电子公文处理课堂PPT

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1、电子化公文实践电子化公文实践重庆市政府办公厅电子政务技术中心重庆市政府办公厅电子政务技术中心胡力胡力1 1介绍的主要内容介绍的主要内容一、电子公文的内涵一、电子公文的内涵 二、公文工作体系环境巨变二、公文工作体系环境巨变 三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍 四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成 五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略 六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理 七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施2 2一、一、电子公文的内涵电子公文的内涵（一）电子公文与核心要素（一）电子公文与核心要素1、什么是电子公文？什么是电子公

2、文？ 是文档表现的磁、光载体？是文档表现的磁、光载体？ 是生成文件的工具决定的技能？是生成文件的工具决定的技能？2 2、一种更全面的说法、一种更全面的说法 应应用用现现代代信信息息和和通通信信技技术术，将将公公文文工工作作通通过过计计算算机机网网络络进进行行集集成成，超超越越时时间间和和空空间间及及部部门门之之间间的的分分隔隔限限制制，实实现现公公文文工工作作体体系系的的优优化化重重组组。简简单单地地说说就就是是借助电子信息技术而进行的公文活动借助电子信息技术而进行的公文活动。3 3、重点是、重点是 电子公文是一种工作体系。电子公文是一种工作体系。 3 3一、一、电子公文的内涵电子公文的内涵电

3、子公文需要把握三点核心要素：电子公文需要把握三点核心要素：1 1、对象数字化、对象数字化 公文涉及的公文涉及的“全部全部”、“所有所有”事务的对象数字事务的对象数字化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。 不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公文登记本等辅助管理信息。文登记本等辅助管理信息。 电子公文是公文的数字化生存。电子公文是公文的数字化生存。2 2、过程网络化、过程网络化 公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部要通过计算机

4、网络实现，工作责任传递的方式，全部要通过计算机网络实现，工作联系方式的全部网络化转换。工作联系方式的全部网络化转换。3 3、工作整体性、工作整体性 在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。 4 4一、一、电子公文的内涵电子公文的内涵（二）电子公文从名变到实变素（二）电子公文从名变到实变素 近近3-53-5来出现的提法，经历从名词变化到实质改变来出现的提法，经历从名词变化

5、到实质改变的过程的过程1 1、办公自动化、办公自动化 文字处理的工具，文字处理的工具， 解决手工工作效率问题，解决手工工作效率问题， 一项技能。一项技能。2 2、公文管理、公文管理 对标题、目录或部分公文项的处理，对标题、目录或部分公文项的处理， 以计算机以计算机“做做”管理为主。管理为主。3 3、信息共享、信息共享 如全文查询，简单的公文传输等，如全文查询，简单的公文传输等， 分别作用在公文处理的各个层面上。分别作用在公文处理的各个层面上。 以上可称之为前电子公文阶段以上可称之为前电子公文阶段 5 5一、一、电子公文的内涵电子公文的内涵（二）电子公文从名变到实变（二）电子公文从名变到实变4

6、4、前电子公文的特点、前电子公文的特点 辅助手工工作的工具，辅助手工工作的工具， 辅助管理工作的工具，辅助管理工作的工具， 局部孤立的应用，局部孤立的应用， 作用在公文处理工作外围，作用在公文处理工作外围， 不对原有公文工作体系产生影响。不对原有公文工作体系产生影响。5 5、前电子公文的效果、前电子公文的效果 易变，易变， 不能生存，不能生存， 多次重复建设，多次重复建设， 成效有限。成效有限。6 6、电子公文的实变、电子公文的实变 成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文不同于传统办公自动化和公文管理的根本所在，这也不同于传统办公自动化和公文管

7、理的根本所在，这也是电子公文实施的难度所在。是电子公文实施的难度所在。 6 6一、一、电子公文的内涵电子公文的内涵（三）电子公文是办公室信息化生态体系（三）电子公文是办公室信息化生态体系 表现在以下四个方面：表现在以下四个方面：1 1、全要素内容、全要素内容 全过程，全对象，全过程，全对象， 全信息化，工作体系。全信息化，工作体系。2 2、相互依存、相互依存 各部分难以分割独立生存，各部分难以分割独立生存， 业务上交互、数据上共享、控制上为一整体，业务上交互、数据上共享、控制上为一整体， 互为关联，承上启下，互为支撑。互为关联，承上启下，互为支撑。3 3、基于过程、基于过程 涵盖所有公文工作自

8、然过程，涵盖所有公文工作自然过程， 根植于公文业务工作的各个方面，根植于公文业务工作的各个方面， 业务工作与公文工作溶为一体。业务工作与公文工作溶为一体。4 4、综合体系、综合体系 电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人员的综合体系。员的综合体系。 7 7二、二、公文工作体系环境的巨变公文工作体系环境的巨变（一）传统公文处理工作方式主要特点（一）传统公文处理工作方式主要特点1 1、个体工作方式、个体工作方式 以个人，以经办人为中心，以个人，以经办人为中心， 事无具细、亲力亲为，事无具细、亲力亲为， 工作重复进行。工作重复进行。2 2、封闭自我管理、

