办公室职场电话的学问

《办公室职场电话的学问》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室职场电话的学问（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、办公室职场电话的学问 面对面的交谈有表情、有手势可以帮助我们表达思想、情感可是通过电话来交谈的话就只有依靠语言了所以在打电话时要特别讲究谈话的艺术在现代社会中每天有许多事情都要通过电话来商谈、询问、通知、解决在电话中可以认识许多人这些人和你并没见面或者见面很少只因为在电话中接触得多了因此一听到你的声音就对你产生了某种印象这种印象可能好也可能不好印象好他自己就会跟你多谈几句很顺利地解决问题印象不好也许三言两语就会收线因此虽然你面对着的只是个没有生命的设备然而你必须能在想象中看见远方那个接电话的人好像面对他那样 有些人做不到这点平时对人还不错可是一打电话就机械、单调甚至粗声恶气像吵架一样让人听起来

2、很不愉快这是因为他没有运用想象力不能像双方面对面谈话那般亲切、有礼 在打电话时由于你的姿态、笑容、动作表情对方完全看不见因此你的善意、亲切、好感完全依靠你的语言和声音来传达 在平时你的声调不大好你的语言不大讲究别人还可以看见你的态度举止和你的面目表情但在电话里一切都只有声音全靠声音表达所以你必须小心地控制你的声调让你的声调能够温和地、亲切地、悦耳地传达出你的情谊同时你的口齿也要清晰地传达出你谈话的内容 请注意你的口要正对着话筒你的口唇要离开话筒大约半寸音量不要太大或太小咬字要清楚说话速度要比平时速度略微缓慢必要时把重要的话重复两次;提到时间、地点、数目字一定要交代得非常清楚 有时候即便接电话的

3、人并不是你直接要找的人你也要用非常友好的、礼貌的态度对待他们也许是你朋友的朋友也许是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手即便他们是朋友家的佣人或公司话务员你也不应该怠慢因为他们都是你应该结交的电话中的朋友 学会打电话 随着科学技术的发展和人们生活水平的提高电话的普及率越来越高人离不开电话每天要接、打大量的电话看起来打电话很容易对着话筒同对方交谈觉得和当面交谈一样简单其实不然打电话大有讲究可以说是一门学问、一门艺术 打电话不要以为很容易 (一)第一声很重要 当我们打电话给某单位若一接通就能听到对方亲切、优美的招呼声心里一定会很愉快使双方对话能顺利展开对该单位有了较好的印象在电话中只要稍微注意一下

4、自己的行为就会给对方留下完全不同的印象同样说“你好这里是XX公司”但声音清晰、悦耳、吐字清脆与否给对方留下的印象是完全不一样的因此要记住接电话时应有“我代表企业形象”的意识 (二)带着喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情这样即使对方看不见你但是也会被你欢快的语调所感染对你留下极佳的印象面部表情会影响声音的变化所以即使是在电话中也要抱着“对方看着我”的心态去应对 (三)端正自己的坐姿 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来如果你打电话的时候弯着腰躺在椅子上对方听你的声音就是懒散的无精打采的;若坐姿端正所发出的声音也会亲切悦耳充满活力因此打电话时即使看不见

5、对方也要当作对方就在眼前尽可能注意自己的姿势 (四)迅速准确地接听 现代工作人员业务繁忙桌上往往会有两三部电话听到电话铃声应准确迅速地拿起听筒最好在三声之内接听电话铃声响一声大约3秒种若长时间无人接电话或让对方久等是很不礼貌的对方在等待时心里会十分急躁对你的单位留下不好的印象即便电话离自己很远而附近也没有其他人时听到电话铃声后我们应该用最快的速度拿起听筒这样的态度是每个人都应该拥有的这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的如果电话铃响了五声才拿起话筒应该先向对方道歉若电话响了许久接起电话只是“喂”了一声对方会十分不满会给对方留下不好的印象 (五)认真清楚地记录 随时牢记5W1H技巧所谓5W1

