《职位说明书培训》PPT课件

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1、职位描述的原则与方法职位描述的原则与方法 20092009年年2 2月月4 4日日 迟少强迟少强 此报告仅供客户内部使用。未经书面许可，其他任何 机构不得擅自传阅、引用或复制机密机密- 2 - 目目 录录 一、职位说明书的作用一、职位说明书的作用二、职位描述的方法二、职位描述的方法三、职位分析三、职位分析- 3 -对某特定的工作作出明确规定，并确定完成这一工作对某特定的工作作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程。所需要的知识技能等资格条件的过程。什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISIONVISION愿景愿景STRATEGY

2、STRATEGY战略战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCECRITICALSUCCESS FACTORSSS FACTORS 关键成功关键成功要素要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位分析及职位说明书能够把组织实现战略的 职责职责落实到具体组织成员落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。职位说明书的作用职位说明书的作用- 4 -Career/Succession Career/Succession Planner Planner 职业职业/ /发展计划者发展计划者Job

3、 AnalysisJob Analysis职位分析职位分析- - a process of under-a process of under-standing jobsstanding jobs了解职位的流程了解职位的流程TrainerTrainer培训师培训师AppraiserAppraiser评估人评估人 JobholderJobholder任职人任职人Organization PlannerOrganization Planner组织计划者组织计划者Line ManagerLine Manager直线经理直线经理Job EvaluatorJob Evaluator职位评估人职位评估人Re

4、cruiterRecruiter招聘人招聘人职位说明书的作用职位说明书的作用谁需要它？谁需要它？- 5 -职位说明的应用职位说明的应用- 6 - 目目 录录 一、职位说明书的作用一、职位说明书的作用二、职位描述的方法二、职位描述的方法三、职位分析三、职位分析- 7 -工作分析的研究对象v1、工作的输出特征： v*一个工作的输出（产品、劳务）是什么？v*它与组织内的其他输出有什么联系和区别？- 8 -v2、工作的输入特征： v* 一个工作对工作执行人员的资格要求（知识、经验、机能等）是什么？v*使用什么设备和材料？v*需要运用什么其他非人力的资源？ 工作分析的研究对象- 9 -v3、工作的转换特

5、征：v*一个工作的输入是如何转化为输出的？v*转化在程序、技术和方法是怎样的？v*人和设备之间的职能是如何分配的？v*在转化过程着，人的活动、行为和联系有哪些？工作分析的研究对象- 10 -v4、工作的关联性特征：v*这个工作在组织中的位置是什么？v*工作的责任和权利是什么？v*工作对人的体力和精力有什么要求？v*工作执行的时限是什么？v*适用该工作的规章制度制度和法律有哪些？工作分析的研究对象- 11 -工作分析的结果工作分析的结果职位说明书职位说明书基本信息（1）职位名称； （2）所属部门；（3）直接上级；（4）工资等级； （5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数； （8）工作性质。

6、工作描述工作使命工作活动内容；权重（或时间）百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明- 12 -任职资格说明 最低学历； 所需培训的时间和科目； 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。 一般能力 兴趣爱好 个性特征 性别、年龄特征。 体能要求： 精神紧张程度 体力消耗大小。工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度工作分析的结果工作分析的结果职位说明书职位说明书- 13 -职位描述的内容职位描述的内容基础信息基础信息职位使命职位使命 这个职位

7、为什么要存在这个职位为什么要存在? ?职位范围职位范围对下列的描述对下列的描述 : :工作是如何进行的工作是如何进行的? (? (工作环境工作环境/ /组织结构组织结构) )为满足主要的职位职责为满足主要的职位职责, ,需要涉及到哪些方面需要涉及到哪些方面? ?- 14 -职位描述的内容职位描述的内容职位的主要应负责任职位的主要应负责任 需要从职位任职者那里得到的需要从职位任职者那里得到的最终结果最终结果的罗列的罗列衡量指标（衡量指标（KPIKPI） 做一些统计做一些统计, ,以便用来描述被这个职位所影响的行动的深度和广度以便用来描述被这个职位所影响的行动的深度和广度组织结构组织结构 职位的工