9、封闭自我管理 情况只有经办人自己清楚，情况只有经办人自己清楚， 工作成的暗箱，工作成的暗箱， 难以考核，经办人说了算，难以考核，经办人说了算，3 3、运行阶段独立、运行阶段独立 各个阶段内部工作可完全独立存在和运行，各个阶段内部工作可完全独立存在和运行， 相互间可以没有多少关联，相互间可以没有多少关联， 表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程，表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程， 是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。8 8二、二、公文工作体系环境的巨变公文工作体系环境的巨变（一）传统公文处理工作方式主要特点（一）传统公文处理工作方式主要特

10、点4 4、公文资源独享、公文资源独享 以公文夹为传递载体，以公文夹为传递载体， 资源公文夹独，资源公文夹独， 信息难以共享。信息难以共享。5 5、手传手的交接、手传手的交接 当面确认交接，当面确认交接， 签字认账，签字认账， 有的环节不好当面确认，容易出问题。有的环节不好当面确认，容易出问题。6 6、公文管理粗放、公文管理粗放 形式管理，不确定、易变、自由度大，形式管理，不确定、易变、自由度大， 靠人的自觉性来保障，靠人的自觉性来保障， 制度上书、上墙，无约束力，制度上书、上墙，无约束力， 公文处理与公文管理在技术层分离。公文处理与公文管理在技术层分离。 9 9二、二、公文工作体系环境的巨变公

11、文工作体系环境的巨变（二）电子公文工作方式主要特点（二）电子公文工作方式主要特点1 1、协同工作方式、协同工作方式 分工明确，工作边界清楚，分工明确，工作边界清楚， 以个人集中处理向以流程协同处理转变。以个人集中处理向以流程协同处理转变。2 2、开放的工作环境、开放的工作环境 网络打开管理暗箱（客观存在），网络打开管理暗箱（客观存在）， 记录工作痕迹。记录工作痕迹。3 3、流程化关联处理、流程化关联处理 工作步连续、继承，减少重复，工作步连续、继承，减少重复， 工作步相互制约。工作步相互制约。4 4、资源的全面共享、资源的全面共享 资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有，资源控制主体从个人变

12、为了服务器第三方所有， 资源交换不是物理给予，而是规则授权。资源交换不是物理给予，而是规则授权。1010二、二、公文工作体系环境的巨变公文工作体系环境的巨变（二）电子公文工作方式主要特点（二）电子公文工作方式主要特点5 5、以物为主的控制、以物为主的控制 控制不可视，控制不可视， 当事人离线间接，当事人离线间接， 认物不知人，责任认定方式变化。认物不知人，责任认定方式变化。6 6、管理植于过程、管理植于过程 管理根植在计算机程序中，管理根植在计算机程序中， 监管不受人的因素的影响，监管不受人的因素的影响， 可定性、定量。可定性、定量。7 7、具有全局性、具有全局性 成效与作用的区域成正比，成效

13、与作用的区域成正比， 局部应用代价大，难生存，局部应用代价大，难生存， 跨单位特征。跨单位特征。1111二、二、公文工作体系环境的巨变公文工作体系环境的巨变（三）狭义电子公文与广义电子公文（三）狭义电子公文与广义电子公文1 1、狭义电子公文、狭义电子公文 文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。2 2、广义电子公文、广义电子公文 行政审批或业务处理类公文，称为业务公文，行政审批或业务处理类公文，称为业务公文， 广义电子公文包括文秘公文和业务公文。广义电子公文包括文秘公文和业务公文。3 3、传统公文文秘与业务分离、传统公文文秘与业务分离 文秘公文与业务公文的运行完全分

14、开，文秘公文与业务公文的运行完全分开， 单位内部的业务分割。单位内部的业务分割。4 4、电子公文是广义公文体系、电子公文是广义公文体系 公文资源是一个整体，公文资源是一个整体， 文秘与业务存在政策照应或事件上的联系，文秘与业务存在政策照应或事件上的联系， 形成广义公文体系，是发展需要，形成广义公文体系，是发展需要， 电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。1212三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（一）行政主导与技术主导（一）行政主导与技术主导1 1、行政主导推进、行政主导推进 专家确定线路，专家确定线路， 与原业务人员分离，与原业务人员分离，

15、 建立新体系，建立新体系， 培训不适应换岗，培训不适应换岗， 先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务工作体系的科学做法。工作体系的科学做法。2 2、技术主导推进、技术主导推进 这是没有办法的变通方式，这是没有办法的变通方式， 主导权掌握在原来业务管理者的手中，主导权掌握在原来业务管理者的手中， 小心地琢磨业务人员的行为，小心地琢磨业务人员的行为， 只能影响、引导、启发，只能影响、引导、启发， 同样有办法，同样有办法， 技术演变业务、演变管理，技术演变业务、演变管理， 有成效的推进已有不同程度流程再造。有成效的推进已有不同程度流程再造。1313三、电

