国外及香港秘书职业简介(同名9888)

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1、国外及香港秘书职业简介(多了解些)第一、美国的秘书职业 美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的资本主义国家。在美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验。 一、美国秘书的种类和职级 (一)美国秘书的分类 美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。美国劳工部 依照下述三个方面的标准对秘书进行了分类。 1.根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类 管理人员级别的高低，一是根据其管理的组织的规模大小、人数多少等因素确定，二 是根据其在组织中所具有的地位确定。

2、如果管理人员所管理的组织规模大、人数多，并且 担任正职主管，其级别相应的就高，为其服务的秘书的类别也相应的较高。按此标准，秘 书类别从低到高一共分为四类：LS-I级、LS-2级、LS-3级和LS-4级，简称“LS类。 1根据秘书所担任的职责大小进行分类 按此标准，秘书一共分为两类，即LR1级和LR-2级，简称“LR”类。LR-I级秘书是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员的总的指示精神，独立完成按照程序安排的办公 室正常工作，即主要从事事务服务工作。LR-2级秘书除了完成与LR1级秘书类似的正常工作之外，还要根据自己的知识、经验技能和判断能力主动完成一些较为复杂、难度较大 的工作任务。 3根据

3、秘书职位所规定的职务性质进行分类 按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。行政秘书是指在各类机关、 公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行 政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：类 是属于领导职位的秘书，如秘书长、公司秘书等，担任这类职位的人员已经不是一般意义 上的秘书，他们具有相当的权力，人数较少；另一类是般行政秘书，其主要职责和任务 是记录上司或者经理的口述，接答电话并转达上司，接待来访人员并安排与上司的约会，打印信函和文件，处理各种邮件，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，为上司查阅有关资料，代上司阅

4、读、签署、寄发某些信件，编辑核对文件，选购办公设备等。 专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后，对与从事行政事 务的行政秘书相对应，在各种具体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位，简称OT类。 (二)美国的专业秘书 美国的专业秘书主要有以下几类。 1法律秘书 指在美国司法机关、律师事务所、工商企业的法律部门作为法官或者律师个人助手的 秘书。这类秘书负责起草法律文件和相关的信函文件，如传票、诉状、向法院提交的申请等。所以，法律秘书应该懂得相关的法律，熟悉法律事务和相关的程序、名词术语，能够处理好法律文书，有的还

5、要求具有公证人资格，以便能签署公证。 一般从事法律秘书的人员，开始多是做速记员，待具有5年以上该专业工作经历，加入 全国法律秘书协会，再申请参加该协会组织的法律专业秘书人员考试，考试合格可以获得 合格证书，被授子“法律秘书”称号。这种考试较为严格，考试内容主要有书写、通信技能与知识、人际关系、法律术语和程序、法律秘书技能等。 职业法律秘书的薪金在秘书界是最高的，许多法律秘书由此可升为律师。 2医学秘书 指主要受聘于各类医院、医生个人、政府医疗保健部门、大公司的卫生部门、生活医药医疗用品的大公司、医学可(究机构和医药图书出版部门等处的秘书。这类秘书主要的职责和任务是：与病人预约就诊时间，办理病人

6、的就诊手续，为医生指定的就诊病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并负责归档整理，记录医疗u述，向病人收取医疗费用并负责结算，递送医疗账单，订购医疗器械、药品和材料等。有的还负责为病人保管病历、测量体温等工作。 医学秘书要具备良好的医德、较多的医学知识、医疗常识和丁作程序，并掌握会计、保险方面的知识和技能。要当名合格的医学秘书，可以到专门的培训学校学习。美国的医务助理协会没在芝加哥市，它通过考试发给合格人员合格证书。 3教育秘书 指主要受聘于各类教育机构和教授个人的秘书。其职责根据服务的对象不同而有较大的差异。如一个大学教授的秘书，要负责接答电话、起草信函，安排约会和活动日程，收集相关的专业书信

7、，整理各种学术会议上的文献，为教授准备讲义或者科研资料，制作图表、录音带、幻灯片等。一位大学教授往往得有两三名秘书，才能完成教学、科研任务。服务于中小学校的教育秘书，主要负责起草信函、备忘录、公告等，还要接收处理用于学生午餐、学校设备、学生活动等的经费。而地方性学院办公室的秘书人员，任务以整理材料、管理和复制文件、安排有关会议、接待参观者及与学生、教师、家长进行联系等为主。 美国的全国教育秘书协会是教育秘书自己的组织，隶属于全国教育协会。该协会为改善教育秘书的工作条件、增加薪金、保证退休福利、维护教育秘书的合法权益等有关事项而努力。 4通信秘书 指受聘于美国公司中专门担任文字处理事务的秘书。这

8、类秘书在执行职务时所需要的设施和技术都是高度专业化的，需要熟练使用现代化文字处理装置并具有相当的语言文字水平。美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员。 首席文字处理员属于中高级通信秘书，职责是操作各种文字处理装置，从复杂的信息源中制作和修订难度很大的各种文件，检索以往输人的各种原文、数据，领导低级文字处理员等。所以，他们除必须具备相当的业务能力外，还需要有一定的组织领导能力。 文字处理员属于低级通信秘书，职责是按照规定的时间和质量输入、编辑、修改、转送中等难度的打印文件，核对、编辑自己的文字工作等，也有的承担一般性的秘书事务。所以，他们除能操作文字处理设备外，还必须通晓本部

