用友g6管理软件的总账系统资料

《用友g6管理软件的总账系统资料》由会员分享，可在线阅读，更多相关《用友g6管理软件的总账系统资料（151页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、1,第一章,用友管理软件的 总账系统,2,系统学习总账系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。 要求掌握总账系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法；掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。熟悉出纳管理的内容和处理方法。了解期末业务的内容和处理方法。,教学目的与要求,3,1.1 总账系统概述 1.2 总账系统初始化 1.3 日常业务处理 1.4 出纳管理 1.5 期末处理,4,1.1.1.总账系统的任务,总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助

2、账。,5,6.1.2.数据处理流程,手工方式下的数据处理流程,计算机方式下的数据处理流程,两种方式业务处理的对比,6,6.1.3总账系统与其他系统之间的传递关系,7,6.1.4 基本功能结构,8,6.2 总账系统初始化,系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。 总账初始设置的内容：设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。,9,使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。 第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利用建账向导完成初步账套参数设置。

3、进入总账系统窗口，可以通过“设置”菜单中的“选项”，设置与实际不符的各种参数。,6.2.1 启动总账系统,10,1.启动总账系统,方法：执行“开始”/“程序”/“G6-e财务管理系统/G6信息门户（或直接单击桌面上的“G6信息门户”），打开“注册总账”对话框 ，输入或选择相关的账套、会计年度、操作日期、用户名及其密码，单击“确定”按钮即可。,11,启动与注册,12,2.设置建账向导,第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利建 账向导完成初步账套参数设置。,在“建账向导”对话框中，一定要认真设置“往来控制方式”，否则一旦设定好年中不能再随意修改。,13,3.设置总账系统选项,系统启用后，如

4、果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。 在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包含“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。,14,设置总账控制参数,15,账簿选项示意图,16,“凭证”选项卡 制单控制 凭证控制 凭证编号方式 外币核算 预算控制 客户及供应商往来款项,选择“凭证审核控制到操作员”后，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。,17,包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细

5、账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。,选中“明细账查询权限控制到科目”后，还应通过“明细权限”去设置相应的明细科目查询权限。,“账簿”选项卡,注意,18,系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。此处只需用户选择“启用日期”。,总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 录入汇率后不能修改总账启用日期。 已录入期初余额，不能修改总账启用日期。 已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统 中已制单的月份不能修改启用日期。 新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。,“会计日历”选项卡,注意,19,包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。,账套名

6、称、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可以到“系统管理”窗口中修改。,“其他”选项卡,注意,20,6.2.2 设置会计科目,各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。,注意,21,1.增加会计科目,22,增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。 非末级会计科目不能再修改科目编码。,注意,23,设置基础数据（建立会计科目增加明细科目）,1,2,3,4,24,2.修改会计科目,如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计

7、科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。,25,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 被封存的科目在制单时不可以使用。 只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。 只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。,26,设置基础数据（建立会计科目修改会计科目）,1,2,3,修改需要修改的内容,4,27,3.删除会计科目,如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。,删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。 已有数据的会计科目，应先将

8、该科目及其下级科目余额清零后再删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,注意,28,设置基础数据（建立会计科目删除会计科目）,1,2,3,29,4.指定会计科目,指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。,现金科目要设为日记账。 银行存款科目要设为银行账和日记账。,30,设置基础数据（建立会计科目指定会计科目）,1,2,选定科目后点击 按钮,3,会显示指定科目的状态,31,5.设置会计科目辅助项目,一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助

9、明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。,注意,32,管理费用应设成部门核算。 生产成本设成项目核算。 应收账款设成客户往来核算。 应付账款设成供应商往来核算。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。,33,6.2.3 设置外币及汇率,汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。,34,使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。 使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入

10、当天的记账汇率。 “外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。 “外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。,35,设置基础数据（设置外币及汇率）,1,2,输入相应信息,3,4,输入汇率,36,6.2.4 设置凭证类别,系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。,37,限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。 填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。 可以通

11、过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。,注意,38,设置基础数据（设置凭证类别）,1,2,3,输入信息,4,39,6.2.5 设置结算方式,该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。,40,必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。 结算方式的录入内容必须唯一。 票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。 结算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。,41,6.2.6 设置分类定义,设置分类定义主要包括定义客户分类和供应商分类两部分。,注意,客

12、户及供应商分类编码必须唯一。 客户及供应商分类的编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。,42,6.2.7 设置编码档案,设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案五部分。,43,1. 部门档案,部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。,部门编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。 若在设置部门档案时还未设置职员档案，则应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置部门负责人。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,注意,44,基础设置（部门档案）,1,2,3,输入部门信息,4,45,2. 职员

13、档案,设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。,全部职员档案均录入后，必须增加新的空白行后才能保存。否则，最后一个职员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。 输入职员档案完毕后，需返回到“部门档案”中，通过“修改”功能补充设置负责人资料。,46,基础设置（职员档案）,1,2,3,注：必须选择部门,填写人员信息,4,47,设置基础数据（设置项目目录定义项目目录）,1,2,3,4,5,48,1.录入基本科目余额,在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如

14、果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。,49,如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。 非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。 出现红字余额用负号输入。 修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。 凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,注意,50,2.录入个人往来科目余额,如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。,只要求录

15、入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。 借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。 如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。,注意,51,3.录入项目科目余额,如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。,52,4.录入单位往来科目余额,如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。,如果使用应收应付系统，则应到应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这

16、些科目的总余额，然后总账与应收应付系统余额对账。 若使用应收应付系统，往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。,注意,53,5.调整余额方向,在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整。,总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。 余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。,注意,54,6.试算平衡,期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。,55,6.2.9 设置明细权限,操作员权限已在“操作员权限设置”中进行了设置，“设置明细权限”功能主要用于对某一功能权限的进一步细化