《国家秘书资格证考试复习资料汇总》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国家秘书资格证考试复习资料汇总（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 第二章 文书基础1 应用文书的的概念：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人为办理事务而形成的具有特定效用和惯用格式的文体的总称。2 应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书 行政公文：指行政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。国家行政机关公文处理办法中所规定的行政公文有13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书：指机关、单位、团体和个人处理日常事务所使用的文书。例如传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲
2、话稿等。 商务文书：指企业或个人处理商业事务时所使用的文书。主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。3 应用文书的制发程序：草拟审核签发复核缮印用印登记分发4 应用文书的格式我国目前学习、运用公文格式的唯一标准：国家行政机关公文格式（国家标准GB/T97041999）用纸和印装规格：公文采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mmX297mm。版心尺寸为156mmX225mm。文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。公文左侧装订，不掉页；后背平整、不空。应用文书的格式要素：眉首、主体、版记。眉首部分包括公文分数序号、秘密等级
3、和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线5 应用文书的要素：主题（灵魂）、材料（血肉）、结构（骨骼）、语言（细胞）。 主题的要求：正确、深刻、新颖、集中材料运用的四个环节：材料的占有、鉴别、选择和使用； 材料占有的途径：亲身经历所获、调查阅读所获。 材料选择的四项原则：围绕主题、典型、真实准确、新颖。结构的内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。 开头方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式 段落排列：提行式、条款式、篇段合一式 照应：
4、首位照应、文题照应、行文前后照应。 结构的要求：严谨、自然、完整、统一。语言的要求：准确、简洁、平实。6 应用文书的专用语言（8类）（书27页）地点 人物 事件 原因 结束 叙述人称：第一人称 第三人称 叙述方式：顺叙 倒叙 论证方法： （1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法 说明方法： （1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表 办公自动化1、计算机分硬件和软件系统 2、1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 3、系统软件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT 4、开机顺序： （1）打开显示器等外部电源（2）打开
5、主机电源 关机相反 5、热启动方法： （1）CTRL+ALT+DEL (2)按 RESET 6、计算机病毒特征： （1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性 7、计算机网络由通信子网和资源子网组成 8、计算网络分局域网和广域网 9、TCP/IP 是网络标准协议 10、因特网主要功能： （1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物 11、数码相机核心部件是 CCD，它相当于胶卷 关系到相片的分辨率 12、数码相机与传统相机的区别： （1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同 （4）输入输出的方式不同 13、分辨率是数码相机最重要的指标之一
6、。图像色彩好坏取决于镜头 相机存储格式多为 JPEG 14、一般相机色彩位数 16BIT 和 24BIT 专业多为 24BIT 和 36BIT 15、在拍摄时注意： （1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆 光时注意补光 16、相机维护： （1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿 17、扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式 平台式 滚筒式 。 平台式最为常用，分辨率多为 600X1200DPI 扫描文稿多在 300DPI 18、扫描仪性能： （1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型 扫描仪安装： 硬件安
7、装 （1） （2） 安装驱动 （3） 安装扫描软件 OCR （4） 扫描图像 （5） 扫描文字 注 意： （1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高 19、光盘刻录机分为 CD-R 和 CD-RW。CD-R 只可刻录 CD-R 光盘 CD-RW 皆可刻录 性能指标： （1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性 步骤： （1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘 注意事项： （1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序 （6）不要操作面板按键（7）及时取出 20、投影仪 性能指标： （1）分辨率（2）亮度（3）对
8、比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7） 接口配置 操作： （1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪 注意： （1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆 常见问题： （1）RGB 端口无信号（2）无图像（3）图像偏色 21、摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成 操作步骤： （1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机 注意： （1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒 企业管理1、公司的特征： （1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人 2、有限责任公司注
9、册资本 3 万元，首次出资不得低于 20%，其余 2 年内缴足投资公司 5 年。股东 人数 50 人以下 货币出资额不得低于注册资本的 30% 股东会是最高权力机关。 一人有限责任公司注册资本 10 万元人民币 3、股份有限公司股东人数为 2200 人，注册资本 500 万元 发起人在 30 内举行创立大会 15 日内 发布通告 4、股东大会是股份有限公司的权力机构 5、不予受理专利条件： （1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化 所获的物质（5）违反法律 社会公德 专利权的条件： （1）新颖性（2）实用性（3）深刻性 专利权限 20 年 实用新型 外观设计 10
10、 年 6、商标特征： （1）专有性（2）时间性（3）地域性 商标权有效期 1 年 7、上市公司股本总额不得 5000 万，且连续 3 年盈利 持有 1000 元股票面值的股东在 1000 人以上 8、现代企业的特征： （1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学 企业管理本质是对人管理 现代企业文化特征： （1）独特性（2）普遍性（3）可塑性 会计六要素： （1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润 税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币 汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率
11、制度 信息与档案 1、信息的特征：客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性（通过一定媒介才可传播） 。开发 性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生） 2、信息种类： （1）按信息源划分自然信息和社会信息 （2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机 缩微品信息 （3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息 （4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息 （5）按来源分为横向纵向信息 （6）按工作作用划分额为预测 动态 反馈信息 3、信息搜集要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性 4、信息收集方法： （1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（
12、5）网络法（6）交换法 （7） 购置法 6、观察法简单 灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事 物实际状况的了解阅读法信息量大 涉及面广 适用性强 但有失真的可能 询问法灵活实用，信息价值大 但费时费力 规模小 问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证 网络法不受时间 地域限制，可获取广泛 迅速 时效性强的信息 交换法及时 适用 针对性强 省时购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力 7、信息形态： （1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态 8、秘书要经常查阅利用信息 筛选方法： （1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘
13、记（4）标记说明 筛选要求： （1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未 来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息 沟通基础1、沟通工作特点： （1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性 2、沟通类型： （1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通 3、秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通 4、网络沟通优势： （1）降低成本 提高效率（2）平等 即时性强（3）有安全感 制约性： （1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化 5、尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问
14、是有效沟通的关键 6、沟通目标： （1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境 7、与客户沟通原则： （1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户 8、横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈 备忘录 报告 9、横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表 达理解存在歧义 上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一 下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真 上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会 上行沟通作用： （1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的
15、损失（3）营造民主式管理氛 围（4）缓解工作压力 下行沟通策略： （1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启 用反馈（6）多介质组合 11、多介质组合是最简单最主要的方法 12、沟通重点： （1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体 13、危机认定： （1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4） 间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多 对策： （1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与 调查 会议善后1、需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件 2、立卷归档的意义：1） （ 是文件转为档案的重要步骤和基础 （2） 保持了历史联系， 便于查找利用（3） 保持了历史联系，反映了客观进程 （4）保护了文件的完整安全，便于保管利用 （5）保证了 工作的连续性，为档案工作奠定了基础 3、不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿 会议主要文件如领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单
