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1、事务文书写作要求学习要求 学习本章了解事务文书的概念、特点、作用 掌握计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度的概念、特点、写作要求 重点掌握：计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度的一般写法 一、重难点内容提示 (一)事务文书的概念、特点 事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式从广义上说事务文书也是一种公务文书目的是处理公务和传递信息使用“事务文书”这一名称是相对于正式公文而言的 事务文书的特点： 1对象的明确性 事务文书的写作有明确的对象特定的读者对于对象有明显的约束力一般来说对象非看不可
2、如给所属上级单位的计划、总结、简报、调查报告等所属上级单位或领导必须看它再如条例、办法、规定、章程等凡涉及到的人都一定得看 2内容的实效性 事务文书是直接用来处理事务工作的要注意实用讲求效率为此事务文书从主旨的确立到材料的使用都必须切合实际讲求效率；写作形式的运用也要讲求实际和效率便于文书内容的落实和处理 3一定的程式性 事务文书一般都有一定的程式性有约定俗成的惯用格式虽然它不像法定公文那样有着非常严格的格式要求但在长期的应用中事务文书的实用性和性决定了它逐渐形成了较为稳定的结构层次、习惯用语、处理程序等组成要素虽然格式上有一定的灵活性但总体上是相对稳定的 4较强的时限性 事务文书总是针对工作
3、、生活中的具体事务而撰写的而一项工作任务的完成一个问题的解决大都有一定的时间要求虽然它没有法定公文那样紧迫但同样也要在限定的时间内及时完成否则很难发挥事务文书的作用 （二）事务文书的作用 1宣传教育作用 事务文书通过分析形势申明政策或者介绍经验、表彰先进及揭露时弊、抨击丑恶可以起到宣传教育群众使人们统一认识并提高政策水平和工作热情的作用 2沟通和指导工作作用 事务文书是沟通机关、企事业单位的桥梁和纽带各部门之间既有横向的联糸也有纵向的联系从纵向的联系来讲在管理者与被管理者之间上下级之间存在着指导与被指导的关系因此,它具有作为这种关系的指导工作作用 3积累和提供资料作用 有些工作的进行需要人们积
4、累有关资料如计划、总结、调查报告、简报等文种可以集中、详尽地反映情况说明问题起到为人们提供所需资料的作用 （三）计划的概念、特点 计划是人们对未来一定时间的任务提出明确目标规定具体要求制订相应措施作出切实安排的一种文书计划是一个统称常见的“方案”、“要点”、“安排”、“打算”、“规划”、“设想”等都属于计划一类一般说来对某项工作从目的、要求、方式方法到具体进度都作了全面计划的叫方案；上级对下级布置一个阶段的工作或者一项重要任务需要交代政策、提出具体要求的叫要点；预定在短期内要做的一些具体事情叫安排；准备在近期要做的事情而对其中的指标或措施等考虑得还不周全的叫打算；拟订比较长期的计划而涉及面广又
5、只能是一个大轮廓的叫规划；如果为长远的工作或某种利益着想作个非正式的、粗线条的计划叫设想我们可根据内容、性质、范围、时间的不同而选用不同的名称 计划的特点： 1目标性 写计划前要对全局性的各项工作作全面、合理的安排考虑保证统筹兼顾防止顾此失彼,因此计划必须要有明确的目标性目标是计划的核心,计划的全部内容紧紧围绕着目标展开为这个既定的目标谋划最优的策略和步骤、落实具体的措施或方案等 2预见性 计划是事先对活动所作的安排与打算而任何事物在其发展过程中会出现这样或那样的变化为实现预定目标必然要对活动过程中可能出现的情况进行分析与估计并要对可能出现的困难、问题等提出切实有效的措施和方案这样才能确保计划
6、顺利进行并达到预定目标 3规范性 计划的内容不同可以有不同的写法但它们都必须具备计划的三要素：任务、措施和完成的时间即做什么、做、什么时候做、何时完成这就构成了计划的比较固定的写作程式和规范 （四）计划的种类 计划的种类很多按照不同的标准可以分为不同的种类： 1按计划的性质划分 有综合性计划和专题性计划 综合性计划又称总体计划是对某一单位或部门在一定时期内的所有工作作出的全面安排和计划专题性计划又称单项计划是对某一方面的工作作出安排和计划 2按计划范围划分 有国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、个人计划等等 3按计划涉及到的时间划分 有长期计划（1015年以上）、中期计划（5年左右）、短期
7、计划（1年及1年以下） 4按计划的形式划分 条文式计划、表格式计划、条文加表格式计划等 条文式即把计划分为若干条款或部分通过文字加以阐述涉及到数字指标也都穿插在有关部分的文字叙述之中这种写作形式条理分明层次清楚说理性强容易把计划的内容准确地表达出来这是目前比较常见的一种写作形式 表格式即用表格来表达计划内容表内栏目通常包括任务项目、执行部门、完成时间、执行措施等这种样式的计划比较醒目、简洁、容易使人理解把握也便于对照和检查定期的、以数据为指标的计划适宜用这种方式如企业的产销计划、国家经济管理部门下达经济任务的计划常常是定期制订以数据为指标的用表格式较为合适 条文加表格式即指计划的内容既有条文的