8、作关系职位的工作关系素质素质/ /技能要求技能要求 任职者的资格要求任职者的资格要求- 15 -职位的基础信息职位的基础信息v 职位名称职位名称v 职位所属部门（大部门，小部门）职位所属部门（大部门，小部门）v 职位类型职位类型v 职位薪酬职位薪酬v 拟定人（该职位的直接主管或最了解该职位的人）拟定人（该职位的直接主管或最了解该职位的人）拟定人（该职位的直接主管或最了解该职位的人）拟定人（该职位的直接主管或最了解该职位的人）v 审核人（该职位的间接主管或该职位的直接主管）审核人（该职位的间接主管或该职位的直接主管）审核人（该职位的间接主管或该职位的直接主管）审核人（该职位的间接主管或该职位的直

9、接主管）v 审批（人力资源管理委员会）审批（人力资源管理委员会）v 生效日期生效日期v 评审代表签字评审代表签字- 16 -职位使命职位使命v对一个职位所期望达到对一个职位所期望达到“什么什么”及及“如何达到如何达到”的简短准确的简短准确的表述。的表述。v一般只有一般只有1-2句话。（在组织中仅有少数职位的目的需要很句话。（在组织中仅有少数职位的目的需要很多句话，也就是那些有多句话，也就是那些有“多种职务角色多种职务角色”的职位）的职位）v这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？v该职位对组织的该职位对组织的独一无二独一无二的贡献是什么？的贡献是什么？v

10、到底我们为什么需要这个职位？到底我们为什么需要这个职位？- 17 -职位使命（举例）职位使命（举例）v销售管理部门负责人销售管理部门负责人v配合市场及利润策略，计划、指导及控制销售部门配合市场及利润策略，计划、指导及控制销售部门，确保确保实现全世界范围内所有产品的销售目标。实现全世界范围内所有产品的销售目标。- 18 -职位的范围大小职位的范围大小v获得对职位有直接或间接影响的定量描述获得对职位有直接或间接影响的定量描述v了解职位的本质与范围了解职位的本质与范围v显示与工作相关联的活动的范围显示与工作相关联的活动的范围- 19 -职位的范围大小职位的范围大小v以数字的形式进行概括（大部分为财务

11、方面），以数字的形式进行概括（大部分为财务方面），例如：例如：u年度预算年度预算u年度花费年度花费u运营成本运营成本u年度销售额年度销售额u年度净收入年度净收入 经济性指标经济性指标u下属的数量（直接与间接）下属的数量（直接与间接）u下属的类型（管理、专业、技术或操作类）下属的类型（管理、专业、技术或操作类） 非经济性指标非经济性指标- 20 -主要应负责任主要应负责任着重于职位所需的职位贡献与最终结果着重于职位所需的职位贡献与最终结果v它回答以下问题：它回答以下问题：为实现该职位目的，要在哪些主要领域获得最终结果？为实现该职位目的，要在哪些主要领域获得最终结果？v应负责任：应负责任：全面的，

12、综合的注重结果不受时间影响清晰的可衡量的体现职位特点的，与职位有关- 21 -主要责任（格式）主要责任（格式）期望的最终结果期望的最终结果通过行动而实现通过行动而实现主要活动主要活动期望“什么样”的结果“如何”达到（行为动词+目标）- 22 -最终结果与具体行为的比较最终结果与具体行为的比较v最终结果最终结果v是里程碑式的，发生在特是里程碑式的，发生在特 定的时间内定的时间内v是任职者的输出是任职者的输出v是最终结果其本身是最终结果其本身v具体行为具体行为v是任职者大部分时间做的事是任职者大部分时间做的事v是任职者的输入是任职者的输入v是达成最终结果的手段是达成最终结果的手段- 23 -职务说

13、明书编写注意事项v职责描述句式规范v 一份好的岗位说明书包含了准确描述一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么需要做什么”的以的以动词开头动词开头的语句，如的语句，如：可用可用“起起草草”、“审核审核”、“执行执行”、“指导指导”等具体动词的，尽量避免用等具体动词的，尽量避免用“负责负责”等笼统的词。等笼统的词。v 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用用“管理管理”、“监控监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。例如：等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。例如：职责描述

14、语句通常包含的内容职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示： 期望的最终结果期望的最终结果主要活动主要活动制定信息服务计划制定信息服务计划通过了解组织的业务需求，同时与通过了解组织的业务需求，同时与信息技术研发保持同步信息技术研发保持同步提供硬件设备提供硬件设备通过预测硬件能力需求及在设备安通过预测硬件能力需求及在设备安装方面指导下属装方面指导下属提供软件解决方案提供软件解决方案通过与直线经理召开会议以了解他通过与直线经理召开会议以了解他们及直线下属在软件解决方案设计们及直线下属在软件解决方案设计方面的需求。方面的需求。最大限度使用信息技术提高生产率最大限度使用信

