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1、会计excle使用宝典 也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为Excel也不过如此甚至了无新意但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手领略一下关于Excel的别样宝典 方法/步骤 1 让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示低于1000元的工资总额以“棕色”显示其它以“黑色”显示我们可以这样设置 1.打开“工资表”工作簿选中“工资总额”所在列执行“格式条件格式
2、”命令打开“条件格式”对话框单击第二个方框右侧的下拉按钮选中“大于或等于”选项在后面的方框中输入数值“2000”单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框将“字体”的“颜色”设置为“红色” 2.按“添加”按钮并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500字体设置为“蓝色”;小于1000字体设置为“棕色”) 3.设置完成后按下“确定”按钮 看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了 2 建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的一致性利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项 1.在Sheet2中将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业
3、”、“个体企业”等)分别输入不同列中建立一个企业名称数据库 2.选中A列(“工业企业”名称所在列)在“名称”栏内输入“工业企业”字符后按“回车”键进行确认 仿照上面的操作将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业” 3.切换到Sheet1中选中需要输入“企业类别”的列(如C列)执行“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框在“设置”标签中单击“允许”右侧的下拉按钮选中“序列”选项在下面的“来源”方框中输入“工业企业”“商业企业”“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔开)确定退出 再选中需要输入企业名称的列(如D列)再打开“数据有效性”对话框选中“序列”选项后在“来源”方框中输入公式：=IN
4、DIRECT(C1)确定退出 4.选中C列任意单元格(如C4)单击右侧下拉按钮选择相应的“企业类别”填入单元格中然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)单击下拉按钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中 3 在Excel中自定义函数 Excel函数虽然丰富但并不能满足我们的所有需要我们可以自定义一个函数来完成一些特定的运算下面我们就来自定义一个计算梯形面积的函数： 1.执行“工具宏VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)打开VisualBasic编辑窗口 2.在窗口中执行“插入模块”菜单命令插入一个新的模块模块1 3.在右边的“代码窗口”
5、中输入以下代码： FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction 4.关闭窗口自定义函数完成 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数 提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用 4 Excel帮你选函数 在用函数处理数据时常常不知道使用什么函数比较合适Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围挑选出合适的函数 执行“插入函数”命令打开“插入函数”对话框在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)然后单击“转到”按钮系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来并显示在“选择函数”下面的列表框中再结合查看相关的帮助文件即可快速确定所需要的函数 5 用特
6、殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”那就是将金额中的空位补齐或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号其实在Excel中也有类似的输入方法那就是“REPT”函数它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”填充位数)” 比如我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“”号填充至16位就只须将公式改为“=(A2REPT(,16LEN(A2)”即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“”号填充至16位就要改为“=REPT(,16LEN(A3)A3”;另外如果我们想用“”号将A4中的数值从两侧填充则需要改为“=REPT(,8LEN(A4)/2)A4REPT()8LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话那就改为：“=(TEXT(A5,$,0.00(REPT(,16LEN(TEXT(A5,$,0.00)”一定能满足你的要求
