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1、神州数码管理系统有限公司神州数码管理系统有限公司 Digital China Management Systems Limited 采购管理系统培训（采购管理系统培训（ PURPUR） 课 程 大 纲 一、系统主画面 二、与其他系统的关联 四、日常交易 五、批处理 三、基本信息创建 六、管理报表 供应商料件价格管理。 提供料件的请购、采购、进退货管理。 3. 提供请购分购管理。 4. 提供询价、核价管理。 5 提供四种采购预计进货报表。 6 供应商进货评核。 前言系统功能 提高料件采购流程的效率与正确性。 降低生产停工待料的异常发生。 加强供应商的评核管理提升采购质量。 采购异常管理有助于降低
2、成本。 前言系统效益 一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述 四、采购系统与其他系统的关联 系统架构 系统架构系统主画面 系统架构系统功能图 基本信息录入：采购人员信息 供应商信息 采购单据性质 供应商料件管理：供应商料件价格及交易信息录入 价格交易管理：录入询价单 录入核价单 日常交易处理：录入请购单 录入采购单 录入采购变更单 录入进货单 录入退货单 系统架构系统功能图 采购进度管理：预计进货表 采购明细表 收料验退管理：进货明细表 进货统计表 料件历史进货记录表 验退件退回明细表 交 易 管 理：采购价格调幅表 采购价格异常表 供应商供货明细表 供 应 商 评 估：供应商
3、评级 供应商ABC分析表 系统架构系统功能图 批 处 理： 重新计算采购已交量 更新供应商月统计信息 结束采购单 系统架构系统主作业程序 基本信息规划采购人员、供应商、单据性质 信息创建与核对基本信息列表 期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入 录入请购单 录入采购单 录入进货单 录入验退单 录入退货单 日常交易登录 应付账款管理 应付票据管理 请购单凭证 采购单凭证 进货单凭证 验退单凭证 退货单凭证 采购系统采购系统 存货管理 物料需求计划 工单管理 应付账款 自动分录 批次需求计划 产品结构 基本信息 进口管理 系统架构与其他系统的关联性 1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建
4、 基本信息创建及信息字段说明 1. 录入工厂信息 2. 录入仓库信息 3. 录入部门信息 4. 录入币种汇率 5. 设置编码原则 6. 录入职务类别 7. 录入交易对象分类 8. 录入页脚/签核 9. 录入程序页脚/签核 基本信息创建及信息字段说明前序作业 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 一、供应商信息字段说明 二、供应商料件价格管理 三、设置采购单据性质建议及信息字段说明 一、一、录入供应商信息字段说明录入供应商信息字段说明 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 .采购供应商、委外供应商商的编码原则 应分开设定。 .有类别厂商评核需求者，同类厂商编号 应归纳同区间。 .供应商有加工
5、亦有采购供货者，为区分 应付帐款科目的管理应区别编号。 供应商编码注意事项 X X X X XXXX 1.1.供应商供应商 2.2.国外厂商国外厂商 3.3.委外厂商委外厂商 1.1.五金五金 2.2.电子电子 3.3.包材包材 4.4.印刷印刷 9.9.其他其他 序号序号： 01-9901-99 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 供应商编码范例参考（最大10码） 可以在编码原则中先对供应 商进行编码，也可直接输入 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 可变更核准状况: 已核准.尚待核准.不准交易 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 供应商信息字段说明 供应商分类开窗：录入交易 对
6、象中的供应商分类信息 供应商信息字段说明 如“Y”,一张采购单可分多笔 进货单进货 由最近一次进货单回写 可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底. * 例:进货后_1_个月逢_30_日结账. 表示:验收日为060305 则结账日期为060430 供应商信息字段说明 ABC等级:可通过供应商ABC分析表更新 交货评等:可通过供应商评级作业更新 质量评等:可通过供应商评级作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护 供应商信息字段说明 可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件 加工费用:加工费用的明细科目 应付帐款:应付帐款的明细科目 应付票据:应付票据的明细科目 以上三字段为自动分录
7、系统使用 供应商信息字段说明 结帐 应付凭单 进货单 退货单退货单 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 结帐作业的概念整批结帐 进货单 退货单退货单 应付凭单 一对一一对一 进货单应付凭单 应付凭单 基本信息创建及信息字段说明采购基础信息 结帐作业的概念直接结帐 基本信息创建及信息字段说明价格管理 录入供应商料件价格 基本信息创建及信息字段说明价格管理 单价默认来源 供应商料价 甲供应商 = A 品号 100 元 B 品号 200 元 采购单进货单 1 1 2 2 供应商料价 采购单进货单 更新核价Y 当单据核准时，该单 据之新单价将保存于 供应商料价价格档中 基本信息创建及信息字段说明价
8、格管理 更新商品计价（现行单价制） 优点： .保留变更记录 .统一议价 单价权限 Y 优点： .采购权限弹性化 .将来可追加比较差异分析表 供应商料价档 采购单 进货单 输入及更改 权限管制 核价单 基本信息创建及信息字段说明价格管理 更新商品计价（标准单价制） 核价日期/生效日期/失效日期 核价日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105 采购日期 采购单价 4/10 100元 5/20 99元 8/10 105元 基本信息创建及信息字段说明价格管理 基本信息创建及信息字段说明价格管理 数量数量 PC PC
