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1、泉州市豪华太阳能设备有限公司文件管控程序文件编号生效日期版 本A 0页 次第1页共4页制定人: 审 查: 核 准: 未 经 批 准 不 准 翻 印文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/01. 目的为使本公司体系文件和资料包括合同、文件、技术资料、影音资料等能适时正确的流到各部门,避免逾期失效的文件遭误用,防止重要信息的泄露。2. 范围适用于与质量体系有关的文件的管制。3. 权责文控中心负责质量体系文件的收集,编目整理、发行、回收、销毁等管理并保管公司体系文件原件;使用单位主管负责各自使用文件的具体管理工作。4. 定义(无)受控文件:分发时加盖“受控文件”章,文件变更时,必须通
2、知文件持有部门更新,并回收旧文件;5. 作业内容5.1文件分类及定义:5.1.1一阶文件(质量手册):简要说明本品质系统如何满足国际标准要求。5.1.2二阶文件(程序文件):规定何人于何时在什么地方做什么事。5.1.3三阶文件(作业指导书类文件):规章制度、工程图,设备维护,检验标准,说明如何做。5.1.4四阶文件(各种原始记录表格类):用以收集传递资讯、控制作业流程或证明作业已符合要求。5.2文件的制定5.2.1制定新的文件时,根据文件类别,尽可能保持格式的一致,所有程序类文件的封面与内面的格式应一致。5.2.2质量手册由管理者代表制定,程序文件由各部门主管制定,规章制度、作业指导书类文件由
3、相关部门制定,记录表单表格类有相关部门制度。文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.3文件编号:5.3.1质量手册:GHM001X 文件保密等级:1位英文字母表示 文件流水号:2位阿拉伯数字表示(0199) 文件代码:英文字母M表示质量手册 公司代码:英文字母“HH”表示5.3.2程序文件:GHPXXXX 文件保密等级:1位英文字母表示 文件流水号:2位阿拉伯数字表示(0199) 文件代码:英文字母P表示程序文件 公司代码:英文字母“HH”表示5.3.3作业指导书类:GHIXXXX 文件保密等级:1位英文字母表示 文件流水号:2位阿拉伯数字表示(0199) 部门代码 文件
4、代码:英文字母I表示:作业指导书英文字母I表示:规章制度 公司代码:英文字母“HH”表示5.3.4记录及表单: GHRX XXX 文件保密等级:1位英文字母表示 文件流水号:2位阿拉伯数字表示(0199) 部门代码:1位英文字母表示 文件代码:1位英文字母表示:R 公司代码:英文字母“HH”表示文件保密等级代码:公开()普通()保密() 机密() 绝密()部门代码:总经办(Z) 文控中心(X) 财务部(C) 营销部(S)行政部(A) 生管部(M)/ 工程部(E) 生产部(P)品质部(Q)/ /文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.4文件版次和页次控制5.4.1 第一次发
5、行文件为原版发行,版次为A0(A:文件版本;0:修改次数)5.4.2 修改变更达五次或修改篇幅较多时,应考虑文件的重新发行。A0:原版发行;A1:第一次修改A5:第五次修改;B0:第一次重新发行。5.4.3 文件的页次表示方法为X/X,如1/5表示共5页,而1表示第一页;5.5文件的审批: 5.5.1一阶文件即质量手册,由管理者代表审核,总经理批准生效; 5.5.2二阶文件即程序文件,由管理者代表审核,总经理批准生效; 5.5.3三阶文件即作业指导书,由部门最高主管审核,分管副总经理批准生效; 5.5.4一、二、三阶文件均以生效日期为准。5.6文件的分发与回收:5.6.1所有批准的一、二阶文件
6、均由总经办确定发放范围,三阶文件由制定部门确定发放范围。由文控中心统一分发,分发时均须在复印件上加盖“受控文件”章;原件由文控中心保管。5.6.2所有文件的分发应做分发记录,采用“文件分发表”(附件一),特殊情况视需要可对文件进行分页分发。5.6.3各部门如有文件遗失、破损、需增加数量时,须填写“文件补(增)发申请单”(附件二)经审核、批准后送交文控中心进行补(增)发,并做分发记录。5.6.4如发行更新文件,文控中心需收回旧文件,收回的旧文件直接销毁或加盖“作废”章作废,文控中心保存的原件加盖“参考文件”章,以作参考之用(所有管制文件只得保存前三次之修改文件)。提供给认证公司的文件(如品质手册
7、、程序文件等)不列入受控。5.7 文件的变更:5.7.1 如须对文件进行修改,应填写“文件修改申请单”(附件三)经相关权责人员批准后,进行修改,修改后的文件依5.6.4执行。5.7.2 一、二阶文件修改后,由文件发行部门将修改内容填写在“文件变更履历表”(附件四)里,三阶文件修改内容记录在相关地方或直接修改,并签名或盖章。5.7.3 文控中心保存所有受控文件,并做成“文件一览表”(附件五)分发至各收文部门,文控中心保存最新“文件一览表”。5.7.4 由供应商提供的证明性文件和资料,测定器相关类的文件由文控中心保管,消耗品类由资材单位保管;5.7.5 文件的借阅:借阅人对所借的文件应负有妥善的保
8、管责任,不可拆卷、涂改、损坏。5.7.6 公司外部文件:有外部文件如客户图纸,则先由开发部经理确认批准后交开发部管理,并根据需要控制其分发,分发时可参照4.6要求进行。5.7.7 本公司的电子文档之文件,若有则另行再规定管理方法。文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.8 记录保存:5.8.1 填写好的“文件分发表”、“文件修改申请单”、“文件补(增)发申请单”由文控中心保存。5.8.2 “文件变更履历表”“文件一览表”由文控中心保存最新版本。5.12 文件保密管理:6. 参考文件:6.1 文件保密管理办法7. 附件7.1 附件一 文件分发表 / (QR-001)7.2
9、附件二 文件修改申请单 (QR-002)7.3 附件三 文件补(增)发申请单 (QR-003)7.4 附件四 文件变更履历表 / (QR-004)7.5 附件五 文件一览表 (QR-005)文 件 分 发 表文件编号版次文件名称分发部门份数页数签收(或盖章)旧版回收情况备注分发人 / 日期:文件修改申请单文件编号版次申请日期文件名称申请部门修改(变更)原因或理由:修改(变更)内容:申 请 人说明:一、二阶文件必须得由管理者代表及总经理签署方可执行修改,其它由制定部门审核即可申请部门审核制定部门审核管 理 者代表总 经 理文件补(增)发申请单文件编号版 次文件名称申请份数申请类别补发 增发 申请原因及(或)用途:申 请 部 门 : 申 请 人 : 申请部门审核: 管 理 者代表: 文件发行部门记录:分发人: 分发日期: 文件变更履历表文件编号生效日期文件名称NO.修改日期版次变更内容摘要登录者文件一览表NO.文件编号文件名称版次发行(修改)日期备注