企业档案管理讲座提纲

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1、 企业档案管理讲座提纲第一讲档案工作概述一、 什么是档案 在我们的日常生活中，对档案一词并不陌生，我们上学、工作、生活都离不开档案。但到底什么是档案，恐怕是有很多人说不上来的。大部分人都只知道人事档案、学籍档案等。其实，人事档案、学籍档案只是档案大家族中的一小部分，而且是很小的一部分。那么，档案到底是什么？他有什么特点呢？这就要从档案的定义来讲。（一）关于档案的定义和特点：关于档案的定义：目前有很多种，学术界还在争议，我们暂且不去深究。我们今天讲的档案定义，以档案法中的定义为准。这是国家从法律的角度，对实践中的档案的概括。档案法规定：本法所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事

2、政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从这个定义中我们可以看出，档案的内涵是人类在社会活动中直接形成的原始的历史记录，其外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。关于档案的特点：其特点主要表现在以下三个方面：1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。一方面要形成档案。如，口说无凭，立字为证。言而无文，行之不远；另一方面要利用原来的档案。档案是桥梁档案是纽带。档案是伴随社会实践自然而生的，是最为原始的历史记录。2、档案是文件有条件转化来的。档案与文件是处于不同阶段的同一事物。二者有联系，又有明显的区别。其联

3、系是文件是档案的前身是筛选、形成档案的基础；其区别是文件转化为档案是有条件的，并不是所有的文件都能转化为档案。文件的总量大于档案，档案是文件的精华。文件转化为档案的条件是：（1）办理完毕的文件；（2）对今后的工作和研究有查考利用价值；（3）按照一定规律保存起来的。3、档案来源广泛、内容丰富、形式多样。（二）档案的种类对档案科学的分类，是实行科学管理的基础。分类有严格意义上的逻辑分类，也有依据约定俗成的分类。由于人们认识问题的不同，依据的标准不同，对档案分类的结果也不同。如，依据产生和使用领域不同，可以将档案分为公务档案和私人档案；依据形成时间不同，可以将档案分为建国前档案，建国后档案等。但在目

4、前，档案界有一个约定俗成的分类标准。就是以档案内容为标准，同时考虑较为明显的不同的产生、使用领域，将档案分为文书档案、科技档案、专门档案和电子、声像档案、实物档案等五类。1、 文书档案。 也称党政档案、行政档案，是有机关、团体、企事业单位在领导和行政管理活动中形成的文件转化而来的档案材料。2、 科技档案。 其全称为科学技术档案，有的也称技术档案，是由生产技术应用于管理、基本建设、科学技术研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。3、 专门档案。 有的也称业务档案，是指在某项专门业务工作中形成的档案材料。4、 电子、声像档案。 是指在工作、管理活动中形

5、成的以光电形式存贮在特殊载体的历史记录。 5、实物档案。是指在工作、管理活动中形成的具有一定保存价值的实物。（三）、档案的作用与性质1、档案的作用。 人们为什么要保存档案，要精心呵护档案，是因为档案在人们的生活中有用性。这种有用性主要表现在以下五个方面：（1）、机关工作查考的依据；（2）、生产建设的资料；（3）、科学研究的基础和条件；（4）、政治斗争的必要手段；(5)、宣传教育的生动素材。2、档案作用的性质。档案的作用有很多，但从其实质上来看，档案有这些作用的本质是由以下两方面决定的。 （1）、档案是历史的真实凭证；档案之所以具有凭证性，是有其自身的形成规律和特点决定的。首先，从其产生过程看，

6、他是在社会活动中直接形成的，而非后人编造的，是客观的历史记录，具有最可靠的凭证性。其次，从其本身的物质形态看，它保留了真切的历史痕迹。 （2）、档案是第一手的参考材料。档案相对于图书、报刊资料来说，其记录的知识更直接、更原始，所以，称其为第一手资料。（四）、档案作用的规律目前，档案学者将档案作用的规律归纳为以下几个方面：1、 档案的作用总是由局部到整体，由当前到长远。2、 随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失。3、 随着时间的推移，档案的作用会有他的实际价值向科学价值、文化价值转变。4、 档案价值的发挥受一定条件的制约。包括：社会环境、社会档案意识、管理水平、技术条件等。二、什么是档

7、案工作档案工作有广义和狭义之分。广义的档案工作是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指具体的档案业务工作，也就是我们通常说的档案工作。是指档案室、档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，开发利用档案信息，为社会各项事业服务的工作。（一） 档案事业的构成1、 机关档案室工作。机关档案室是个泛称。我国从中央到地方的党政机关、企事业单位都建立有档案室。1983年印发的机关档案工作条例指出：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护及管理是真

8、实面貌的一项重要工作。机关档案工作条例规定机关档案室的工作任务是：第一、对本单位文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；第二、负责管理本单位的全部档案，积极提供利用，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累史料。第三、负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。档案法及其实施办法对机关档案工作规定：第一、贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作规章制度；第二、知道本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；第三、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交。根据机关档案室管理档案内容和形式的不同，可以分为如下几类：文书档案室、科技档案室、声像档案室、人事档案

