《第11讲：管理控制》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第11讲：管理控制（34页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第11讲 管理控制,肖 蓉,一、控制的定义与目标,1. 控制的含义 管理控制就是监视组织各方面的活动，保证组织计划与实际运行状况动态适应的管理职能。管理学中的控制是指按照既定目标和标准，对组织活动进行监督、测量，发现偏差并分析原因，采取措施使组织活动符合既定要求的过程。 狭义的控制：按照计划标准衡量计划完成情况，针对出现的偏差采取纠正措施。 广义的控制：还包括在必要时修改计划标准，以使计划更适合于实际情况。,控制与监督 控制与计划,定义需把握： 控制有很强的目的性，即为了保证组织中的各项活动按计划畸形,2. 控制与计划的关系 计划是控制的前提。没有计划，控制就成为无本之木；控制是计划得以实现的
2、保障，没有控制，计划就成为一纸空谈。 计划与控制互相依赖。计划越明确，控制越方便，效果也好；控制越准确、全面和深入，计划越容易深入进行。 计划与控制互相渗透。计划工作本身也需要控制。如计划的程序、质量等；控制工作本身也需要一定的计划。 一切有效的控制方法首先是计划方法。如预算、政策、程序和规则的。（所有涉及未来活动的事项都属于计划的范畴）,3. 管理控制的目标 在现代管理活动中，管理控制的目标主要有两个： 1）限制偏差的累积： 一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差失误在较长时间里会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此有效的管理控制系统应当能够及时地获取偏差信息，及时采取有效
3、矫正措施。 2）适应环境的变化： 制定出目标到目标实现前，总是需要相当一段时间。在这段时间，组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化。 需要构建有效的控制系统，帮助管理人员预测和把握内外环境的变化，并对由此带来的机会和威胁作出正确、有力的反应。,组织环境的 不确定性 为了使目标计划与变化的环境相适应，需要监控环境的变化和发展；,管理失误的 不可避免 为及时发现失误，明确问题之所在，必须进行经常性的监督检查。,组织活动的 复杂性 为避免本位主义，保证各项活动的顺利进行，要监控各部门及其各岗位的工作情况。,管理者通过他人完成任务，并负有最终的责任，为此，管理者就需要建立控制系统，以便使自己可以自
4、始至终地掌握下属完成任务的情况和进度，以确保预定目标的实现。,提升组织的效率和竞争力 管理者要提升运作效率，就必须掌握企业利用资源的现状，准确评估组织已有的生产或服务效率。,二、 控制的原因,责任的基本体现,防微杜渐,三、控制系统的构成,控制的对象,控制的主体,控制目标体系,控制的手段和方法,谁来履行控制的职责 组织控制系统的主体是各级管理者及其所属的职能部门。 中、低层管理者执行的主要是例行的、程序性的控制，而高层管理者履行的主要是例外的、非程序性的控制。,怎样控制 可以根据控制对象和目标的不同，采取各种不同的控制类型、手段和方法。,原则上是组织的各个方面,四. 控制的基本过程,控制工作的三
5、项基本要素 控制标准 偏差信息 矫正措施,1. 控制标准的确立,控制标准,定性标准,定量标准,时间 标准,实物 标准,价值 标准,“多快好省”是我们对很多工作的理想追求,把握关键,重 点 对 象,关 键 点,包括 无形标准 目标标准,制定控制标准的过程 1）确定控制对象： 通常选择对实现组织目标成果有重大影响的因素进行重点控制，主要有： 环境特点及其发展趋势 资源投入 活动过程。 2）选择关键控制点，考虑： 会影响整个工作运行过程的重要操作与事项 能在重大损失出现之前显示出差异的事项 若干能反映组织主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点，关键控制点的数量应足够。,3）制定控制标准： 控制标准
