文件、档案管理知识

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1、文件、档案管理知识,文件？档案？,文件,档案,？, ,文件的定义,文件： 广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。 文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。 狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。 文件是人们在各种社会活动中产生的记录。,文件运动四个阶段,文件生命周期理论,文件运动四个阶段,档案的含义,档案： 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 企业档案： 企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、

2、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,文件与档案的区别,狭义的“文件”并不能等同于“档案”。 它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。 如果两者都具备，则可以称之为“档案”，否则只能算作文件。 虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。,尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。,文 件,件,单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件； 正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件；

3、转发件与被转发件为一件； 来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。,文件归档,收集文件,区分年度,划分期限,文件装订,填备考表,文件著录,文件编号,文件排列,文件装盒,打印目录,入库装箱柜,文件归档,1.收集文件,收集文件是档案管理的第一步，也是最困难最重要的一步。 公司项目多部门多，如何才能确保资料收集完整及时？,积极参与部门事务，熟悉部门运作与进度，参与部门相关资料的形成； 做好收文发文登记，保证资料的完整与连续性； 及时处理收到的资料（或传阅、或送审、或归档）； 只有办理完毕的文件才能归档；按照公司规定，定时把收集到的文件送至综合部存档； 由于基建项目的建设

4、周期长，可以将定期意移交综合部的资料复印备份或者扫描备份，有助提高办事效率。,文件归档,2.区分年度,根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。,一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年。,文件归档,3.划分期限,准确地判定每一份文件和每一组文件的价值。 保管期限分别定为： 永久（无限期） 长期（1650年） 短期（15年以下）。,文件归档,4.文件装

5、订,修裱破损或页幅过小的文件； 复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。 超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠，操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠。,文件归档,4.文件装订,去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。 如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。,文件归档,4.文件装订,装订 采用左侧、下侧对齐

6、方式，用不锈钢钉装订或线装订。,文件归档,5.文件排列,先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。 统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。,文件归档,6.文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。,国家综合档案馆给立档单位的代号,不同门类档案的代号,档案的保管期限,文件形成年度,文件形成或

7、承办部门的简称或代号,流水号,文件归档,6.文件编号,件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。,在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,文件归档,7.文件著录,把归档文件的有关项目录入档案管理系统。 著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。,必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。,归档文件目录,文件归档,8.填写备考表,盒

8、内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。,整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。,文件归档,9.文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。,在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。,文件归档,9.文件装盒,文件归档,10.打印目录,按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。 “档案目录”由“归档情况登记表”

9、、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。,归档说明，内容包括： 1. 本年度立档单位主要工作概况； 2. 本年度内设机构及单位领导人变化情况； 3. 本年度管理性档案（文书）归档情况。,文件归档,10.打印目录,单位名称：公司,归档情况登记表,文件归档,10.打印目录,归档文件目录,文件归档,10.打印目录,装订“档案目录”：如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。 具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。,文件归档,

10、11.入库装箱柜,室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。 一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。 档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。,文件归档,11.入库装箱柜,档 案,档案管理六大工作,档案管理：收集,档案管理：整理,档案管理：鉴定,档案管理：统计,档案管理：利用,档案的保护技术,控制与调节库房温湿度： 根据国家档案局1987年8月29日颁布的档案库房技术管理暂行规定中要求对档案库房的温度应控制在1424，相对湿度应控制在45%60%。 有设备的库房温度日变化幅度不超过2，相对湿度日变

11、化幅度不超过5%。,电子文件,电子文件工作流程 电子文件的归档 电子文件的整理 电子档案的保管 电子档案的利用 电子档案的检验,电子文件工作流程,形成,登记,传输,鉴定,积累,办理,检测,归档,整理,形成（包括拟稿及文字录入、排版、审核、签发、盖章、打印等）、登记（自动、手动）,电子文件的归档,1.逻辑归档是将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。 2.物理归档是把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）到耐久性好的载体上，脱离原载体。,电子文件的整理,主要是对电子文件的组织和对归档的电子文件的迁移（这里主要是指记录到不可修改的一次性记

12、录光盘上）。 基本要求：归档的电子文件必须转换成Word格式，同事转换成纯文本（.txt）格式一份。最终存入到档案软件中，电子文件的文件名与归档的电子文件题名一致。 对记录光盘的选择： 根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盒金盘。记录时的参数设置为“不可续刻”，同时将“记录结束后检验数据”项选中。 光盘标签： 绝不允许在光盘上粘贴小纸贴，可在光盘上书写或者整体贴标，要注明载体序号，全宗号，类别号，密级，保管期限，存入日期等项目。,电子文件的保管,1.归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，载体应直立存放，做到防尘、防变形。 2.环境温度选定范围：142

13、4；相对湿度选定范围：45%60%。 3.存放时应注意远离磁场，并与有害气体隔离。 存效性保证 1.每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 2.每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。 3.设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 4.磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 5.定期检验结果应填人电子档案管理登记表。,电子文件的利用,1.电子档案的封存载体不得外借。 2.利用时使用拷贝件。 3.利用时要遵守保密

14、规定。 4.利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 5.具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。,电子文件的检验,1.档案保管部门应配合相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。 2.归档的每套载体均应接受检验，合格率应大到100%。 3.与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。 4.检验项目：载体有无划痕，是否清洁，有无病毒，核实电子档案的完整性和有效性审核手续，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。,工作中的文件有哪些？,工作中的文件有哪些？,人事、财务、车辆、工程、图纸、企业

15、荣誉、外来文件、资质证照、分公司报批文件、请示报告 制度文件，电子文件（花名册、通讯录） 照片，光盘，磁盘,文字、图表、音像,企业档案分类,员工档案,员工档案是为了管理员工而建立的有关员工个人情况的档案。 每一各员工被企业正式录用后，人力资源管理部门应及时建立有关的员工档案。 员工档案的归档要求： 1.企业人力资源管理部门对应反映员工上述方面的材料应及时整理归档。 2.归档的材料必须真实，文字清楚。 3.企业员工档案实行一人一档的立卷方法。,员工档案,特殊载体档案,保管期限均为永久,特殊载体档案,特殊载体档案,特殊载体档案,胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记

16、录在胶片上。 照片档案： 1.普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。 2.数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。,特殊载体档案,特殊载体档案的整理,整理一般应用“年度问题”的方法。 1.照片档案归档时注意填写相关的文字说明，包括摄影时间、地点、人物、背景、拍摄者介绍等等。 2.一组联系紧密的相片应有一个分组说明，简明扼要地写在这组照片的上方，然后在每张照片的下端写上具体的补充说明。 3.录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明内容、主要任务、形成时间、