16、子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（二）文秘人员的障碍（二）文秘人员的障碍 是最大的障碍是最大的障碍1 1、个体手工业者向产业工人转换、个体手工业者向产业工人转换 传统的公文处理传统的公文处理个体手工业者，个体手工业者， 电子公文方式电子公文方式产业工人，产业工人， 一定程度的阶级身份的转换。一定程度的阶级身份的转换。2 2、知识技能的适应、知识技能的适应 文科知识体系为主，文科知识体系为主， 看重舞文弄墨，看重舞文弄墨， 看轻工匠式的操作技能。看轻工匠式的操作技能。3 3、文化习惯的差异、文化习惯的差异 习惯于人文式思维，习惯于人文式思维， 不适应工程规则式思维，不适应工程规则式思维，

17、以个人为主体不惯于配合的，以个人为主体不惯于配合的， 乐于决定于密室缺少开放的观念，乐于决定于密室缺少开放的观念， 不适应过程管理。不适应过程管理。1414三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（二）文秘人员的障碍（二）文秘人员的障碍4 4、角色转变的困难、角色转变的困难 增强了更多的责任，增强了更多的责任， 亮出了工作细节，亮出了工作细节， 变自主干活到受别人控制地干活，变自主干活到受别人控制地干活， 从办文的主人变为被管理对象，从办文的主人变为被管理对象， 是一次利益调整。是一次利益调整。 电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。1515三

18、、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（二）领导支持的态度（二）领导支持的态度1 1、要面对重大变革、要面对重大变革 公文与办公室工作体系的重大变革，公文与办公室工作体系的重大变革， 领导的态度影响全局。领导的态度影响全局。2 2、清醒的领导、清醒的领导 按工作的缓急排不上，按工作的缓急排不上， 不愿引麻烦，不愿引麻烦， 一旦支持就会有力度。一旦支持就会有力度。3 3、不清醒的领导、不清醒的领导 迎合潮流赶时髦，迎合潮流赶时髦， 被动推着干这个事，被动推着干这个事， 摇摆不定，易变的因素多，风险大。摇摆不定，易变的因素多，风险大。1616三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（四）周

19、边环境的阻力（四）周边环境的阻力1 1、工作环境的差异、工作环境的差异 电子公文要跨机关，电子公文要跨机关， 机关间办公环境差异，机关间办公环境差异， 单方面对跨机关的单位提工作要求，单方面对跨机关的单位提工作要求， 不同层级跨机关，不同层级跨机关， 不同系统跨机关。不同系统跨机关。2 2、外面的阻力影响更大、外面的阻力影响更大 外单位意见牵涉大的关系，外单位意见牵涉大的关系， 领导的压力更大，领导的压力更大， 阻力影响更大，阻力影响更大， 有实际的教训。有实际的教训。1717三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍（五）电子公文推进要面临几大阶段（五）电子公文推进要面临几大阶段1 1、反

20、抗期、反抗期 普遍性，不同程度存在，普遍性，不同程度存在， 消极对抗，借题发挥，消极对抗，借题发挥， 拖延时间，不了了之，拖延时间，不了了之， 为难领导，施加压力。为难领导，施加压力。2 2、适应期、适应期 解决心结问题，解决心结问题， 断掉了后路，断掉了后路， 适应不困难。适应不困难。3 3、推进期、推进期 主动参与，主动参与， 难于应付。难于应付。1818四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（一）程序形成的几种方式（一）程序形成的几种方式1 1、基于管理的程序、基于管理的程序 从搞公文内部管理开始，从搞公文内部管理开始， 没有强制性的辅助应用，没有强制性的辅助应用， 脱离基

21、础业务工作。脱离基础业务工作。2 2、基于共享的程序、基于共享的程序 从方便查阅文件开始从方便查阅文件开始 具有一定的实际作用，具有一定的实际作用， 脱离业务过程难以解决好信息源的问题。脱离业务过程难以解决好信息源的问题。3 3、基于交换的程序、基于交换的程序 从跨机关的公文交换开始，从跨机关的公文交换开始， 利用了信息化的长处，利用了信息化的长处， 开始进入业务过程的门坎。开始进入业务过程的门坎。1919四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（一）程序形成的几种方式（一）程序形成的几种方式4 4、基于过程的程序、基于过程的程序 从环节控制，过程管理入手，从环节控制，过程管理入手

22、， 实现对原有工作体系的替代，实现对原有工作体系的替代， 不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。5 5、基于过程的程序是逐步形成的、基于过程的程序是逐步形成的 以公文交换过程为例：以公文交换过程为例： 1 1）实现交换，电子邮件加）实现交换，电子邮件加WordWord， 2 2）载体的格式控制，解决格式不一致问题，）载体的格式控制，解决格式不一致问题， 3 3）交换过程的控制，解决确定性问题，）交换过程的控制，解决确定性问题， 4 4）增加责任认定，确定授权责任，）增加责任认定，确定授权责任， 5 5）综合集成，完全替代公文交换业务过程。）综合集成

23、，完全替代公文交换业务过程。2020四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式（二）程序构成方式1 1、点对点方式、点对点方式 初期：点对点的零星的联系，初期：点对点的零星的联系， 工作面各自独立，工作面各自独立， 各个部分的程序分离。各个部分的程序分离。2 2、星型方式、星型方式 目前：以一点为中心，关联所有工作面，目前：以一点为中心，关联所有工作面， 建立整体的程序体系，建立整体的程序体系， 形成整体的电子公文体系，形成整体的电子公文体系， 中心点单位星型向外扩展业务，中心点单位星型向外扩展业务， 办公厅（室）电子公文系统的典型。办公厅（室）电子公文系统的典型。

