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1、 *有限公司行政管理制度一、目的为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。二、适用范围 本制度行政事务管理所指的是公司会议管理规定、办公区域管理规定、文件打印、复印传真管理规定、办公用品管理规定、印章使用管理规定、保密规定、文件档案管理规定、办公电话及计算机使用规定、业务招待费管理规定、差旅费的规定、车辆管理规定、考勤及休假管理规定、首问责任制等。三、职 责3.1办公室负责组织执行并监督各项管理工作；3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。四、会议管理制度4.1总则：为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效
2、传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：4.2.1公司周会：每周六下午进行一次，公司所有部门主管或近期业务当事人参加，主要内容是各部门报告本部门本周工作情况及下周工作计划；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下周公司整体工作；需要公司协调解决的问题等。4.2.2前期工程或营销策划部门进度会议：每周及每月底召开，部门所有人员参加，主要内容总结公司本周/当月工程进度或销售工作情况；对下一工作时间段工程进度或销售工作进行预测；
3、研判行业发展趋势及时处理工程管理或销售策划工作的对策。4.2.3季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。4.2.4临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。4.3会议主持列行会议由办公室负责人召集并主持召开，若主持人因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明
4、理由。4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并办公室备案。4.6各部门单独会议由各部门自己负责组织召开，由部门助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。4.8会议室使用规定：4.8.1总则：为创造良好的办公环境，同时给公司客户一个完美的公司印象，制定以下条款，以规范会议室使用，请大家自觉遵守，互相监督。4.8.2会议室桌面必须保持整洁，不得堆放报刊、杂物等。4.8.3离开会议室前要查看有无遗留物品，椅子必须归位，随手关闭用电设备。4.8.4报刊取阅完毕要放回报架原位，并保持报架整齐，不杂乱。
5、4.8.5会议室透明文件柜内文件、书籍及各种物品要排列整齐。4.8.6会议室要求每天打扫，保持环境清洁。4.8.7会议室钥匙办公室负责保管，禁止非会议时间在会议室休息、聊天、吃东西等。五、办公区域管理制度5.1总则：为了树立良好的公司形象，保持清洁、整齐的工作环境。提高工作效率，使大家能有一个文明、和谐的办公环境。特制定本办法如下： 5.2工作要求： 5.2.1着装整齐、仪表整洁。按公司规定签到。公司员工应提前10分钟上班完成清洁工作，如有保洁打扫环境卫生，则需个人维护自己办公区域内的清洁及物品摆放，以保持良好的公司形象。 5.2.2上班时间要坚守岗位，不得擅自串岗、离岗，因工作需要离岗时，员
6、工应与部门主管说明，部门主管应与分管副总经理助理或总经理说明并填写外出登记表 。5.2.3上班时间不得阅读与业务无关的书籍、杂志；不得利用办公电话与人聊天、办理与工作无关的事情。打电话时不要大声喧哗，保持安静的工作环境。上班时间不得利用办公电脑玩游戏、上网聊天。一经发现，每次罚款100元。 5.2.4办公区域内禁止吸烟，保持办公区内卫生清洁。一经发现每次罚款50元。上班时间吸烟要到指定吸烟区（客户来访可去接待室）。 5.2.5工作时间中午原则上不准喝酒，确因业务需要例外，但要适量不得影响工作。 5.2.6工作中要遵守劳动纪律，爱护公司财产，厉行节约，干好本职工作。同时要相互配合、相互支持，提高
7、办事效率。5.3工作礼仪 5.3.1工作中提倡讲普通话，使用文明语言，不大声喧哗，坐姿端正，行走稳健，说话和谐，见面主动问好；5.3.2接听电话语气谦和，电话接听实行首问责任制，对于当时不能答复的电话主动约好回复时间；如本人不在岗位，临近员工应主动代为接听，并做好记录及时通知本人。 5.4. 办公环境 5.4.1办公桌（台）面上办公用品摆放有序，办公资料摆放整齐。办公桌（台）面清洁; 5.4.2办公室或工作间内文件柜、办公桌（台）等摆放整齐; 5.4.3文件柜内资料除摆放整齐外、应按时间顺序分类排好，便于快捷查询; 5.4.4计算机定位摆放，机器表面洁净; 5.4.5窗台上除了必须用的办公品和
8、美化环境花草外。不准放其它物品; 5.4.6窗帘悬挂整齐，卫生清洁，墙壁上除挂地图外不得悬挂与业务无关的其它物品; 5.4.7室内地面清洁、物品摆放整齐，无杂乱物品; 5.4.8各部门必须安照本部门卫生值班表负责打扫内部卫生，每周六下午下班前半小时为公司统一打扫卫生时间; 5.4.9公司办公室每周进行卫生检查，卫生不合格，一经发现，每次扣当日值日生50元，部门内部卫生不合格，每次扣负责人30元、当日值日生50元（由物业保洁打扫区域除外）; 5.4.10办公室内除饮水机外不得使用其它与业务无关的电器设备。严禁在办公场所存放易燃、易爆、有毒、有害物品，重要物品和资料要有专人保管，值班人员要认真履行