6、H是指：When(何时)、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(为什么)和HOW(如何进行)在工作中这些资料都是十分重要的对打电话接电话具有相同的重要性电话记录既要简洁又要完备这有赖于5W1H技巧 (六)了解来电的目的 上班时间打来的电话几乎都与工作有关公司的每个电话都十分重要不可敷衍即使对方要找的人不在也切忌只说“不在”就把电话挂了接电话时也要尽可能地问清事由避免误事我们首先应了解对方来电的目的即便自己无法处理也应认真记录下来委婉地探求对方来电目的不但可以不误事而且赢得对方的好感 (七)挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时一般应当由打电话的一方提出然后彼此客气地道别说一声

7、“再见”再挂电话不可只管自己讲完就挂断电话 这样接打电话能使工作更顺利 (一)迟到、请假由自己打电话; (二)外出办事随时与单位联系; (三)外出办事应告知去处及电话; (四)延误拜访时间应事先与对方联络; (五)用传真机传送文件后以电话联络; (六)同事家中电话不要轻易告诉别人; (七)借用别家单位电话应注意借用别家单位电话一般不要超过十分钟遇特殊情况非得长时间接打电话时应先征求对方的同意和谅解 向电话微笑 我们忘记了打电话的时候向电话微笑难道我们疯了?为什么要向电话微笑呢?对方是不可能从他的电话中看见我们的微笑的也许我们真是很诚恳、很热情地在微笑呢可是对方从电话中听到我们的声音也许是平淡的

8、、呆板的甚至是不愉快的 所以我们打电话时第一件事就是用声调表达出你友谊的微笑来正是因为对方不能从电话中看见你的笑容所以你的声调就要负起全部的责任来你的声调要充满笑意比 平时高兴的时候更多的笑意 你的声调有笑意?有温暖?你自己对照一下吧若没有就得加以训练使你能把你的友好与真诚灌进你的声调中去 许多人忽略了声音通过电话后音调变了现在最好的电话也还不能够把你的“原声”传递给对方因此你在电话中谈话不能完全根据你平时说话的习惯你要有一种特殊的适合于打电话的节奏与速度你的音量也要加以调整太轻太重都使对方听起来不清晰 一般来说你的嘴要正对着话筒咬字要清楚一个字、一个字地说数目、时间、日期、地点等等要特别注意

9、最好能重复一遍并且确知对方已经完全听清楚了 此外你在电话中谈话要尽可能地简短因为电话同时只能容两个人谈话在你跟这个朋友谈得太久的时候可能另一个朋友打电话找你老打不通甚至误了一件重要的事情所以只有在必要的时候才打电话在打电话的时候只讲重要的事情这也是我们应该注意的要点 不要以为接电话没有什么其实里面还是有很深的学问一定要等电话响两声之后再接为什么?你要利用这段时间平静自己的情绪在你不知道来电人是谁、来电内容之前不要将你的情绪带给将要和你对话的那个人怕你此刻是欢快的你知道对方一定就希望听到你欢天喜地的声音?当然把你的坏心情不加掩饰地传递给对方就更不应该了电话总是由各种各样的人打来他们总会带来一些好

10、消息、坏消息或者一些不好也不坏的消息将你的情绪信号毫无保留地传递给对方不免偶尔也会表错情 接电话有时就像看待人生要有宁静、平和的心态电话响两声对打电话的人来说是完全可以接受的等待时间也是他期待你拿起电话的最佳状态对接电话的人来说在短短的一声电话铃声里你的焦躁和不安可能已经瞬间平息你才可以不惊不惧地面对任何事宠辱不惊地面对任何人世上很多事情需要一个小小的停顿和转折别那么急着拿起电话记住铃声响两下后再接 另外还要记一点那就是如果你的办公室里有客户不要接电话这种情况很常见但却很少人意识到这时接电话是一种不礼貌的行为这样做其实是告诉你的客户电话那端的人比他更重要除非你是在等一个非常重要的电话否则就让语