24、3 3、星型方式存在的问题、星型方式存在的问题 以中心点封闭，单向需求为主，以中心点封闭，单向需求为主， 难以解决半成品双向的复杂业务协同，难以解决半成品双向的复杂业务协同， 不能解决中心点以外单位间的业务互动。不能解决中心点以外单位间的业务互动。2121四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式（二）程序构成方式4 4、紧密联系方式区域解决方案、紧密联系方式区域解决方案 所有单位点用一套程序，所有单位点用一套程序， 理想化的好模式，理想化的好模式， 空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性，空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性， 难以分别满足各个应用的个性需求，难以分

25、别满足各个应用的个性需求， 不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整合，既解决广义电子公文的问题。合，既解决广义电子公文的问题。 从计算机程序关联角度，从计算机程序关联角度，N N个单位用同一套程序形个单位用同一套程序形成整体，每对单位间的关联，将形成几何级数的网状成整体，每对单位间的关联，将形成几何级数的网状关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定性。性。2222四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式（二）程序构成方式5 5、松散耦合方式区域解决方案、松散耦合方式区

26、域解决方案 机关对内控制与对外交往方式有质的差异，机关对内控制与对外交往方式有质的差异， 跨机关关联用不上紧密耦合，跨机关关联用不上紧密耦合， 以交换为主的关联是松散耦合的关系。以交换为主的关联是松散耦合的关系。6 6、星型方式加交换中心的松散耦合体系、星型方式加交换中心的松散耦合体系 星型方式的中心点增加一个公文交换中心，星型方式的中心点增加一个公文交换中心， 所有机关，包括中心点，对交换中心都同级，所有机关，包括中心点，对交换中心都同级， 形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题，形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题， 各机关内部电子公文处理保持相对的独立性，各机关内部电子公文处理保持

27、相对的独立性， 这是一种能兼顾各方情况的方案。这是一种能兼顾各方情况的方案。2323四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式（二）程序构成方式7 7、集群方式的公文处理体系、集群方式的公文处理体系 也是大集中，也是大集中， 所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套服务器上，服务器上， 各机关公文处理系统的流程和运行自行独立，互各机关公文处理系统的流程和运行自行独立，互不干扰，不干扰， 从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负担问题。担问题。8 8、程序构成方式的选择、程序构成方

28、式的选择 省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电子公文方式。子公文方式。 区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。2424四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（三）电子公文技术支撑要求（三）电子公文技术支撑要求1 1、可靠性要求、可靠性要求 业务工作对技术支撑的高度信赖性，业务工作对技术支撑的高度信赖性， 提供提供7*247*24连续运行支撑，连续运行支撑， 敏感性可约降低，敏感性可约降低， 制度化日常数据保护，制度化日常数据保护， 保证关键设备不低于保证关键设备不低于2 2小时等待的系统

29、切换。小时等待的系统切换。2 2、适当性要求、适当性要求 不过多追求设备档次与性能，不过多追求设备档次与性能， 以够用为原则，以够用为原则， 不过多考虑升级特性，不过多考虑升级特性， 设备性能一次用尽。设备性能一次用尽。2525四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成（三）电子公文技术支撑要求（三）电子公文技术支撑要求3 3、可变性要求、可变性要求 电子公文软件的长期修改变化不可避免，电子公文软件的长期修改变化不可避免， 电子公文软件要具有开放性和可调整性，电子公文软件要具有开放性和可调整性， 谨慎引进电子公文软件，谨慎引进电子公文软件， 重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成

30、重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成长期合作关系。长期合作关系。4 4、技术保障管理、技术保障管理 不能忽视电子公文运行保障管理，不能忽视电子公文运行保障管理， 出了问题才到处找原因，出了问题才到处找原因， 被动应付贫于奔命，被动应付贫于奔命， 技术保障信息化与业务信息化的同步，技术保障信息化与业务信息化的同步， 可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。2626五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（一）破除技术迷信（一）破除技术迷信1 1、技术不是万能的、技术不是万能的 警惕先进、一流、全部搞定，警惕先进、一流、全部搞定， 避免一步到位，避

31、免一步到位， 技术不是工作的制约点。技术不是工作的制约点。2 2、业务才是主体、业务才是主体 最难的问题不是技术，是业务问题，最难的问题不是技术，是业务问题， 业务是业务是“因因”，是因业务才用技术，是因业务才用技术， 主要的精力在业务的实质上，主要的精力在业务的实质上， 用适合于自己情况的技术。用适合于自己情况的技术。2727五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（一）破除技术迷信（一）破除技术迷信3 3、适度的技术手段、适度的技术手段 警惕过度启用安全技术手段，警惕过度启用安全技术手段， 非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务，非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务， 专网与公网环境

