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1、准备会议通知须知 会议通知按形式分有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等 书面通知按传递方式分有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式 书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知会议书面通知除具有正规庄重的特点外也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用发会议通知要尽量早些以便使与会人员接到通知后有充足的时间准备和赶到会场也便于会务人员安排回程的车、船、机票有的会议对发通知有规定的时间如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发
2、出当然一般的会议没有必要过早发通知以免情况发生变化而变更会期做好发通知这项工作需要在平时打好基础不能忽视一些细小、琐碎的事情例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化要注意及时修正机关单位内部所发的书面通知要求当事人签名当事人不在请别人代转通知也要求代转通知人签名事后通知人要追踪落实 电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁但不该压缩的文字不能压缩容易产生歧义的词句不能压缩各项内容都要写得明确具体不能让对方猜测在不能确认被通知单位或个人是否参会时应要求对方接到通知后回电 传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知收到的通知是否清晰如果只是个别地方不清晰可以通过电话方式告诉对方如果整页模糊不清就要重新发送一次如果仍然模糊不清就要考虑采取电话方式了让对方做好电话通知的记录 墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会）要安排大一点的会场才行以免到会人数太多会场容纳不下造成不好的效果
