《2020年会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2020年会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动它往往伴随着一定规模的人员流动和消费作为会展业的重要组成部分大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用 会议管理又名活动管理,原译为eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等是一种由主办方或会议活动组织者创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站.与一般的网站不同,会议管理有详细的会议所举办的日期、时间、地点、已经对参会人员的要求并且有在线报名和购买门票等功能通常由
2、会议主办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻一个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体能够让参会者以简便有效的的方式在网上了解本次会议的信息会议管理是社会媒体网络和数字会务服务的一部分会议管理的服务对象涉及复杂的品牌推广寻找受众目标甚至挖掘参会人员的数据会后对相关数据进行分析确保投资回报这一专业流程已经成为市场活动一个重要的事件驱动在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再象以前那样单一会议和活动如全球气候变暖峰会亚运会等在某些情况下已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响会议管理的应用规模没有明显的界定现在包括所有从奥运会规模下降至
3、5人的商界人士早餐会包括许多行业慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议以推销自己建立业务关系筹集资金或庆祝 目前国内打造会议管理的途径主要有两种：一是找网络公司专门为本次会议制作一个专业的网站；二是利用会议活动管理系统自动生成找网络公司价格大概XX5000元不等主要根据会议管理的栏目价格会有出入开发周期大致15个工作日优势是可根据会议组织者的要求独立设计网站样式模板和功能可与开发公司沟通加入一些会议组织者个性化的一些元素但目前国内的网络公司对这种会议管理都不会专门编写一个网站而是利用主流的cms系统进行生成只是修改下网站的样式考虑到开发周期、费用和网站的不可重复使用性这种方式已经越来越不被认
4、可会议活动管理系统则更加智能和实惠国外一般称为eventsmanagementsoftware可见主要用作活动的管理一些中发达国家的活动、会议、聚会较为发达和常见因此这类的管理和应用系统也孕育而生国外比较常用的如eventbriteregonline就连专门做邮件营销的巨头constencontact今年年初也开始涉足eventsmarketing.国内目前常用的有mymova.因为mymova主要针对会议的客户因此较国外的此类服务更为专业生成的网站也较完善 目前大部分会议的主办方均有意尝试信息化更强的会议活动管理系统进行会议管理的建设不仅节约开发周期、并且费用低廉、同样也可以自定义网站样式及
5、风格并且在线注册环节比自主开发的要更为稳定和可靠 注意事项 考虑周全要成功地举办一次会议尤其是大型会议须要考虑很多方面的问题比如开会的时间是否能保证大家都能参加会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等只有事先做好准备工作才能保证会议地顺利进行与圆满结束 选择合适的会议场所 会议场所的选择有很多种最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地一边开会一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场不管采用种方式对
6、会场的基本要求是一致的即：会场应该舒适宽敞隔音效果好采光通风良好没有其他干扰最好有窗帘便于在放投影资料时看得清楚安静不嘈杂空调良好插座、电源、白板、麦克风等设备齐全 用文字记录会议的相关事项 在准备会议的过程中有关会议的各个事项如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来便于在后续工作中察看有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员不能只进行口头通知俗话说“口说无凭”有时候秘书已经通知了各个部门主管可是有的人忙起来就忘记了所以必须把工作做细致 会场的器材准备 现代化的会议离不开各种辅助器材在召开会议之前就应该把各种辅助器材准备妥当 桌椅、名牌、茶水 桌椅是最基本的设备可以根据会议的需要摆成
7、圆桌型或报告型如果参加会议的人数较多一般应采用报告型不需要准备座位牌如果参加会议的人比较少一般采用圆桌型并且要制作座位牌即名牌让与会人员方便就座 会议上的茶水饮料最好用矿泉水因为每个人的口味不一样有的人喜欢喝茶有的人喜欢喝饮料还有的人喜欢喝咖啡所以如果没有特别的要求矿泉水是最能让每个人都接受的选择 签到簿、名册、会议议程 签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少分别是谁一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作比如就餐、住宿等印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料加深了解彼此熟悉 黑板、白板、笔 在有的场合与会人员需
8、要在黑板或者白板上写字或画图从而说明问题虽然现在视听设备发展得很快但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点此外粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少 各种视听器材 现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备给人们提供了极大的方便在召开会议前必须先检查各种设备是否能正常使用如果要用幻灯机则需要提前做好幻灯片录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来有时需要立即把会议的结论或建议打印出来这时就需要准备一台小型的影印机或打印机 资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍那么有关的资料和样品是必不可少的比如在介绍一种新产品时单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的如果给大家展示一个具体的样品结合样品一一介绍它的特点和优点那么给大家留下的印象就会深刻得多
