原件、加盖公章）；4.1.2.11如在天津就业的请提供就失业证；4.1.2.12全部工龄证明（社保缴纳清单或其他有效材料）；4.1.2.13 如重新雇佣员工需提供集团重新雇佣人员审批表（附件3）；4.1.2.14如未在入职系统中提交入职信息，则除上述资料外还需提供：银行卡复印件（注明开户行全称、持卡人姓名、持卡人身份证号码）；已在天津缴纳过住房公积金的需要提供公积金卡复印件。4.1.3员工关系在HRMS系统中添加员工职位号，生成新员工ID编号，HRMS系统触发新员工入职通知，通知新员工重新进入入职系统中进行入职文件学习和协议签署；4.1.4 员
10、工关系核查信息，准备劳动合同，建立司籍档案。4.1.5入职前用人部门指定工作、生活导师，并为新员工准备办公位、相关办公设备和办公用品。4.2入职办理4.2.1入职办理时间：每周三上午08:45-11:45，11:00之后办理入职手续不计当日出勤。4.2.2入职材料齐备且真实者，方可按正常程序办理入职手续。凡入职资料不齐备者，暂不予办理入职手续。4.2.3入职办理流程4.2.3.1新员工入职接待；4.2.3.2公司宣传片的放映；4.2.3.3指导安排新员工正确签署入职资料：4.2.3.3.1 保密协议（附件4）；未使用入职系统管理人员签署4.2.3.3.2 竞业限制协议（附件5）；未使用入职系统
11、管理人员签署4.2.3.3.3 职务发明协议（附件6）；未使用入职系统管理人员签署4.2.3.3.4 知识产权声明（附件7）；未使用入职系统管理人员签署4.2.3.3.5 职业操守承诺书（附件8）；未使用入职系统管理人员签署4.2.3.3.6 商调函（附件9）；4.2.3.3.7 存档人员登记表（附件10）（存档后交回员工关系一份）；4.2.3.3.8 人员基本信息登记表（附件11）；4.2.3.3.9劳动合同/实习协议/顾问协议/退休返聘协议/派遣合同的签订；4.2.3.4管理岗员工发放司徽；4.2.3.5拍摄新员工胸卡照片，根据已产生的新员工ID号制作并发放胸卡；4.2.3.6 新员工基础
12、培训，包括企业文化、企业规章制度、员工福利政策、KM系统操作流程、生活向导等；4.2.3.7 新员工绩效培训；4.2.3.8 社会保险及公积金相关问题答疑；4.2.3.9培训满意度调查：现场培训后新员工签署入职培训回执（附件12），员工关系存档。4.3人事档案的调转原则上要求本市非农业户籍员工将人事档案调转至公司委托机构存档，员工应主动持公司出具的商调函及存档人员登记表从原单位将人事档案及人事关系调出转存至北方人才津北分部，将盖有存档机构公章的存档人员登记表交至员工关系后，员工存档费由企业承担。因员工未主动调档产生的一切后果由员工个人承担，与企业无关。4.4劳动合同鉴证及劳动用工手续办理员工关
13、系按照天津市劳动保障部门的相关规定，到武清区劳动部门为新员工办理劳动合同鉴证和劳动用工手续。4.5 亲属关系备案规定如候选人在公司有亲属、亲友关系或本集团经销商，应在职位申请表中如实载明姓名及职务，依据集团员工内部利害关系备案制度执行，如有隐瞒一经发现将依据集团员工行为准则及实施管理办法处理。4.6外籍人员就业手续办理详见集团外籍员工管理规定。4.7重新雇佣规定：4.7.1因员工个人、家庭等原因，主动与公司解除或终止劳动关系的，需由用人部门提交集团重新雇佣人员审批表（附件3），原用人部门确认后，招聘部门逐级审批后方可重新雇佣（管理岗重新雇佣时间与上一次离职时间间隔三个月以上，工人岗重新雇佣时间
14、与上一次离职时间间隔一个月以上）。4.7.2 已离职人员，被动与公司解除或终止劳动关系的，不允许重新雇佣，主要包含下列情况：4.7.2.1无论何种原因，已经领取公司补偿金的；4.7.2.2因员工本身原因（试用期不合格、不胜任工作等），被公司劝退的；4.7.2.3因员工旷工或重大违纪行为，被公司辞退的；4.7.2.4曾与公司发生劳动争议或到劳动部门进行投诉的；4.7.2.5其他不得被重新雇佣的情况。4.8 实习生转正式员工4.8.1实习生获取毕业证书之日起实习协议自然终止；4.8.2符合业务部门架构编制且业务部门同意岗位录用并签批职位申请表的实习生可办理录用手续；4.8.3实习生持毕业证书原件至
15、招聘部门进行学历认证，持学历认证及招聘部门出具的录用通知书、到员工关系签订劳动合同，办理正式录用手续。5.参考文件集团外籍员工管理规定集团员工内部利害关系备案制度集团员工行为准则及实施管理办法6.附则本规定解释权归集团人力资源部，自发布之日起执行。7.附件序号名称保存部门保存期限附件1入职欢迎信集团人力资源部2年附件2入职温馨提示集团人力资源部2年附件3集团重新雇佣人员审批表集团人力资源部2年附件4保密协议集团人力资源部2年附件5竞业限制协议集团人力资源部2年附件6职务发明协议集团人力资源部2年附件7知识产权声明集团人力资源部2年附件8职业操守承诺书集团人力资源部2年附件9商调函集团人力资源部2年附件10存档人员登记表集团人力资源部2年附件11人员基本信息登记表集团人力资源
