2011春人力资源课件6.ppt

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1、1,二、工作说明书的编写,2,工作说明书范例（掌握*）,工作说明书包括的内容： 职位标识：编号、名称、薪点 职位概要：工作的主要职责 履行职责：职位概要的具体化 绩效标准 工作关系 使用设备 工作环境和条件：时间、地点、物理社会环境 任职资格要求:专业、学历、资格证书、工作经验、知识能力、身体状况 其他信息,5,职位标识,职位标识，这就如同职位的一个标签，让人们能够对职位有一个直观的印象，一般要包括以下几项内容： 职位编号 如：（1）HR-03-06;（2）MS-04-TS-08 职位名称 如：销售副总经理、人力资源经理、招聘主管 所属部门 直接上级 职位薪点,6,职位概要,职位概要，就是要用

2、一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪些职责。 例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述，“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬职敬业、团队协助的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。” 公司前台的职位概要则要这样描述，“承担公司前台服务工作，接待安排客户的来电、来访，负责员工午餐餐券以及报刊杂志的发放、管理等行政服务工作，维护公司良好的形象。”,7,履行职责,履行职责，

3、就是职位概要的具体细化，要描述出这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务活动。 首先，要将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进行进一步的细分，分解为不同的任务。,职位,主要职责,职责的分解,8,描述职责时要注意的问题,要按照动宾短语的格式来描述，即按照“动词+ 宾语+目的状语”的格式来进行描述。 示例：监督和控制部门年度预算，以保证开支符合业务计划要求。 示例：指导下属制定招聘计划，以保证各部门的用人需求 。 要准确地使用动词。使用动宾短语进行描述时，动词的使用是最关键的部分，一定要能够准确地表示出员工是如何进行该项任务的，以及在这项任务上的权限，不能过于笼统。 负责公司的预算

4、工作 负责公司的培训工作 负责公司的保卫工作 在选择时用动词时，如果有专业术语，就要使用这些术语。 例如“雕刻木制品”和“制作木制品”这两个描述。,9,下面是一些常用的动词举例：,10,履行职责描述的示例,11,在履行职责部分，还有一个问题需要注意，如果某一职位是由多项职责组成的，就要将这些职责按照一定的顺序进行排列，而不能胡乱地堆砌。在排列职责时有两个原则： 按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列。 按照各项职责所占用的时间多少进行排列。 逻辑顺序和时间顺序相比较，排列职责时应当优先考虑逻辑顺序，其次再考虑时间顺序。,12,业绩标准,业绩标准就是职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准。 例如

5、对于销售经理这一职位，它工作完成的好坏主要表现在销售的收人、销售的成本方面，因此它的业绩衡量要素就是销售收人和销售成本；至于收人要到达多少、成本要控制在多少就属于衡量标准的范畴了，可以规定销售收人每月100万元，销售成本每月30万元。,13,工作关系,工作关系是指某一职位在正常工作的情况下，主要与企业内部哪些部门和哪些职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。,使用设备,使用设备就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等。,工作的环境和工作条件,这包括工作的时间要求、工作的地点要求、工作的物理环境条件等。,14,任职资格,罗杰提出的七项基本内容： （1）体貌特征（健康

6、状况和外表等）； （2）成就（教育、资格证书和经历）； （3）一般智力； （4）特殊能力（动手能力、数学运算能力和沟通能力）； （5）兴趣（文化、体育等）； （6）性格（友善、可靠和忍耐等）； （7）特殊的工作环境（大量的出差等）。,15,芒罗弗雷泽提出的另一种职位规范的内容体系： （1）对他人的影响力（通过身体、外表和表达方式等）； （2）取得的资格（教育、培训和经历）； （3）先天的天赋（理解力、学习能力等）； （4）激励水平（设定目标并达成目标的决心）； （5）调节能力（在压力下保持稳定、与他人保持良好合作关系的能力）。,16,任职资格,一般来说，任职资格应包括以下几项内容：所学的专业、