15、息技术提高生产率 通过为所有员工准备和进行信息技通过为所有员工准备和进行信息技术培训术培训关键的应付责任（举例）关键的应付责任（举例）- 25 -注意事项v职责条目确定岗位岗位长期长期及及经常性经常性的工作的工作, ,而不是短期或临时性工作而不是短期或临时性工作按照岗位职责的按照岗位职责的重要性重要性顺序填写顺序填写, ,重要的职责填写在前面重要的职责填写在前面除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%5%。未被逐条详细描述的。未被逐条详细描述的“其它其它”职责所占用的时间一般不超过该职责所占用的时间一般不超过该岗位

16、完成所有职责工作时间的岗位完成所有职责工作时间的10%10%。 紧紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。个小标题下做概要描述。 - 26 -常用动词举例v职责说明动词举例v v决策或设定目标v批准批准 指导指导授权授权建立建立制订制订v规划规划 决定决定准备准备预备预备发展发展v 执行管理v达成达成 增进增进评估评估建立建立赢得赢得v评定评定 吸引吸引限制限制确保确保维护维护v评估评

17、估 衡量衡量监控监控取得取得认同认同审核审核找出找出v设定设定 执行执行指明指明改善改善标准化标准化v 专业与支援v分析分析 辨明辨明界定界定建议建议提议提议促使促使v建议建议 预测预测协调协调解释解释支援支援v 特定性或基层工作v检查检查 检验检验执行执行履行履行对照对照提出提出分配分配v处理处理 收集收集汇集汇集生产生产制造制造分发分发进行进行v提供提供 获得获得提交提交操作操作执行执行供应供应v 一般性v管理管理 联系联系协助协助控制控制监督监督协调协调- 27 -关键衡量标准关键衡量标准v “职位的产出职位的产出”可以衡量任职者在职位上如何有效可以衡量任职者在职位上如何有效地体现绩效地

18、体现绩效v 可以是定量的，也可以是定性的可以是定量的，也可以是定性的v 名词，而非形容词名词，而非形容词v 着重于最主要的绩效标准着重于最主要的绩效标准vSMART原则原则- 28 -职位组织结构图职位组织结构图 直接主管直接主管本职位本职位同僚同僚直接下属直接下属- 29 -任职者的资格条件任职者的资格条件v学历与专业学历与专业学历学历/ /专业资格要求专业资格要求某领域的技术经验某领域的技术经验v工作经验工作经验与本职位工作相关的与本职位工作相关的工作的内容工作的内容工作的时间工作的时间v知识与技能知识与技能要胜任本职位应掌握的知识要胜任本职位应掌握的知识要胜任本职位应具备的技能要胜任本职

19、位应具备的技能v素质（个性或行为）素质（个性或行为）在本职位所需达到的最低水平要求在本职位所需达到的最低水平要求对任职者内在特征、品质和行为方式的要求对任职者内在特征、品质和行为方式的要求是本职位所需达到的最低要求而不是理想要求是本职位所需达到的最低要求而不是理想要求：现实可操作并具体明确现实可操作并具体明确- 30 - 目目 录录 一、职位说明书的作用一、职位说明书的作用二、职位描述的方法二、职位描述的方法三、职位分析三、职位分析- 31 -职位信息分析职位信息分析分析信息分析信息分析信息分析信息分析工作名称分析工作名称分析工作名称分析工作名称分析工作规范分析工作规范分析工作规范分析工作规范

20、分析工作环境分析工作环境分析工作环境分析工作环境分析工作执行分析工作执行分析工作执行分析工作执行人员的必备条件人员的必备条件人员的必备条件人员的必备条件工作任务工作任务工作任务工作任务工作责任工作责任工作责任工作责任工作关系工作关系工作关系工作关系劳动强度劳动强度劳动强度劳动强度知识知识知识知识经验经验经验经验操作能力操作能力操作能力操作能力心理素质心理素质心理素质心理素质 工作的中心任务工作的中心任务工作的中心任务工作的中心任务; ;工作内容工作内容工作内容工作内容; ;工作的独立工作的独立工作的独立工作的独立性和多样化程序性和多样化程序性和多样化程序性和多样化程序; ;使用的材料和设备使用

