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1、文件控制程序前言本标准附录A至附录F为规范性附录。本标准由公司“三大体系”贯标认证工作领导小组提出。本标准由公司“三大体系”文件编写工作小组归口。本标准起草单位：公司办公室。本标准主要起草人：本标准于2005年 月首次发布。1 范围本标准规定了公司文件的管理、使用和控制要求，包括法律、法规及其他要求和其他有关适用的外来文件。本标准适用于公司“三大体系”文件控制和管理工作。2 引用标准Q/ G05.02-2005记录控制程序Q/G05.03-2005交流、沟通与协商程序Q/ G05.05-2005档案管理办法3 职责3.1 公司办公室负责本程序的编写、修订和组织实施。负责接收文件专控部门传递的文
2、件的有效信息，及时发布文件的控制信息，并具体负责行政公文、政策性文件、和与业务相关的法律、法规及其他要求等方面文件的收集和管理。3.2 文件专控部门应掌握文件生效、失效信息，并及时传递公司办公室。3.3 贯标认证办公室负责质量、环境和职业健康安全管理体系标准类文件的收集和管理。3.3 工程技术部负责生产工艺技术文件、标准、规范等文件的收集和管理。3.4 技术监督部负责施工生产过程中质量、安全技术标准、有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。3.5 物资设备部负责物资采购计划、合同、标准、设备及有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。3.6
3、 经营计划部负责经营合同、计划、统计及招投标中法律、法规等文件的收集和管理。3.7 劳动人事部负责人力资源、职工培训及其业务相关的环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。3.8武装保卫处负责消防和治安等有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。3.9 房地产管理部门、生活服务部、工会、财务部等部门负责其业务相关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。3.10工程公司（厂）依据建设公司文件收集和管理，分工负责文件管理工作。3.11 两级公司项目部指定专人负责本项目部文件管理工作，其中，施工（生产）资料由项目部工程部门指定专
4、兼职资料员负责管理。3.12 各级单位及部门配备专兼职文件管理人员（文书、资料员）负责文件的具体管理工作。4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 管理类文件：质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、管理类作业指导书、工作标准、项目管理实施计划、质量计划、环保及职业健康安全管理方案、行政公文、政策性文件、合同、外来有关适用的法律、法规和其他要求。4.1.2 技术类文件：技术类作业指导书、技术方案、技术交底、施工组织设计、技术核定、检验验收规程及外来的技术标准、规范、图纸等。4.2 文件拟稿文件由业务主管或牵头部门负责拟稿，并填写文件审批单(附录A)中的相关内容，必要时，组织相关业务部门会签。
5、文件拟稿应符合国家、地方政府和公司有关文件的规定。4.3 文件审批4.3.1 建设公司编制的质量、环境和职业健康安全管理手册、工作标准由管理者代表审核，总经理批准；程序文件、管理类作业指导书由管理者代表批准；合同文件由总经理及其授权人员批准；其它文件由主管领导批准。4.3.2 工程公司（厂）编制的文件参照上条规定审批，其中管理类作业指导书应先行向建设公司贯标认证办公室提出编制文件的请示并获批准后，再进行相应的拟稿、审批工作。4.3.3 工程项目（产品）管理实施计划、项目质量计划、环境及职业健康安全管理方案由项目总工（技术负责人）组织编制，报上级技术管理部门审核，项目部经理签发。项目部编制的作业
6、设计、技术方案、技术交底等技术类文件由项目技术负责人审批。4.3.4 设计变更在实施之前应由项目技术负责人批准。4.4 文件标识4.4.1 文件编号方法4.4.1.1 公司各级管理类标准、制度、技术类文件及工作标准：Q/XX X XXXXXXXX 批准年份 部门标准顺序号 业务主管部门代号 文件类别代号 单位简称代号 企业标准、制度代号 注：a) 单位简称代号：项目部简称：b) 文件类别代号：管理标准G； 技术标准J；工作标准Z。c) 业务主管部门代号：贯标认证办公室01； 工程技术部02； 技术监督部03；物资设备部04； 公司办公室05； 经营计划部06；劳动人事部07； 武装保卫处08；
