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1、文件名称：档案管理暂行规定编号起草人：批准人：起草时间：批准日期：档案管理暂行规定第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作, 明确工作程序和职责，确保归档完整，防止档案流失和方便查阅，以维护公司合法权益,特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务,经营,企业管理,公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字,图表,账册,凭证,报表,技术资料,电脑盘片,声像,胶卷,荣誉实物,证件等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则进行管理。第二章 档案机构及其职责 第五条 公司
2、各部门指定专人负责各部门的档案管理工作(即资料员)。第六条 档案工作由公司总经理统一领导,法务部负责执行，由人事行政部对档案室的使用进行监督，其他部门配合执行。第三章 各部门归口管理档案第七条 法务部管理档案：71 证件类：公司的房产证、土地使用权证、固定资产凭证、营业执照、资质证书、组织机构代码证、质检证、股权证、债权证等。72 法律事务类：投资各方签订的合同、协议及其他法律事务方面的文件材料。7. 3 合约部、前期部已经形成明确合同的文件。7. 4 与法务部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。第八条 财务部管理档案8. 1国税、地税登记证、外汇登记证、外债登记证
3、、开户许可证等相关证件。8. 2财务管理（包括但不限于税、贷款）的各种帐册、报表、票据、凭证和文件材料。8. 3 与财务部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。第九条 合约部管理档案9. 1招投标文件、各种合约。9. 2 与合约部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。9. 3 每个项目招投标结束，签定正式合同后，将相应资料整理成卷交法务部第十条 前期部管理档案10. 1前期项目资料，非招投标形式的合同。10.2与合约部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。10.3 签定正式合同后，将相应资料整理成卷交法务部。第十一条
4、 项目部管理档案11. 1项目开发、工程管理施工、竣工验收等方面的的资料。11.2 与项目部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。第十二条 设计部管理档案12.1 各种图纸、文件、图片12.2 与设计部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。第十三条 销售部管理档案13.1 市场营销资料，各种市场分析报表等。13.2 销售合同一旦形成，交法务部。13.3 与销售部相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。第十四条 人事行政部管理档案14.1 劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件材料；14.2馈赠性资料：上级领导、名
5、人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。14.3与人事行政相关的各种规章、制度、会议纪要、记录、宣传等，以及各种外来文件。 14.4 各种与人事行政事务有关的合同、协议等，如劳动合同（人事资料档案）、订房协议等。第四章 过程管理第十五条 属于法务部保管的档案:由各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交法务部保管,任何人不得据为己有。第十六条 属部门保管的档案:由各部门自己保管，则在每季头一个月十日前汇编成册。各资料员在每年的二月十日前将本部门保管的档案总目录交法务部备份。第五章
6、归档时间第十七条 证件类一经形成及时入档；办理完毕的具有保存价值的各种资料，在三日内立卷入档。第十八条 人事档案，一经形成及时入档。第十九条 财务档案，按财务管理制度要求入档。第二十条 项目档案：以施工项目为单位，工程准备阶段文件一经形成及时入档，施工过程中产生的文件由部门每半月一次整理分类，做出文件清单入档。第二十一条 设计部、前期部：以事件为单位，事件一结束应及时入档。第二十二条 合约部：招投标结束，合约正式签定后，及时入档。其他档案也以事件为单位，事件一结束及时入档。第二十三条 销售部：销售合同一旦成立，立即入档。其他档案也以事件为单位，事件一结束及时入档。第六章 档案保管第二十四条 资
7、料员对档案管理负完全责任，若档案丢失或擅自泄露档案机密，视情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究法律责任。第二十五条 档案室主要由法务部和财务部存放档案使用，其他部门需存放档案时，应办理入档手续。（长期不用，但需保存的材料入档案室，应整理成册，由法务部和入档部门联合签字封存）第二十六条 入档文件分门别类建立检索目录，以便检索、查阅。公司档案的分类及编号按集团的要求操作。第二十七条 归档的电子文件，应有相应的纸质文件说明一并归档保存。第二十八条 存档移交手续：281存档手续：在文件存档登记表上注明存档日期、文件名称、文号、存档份数，经存档人签字确认。文件存档登记表由资料员保管，不得遗失。282移交
8、手续：资料员若发生人事变动，交接双方对移交的文件进行检查，编制移交清单，根据移交清单严格验收，在移交清单上签字并由部门经理监交签字确认；移交清单一式三份，三方各保存一份，以便查验。283归档的文件自存档移交三日内做成电子目录，以电子版形式保存，以供核准及查阅。第七章 档案保密及使用第二十九条 档案密级审定：29. 1绝密：不能向总经理和特别指出的最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料。29. 2 机密：不能向总经理和最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司战略规划、经营计划、财务报表、客户资料、重要会议决定、决议和纪要，以及未公
9、开的价格政策等。293秘密：不能向总经理及相关人员以外者公开的公司的统计资料、合同和契约以及协议或根据协商而决定的重要事项、人事问题、员工人事档案、薪金收入，以及未公开的市场方案等。294普通：公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料。295绝密、机密、秘密文档属于受控档案，要求标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密。外出工作人员携带受控文件，须经主管部门批准。若发生档案丢失或可能存在泄密，必须及时向上反映，采取措施，防止扩散。第三十条 档案保管年限 30. 1 永久保存：（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会纪录（5）财务报表（6）政府机关核
10、准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）建设工程竣工资料（9）其他经核定须永久保存的文书30. 2长期保存（50年以下至10年以上）：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书303短期保存：（1）1年保存：期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书30. 4 一年保存：结案后无长期保存必要的。第三十一条 档案借用311内部人员借用：3112普通档案借用：公司内部人员借用档案，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。3112受控档案借用：公司内部人员借用受控档案，须经总经理批准后方可办理借用手续
11、。312外部人员借用：公司外部人员借用档案均须经过总经理批准方可借用。313归还：借用者按时归还借用档案，若到期未还，档案管理员必须及时予以追讨，并于档案归还时仔细检查档案是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。第三十二条 任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案。保存期满的档案，经有关部门审核，报总经理批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。第三十三条 公司所有有价值的文件,报表,业务记录等必须备份。第八章 结语第三十四条 本制度适用于公司各员工各部门。第三十五条 本制度如与集团制度相抵触，以集团制度为准。第三十六条 本制度自2009年4月1日起执行。