11、音信箱留信息如果你要接电话应该让客户知道你为什么接这个电话比如说“我正在等老板的电话” 记住几点: 必须在24小时内回复所有的来电 如果你的经营哲学是“能拖到明天就不必急着今天做”那你这一辈子恐怕是很难熬出头了把24小时内回复所有来电养成一种习惯就能确保你那条人际关系网络上的资讯畅通程度对某些职业而言如果你不立即回复电话就可能失去一次交易的机会 对挂断电话不要犹豫 比如当一位推销员喋喋不休地向我们推荐某种我们毫无兴趣的商品时打断他是一种仁慈的行为“对不起我不想浪费你的时间”然后立即挂上电活并带着微笑 适当打断对方 要打断对方时你可以采用和面谈一样的准则尽量不打断他除非一切都证明不如此不可能了结

12、 注意不良习惯 如果你发现你在电话中有某项不良习惯就把纸条贴在电话机上来矫正如果你有爱清嗓子说口头禅或喜欢东拉西扯等坏习惯这张提醒你的纸会帮助你摆脱它们的危害让电话中的交谈表现出你最好的一面吧 清晰 用电话向总公司报告业务的推销员一定都明白口齿清楚的重要性只有这样他的报告才不会出现差错说到名字时他要说出名字的拼法同时要求对方复述以核对是否准确当你用电话递送消息时即使是一般的社交消息你也必须弄清楚对方是否真正明白了你的意思 不要让手机成为* “上世纪60年代开始电视改变了我们的整个生活80年代起PC改变了我们的工作方式今天开始到未来的10年移动技术将彻底改变我们工作和生活的一切”几乎没有人会质疑

13、爱立信中国有限公司副总裁蔡桐木几年前的这番话值得商榷的只是时间问题也许世界的变化并不如技术论者所期望的那样迅速 “那个东西曾经是无比遥远的黑色砖头曾经是被人炫耀地举在脑袋上的身份象征曾 经是我们精打细算想要添置的奢侈品现在它成了和手表一样的普通东西成了老板招之即来的呼叫器成了锻炼拇指的健身器成了各色段子的中转站成了游戏机成了数码相机成了掌上电脑手机正在变得像叮当一样无所不能最后大概所有人都会问一个问题除了手机我们还需要别的?” 有了手机你不能再以“现在不在”的借口逃避不想接听的电话许多人因为手机而被迫将8小时工作时间无限延长正是现代社会中人们对时刻保持联系的渴望催生了手机他们害怕错过任何一条信

14、息努力让自己生活在“信息气泡”中并且带着“气泡”跑来跑去 年底冯小刚导演的贺岁片黑色喜剧手机就像是人们对手机的焦虑体验的一次总爆发手机带来了现代人的道德困境美国洛杉矶时报认为：“该影片或许是90年代探索互联网给人际关系带来冲击的电子情书稍微黑暗的翻版” 在现在的职场中关于手机的使用必须注意以下几点： 和别人共享一个空间时不要让手机响可以改为静音模式包括开会时、在餐馆里、在火车上等等因为手机铃声会打扰到别人 在一个拥挤的环境中接电话时最好离开这个房间广播你们的谈话永远都是不礼貌的行为 即使你单独一人或者认为自己离别人够远了也必须记住：用安静的、平常的声音说话不要大喊大叫 如果你给对方打电话要让对方知道你用的是手机手机的技术是越来越先进了但还是有需要完善的地方电话有时可能突然断掉 永远不要用手机讨论敏感或保密性的信息偷听的技术非常发达你永远都不知道什么样的人可能正站在你旁边 开车时使用手机一定要小心开车时不要拨号除非你有不需要用手的耳机或扬声器否则就等停车后再拨开车的同时拿着电话讲话是很危险的把车停在路边或停车场再说会比较明智 给客户打电话和有重要的事时最好使用固定电话用手机给人打电话有可能使人听到你这边呼呼而过的汽车经过的声音也可能因为信号不好而中断这都会给对方留下不好的印象 但是只有最保守与最悲观的人才会将应用新技术视为打开“潘多拉之盒”尽管手机给人们带来了恐慌却仍然抵不