7、学历水平、资格证书、工作经验、必要的知识和能力以及身体状况。 任职资格要求的确定，有些内容的要求是硬性的，必须遵守国家和行业的有关规定。 其他内容的要求，则可以根据工作的内容和工作的绩效通过两种方法来确定： 一是判断的方法，就是根据实际的情况或者主管人员的经验判断来确定任职资格要求；多用于与工作内容有关的要求的确定，如专业、学历水平、身体状况等。 二是统计的方法，就是首先设定影响工作绩效的要素，然后利用统计分析的方法验证这些要素与绩效之间的关系，依此来确定任职资格要求。多用于与工作绩效有关的内容的确定，如能力、知识、素质等，,17,其他信息,这属于备注的性质，如果还有其他需要说明但是又不属于职

8、位描述和职位规范范围的，可以在其他信息中加以说明。,工作说明书示例,第三节 工作分析方法,20,访谈法,访谈法是指与职位的承担者面谈收集信息的一种方法。 个别访谈法适用于各个员工的工作都有明显差别、工作分析时间又比较充分的情况； 群体访谈法适用于多名员工做同样工作的情况。 优点：适用性强；能够简单、迅速的收集工作分析资料。 缺点：被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度，容易引起工作分析资料的失真和扭曲。,22,访谈问题提纲,你平时需要做哪些工作？ 主要的职责有哪些？ 如何去完成它们？ 在哪些地点工作？ 工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？ 基本的绩效标准是什么？ 工作有哪些条件和环境？

9、 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求？ 工作的安全和卫生状况如何？,访谈准则 1.应该与主主管人员密切配合 2.必须尽快与被访谈者建立融洽关系； 3.在访谈过程中应该只是被动接受信息 4.当完成工作任务的方式不是很有规律时，应该要求任职者按照任务的重要性大小和发生频率的高低将其一一列举，以防止遗漏那些虽然是偶然发生但却是十分重要的任务； 5.应该事先准备一份完整的问题提纲，并留有空白让员工填写，可以让员工对提纲进行补充； 6.访谈结束后，还要对所得的资料进行检查和核对。 通常与观察法、问卷调查法结合使用,非定量问卷调查法 非定量问卷调查法有些类似于访谈法，只是不与工作者直接见面访谈，而是通

10、过将问题制作成问卷发给员工，让他们当场或在一定时间内填写的方式来搜集信息。 适用于脑力工作者、管理工作或工作不确定性因素大的员工，如软件开发人员、行政经理等。比观察法便于统计和分析。 这种方法成败的关键在于问卷设计的质量，从一定意义上说，一份设计良好的问卷可以将员工回答问题时可能出现的误差减至最小。一般来说，为了达到信息搜集的效果： 所提问题要尽量简单易懂，避免理解上的偏差； 问题的范围要尽量广泛，避免遗漏； 问卷的设计要尽量结构化。,优点 能够迅速得到进行职位分析所需的资料、速度快； 节省时间和人力，实施费用一般比其他方法低； 调查表可以在工作之余填写，不会影响工作； 可以使调查的样本量很大

11、，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力，设计费用比较高； 填写调查表是由工作者单独进行的，缺少交流； 被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响调查的质量。,问卷调查内容 基本资料姓名、性别、年龄；职称、部门、学历；现任职务；直接上级和直接下级；薪酬等级与收入；任职时间。 工作时间正常工作时间；休息时间；加班时间；出差时间；工作时间的忙闲分布程度。 工作内容工作目标；岗位工作概述；岗位工作程序；工作事项。 工作的劳动强度工作压力；精力集中程度；体力要求；创新与开拓；工作紧张程度。 任职资格最低学历要求；知识面；熟练期；工作的复杂性；工作经验