9、职责，发现问题及时汇报。 5.5消防安全 5.5.1不得在走廊、楼梯口堆放杂物，保障道路畅通; 5.5.2复印机、传真机、打印机、电风扇、空调机等电器设备附近不准堆放易燃物品，下班后能断电的电器设备要及时断电，不能断电的电器设备，应采取严密的安全措施，坚决杜绝安全事故发生。 5.6下班 5.6.1收拾好办公用品，关闭电源，关好门窗和防盗门。涉密资料和办公纸张要及时销毁。 六、文件打印、复印及传真管理办法6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。6.2 打印机、复印传真机由公司办公室负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。6.3
10、公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子档文件。6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写纸张使用登记表，登记使用纸张的用途和数量。超过100张的复印必须经总经理签批，严禁复印或打印与工作无关的材料。6.6公司办公室每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。七、办公用品管理规定7.1总则：为规范办公用品的管理，使之进一步系统化、科学化，最大限度地降低办公用品费用支出，确保办公用品管理工作更加规范，制定本规定。7.2 公司办公
11、室是办公用品的业务管理的职能部门，负责对各部门上报的办公用品进行费用预算、汇总，经总经理审批后，按月进行采购及发放。7.3 办公用品采购应严格按照各部门所提需求计划进行。各部门每月提出的办公用品购置需求应当同时符合以下两个条件：1、确属办公所需物品，2、在办公用品额度范围内，否则，不予采购。各部门每月5号之前给办公室提交办公用品领用或采购计划，办公室统计后经总经理批准再进行统一采购。7.4 办公室文员采购办公用品后，应及时办理入库手续，同时登记帐目，在未办理入库手续前不准出库。办公用品出库要凭办公用品领用登记表经部门负责人签字后有效，一律不准白条领用。没有正式领用手续，物品不准出库。7.5办公
12、用品保管员对库存办公用品要及时盘点，核对帐目，发现溢余、短少或残损，必须查明原因，分清责任，并写出书面报告。八、印章使用管理规定8.1总则：为加强印章的管理，根据国务院关于行政机关和企业事业单位印章的规定，结合公司实际情况，制定本规定。8.2印章是企业对外行使权力的标志。公司的正式印章由公司刻制并正式颁发、启用，其它各种专用印章，由公司总经理签批后，公司办公室统一制发，并实行管理和监督。8.3 印章的使用和管理必须严格按照本规定，凡不符合本规定的，拒绝用印。8.4 公司员工外出执行公务或因其它事项需出示加盖“*有限公司”印章的介绍信、证明信等凭证时，应持书面用印申请，报公司总经理批准后用印。8
13、.5 以公司名义上呈下达的文件、材料、报表等，必须经公司总经理签发，审批后方可用印。需加盖公司领导名章的文件、资料、报表等，必须经领导本人批准后用印。8.6 印章管理人员必须对用印进行认真审核，明确用印的目的和内容，确认符合用印条件后方可用印。除留有存根的介绍信和发文登记外，其他用印必须进行登记。8.7 用印内容有误、文理不通、字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字而产生歧义的，不予用印。8.8 财务部使用的法定代表人人名章，只限财务报表、支票和人事任免事项使用。8.9 一般情况下，不得在空白信、证上加盖印章，确实需要时，必须持书面用印申请，经公司总经理批准后可用印。8.10 加盖印章一般应“齐
14、年盖月”，印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面。8.11 印章必须指定专人保管和使用，存放应牢固加锁，确保安全。九、文件管理9.1总则：为做好公司办公文件的管理工作，加强与各项目组文件的对接，使之规范化、合理化、制度化，特制定本规定。9.2办公文件：9.2.1办公文件是指按公司领导指示制发的正式（文字版、电子版）文件、各部门传发的需公司领导确认的报告、决议、合同、工作计划、总结，相关部门的重要传真等。9.3文件管理部门：9.3.1 公司办公室是公司总部办公文件的管理部门，负责公司日常文件的收发、登记，并对文件进行处理、传递、留存、备档。9.3.2 办公室负责对公司日常文件中所涉
15、及的重要工作进行督办。9.3.3 公司各部门日常文件的对接由公司办公室负责，对签收和发送的办公文件实行归档管理，经领导确认后转各部门文件管理归档。9.3.4各部门要指定专人负责文件的管理、收发、传递、上报、登记备档，并参照本文规定管理好各本部门文件。9.4文件收取：9.4.1公司日常设有统一对外的传真电话，外部发来的传真文件统一由公司办公室收取，并作登记；各部门上报文件经领导最终确认后，报公司办公室登记备档。 9.5文件的发送 各部门需发送的传真件，需到公司办公室做登记后方可发送。对具重大法律效应、涉及公司利益的决议、合同、通知等文书，需报总经理审批核准后，方可发送。文件发送采用文字版，若需发电子版必须经总经理审批后方可发电子版。9.6文件的传阅 公司办公室对收取的文件进行审核，普通文件按文件范围传递至各有关部门。对亟待解决问题，各部门反馈的涉及到公司利益的重要文件，记录备案，并上报总经理，按领导批示意见反馈各部门，并将文件存档。文件不得拖延积压。9.7 文件借阅9.7.1 公司各部门如需查看或借阅文件，需到公司办公室办理借阅手续，并对借阅时间、借阅事由备注清楚。9.7.2 公司各部门借阅或查看公司机密文件，需上报总经理，经领导批准后，公司办公室方可办理。9.7.3公司各项文件
