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1、网络环境下接收赠书模式探析-清华大学图书馆毕业生赠书系统设计实践韦庆媛 张蓓 周强(清华大学图书馆，北京，100084)摘要：目前，大多数图书馆都开展了接收赠书工作，但这项工作基本还处在手工操作阶段。清华大学图书馆开发的“毕业生赠书系统”，首次采用网上接收赠书方式，既方便了赠书，也对实现赠书工作的网络化、规范化有一定的借鉴作用。本文主要介绍本馆“毕业生赠书系统”的功能、实施方案和网上接收赠书的优点。关键词：赠书；网络；毕业生赠书系统；Study on the Pattern of Book Donation by Internet-Design and practice of graduate
2、s book donation system in Tsinghua University LibraryWei Qingyuan Zhang Bei Zhou Qiang（Tsinghua university library ，Beijing 100084，China）Abstract: At present, most libraries have started to receive donated books. However, the process of book donation is usually operated manually. Tsinghua University
3、 Library has developed a book donation system for the first time. This system is not only convenient for the graduate students to donate their books, but also helpful to cyberize and standardize the book donation process in the library. In this paper, the functions, realizations and advantages of th
4、is system are discussed in detail. Key words: Book donation；Internet；Graduates book donation system；Class Number：G253.11 引言接收赠书，是图书馆补充有价值缺藏书刊的重要方式，也是馆藏文献资源建设重要的补充渠道，历来为中外图书馆所重视。目前，大多数图书馆都开展了接收赠书工作，但长期以来一直存在赠书质量参差不齐，接收赠书流程随意性太大等问题。一般情况下，赠书入馆后，各馆都会履行一些必要的登记手续和处理去向，以便记录每次赠书情况，但目前这些工作基本还处在手工操作阶段，缺乏规范化管理
5、，这使赠书的接收和处理工作存在很大的不确定性。网络化的发展为接收和处理赠书流程的规范化提供了条件，清华大学图书馆自行开发了“毕业生赠书系统”，首次采用网上接收赠书方式，对网络环境下的赠书工作模式进行了有益的探索。高校毕业生赠书是赠书工作一项很好的来源。高校学生在校学习期间，大多购买了一些与课程紧密相关的参考书或水平较高的课外读物。同学们买书，一般选择图书馆没有购买，或图书馆已经购买，但借阅频次很高，经常借不到的书，这些书是图书馆非常需要的，对增加馆藏很有意义。学生毕业时，鼓励他们把用过的书捐赠到图书馆，这不仅扩大了馆藏，也受到了同学们的欢迎。清华大学的毕业生怀着对母校的热爱，多次表达一个愿望，
