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1、高校档案管理创新及档案管理数字化问题 毕业论文是每个毕业生都要经过的一道门槛下面文书帮小编直接为大家送上档案管理毕业论文一篇大家可以参考一下哦 摘要：随着信息数字化急速成熟高校档案管理创新应当向数字化发展高校档案管理现代化与数字化是密不可分的 关键词：高校档案档案管理创新档案管理数字化 创新是一个民族进步的灵魂是一个国家兴旺发达的不竭动力要发展就要有创新档案事业也是如此高校档案管理只有不断创新才能使档案事业适应和服务于社会跟上当今和未来世界发展的步伐才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要 1档案信息时代发展的要求 首先数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制在任一地点、任一时
2、间只需有一台联网的电脑即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息美国经济学家迈克尔戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中面对浩如烟海的信息对人们来说信息已不再是一种稀缺的资源而是相对过剩稀缺的是人的注意力因此目前以网络为基础的新经济其实质就是“注意力经济”高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段同时可以提高档案的管理效率网上利用的开展将会使档案工作进入一个崭新的工作环境进入极好的良性循环之中 以往档案人员为开发档案资源为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少甚至平时查阅工作中可取消档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作其次使高校档案业
3、务工作变得方便、快捷、高效数字化档案信息使档案能及时归档尽快地提供利用平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件并注上处理意见年终归档时只需向档案馆移交一份分类组卷清单把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可从而使档案馆减少了档案数据录入工作 11高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果 首先高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案形成了大量的数字化档案信息计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案它以光盘、磁盘作为信息存储的载体向数字格式转变许多高等院校建立了校园网并
4、与教育科研网和国际互联网相连校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等计算机网络化管理的出现使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件即电子文件也就应运而生 12高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟 121通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caepcetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（China
5、GBnet）并均与国际互联网Internet接轨就全国高校来看1994年以来由于211工程和CERnet工程的促进很多高校纷纷着手建设校园网至1996年底已有220所高校建成校园网并连入CERNET800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件 132高校档案馆自动化建设初见成效 自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路自20世纪80年代后期以来高校档案馆自动化建设经过10多年的努力开发出数百个自动化专用软件许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自
6、动化管理自动化建设大大改善了档案馆的服务手段提高了服务质量和工作效率促进了各项标准的制定和完善尤其可喜的是计算机应用正在改变着档案人员的观念锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才数据库建设也具备了一定的规模所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证 2现在高校档案数字化、网络化存在的问题 21数字化、辅助管理方面存在的问题 事实上现有的高校档案工作计算机管理模式多数是建立在原有的手工管理模式基础上这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心工作对象不是档案信息而是纸张、塑胶等载体材料计算机的作用只是辅助人工管理档案实体而不是处理档案数据其结果是非但没代替手工管理工作而且是
7、大大的增加额外手工劳动的投入表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索不是针对具体的档案信息比如这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作常常须先手工做好著录或填写好手工目录后再往计算机中录入编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录以供展示或手工查阅其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生了关系它只为档案部门内部服务作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力 22高校档案馆网络化建设中存在的问题 221缺乏统一的网络化协调机构 由于受高校
8、管理体制和运行机制的影响不同的高校隶属不同的行政主管部门这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要但缺乏馆际合作的行动而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式无论是软硬件的购置还是数据库的建设都处于各自为政的低水平重复状态这不仅造成了人力物力的巨大浪费也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程 222标准化水平低 由于历史的原因高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路各个档案馆根据自己的经济实力和技术
9、条件选择硬件设备机型五花八门水平参差不齐目前研制出的不少档案馆系统应用软件都没有遵循相应国家标准功能单一、标准化水平低数据不完整致使大多数档案馆无主题标引共享性差而国家至今没有统一的发展规划和标准各馆的发展存在着很大盲目性这种状况发展下去势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患 223数据库建设滞后; 经过多年的努力高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库由于各个档案馆各自为政在建库过程中各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向主要表现在建库缺乏整体性数据库大多自建自用建成的数据库规模小标准化程度低类型单一而且大多处于低水平重复建设数据无规范化控制商业服务水平差大多数据库仅仅供本单位使用严重地影响了
10、数据库的利用率而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库缺少全文数据库和多媒体数据库无法满足用户的多种需求许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网但只能访问其主页根本无实质性的资源司共享 224经费保障率低 目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金目前高校档案馆的经费投入较少用于档案馆网络化建设的经费非常有限无法购置好的硬软件建立高起点的档案馆网络更谈不上对设备的及时更新目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍 3高校档案管理现代化的初步构想 31采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式;客户机/服务器结构
11、模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分如用户界面、商业逻缉和数据库并将这些部分交给多台机器（包括工作站、一个或多个服务器）分别执行共同实现整体应用用户在工作站（前台）看到的通常是用户界面当前台需要调用某些数据时工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求服务器即对此做出响应并把处理的结果返回给前台这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式不是指工作站、服务器等硬件结构系统它必须依赖网络
12、系统而存在并且充分利用了网络的资源优势但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统服务器作为信息集中处理和交换的中心硬件上选用市面上常见的高档微机即可 32档案信息的管理离不开数据库系统;数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上也就是说选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构还要支持分布式处理既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力又要有较强的安全控制能力同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBaseFoxBASEFoxPro等编写这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统它们无论在功能上安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要应该选择适用于多种操作系统多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行具有客户机/服务器结构的数据库管理系统如Ora鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等这些软件不仅具有上述功能特点而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库Web连接软件使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务