7、 房地产管理处09； 基地管理处10； 生活服务部11； 财务部12；审计部13； 劳动保险部14； 债权债务管理中心15；企划部16； 路桥工程部17； 计划生育办公室18；再就业服务中心19。党委办公室21； 组织部22； 宣传部23；工 会24； 纪 委25； 团 委26； 机关党委 27。4.4.1.2 行政公文单位名称代字+业务部门代字+批准年份+单位当年文件顺序号4.4.2 文件发布前，由文件主管部门负责在文件编写登记表(附录B)中登记，需要编号时，按本程序4.4.1条款进行编号。4.4.3 失效或作废的与质量、环境和职业健康安全管理有关的文件要从使用场所及时撤出另存，需留用的要加
8、盖作废、留用标识。因存档或合同要求不允许加盖标识的可以不加盖相应的标识，但要确保从使用场所撤出失效或作废的文件。4.5 文件发放4.5.1 文件发放前应填写文件发放登记表(附录C)，经单位(部门)负责人批准后生效，确保对质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行起重要作用的场所得到并使用现行有效版本的文件。4.5.2 下级单位及部门制定的规章制度类文件应报上一级单位的系统主管部门备案。4.6 文件接收各部门建立文件接收登记表(附录F)，及时登录接收到的文件，并动态管理持有文件的有效信息。如文件类别较多时，可分类登记。 4.7 文件更改4.7.1 文件管理和使用者可以提出文件更改申请，由申请人填写
9、文件更改申请单(附录D)，经文件主管部门组织相关业务部门评审同意后，按本程序4.3条款规定履行审批手续。4.7.2 文件更改内容较多时，可采取换版或换页方式；文件更改内容较少时，可采取局部修改或划改方式。4.7.3 更改申请批准后，由文件主管部门下发更改通知，相关人员依据通知要求进行更改和标识。管理体系类文件更改要填写文件修改记录表(附录E)。4.7.4 文件更改后，与更改内容有关的其它文件也应随之更改，保持文件的一致性。4.8 文件评审文件主管部门在管理评审时提出文件评审要求，相关部门对本部门发布的文件进行评审，由授权人确认文件的适宜性，必要时予以修改或更新。4.9法律、法规和其他要求4.9
10、.1职能部门负责获取和识别与其业务相关的法律、法规和其他要求，及时将其有效信息传递至公司办公室。4.9.2法律、法规和其他要求获取方式：专业报刊、网站、专业出版社、国家有关主管部门等渠道。4.9.3工会负责组织环境和职业健康安全法律、法规及其他要求等文件的宣传和贯彻工作。4.9.4劳动人事部负责环境和职业健康安全法律、法规及其他要求等文件的培训工作。4.9.5各单位应遵循已确认的环境和职业健康安全法律、法规和其他要求；4.10 其他文件4.10.1 部门收到的上级部门文件或会议带回文件，要及时交本单位文件组织实施部门，由文件组织实施部门填入文件接收登记表中，按有关规定处理。4.10.2外来文件
11、经文件组织实施部门负责人识别其有效、适用后，填入文件接收登记表中，分发时应有记录。4.11文件回收4.11.1 人员调出时，应将持有文件填写文件接收登记表后，送交部门负责人指定人员接收。4.11.2 工程项目完工后，项目部依照档案管理办法，将文件整理、立卷，移交本单位档案室。4.12 文件销毁和留用对于失效、作废文件应列出文件销毁清单，报文件主管部门批准后予以销毁，若需留作参考，须书面请示文件主管部门，并另行登记、保存。5 报告和记录5.1 文件审批单 附录A5.2 文件编写登记表 附录B5.3 文件发放登记表 附录C5.4 文件更改申请单 附录D5.5 文件修改记录表 附录E5.6 文件接收登记表 附录F5.7 信息传递报告单 引用5.8 文件和记录移交（接收）登记表 引用5.9 文件和记录销毁登记表 引用附录A文 件 审 批 单编号：G05.01-01( )签发 时间审核 时间会签单位会签意见/会签人（时间）拟 稿 单 位拟稿人（时间）核稿人（时间）密级文号份数标题抄送主送主题词10附录B文 件 编 写 登 记 表编制单位： 编号：G05.01-02( ) 编发时间文 号文 件 标 题份数备 注 附录C文 件 发 放 登 记 表编制单位： 编号：G