12、；文字水平；逻辑思维能力；综合能力。 工作责任风险控制责任；成本控制责任；协调责任；指导监督责任；组织人事责任；工作结果责任；决策责任。 工作环境工作时间特征；职业病；工作环境的舒适性；工作环境的危险性。,27,调查问卷范例,使用问卷调查法注意问题： 事先需要征得样本员工直接主管的同意，尽量获取直接主管的支持； 为样本员工提供安静的场所和充裕的时间； 向样本员工讲解工作分析的意义，说明注意事项； 鼓励员工真实客观填写，不要对表中填写的任何内容产生顾虑； 分析人员随时解答员工填写时提出的问题； 样本员工填写完毕后，查看是否有漏填、误填现象； 对样本员工填写有疑问，应该立即向员工提问； 问卷填写准

13、确无误后，完成信息收集任务，向样本员工表示感谢。,观察法 这种方法就是由工作分析人员直接观察所需分析的工作，记录某一时期该职位工作的内容、形式、过程和方法，并在此基础上进行分析的方法。观察法是最简单的一种方法。 优点：工作分析人员能够比较全面、深人地了解工作的要求和内容。 缺点：这种方法通常只适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成而且重复性较大、重复期较短的工作，如装配线工人、保安人员；不适用于脑力劳动成分较高的工作或处理紧急情况的间歇性工作，如律师、教师、急救站的护士等。,工作日志法 工作日志法就是由职位的任职者本人按照时间顺序记录工作过程，然后经过归纳提炼取得所需资料的一种方法。 这种方

14、法适用于工作循环周期短、工作状态稳定的职位；适用于确定工作职责、工作关系、劳动强度等方面的信息。 优点：搜集的信息比较全面，一般不容易遗漏； 缺点：使用范围较小；同时，信息整理量大，归纳工作繁琐。,31,工作日志表示例,32,工作日志填写示例,工作实践法,这种方法就是指由工作分析人员亲自从事所需研究的工作，以搜集相关信息。 优点：能够获得第一手资料，可以准确地了解工作的实际过程，以及在体力、知识、经验等方面对任职者的要求。 缺点：只适用于短期内可以掌握的工作或者工作内容比较简单的工作，如餐厅服务员；不适用于需要进行大量训练和危险的工作。,34,量化的方法,职位分析问卷法（PAQ） 功能性工作分

15、析法（FJA） 关键事件法（CIT） 工作分析计划表法（JAS）,35,职位分析问卷法（1）,职位分析问卷法包括194个标准化的要素，可分为六个方面： 信息来源 心理过程 体力过程 人际关系要素 工作环境要素 其他特征要素,36,职位分析问卷法（2）,对工作进行分析时，首先确定每一个问项是否适用于被分析的工作。 根据六个维度对有效问项加以评价，这六个纬度是：信息使用度、耗费时间、对工作的重要性、发生的可能性、适用性和特殊计分。 将评价结果输出到计算机产生一份报告，说明某些工作在各个维度上的得分情况。,37,职位分析问卷法（3）,优点 将工作按照上述维度的得分提供一个量化的分数顺序，就可以对不同

16、的工作进行比较，有点类似于工作评价。 缺点 对体力劳动性质的职业适用性较强，对管理性质、技术性质的职业适用性较差； 该法比较复杂，只有受过10年以上教育的人才能够理解全部内容。,38,功能性工作分析法,功能性工作分析法有两种： 美国劳工部的FJA系统 目的在于找到一种能对不同工作进行量化的等级划分以及分类比较的标准化方法。 范纳的FJA系统 在美国劳工部FJA系统的基础上形成，但提供的信息更多，涉及工作的任务、目的及工作对任职者的培训要求等方面。,39,功能性工作分析法（2）,美国劳工部的FJA系统 功能性工作分析方法（Functional JobAnalysis，简称FJA）是一种以工作为中心的分析方法，它是美国培训与职业服务中心的研究成果。主要是通过对人、事、信息三者之间的关系进行工作描述与任职说明，它以员工应该发挥的功能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，确定工作活动程度或结果的测量方法，归纳出以上信息，从而得到一份完整的工作分析文件。 FJA法有以下几个假设： 每个工作都在一定程度上与人、事、信息