6、希望能够在毕业之际，将大学期间的学习用书留给学弟学妹，鼓励他们继续使用这些书，将知识传递下去。因此，清华大学图书馆决定从 2005 年暑假开始，开展接收毕业生赠书工作。在目前书价上涨，购书经费紧张的情况下，广泛征集赠书，尤其是质量较高的毕业生赠书，不失为一个很好地扩充馆藏的方式，据了解很多高校也已开始重视毕业生赠书工作，把毕业生赠书列入补充馆藏的重要来源。本馆在网络环境下对网上接收赠书模式的探索，对于其他高校开展网上接收毕业生赠书工作以及实现常规赠书工作的网络化都有一定的借鉴作用。本文主要介绍“毕业生赠书系统”的功能、实施方案和网上接收赠书的优点。2 毕业生赠书系统功能分析网上接收毕业生赠书系
7、统，主要是实现网上赠书的提交、接收、存储、管理、查阅及数据维护等功能。系统功能的设计主要从捐赠者和管理员两个层面来考虑，第一，系统要有利于捐赠者学生提交和查询赠书信息。第二，系统要有利于管理员确认、处理、维护赠书信息。本系统功能主要包括以下几个方面：1） 、支持捐赠者网上提交赠书人信息、捐赠书信息；2） 、提供信息确认功能；3） 、在管理员页面设置信息补登项，如果提交信息有误，补登信息后再行确认；4） 、打印“捐赠证明” ，证明上标出捐赠人姓名及捐赠序号；5） 、系统提供直接输出打印藏书票功能。学生可在藏书票上写上简短留言，系统支持自动将捐赠人姓名和赠书序号连同简短留言打印下来；6） 、完成确
8、认信息后，可以进行信息处理，系统支持赠书分发处理后的去向标示及其他记录信息的处理；7） 、系统提供信息统计功能；8） 、系统分别提供捐赠者和管理员信息查询功能。 3 实施方案毕业生赠书系统采用 B/S 架构，按照不同的用户角色，总体分成前台用户子系统和后台管理子系统。前台用户子系统包括信息的提交、查询功能。后台管理子系统包括信息确认、信息补登、打印藏书票、信息处理、信息查询和信息统计等功能。系统实施方案如下图所示：前台用户子系统 后台管理子系统毕业生赠书系统提交信息 信息查询 信息确认 打印藏书票 信息后处理 信息查询 信息统计信息补登毕业生赠书系统实施方案图示31 前台用户子系统为了更好地宣
9、传和指导毕业生赠书，本馆专门制作了毕业生赠书网页。在毕业生赠书网页上，同时提供网上提交赠书信息网址和网上查询赠书信息网址，便于随时提交和查询赠书情况。3 11 提交信息提供一个友好的界面，捐赠者可以在宿舍或在其它方便使用计算机的地方，先行在网上提交“捐赠人信息”和“捐赠图书信息” ，如果使用计算机不方便，图书馆为捐赠者准备了计算机，可以到捐赠现场提交。捐赠人信息包括姓名、学号、院系、电话、电子邮箱、联系地址，捐赠图书信息包括书名、册数、捐赠留言。因为数据库设计每条记录对应一本书，所以这里册数自动显示为一册。此外，捐赠留言是捐赠者写给学弟学妹们或其它阅读者的，包括勉励、祝福、交流学习体会的内容，
10、为了避免留言过多，字数限制在 50 字之内，同一个捐赠人捐赠的每本书的留言可以不同。在填写完上述信息后，按“提交”键，即完成了一条赠书信息。312 信息查询赠书经过确认后，自动收入数据库。捐赠者可以根据以下查询点查询赠书情况：捐赠图书序号、捐赠图书书名、捐赠人姓名、捐赠人学号。查询到的信息包括捐赠序号、捐赠图书书名、册数、捐赠留言、捐赠人姓名、捐赠人学号、捐赠时间、图书去向等项目。“图书去向”在未进行赠书处理之前，状态为“待处理” ，赠书数据处理后，将“待处理”状态改为“入藏” 、 “待选” 、 “转赠”或“其他” ，捐赠者可据此查询赠书去向。32 后台管理子系统321 信息确认捐赠者在网上提
11、交了“捐赠人信息”和“捐赠图书信息”之后，图书馆工作人员可直接登陆“毕业生赠书系统” ，通过后台管理员界面查看已提交的信息，此页面设计了“已确认”和“未确认”两个选项，因为此时图书还没有真正提交给图书馆，所以当前系统中记录的是处于未确认状态的图书信息。捐赠者将未确认的图书带到图书馆后，工作人员可按照已提交的信息，与实物逐本对照，确定信息无误后，点击确认键，信息自动变为已确认状态。系统提供对已确认的信息进行查询功能，输入学号，选择已确认项，点击搜索，即可查询已确认的赠书信息。同样也可以对未确认信息进行查询。系统在同一页面还提供了“信息编辑”功能，如果已确认的捐赠信息有误，可以使用这一功能对错误信