8、表述又有表格的形式条文和表格相配合能把比较复杂的内容用简洁的方式表达出来 此外计划还可以采用其它一些方法进行分类这里就不一一例举 （五）计划的一般写法 计划没有固定不变的格式可以写成一篇叙述的文字也可以分条分项列出还可以采用表格的形式写出或者把几种方法“综合运用”既有表格又有文字的叙述和说明总之应根据实际情况而定一般说来计划应包括如下三个部分 1标题 计划的标题一般包括制订计划的单位（个人计划的姓名不写在标题内）、计划的期限、事由、文种四部分如*公司XX年新产品开发计划这个标题各要素俱全专题性计划的标题常采用这种写法也有些计划的标题有所某某略如*某地税务局XX年第三季度工作要点标题没有涉及计划
9、的内容这是综合性计划标题的一般写法如果所订的计划还不够成熟需试行一段时间待征求意见后再进行修改定稿或者还未经过法定的会议讨论通过可在标题后或下加上“初稿”、“草案”等字样并加上括号 2正文 正文是计划的主体部分这部分通常包括前言、任务和目标、步骤及措施、结语等几个部分 （1）前言 前言不宜写长应简明扼要写清楚：制订计划的指导思想包括有关的方针政策和上级的指示；分析现时形势的要求本单位的基本情况（完成任务的主观和客观条件的分析）；计划的总任务计划的目的要求等前言通常以“为此“秘书工作”年（或第*季度）要做以下几项工作”来领起下文上述几项内容并不是每份计划都必不可少要根据计划任务的对象、范围情况的
10、不同酌情取舍有的计划前言部分可不写而直接写计划的具体事项 （2）目标和任务 这一部分同下面的步骤和措施部分是计划的核心部分计划就是为完成一定的任务而制订的如果没有明确的任务没有具体的要求和目标也就没有必要制订计划计划要明确的写明一定期限内必须完成些任务实现什么目标做些事数量和质量上有什么要求等使计划执行者一看便知道准备做什么做多少什么时间完成由什么部门负责执行等使之心中有数 （3）步骤和措施 在明确了工作任务之后计划还要根据主客观条件设计必要的步骤和措施以保证任务的完成步骤是指工作的程序和时间安排每项目标和任务在完成过程中都有其阶段性先做什么后做什么；主干什么次干什么；每一步在什么时间达到何种
11、程度；人财物力如何调配、布局；各阶段如何配合、衔接等等都必须写得合情合理环环紧扣步步落实措施主要是指达到既定目标需要采取什么方法动员些力量创造些条件排除些困难等 总之计划的正文要按照“做什么做做到怎样”的顺序来安排结构内容只有这样才能简明、全面、清楚地制订好计划 （4）结语 这一部分是总结全文在正文的末尾提出希望和号召也有的计划不写结语计划事项写完后自然结束是否写结语要根据计划的具体情况而定 3署名和日期 计划的结尾要写上制订单位的名称与制订日期两项内容如果标题中已标明单位名称结尾可某某去单位署名写明制订日期即可 （六）计划的写作要求 1调查研究实事求是 制订计划前必须深入实际认真的调查研究既
12、要“吃透”上级的精神又要虚心听取群众的意见“摸清”本单位的实际情况分析主客观条件尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题以便在计划中写明预防和解决问题的方法制订计划时还要从本单位、本部门的实际出发任务和指标应是经过各方面的努力可以达到的理想指标既不要过高也不能过低计划切忌说假、大、空话写得不实用 1245678910111213141516 2内容具体明确语言简明扼要 计划是将所要进行的工作作出的安排和打算为收到良好的效果计划的整体设想要明晰并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来计划切忌语言含糊职责不清便之无法落实和检查计划的内容一般要分条分项来写叙述要平直、说明要简洁如内容复杂每个问题可设小
13、标题以示醒目 3针对性和灵活性 计划的内容既要全面又要有针对性重点要突出一个单位、一个部门在一定的时期内有许多工作需要做如果全部并列起来平均使用力量就会影响重要工作的完成因此我们在制订计划时要针对本单位、本部门的工作重点保证计划中能够反映出当前要解决的主要问题计划是根据客观情况制订的客观情况在不断的变化所以计划还要有灵活性应留有一定的余地当某种未预见的因素发生时计划能及时调整、完善和补充 （七）总结的概念、特点 总结是单位或个人对前一阶段的工作或一项活动进行全面、系统的回顾、分析研究从中找出经验教训引出规律性的认识明确今后努力方向从而写成的书面材料常用的小结、体会也是总结只是它反映的内容较为单
14、纯或经验不成熟、时间较短、范围有限 总结的特点： 1自我性 从写作的内容和目的看总结仅限于本系统、本单位或者本人前阶段的实践活动总结的目的是为了改进、指导今后的工作有很强的自我性调查报告与总结相比则不一样调查报告是调查者总结他人的工作为上级领导提供信息以“点”上的经验来指导“面”上的工作总结在写作手法上常用第一人称 2说理性 总结离不开叙事要用事实来说明任务完成的情况但是它并不停留在事实上而是通过对事实材料的分析综合抽象出带有规律性的经验教训用于指导日后的工作因此总结的表述不但要有材料、观点还要求有内在的逻辑联系把实践中的做法理论化以提高人们认识客观世界的能力 3客观性 总结十分重视内容的客观性即按事物的本来面目加以反映客观事实是总结的基础不论是反映全面工作还是反映局部工作的虽有概括和提炼但都要以实际工作活动为依据作客观分析不允许主观臆断或虚构 （八）总结的种类 总结的种类繁多按照不同的标准划分有不同的种类： 按照性质划分有工作总结、生产总结、会议总结等 按照范围划分有地区总结、部门