21、的材料和设备使用的材料和设备使用的材料和设备; ;其他其他其他其他 尽可能采用定量的方式来确定责任和任尽可能采用定量的方式来确定责任和任尽可能采用定量的方式来确定责任和任尽可能采用定量的方式来确定责任和任务务务务 此工作制约哪些工作此工作制约哪些工作此工作制约哪些工作此工作制约哪些工作; ;受哪些工作制约受哪些工作制约受哪些工作制约受哪些工作制约; ;相关工作的协调关系相关工作的协调关系相关工作的协调关系相关工作的协调关系; ;在哪些工作范围内在哪些工作范围内在哪些工作范围内在哪些工作范围内升迁或调换升迁或调换升迁或调换升迁或调换 劳动的定额劳动的定额劳动的定额劳动的定额; ;不合格率不合格率

22、不合格率不合格率; ;工作循环同期工作循环同期工作循环同期工作循环同期; ;工工工工作折算基准作折算基准作折算基准作折算基准 学历的最低要求学历的最低要求学历的最低要求学历的最低要求; ;操作技能及有关技术理操作技能及有关技术理操作技能及有关技术理操作技能及有关技术理论的最低要求论的最低要求论的最低要求论的最低要求; ;对政策、法令、工作准则对政策、法令、工作准则对政策、法令、工作准则对政策、法令、工作准则的通晓程度的通晓程度的通晓程度的通晓程度 执行人员过去从事同类工作的时间与业执行人员过去从事同类工作的时间与业执行人员过去从事同类工作的时间与业执行人员过去从事同类工作的时间与业绩；专业培训

23、；工作中的实际能力绩；专业培训；工作中的实际能力绩；专业培训；工作中的实际能力绩；专业培训；工作中的实际能力 决策能力；创造能力；组织能力决策能力；创造能力；组织能力决策能力；创造能力；组织能力决策能力；创造能力；组织能力 体能；认识能力（注意力、记忆力、思体能；认识能力（注意力、记忆力、思体能；认识能力（注意力、记忆力、思体能；认识能力（注意力、记忆力、思维力等）；人格特征（主动性、责任感、维力等）；人格特征（主动性、责任感、维力等）；人格特征（主动性、责任感、维力等）；人格特征（主动性、责任感、支配性等）支配性等）支配性等）支配性等）- 32 -任职者与职位任职者与职位 “职位描述职位描述

24、”所反映的是职位本身，而非任职者，面向任所反映的是职位本身，而非任职者，面向任务，而不是面向人务，而不是面向人 任职者的个人素质可能会影响在职位中要作什么和怎样做任职者的个人素质可能会影响在职位中要作什么和怎样做 当任职者改变，该职位可能需要重新定义，反映新任职者当任职者改变，该职位可能需要重新定义，反映新任职者的工作的工作 只要机构的使命没有改变，需要完成的工作是一样的只要机构的使命没有改变，需要完成的工作是一样的- 33 -机构与职位机构与职位要了解职位，先要了解环绕该职位的组织要了解职位，先要了解环绕该职位的组织 职位不是孤立的职位不是孤立的 组织架构的基本单位组织架构的基本单位 属于组

25、织属于组织 重视结果重视结果 动态的动态的 任职者正从事的任务及活动组合任职者正从事的任务及活动组合- 34 -职位信息的来源职位信息的来源 原有的职位说明书原有的职位说明书 职位设计者职位设计者 人事分析人员的知识和了解人事分析人员的知识和了解 任职者任职者 任职者的上司或下属任职者的上司或下属- 35 -对职位的描述对职位的描述 分析而非罗列分析而非罗列 针对的是职位而非人针对的是职位而非人 事实而非判断事实而非判断 职位的目前情况职位的目前情况您分析的是岗位您分析的是岗位, , 而不是岗位上的任职者而不是岗位上的任职者v“这个岗位应该达到什么产出？这个岗位应该达到什么产出？”- 36 -学习与共勉学习与共勉“ “ 积力之所举，则无不胜也，积力之所举，则无不胜也， 众智之所为，则无不成也。众智之所为，则无不成也。” 汉、刘安汉、刘安淮南子淮南子