12、息进行修改。3 22 信息补登捐赠者将书带到图书馆时，往往出现没有提前在网上提交捐赠信息或提交的信息与实际赠品不符的问题，系统提供了信息补登功能，如果捐赠人没有提前填写提交信息，可在此页面直接进行提交，不必再回到提交页面。如果提交项目有误，也可在此页面重新提交，确保信息的准确性。补登的项目及要求与提交页面相同。提交信息完成后，即可到信息确认页面进行确认。3 23 打印藏书票捐赠者在捐赠留言项中撰写留言后，系统自动生成藏书票，并可直接输出打印。藏书票抬头为“清华大学图书馆藏书票” 。藏书票的项目包括捐赠留言、捐赠者姓名、捐赠序号，捐赠人姓名和赠书序号自动显示在藏书票右下角，捐赠序号按赠书数累加递
13、进。打印藏书票主要有两种方式，一种是连续打印，如 1-8，另一种是不连续打印，允许有空号，如 1，2，3，-，8，藏书票按页打印，一页 A4 纸最多可以打印八册赠书的藏书票。打印好的藏书票贴在书的扉页上，作为永久捐赠纪念。3 24 信息后处理对于收到的赠书，有四种处理选择：一一一 符合本馆入藏标准者，优先收入馆藏。入藏图书可在本馆“馆藏目录系统”中查询。 一一一 不符合本馆入藏标准者，将转赠本校需要该书的其他年级同学，并优先照顾家境贫 困的学生。 一一一 剩余图书将转赠其他图书馆收藏，并优先支援贫困地区高校图书馆。一一一 不适合入藏或转赠者，由图书馆自行处理。系统中给出了入藏、待选、转赠、其它
14、四个选项。输入某一捐赠序号，页面将显示这条赠书的捐赠序号、捐赠图书书名、捐赠时间、捐赠人姓名和处理类型。钩选这条捐赠信息，并选择其中一项处理方式，提交信息，即完成了对这条赠书的处理，系统实时更新数据库中的处理结果。325 信息查询在信息确认完成后，捐赠清单随之实时更新。系统提供信息查询功能，支持以下查询点：全部确认信息、捐赠图书序号、捐赠图书书名、捐赠时间、捐赠人姓名、捐赠人学号、所有确认信息，可以通过上述各点查询赠书信息。在本页面还提供了“导出当年数据”功能，可以将当年捐赠的全部数据以 Excel 表格的形式导出。326 信息统计系统为每年的数据统计设置了两种统计功能，一种是按以下字段进行统
15、计：捐赠图书书名、捐赠人姓名、捐赠时间。另一种是数据清单。该操作是以 EXCAL 表格形式，按年度显示捐赠信息，包括捐赠图书书名、捐赠人姓名、捐赠人学号、ISBN、捐赠时间、图书去向、接收单位或个人和处理时间。EXCAL 表格可以下载，随时查看处理信息。4 网上接收赠书的优点清华大学图书馆毕业生赠书系统自使用以来，克服了某些手工操作带来的不便，取得了较好的效果。1） 、网上接收毕业生赠书，实现了赠书接收、整序、管理的规范化和制度化，保证了图书馆赠书工作的规范性和连续性，有效地实现了赠书质量管理。2） 、毕业生赠书时间短、数量大，一般集中在毕业前夕。采用网上提交捐赠信息方式，允许多人同时提交，加
16、快了工作速度，减少了学生等待时间，提高了工作效率。3） 、采用手工接收赠书方式，工作程序比较繁琐，捐赠者往往要等待很长时间才能获得赠书处理信息。采用网上接收赠书方式，可随时跟踪查询、了解赠书处理情况，增加了赠书处理的透明度。4)、按照网上提交的赠书信息，与实物核对无误后，通过计算机系统确认赠书信息，保证了信息的准确性，减少了手工操作带来的错误率。5） 、赠书系统采用实时更新技术，数据库实时更新，保证了数据的可靠性和准确性，便于数据维护。6） 、赠书系统提供的记录统计功能，从 2005 年起逐年记录赠书数量及各项统计资料，便于全面掌握赠书情况。7） 、在清华大学接收毕业生捐赠工作中，首次使用了藏书纪念票，捐赠者留下的热情的留言，随同捐赠者姓名和捐赠序号一起打印后，贴在赠书上，随赠书永久流传，收到了很好的效果，受到同学们的欢迎。这一做法也可推广到普通赠书，使赠书更有纪念意义。5 结语清华大学图书馆从 2005 年暑假开始，每年两次，在寒、暑假以前的毕业离校高峰期，集中接收毕业