9、门技术性术语和本公司经营情况。 5技术秘书 指主要受聘于政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书，他们通常不是在办公室而是在实验室工作。技术秘书的职责主要是承担实验室事务性工作，具体工作任务除一般的秘书业务外，还包括从起草文稿到邮政事务的全部或者大部分对外联络工作，负责有关专业书籍的收藏、资料的收集、校对文稿、剪辑科技报告、准备工程报告等。技术秘书必须掌握专业需要的科学技术及数学、会计学、物理学等知识，熟悉工程技术术语，精通技术性口述的记录等。美国有专门的科学技术方面的秘书培训公司。 6财经秘书 指主要受聘于各类企业或者企业领导人，协助其管理财务的秘书。这类秘书一般

10、负责管理企业或者公司的资金，以及与企业或者公司有关的财务事项，有的还负责具雇主的私人财务。具体任务包括进行银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入的资金等。财经秘书必须具备丰富的金融和银行工作程序等知识。 (三)美国秘书的职级 在美国，对秘书职级的划分非常细密，不同职级的秘书，其任职资格、职责范围和工作报酬都有明确的规定。美国秘书统称“一般管理、文书、事务”职业大类，下分41个细类，其职级纵向分为215共14个等级，由低到高，技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合，招聘条件和薪金待遇也不一样。 美国行政管理学会在借鉴和综合美国劳工部秘书分类标准的基础上，兼顾了美国劳工 部进

11、行秘书分类时依据的管理人员级别、秘书职责大小及专业工作标准这三条分类标准， 又将一般的行政秘书分为三个级别，即“B级秘书”、“A级秘书”、 “经理秘书”，另外 还单设一类“法律秘书”。 1B级秘书 B级秘书的服务对象的级别相当于LS-1级至LS-2级，即小公司的管理人员或者大公司中的低层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务”，相当于LR-l级。工作任务大 致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。 2A级秘书 A级秘书的服务对象的级别近似于LS-3级，即中级管理人员，工作职责介于LR-1级至LR-2级之间，是“执行范围不定的秘书职

12、务”。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，具有中级以上的秘书工作和行政 工作技能。 3经理秘书 也称行政助理，其服务对象的级别相当于IS-4级，即高级行政首脑或者企事业单位中 的高层决策人员，工作职责近似于LR-2级，是“执行全部秘书和行政职务”的职位。工作任务要负责计划、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方 面的具体事务等。因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书和行政工作的高级技能。 可以看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体 的基层、中层和高层领导人配备

13、的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。至于另没的法律秘书则与OT类中的法律秘书相同，完全是从专业角度划分的。 二、美国秘书的职责和发展 (一)美国秘书的职责 美国秘书的职责范围比较广泛。按照美国职称辞典的解释，秘书是贯彻执行下列活动的人： 全面处理机关的或者公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行 政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将u述或者复制的记录信息译成文字； 处理上司约会并提醒其赴约； 接见到办公室来访的客人； 接电话和打电话； 处理上司重要私人邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。 综合美国秘书职业活动的

14、实际，秘书的工作范围可以大致归纳为三个方面： 一是指派性事务。即上司临时交办事务，包括誊写书信、草拟拍发电文、去银行存款取款、去图书馆查找资料、上司外出时为其订票等。 二是日常事务。即在没有指标或者监督情况下进行的工作，包括开启邮件、文件归档、接答电话、补充办公用品、管理保密材料、搜集有关资料等。 三是独创性工作。即发挥秘书的主动性，运用创造性的工作方法协助上司，如在上司询问之前完成某些工作，注意搜集信息以供上司决策时参考等。 上述三个方面中，秘书越能有效地完成指派性事务和日常事物，就越有充分的时间从 事独创性工作。这三个方面的工作范围，使美国秘书在工作中有较大自主性，在不违背上 司意图的情况

15、下，可以充分发挥个人的积极性与主动性，并创造性地做些工作范围之外的事务。 (二)美国秘书的发展 在美国，秘书有着良好的发展机会，对那些工作勤奋、认真负责，具有开拓创新精神的秘书，发展前景十分广阔。大公司可以提供给秘书可观的薪金和丰厚的福利，以及公司内部的稳定的晋升机会。在小公司，虽然秘书的薪金和福利不如大公司，但公司往往为秘书提供多方面的的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础。 美国秘书的发展往往十分注重以下方面。 1.通过学习提高素质 越来越多的领导都在尽力寻找那些既有广泛的人文科学知识，又拥有良好技能的秘 书。许多公司制定助学金计划，鼓励秘书接受继续教育，公司内部也对在职秘书进行有针对性的培训。美国秘书要想成长迅速，必须通过学习提高白身的综合素质，这样才会受到欢迎。 2通过实践提高技能 经理们十分强调秘书处理办公室