32、有质的区别，专网与公网环境有质的区别， 注重选用实用低成本的控制技术。注重选用实用低成本的控制技术。4 4、管理手段与技术手段相结合、管理手段与技术手段相结合 管理始终是第一位的，管理始终是第一位的， 可以没有技术，不能没有管理，可以没有技术，不能没有管理， 通报出的问题还没有看到因技术强度不够，通报出的问题还没有看到因技术强度不够， 管理与技术结合发挥更大的作用。管理与技术结合发挥更大的作用。2828五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路1 1、传统习惯制约整体性、传统习惯制约整体性 传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因，传统公文处理有分割电子公

33、文整体性外在诱因， 信息化反而复杂、增加工作量的原因，信息化反而复杂、增加工作量的原因， 避免电子公文不同部分各用不同程序，避免电子公文不同部分各用不同程序， 整体思路的档案管理提高效率的例子。整体思路的档案管理提高效率的例子。 2 2、整体性的基本控制点、整体性的基本控制点 不需要做到不需要做到100%100%控制，主要控制关键环节，控制，主要控制关键环节， 1 1）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，二是业务流，强调过程的延续性。二是业务流，强调过程的延续性。 2 2）统一基础数据库，主要是多个系统共有特征的）统一基础数据库，主要是多个系统

34、共有特征的数据，数据， 3 3）统一或开放程序的接口，所有部分程序的接口）统一或开放程序的接口，所有部分程序的接口都是自己掌握或是能向第三方开放的。都是自己掌握或是能向第三方开放的。2929五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路3 3、始终坚持整体思路、始终坚持整体思路 从一开始就坚持整体思路，从一开始就坚持整体思路， 任何新建系统，要用尽已有系统的资源，任何新建系统，要用尽已有系统的资源， 任何新建系统，要保持与已有系统关联，任何新建系统，要保持与已有系统关联， 没有整体性的系统越早重搞越主动，没有整体性的系统越早重搞越主动， 在这方面有太多的教训。

35、在这方面有太多的教训。4 4、整体性不单是技术问题、整体性不单是技术问题 整体性从本质上说是业务问题，整体性从本质上说是业务问题， 业务问题应以业务为主的方式来解决，业务问题应以业务为主的方式来解决， 避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱，避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱， 整合技术不能形成有密切联系关系的整体系统。整合技术不能形成有密切联系关系的整体系统。3030五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路5 5、规范开发源头、规范开发源头 避免内部部门以任何理由自搞开发，避免内部部门以任何理由自搞开发， 部门只能提需求，部门只能提需求， 所有系统建设一个

36、口子组织，所有系统建设一个口子组织， 万不得以，避免引入多个公司，各搞一部分。万不得以，避免引入多个公司，各搞一部分。6 6、控制增加的系统、控制增加的系统 最大限度保证增加系统是可开放或可集成的，最大限度保证增加系统是可开放或可集成的， 如要新选公文传输程序或系统时。如要新选公文传输程序或系统时。3131五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（三）选好工作突破点（三）选好工作突破点1 1、重点突破、重点突破 不搞全面开花，不搞全面开花， 从重点突破开始，从重点突破开始， 选见效快的点，选见效快的点， 公文工作有重大影响的环节，公文工作有重大影响的环节， 不开始啃硬骨头。不开始啃硬骨头。

37、2 2、从点到面、从点到面 要尽可能减少涉及面，要尽可能减少涉及面， 减少复杂性和关联关系，减少复杂性和关联关系， 减少阻力易于控制。减少阻力易于控制。3 3、扬长避短、扬长避短 扬信息化手段的长，避传统公文处理业务的短，扬信息化手段的长，避传统公文处理业务的短， 先解决能事，再解决好的事，先解决能事，再解决好的事， 先搞雪中送炭，后搞锦上添花。先搞雪中送炭，后搞锦上添花。3232五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（三）选好工作突破点（三）选好工作突破点4 4、优先选择、优先选择 1 1）公文传输，有很强的业务替代优势，涉及面）公文传输，有很强的业务替代优势，涉及面较大，控制难度大。

38、较大，控制难度大。 2 2）公文共享，涉及面窄，易于实施，业务替代）公文共享，涉及面窄，易于实施，业务替代优势不大。优势不大。 3 3）公文流转，涉及面大，实施难度大，业务替）公文流转，涉及面大，实施难度大，业务替代优势不明显。代优势不明显。5 5、快速推进、快速推进 信息化系统建设三个月法则，信息化系统建设三个月法则， 缩短折腾期，缩短折腾期， 不体现优势难以服从。不体现优势难以服从。6 6、站稳脚跟、站稳脚跟 为急成不能一开始就体外运行，为急成不能一开始就体外运行， 避免技术与业务分离，避免技术与业务分离， 实现制度性生存。实现制度性生存。3333五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策

39、略（四）必须要变通（四）必须要变通1 1、基础环境改变、基础环境改变 公文工作体系根本变化，公文工作体系根本变化， 经验来源于环境、受制于环境，经验来源于环境、受制于环境， 重建公文处理工作的工作体系。重建公文处理工作的工作体系。2 2、不宜机械模拟传统、不宜机械模拟传统 存在全盘模拟趋向，老的档案管理搞法，存在全盘模拟趋向，老的档案管理搞法， 继承提取业务要素，不囿于表现形式，继承提取业务要素，不囿于表现形式， 抓住控制的要点。抓住控制的要点。3 3、难以全盘电子化、难以全盘电子化 文化特征难以全部电子化表现，文化特征难以全部电子化表现， 特定的电子公文环境难以很大范围扩展，特定的电子公文环