9、单价单价 0-100 5.0元 101-500 4.8元 501-以上 4.5元 单头信息 单身信息 101 以上 单身信息 501 以上 1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维 护 2.由更新核价的单据更新单身的分量计价信息 分量计价 基本信息创建及信息字段说明价格管理 基本信息创建及信息字段说明价格管理 基本信息创建及信息字段说明单据性质 1. 单别代号： 不可重复，请以数字组合编码。 2. 单据性质 : 请购单 进货单 核价单 退货单 采购单 询价单 基本信息创建及信息字段说明单据性质 3.编码方式： 码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 (1).日 编:YYMMDD99
10、999 (2).月 编:YYMM9999999 (3).流水号:99999999999 (4).手动编号:在交易作业中自行输入编号 基本信息创建及信息字段说明单据性质 4. 品号输入方式： 用品号输入 用条码输入 基本信息创建及信息字段说明单据性质 5.自动审核： 单据凭证输入完成后，是否马上进行库存账 更新(库存的增减)或者确认单据生效性. 单据如果输入完成还须其他人审查核准后， 才可更新库存的，应设为【N】 审核 = 凭证核准 交易时点 基本信息创建及信息字段说明单据性质 6.自动打印： 凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多 机共用打印机时应设置为批次打印。 7.直接结帐： 针对进货单
11、和退货单，此字段勾选以后就必须 输入应付凭单单别，此进（退）货单审核后就 自动生成一张应付凭单。 基本信息创建及信息字段说明单据性质 8.更新核价： 针对料件供应商交易单据，如采购单、 进货单、询价单及核价单的性质单别才 有效用。 9.核对采购： 针对进（退）货单是否一定要输入采购 单才可处理，目的是避免无采单的收退 料发生。 基本信息创建及信息字段说明单据性质 基本信息创建及信息字段说明单据性质 10.进价控制： 请购单、采购单、进（退）货单等单据中只 有单据性质和品号都做单价控制，程序才进 行售价控管。 基本信息创建及信息字段说明单据性质 11. 限定单别输入用户： 勾选后此种单别只提供此
12、用户开窗选定， 但也可通过单头toolbar增加 3101 请购单 N N N N N 3201 核价单 N N N Y N 3301 采购单 N N N N N 3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采) N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N N N 单别 单据名称 自动 自动 核对 更新 直接 确认 打印 采单 核价 结帐 基本信息创建及信息字段说明单据性质 单别示范 为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号 1.紧急进货单
13、：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单， 但已有非正式的通知收料者。 2.服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品 必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品 部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单， 或从库存系统做其他入库。 基本信息创建及信息字段说明单据性质 说明： 一、采购核价作业程序 二、请购作业程序及信息字段说明 三、采购作业程序及信息字段说明 四、采购变更作业程序及信息字段说明 五、进货验收作业程序及信息字段说明 六、验退件退回作业程序及信息字段说明 七、退货单作业程序及信息字段说明 日常交易作业程序及报表管理 日常交易作业程序及报表管理 采购核价作业程序 书
14、面核准或计算机核准 品号供应商交易 核价单 核价单确认 更新供应商料件信息 核准 1.单据若为更新核价者将更新供应商料件 信息。 2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新供应商料件。 日常交易作业程序及报表管理 录入核价单作业 勾选分量计价后可打开子单身输入 分量计价的信息 分量计价更新品号供应商信息的核价单,应与一般数量的核价单分开打单. .分量计价的核价单(更新核价) *.核价单单身的数量不输入,单价将更新品号供应商信息的单头单价. *.核价单身开窗的分量计价将更新品号供应商信息的单身分量计价信息. .一般数量的核价单(无分量计价管理需求或通用更新核价) *.核价单单身的数量
15、及单价输入. 日常交易作业程序及报表管理 录入询价单作业 勾选的项目才会更新供应商料件价格 1.内部需求的凭证 2.审查内容为 .品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他) 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 请购作业的目的 1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料的额外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品。 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 一般请购作业的时机 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 录入请购单 主管核准请购单 请购单 采购询价确认 请购单生成采购录入采购单 书面核准或 计算机确认 1.请购明细表 2.请购状况表 3.料件已请未购明细表 4.供应商已请未购列表 可按采购预 交货日分别 生成采购单 1.请购部门：基本信息管理系统进行录入 2.请购人员：基本信息管理系统进行录入 3.需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置 天数推算而得 Q:想一想！ 前置时间在哪个系统设定呢? 日常交易作业程序及报表