6、有定量和定性两类。 定量标准便于度量和比较，定性标准是难以确定的。 具体的标准主要有： 时间标准 生产率标准 消耗标准 质量标准 行为标准,制定控制标准的方法： 统计计算法（统计标准）。 根据企业的历史数字记录或是对比同类企业的水平，运用统计学方法确定企业经营各方面工作的标准。 利用统计方法来确定预期结果。数据可能来自本企业和其他企业。 用历史性统计资料作为某项工作确定标准具有简便易行的好处，但是据此制定的工作标准可能低于同行业的卓越水平，甚至是平均水平； 因此在根据历史性统计数据制定未来工作标准时，应考虑到行业的平均水平，并研究竞争企业的经验。 经验估计法（经验标准）根据经验来建立标准。 要
7、注意利用各方面的管理人员的知识和经验，科学综合大家的判断，制定出一个相对先进合理的标准。 工程方法（工程标准）： 工程标准是通过对工作情况进行客观的分析，并以准确的技术参数和实测的数据为基础来制定的。,2. 衡量实际工作成绩 衡量的对象（WHAT） 衡量的主体（WHO） 衡量的方法（HOW） 衡量的频率（HOW LONG）,衡量的项目： 是衡量工作中最重要方面。实际衡量应该围绕构成好绩效的重要特征来进行，不能够偏向那些易衡量的项目。 衡量的方法： )个人的亲自观察 )利用报表和报告 )抽样调查 在衡量实际工作成绩时必须多种方法结合使用 衡量的频度： 即衡量实绩的次数或频率，适宜的频度取决于被控
8、制活动的性质、控制活动的要求。 衡量的主体： 是工作者本人还是同一层级的其他人员。,另 建立有效的信息反馈系统： 应该建立有效的信息反馈网络， 使反映实际工作情况的信息能迅速收集上来， 能适时的传递给恰当的主管人员， 能够将纠偏指令迅速传达到有关人员以便及时处理问题。,对信息的要求： 信息的及时性： )信息收集要求及时； )信息的加工、检索和传递工作需要及时； 信息的可靠性： 可靠性首先来源于准确，包括收集、传递等环节； 信息适用性： 提供尽量精炼又满足控制要求的全部信息，信息不足和信息过多同样有害。,4. 分析衡量结果 鉴定偏差并采取纠正措施应注意的问题 1） 找出偏差产生的主要原因： 并非
9、所有偏差都可能影响企业的最终成果。 首先判断偏差的严重程度； 其次探讨导致偏差产生的主要原因； 2） 确定矫正偏差措施的实施对象： 可能是： 组织的活动， 衡量的标准， 或是指导活动的计划。 原因： 1）原先计划和标准制定得不科学； 2）环境发生预料不到的变化，原来被认为正确的计划不再适应新形势需要。 通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性，找出是否有标准本身的问题。,分析衡量的原则 真实原则 反馈原则 弹性原则,5. 选择适当矫正措施（纠正偏差）： 1.找出偏差产生的主要原因 2.选择适当的纠偏措施 第一，对于因工作的失误造成的问题，控制工作主要是“纠偏”，即加强管理、监督，确保工作与目标的
10、接近或吻合； 第二，若计划目标不切合实际，控制工作主要是按实际情况修改计划目标； 第三，若组织的运行环境发生重大变化， 致使计划失去客观的依据，控制措施是启动备用计划或重新制定新计划。,五、 管理控制的基本类型,按照控制信息的来源,活动与结构,输入,输出,前馈控制： 预防可能出现 的问题,现场控制： 及时纠正活动中 出现的问题,反馈控制： 纠正已经出现 的问题,防患于未然；不针对个人，易为接受。,要求及时和准确的信息；管理人员充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。难以做到。,有助于提高工作人员的工作和自我控制能力。,受管理者时间、精力、业务水平限制；应用范围较窄；容易形成对立。,避免下周期
11、发生类似问题；消除偏差对后续活动的影响。,偏差、损失已经产生；时滞。,优点,缺点,控制信息,校正措施,控制的意义,控制是完成计划的重要保障 控制是提高组织效率的有效手段 控制室管理创新的催化剂 控制室使组织适应环境的重要保障,六、有效控制的特征和原则,1,2,3,4,5,6,反映计划要求原则,组织适应性原则,关键控制点原则,控制趋势原则,例外原则,直接控制原则,有效控制的原则,重点、及时、灵活、经济,事实证明，要想控制工作或活动的全过程几乎是不可能的。 应抓住活动过程中的关键和重点进行局部的和重点的控制重点原则。,重点 组织目标 影响组织目标实现的重要环境和主要因素 事先未能预料而实际发生了的