9、室、综合档案室、联合档案室、档案信息中心等。2、 档案馆工作档案馆是党和国家的科学文化事业机构，使用就保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。近几年来，随着国家和科学技术的发展，档案馆的功能也在不断地完善。2000年提出了“两基地一中心”，2004年提出了“两基地两中心”，近两年又提出了“五位一体”建设。档案法实施办法规定档案馆承担下列任务：第一是收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；第二是对保存的档案严格按照规定整理和保管；第三是采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资料提供服务。我国的档案馆目前分为三大类：即综合性档案馆（如，中央档案馆、第一历史档案馆、

10、第二历史档案馆、各省市县档案馆）、专门性档案馆（如，照片档案馆、电影档案馆）、部门性档案馆（如，外交部档案馆、交通部档案馆，企业档案馆）。档案馆与机关档案室的联系和区别：一是性质不同。档案室是一个机关内部工作的组成部分，而档案馆则是整个国家、地区、或系统、专业的科学文化事业机构。二是所管理档案的范围不同。档案室是保管本单位的全部档案，档案馆则是保管本系统、本地区、本专业的档案。三是保管档案的期限不同。档案室是保管本单位形成的档案，按有关规定，到一定的期限，应向有关的档案馆移交或销毁。档案馆则是党和国家永久保管档案的基地。四是档案利用的范围不同。档案室一般不对外提供利用。档案馆则是对全社会提供利

11、用。3、 档案行政管理工作档案行政管理工作是以党和国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准绳，对全国以及地方档案工作进行统筹、规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理的最高机关是国家档案局，国家档案局是党和国务院的直属机构。各省市县的档案局是当地档案的行政管理部门，接受所在地人大的法律监督，接受所在地政府法制部门的业务指导，履行本行政区域内档案事业的行政管理职能，具有执法主体资格。4、 档案教育工作档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。目前的教育工作主要分院校教育和在职教育两个方面。5、 档案科学研

12、究工作档案科学研究工作是探索档案工作的真相、性质、规律的过程和活动。包括：档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究、和科学研究管理等。6、 档案宣传工作档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案保护和利用工作的过程和活动。7、 档案外事工作档案外事工作是国家档案事务中的重要组成部分，是发展档案事业的外部条件。（二）档案业务工作的内容按照我国档案工作的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为六个方面，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，简称“六个环节”1、档案的收集。 就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度

13、和专门的征集办法，把分散在机关和个人手中或散失在其他地方的档案，分别集中到各机关档案室或各级档案馆，实行集中统一管理，就是档案的收集。2、档案的整理。收集起来的档案文件来源广泛，说量很大，内容复杂，为改变这种状况，将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程，就是档案的整理。3、档案的鉴定。随着时间的推移和社会的发展，档案数量日益增多，而有的已经失去保管价值，为节省管理成本和管理负担，方便管理和利用，就要对其进行鉴别，挑选、去粗取精，这就是档案的鉴定。4、档案的保管。 由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。这就需

14、要人们采取一定的措施，尽可能地延长档案的寿命，妥善进行管理，这就是档案的保管。5、档案的统计。为科学的整理、鉴定、保管、利用档案，管理者就要做到心中有数，就要了解档案保管的一些基本情况，就需要对档案进行数量的登记、统计和分析研究，这就是档案的统计。6、档案的利用。保管档案的目的，就是为了发挥其作用。为此，档案部门在做好大量的基础工作的同时，还要通过各种方式和手段提供档案和有关资料为各项工作服务，这种直接满足社会各方面档案利用需要的工作，就是档案的利用。以上讲了档案工作的“六个环节”，现在，有的将其中的某些工作单列出来，叫做“八个环节”、“十个环节”也都有一定的道理。（一） 档案工作的性质中共中

15、央、国务院在1985年明确指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”。这一论断深刻地阐述了档案工作的性质和意义。我们可以从这一论断中看出，档案工作是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。1、 档案工作是一项管理性工作。从以上讲的档案工作的内容来看，档案工作实际上就是档案管理工作，这是其一。其二是就一个地区或一个机关的档案工作来说，他即使整个国家档案的一个组成部分，又是一个单位某项具体管理工作的一个环节。2、 档案工作是一项服务性工作。档案工作相对于其他工作来说，属于服务性工作，它通过管理和提供利用档案资料为各项工作服务，以实现其工作

16、目的是其他工作的条件和基础。3、 档案工作是一项政治性工作。档案工作的政治性主要表现在三个方面：（1）为一定的政治服务；（2）是一项机要工作；（3）是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。4、 档案工作是一项科学性工作。档案工作的科学性主要表现在三个方面：（1）是科学研究的先决条件；（2）本身具有科学性。5、 档案工作是一项文化性工作。档案工作的文化性主要由档案工作的管理对象档案所决定的。（二） 档案工作的基本原则档案法第五条作了规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。它的基本含义包括三个方面：1、 实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。其内容有三点，（1）