40、境难以很大范围扩展， 难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。4 4、把握电子化的度、把握电子化的度 以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则，以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则， 充分利用信息化的优势，解决主要问题，充分利用信息化的优势，解决主要问题， 其他顺其自然。其他顺其自然。3434五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（五）双轨制与单轨制的转换（五）双轨制与单轨制的转换1 1、电子公文实施成败的关键控制环节、电子公文实施成败的关键控制环节 不可避免，不可避免， 关系成败。关系成败。2 2、双轨制的危险、双轨制的危险 两种工作体系并存

41、是特定手段，两种工作体系并存是特定手段， 一主一辅不可兼顾，一主一辅不可兼顾， 长期双轨制变成淘汰制，长期双轨制变成淘汰制， 淘汰的一般是自己不习惯的。淘汰的一般是自己不习惯的。3 3、尽可能缩短双轨制时间、尽可能缩短双轨制时间 双轨制不产生电子公文运行依赖性，双轨制不产生电子公文运行依赖性， 双轨制不能完善电子公文运行的条件，双轨制不能完善电子公文运行的条件， 电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现，电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现， 双轨制时间长只能有害无益。双轨制时间长只能有害无益。3535五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略（五）双轨制与单轨制的转换（五）双轨制与单轨

42、制的转换4 4、切换面临的震动、切换面临的震动 动荡不可避免。动荡不可避免。 1 1）程序的问题，只有到一定的状态和强度才能显）程序的问题，只有到一定的状态和强度才能显现。现。 2 2）技能掌握的问题，人员差异性只在大范围应用）技能掌握的问题，人员差异性只在大范围应用时表现出来。时表现出来。 3 3）习惯的问题，总存在习惯改变的过程。）习惯的问题，总存在习惯改变的过程。5 5、周全准备，项住压力、周全准备，项住压力 程序不能太脱离业务工作实施，程序不能太脱离业务工作实施， 不要轻易出手，打有把握之仗，不要轻易出手，打有把握之仗， 有充分的解决问题技术保障准备，有充分的解决问题技术保障准备， 预

43、先与领导沟通。预先与领导沟通。3636六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件1 1、公文交换是责任交换、公文交换是责任交换 公文交换内容交换，公文交换内容交换， 公文交换责任交换，公文交换责任交换， 文档规范是责任的体现，文档规范是责任的体现， 交换文档规范一致性是电子公文交换严肃性的起交换文档规范一致性是电子公文交换严肃性的起码要求。码要求。2 2、注重电子文件格式易变性、注重电子文件格式易变性 1 1）纸质文件格式特点）纸质文件格式特点 显式格式，显式格式， 一次集中印制，一次集中印制， 格式固定不可变。格式固定不可变。 2 2

44、）电子文件格式特点）电子文件格式特点 隐式格式，隐式格式， 多次分散印制，多次分散印制， 格式受机器环境的影响。格式受机器环境的影响。3737六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件3 3、统一字库、统一字库 字库是引起格式变化的原因之一，字库是引起格式变化的原因之一， 文档交换不交换字模，文档交换不交换字模， 字模情况由接收微机决定，字模情况由接收微机决定， 公文公文4 4种标准字库的问题没有解决，种标准字库的问题没有解决， 电子公文交换在不同的地方有字符差异隐患，电子公文交换在不同的地方有字符差异隐患， 字库影响文件准确的一致性，

45、字库影响文件准确的一致性， 字库影响到文件格式，标宋，字库影响到文件格式，标宋， 统一字库是唯一的解决办法，统一字库是唯一的解决办法， 买断字库的使用权。买断字库的使用权。 3838六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件4 4、文件格式的问题、文件格式的问题 1 1）格式的不可确定性）格式的不可确定性 字处理软件环境决定文件格式，字处理软件环境决定文件格式， 同一文档在不同软件中格式有差异，同一文档在不同软件中格式有差异， 同一文档在同一软件不同版本有格式的偏差，同一文档在同一软件不同版本有格式的偏差， 2 2）统一所有的字处理软件

46、）统一所有的字处理软件 字处理软件基础工具个性化应用，字处理软件基础工具个性化应用， 字处理软件具有的更新升级很频繁的特点，字处理软件具有的更新升级很频繁的特点， 大范围统一不可行。大范围统一不可行。 3 3）分割与字处理软件的联系。）分割与字处理软件的联系。 将处理好的文档转换为专用版式文件，将处理好的文档转换为专用版式文件， 文件格式的表现不再受字处理软件影响，文件格式的表现不再受字处理软件影响， 控制往专门文件程序格式文件格式，控制往专门文件程序格式文件格式， 大多采用这种方式。大多采用这种方式。3939六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（一）电子文档与版式文件（一）电