12、重大例外。,管理者越是把控制力量集中在目标和例外情况上，他们的控制就越有效。,1、重点原则,2、及时性原则,高效率的控制系统，要求能迅速发现问题并及时采取控制措施。一旦丧失时机，即使提供再准确的信息也徒劳。 控制信息要力求准确： 一是要尽量建立客观的衡量方法，对绩效用定量的方法记录并评价，把定性的内容具体化； 二是管理人员要从组织的角度来观察问题，避免个人的偏见和成见，特别是在绩效的衡量阶段； 三是明确这些信息不是整人的证据以确保信息的可靠性，因为谁也不愿意提出对自己不利的证据。,3、灵活性原则,未来的不可预测性始终是一个客观的存在 控制应保证在发生某些未能预测到的事件的情况下，如环境突变、计
13、划疏忽、计划失败等情况下，控制仍然有效，因此要有灵活性。 控制的灵活性原则要求： 制定多种应付变化的方案 留有一定的后备力量 采用多种灵活的控制方式和方法,4、经济性原则,控制是一项需要投入大量的人力、物力和财力的活动，其耗费之大正是今天许多应予控制的问题没有加以控制的主要原因之一。 控制的经济性原则要求： 实行有选择的控制，要正确而精心地选择控制点，太多会不经济，太少会失去控制； 改进控制方法和手段，努力降低控制的各种耗费而提高控制效果,控制的方法,计划控制 目标控制法 政策控制 程序控制 规章制度控制 预算控制 质量控制和成本控制,组织人事控制 行政领导控制 管理审计控制 财务控制 平衡计
14、分法控制,1、 预算与预算控制 预算就是用数字，特别是用财务数字的形式来描述组织未来的活动计划，它予估了组织在未来时期的经营收入和现金流量，同时也为各部门或个项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出的额度。 预算控制就是根据预算规定的收入与支出标准来检查和监督各个部门的活动，以保证各种活动或各个部门在完成既定目标、实现利润的过程中对资源的利用，从而使费用支出受到严格有效的约束。,预算的缺点 (1)它只能帮助组织控制那些可以计量的，特别是可以用货币单位计量的业务活动 ; (2)编制预算时通常参照上期的预算项目和标准，从而忽视本期活动的实际需要； (3)缺乏弹性、非常具体、特别是涉及长时期
15、的预算,可能会束缚决策者的行动； (4)预算中也存在虚报预算数量的现象。,也称比率分析，是将组织资产负债表和收益表上的相关项目进行对比，形成一个比率，从中分析和评价组织的经营成果和财务状况。组织活动分析中常用的比率分为财务比率和经营比率两类。 1、 财务比率 通常财务比率分为： (1)流动比率 流动资产与流动负债之比。 (2)速动比率 流动资产和存货之差与流动负债之比。 (3)负债比率 总负债与总资产之比。 (4)赢利比率 利润与销售额或全部资金等因素之比。 2、 经营比率 也称活力比率,常用的经营比率有三种： (1) 库存周转率 销售总额与平均库存的比率关系。 (2) 固定资产周转率 销售总
16、额与固定资产之比。 (3) 销售收入与销售费用的比率。,2、财务控制,审计是对反映组织资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可能性，从而为控制和决策提供依据。主要类型： （1）外部审计 由外部机构选派的审计人员对组织财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。 （2）内部审计 提供了检查现有控制程序和方法能否有效地保证达成既定目标和执行既定政策的手段。 （3）管理审计 利用公开记录的信息，从反映组织管理绩效及其影响因素的若干方面将组织与同行其它组织或其它行业的著名组织进行比较，以判断组织经营与管理的健康程度。,3、审计控制,4 程序控制,程序既是一种计划形式，也是一种控制形式。程序可以使组织成员按既定方式有效地完成任务。 程序控制常因程序过多过细而失灵。程序控制失灵的原因： 1.程序重复或矛盾；2.程序使用过滥；3.程序陈旧过时；4.程序管理不当。 改进程序控制的准则：1.把程序减少到最低限度；2.程序