47、子文档与版式文件5 5、版式文件、版式文件 1 1）特点）特点 专用性，专用性， 格式固定，格式固定， 字符内容不可修改，字符内容不可修改， 2 2）S2S2文件文件 印刷业普遍使用，印刷业普遍使用， 附加排版信息量大不便于网上传输，附加排版信息量大不便于网上传输， 技术专用使用不方便，技术专用使用不方便， 试用效果不好，试用效果不好， 3 3）PDFPDF文件文件 网络上使用多国外产品，网络上使用多国外产品， 当时与公文格式表示习惯有差异，当时与公文格式表示习惯有差异， 格式核心技术不可知，有可能阻碍以后文档其他格式核心技术不可知，有可能阻碍以后文档其他方面的应用。方面的应用。4040六、电

48、子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件5 5、版式文件、版式文件 4 4）CEBCEB文件文件 国办开始用，国办开始用， 已买断了方正大字库，已买断了方正大字库， 当时可用版式文件效果相对好，当时可用版式文件效果相对好， 5 5）版式文件与编辑文件并用）版式文件与编辑文件并用 版式文件只能看不能动，版式文件只能看不能动， 编辑文件方便重复使用，编辑文件方便重复使用， 同时提供两种文件，用于不同用途。同时提供两种文件，用于不同用途。4141六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章1

49、 1、签章与公章的不同概念、签章与公章的不同概念 文秘人员多用电子公章叫法，文秘人员多用电子公章叫法， 狭义章概念，狭义章概念， 技术人员多用电子签章提法，技术人员多用电子签章提法， 一种综合的应用技术一种综合的应用技术 章的应用只是其中的一个应用方式。章的应用只是其中的一个应用方式。2 2、电子签章的基本情况、电子签章的基本情况 电子签章基于电子签章基于PKIPKI公钥基础设施技术，公钥基础设施技术， 多用于电子证书的身份确认，多用于电子证书的身份确认， 数字签名的文档保护，数字签名的文档保护， 电子签章也叫数字签名，电子签章也叫数字签名，3 3、数字签名简单原理、数字签名简单原理 用专用算

50、法对文档（或图形）符号要素抽取，用专用算法对文档（或图形）符号要素抽取， 形成信息摘要，形成信息摘要， 用用PKIPKI密码对摘要加密，形成数字签章，密码对摘要加密，形成数字签章， 签章文档任何改动，信息摘要与原文就不配对。签章文档任何改动，信息摘要与原文就不配对。4242六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章4 4、电子签章的一些特征、电子签章的一些特征 1 1）第三方独立责任机制。）第三方独立责任机制。 原于电子商务的概念，原于电子商务的概念， 有效性保障由与交易无关的第三方提供，有效性保障由与交易无关的第三方提供， 没有行政关

51、系或隶属关系的概念。没有行政关系或隶属关系的概念。 2 2）纯电子数字性。）纯电子数字性。 网上纯电子文档交换的过程控制，网上纯电子文档交换的过程控制， 必须是电子载体对电子载体，必须是电子载体对电子载体， 对纸介质载体具有排斥性，对纸介质载体具有排斥性， 脱离电子数字环境所有控制措施不起作用。脱离电子数字环境所有控制措施不起作用。 3 3）电子公章是中国特色。）电子公章是中国特色。 国外基本没有公章概念，国外基本没有公章概念， 公章制作是电子签章中国专用分支，公章制作是电子签章中国专用分支， 迎合使用公章形式需要产生，迎合使用公章形式需要产生， 不是实体章，是虚拟章。不是实体章，是虚拟章。4

52、343六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章5 5、公章是政府公文要求的约定形式、公章是政府公文要求的约定形式 公章是政府公文构成不可或缺要素，公章是政府公文构成不可或缺要素， 确定公文真实性、有效性、权威性手段，确定公文真实性、有效性、权威性手段， 国外行政公文没有公章，国外行政公文没有公章， 党的正式文件没有公章，党的正式文件没有公章， 公章是公章是自行约定自行约定的公文格式要求的符号形式。的公文格式要求的符号形式。6 6、公章的重要特征、公章的重要特征 1 1）公章是权威授权的形式表示）公章是权威授权的形式表示 不能自行宣示获

53、得，不能自行宣示获得， 只能行政授予。只能行政授予。 2 2）公章具有唯一性）公章具有唯一性 物件的唯一，物件的唯一， 授印渠道的唯一。授印渠道的唯一。 4444六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章6 6、公章的重要特征、公章的重要特征 3 3）公章具有通用性）公章具有通用性 应用对象通用，应用对象通用， 有效范围广泛。有效范围广泛。 4 4）公文与纸不可分离）公文与纸不可分离 公章是纸上信息保护的凭证，公章是纸上信息保护的凭证， 公章与纸是毛与皮的关系。公章与纸是毛与皮的关系。4545六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问

54、题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章7 7、电子化环境下的公章表示、电子化环境下的公章表示 1 1）电子化公文理论上不存在公章保护的问题）电子化公文理论上不存在公章保护的问题 电子化、网络化业务的凭证控制有自己的机制，电子化、网络化业务的凭证控制有自己的机制， 这个机制不需要借用纸加公章的凭证经验，这个机制不需要借用纸加公章的凭证经验， 全电子化环境下公文与公章已不存在必然联系。全电子化环境下公文与公章已不存在必然联系。 2 2）电子公文重新变为纸公文是使用公章的主因）电子公文重新变为纸公文是使用公章的主因 电子公文不可避开要重新落地为纸质公文，电子公文不可避开要重新落地为

55、纸质公文， 表面是电子公章，实质仍是与纸联系的公章，表面是电子公章，实质仍是与纸联系的公章， 落地电子公章有型，没有了公章的重要特征，落地电子公章有型，没有了公章的重要特征， 问题不出在网上，而是出在地上。问题不出在网上，而是出在地上。4646六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章8 8、单向行为半功能化的电子公章、单向行为半功能化的电子公章 公章必须是你来我往的双向行为，公章必须是你来我往的双向行为， 现行电子公章单向现行电子公章单向“行章行章”行为，行为， 组织单位只管自己电子公章出去，组织单位只管自己电子公章出去， 不想或不好

56、想同时接收其他电子公章，不想或不好想同时接收其他电子公章， 半功能化应用只能局限于内部使用，半功能化应用只能局限于内部使用， 缺失电子公章全要素工作体系。缺失电子公章全要素工作体系。9 9、大多数电子公章是假的真公章、大多数电子公章是假的真公章 真公章，责任单位自己主导搞出来的。真公章，责任单位自己主导搞出来的。 假公章，是因为缺失公章有效性的重要特征：假公章，是因为缺失公章有效性的重要特征： 没经权威受权，私刻自己的公章，没经权威受权，私刻自己的公章， 传统与电子双重使用，突破了渠道唯一，传统与电子双重使用，突破了渠道唯一， 不同公章表现结果差异，不同公章表现结果差异， 电子公章只在一定范围

57、使用，不具备通用性。电子公章只在一定范围使用，不具备通用性。4747六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章1010、假的真公章包藏隐患、假的真公章包藏隐患 徒有虚形，缺失管理控制要素，引发隐患：徒有虚形，缺失管理控制要素，引发隐患： 电子公章所有高超保障控制只对电子载体有效，电子公章所有高超保障控制只对电子载体有效， 电子公文落地成电子公文落地成“章章”控制点全新变化，控制点全新变化， 每打印一次公文，相当于一次文件制作和授印，每打印一次公文，相当于一次文件制作和授印， 赋予另一单位代为行赋予另一单位代为行“盖盖”章的权力，章的权力

58、， 公开承认计算机打印出的公章有效性，公开承认计算机打印出的公章有效性， 开了一方可公开合成另一方公章的先例，开了一方可公开合成另一方公章的先例， 开了公章可以多头冒出的先例，开了公章可以多头冒出的先例， 合成章与传统章似而非似，打乱公章管理的体系，合成章与传统章似而非似，打乱公章管理的体系， 控制打印份数问题同样存在，控制打印份数问题同样存在， 还存在落地后的电子公文使用的问题，还存在落地后的电子公文使用的问题， 假冒公文的事例日益增多。假冒公文的事例日益增多。 4848六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章1111、使用真的假公

59、章、使用真的假公章 纸引发的问题最有效的是用纸的方式解决，纸引发的问题最有效的是用纸的方式解决， 没有必要非追求似而非似的符号形式，没有必要非追求似而非似的符号形式， 用另一个与传统公章有明显区别的实体公章，用另一个与传统公章有明显区别的实体公章， 用传统手段控制落地环节，用传统手段控制落地环节， 电子公文专用章：电子公文专用章： 椭圆型，有意与传统公章区别，椭圆型，有意与传统公章区别， 各单位用自己的专用章，避免了代行盖章，各单位用自己的专用章，避免了代行盖章， 电子公文落地盖自己专用章经手人签字有效，电子公文落地盖自己专用章经手人签字有效， 控制环节、渠道和人，控制环节、渠道和人， 就是出

60、了问题，也知道是那个单位的专用章，就是出了问题，也知道是那个单位的专用章， 一个单位的专用章接收所有单位公文落地，一个单位的专用章接收所有单位公文落地， 避开模拟章多专用打印设备配置难题，避开模拟章多专用打印设备配置难题， 规范电子公文落地行为，规范电子公文落地行为， 4949六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章1212、电子公章需要探索整体解决方案、电子公章需要探索整体解决方案 章作为特有行政文化产物也许仍需要引入，章作为特有行政文化产物也许仍需要引入， 需要有整体的电子公章不落地运行方案，需要有整体的电子公章不落地运行方案，

61、一个单位的电子公章运行实际用处不大，一个单位的电子公章运行实际用处不大， 变为区域内的所有单位普遍的整体行为，变为区域内的所有单位普遍的整体行为， 普遍应用网上传输涉密的问题，普遍应用网上传输涉密的问题， 多头认证保障的问题多头认证保障的问题 设立区域化电子公章管理交叉认证中心，设立区域化电子公章管理交叉认证中心， 网上只传输半个公章。网上只传输半个公章。 5050六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（三）电子公文交换的控制（三）电子公文交换的控制1 1、公文交换的实质是责任交换、公文交换的实质是责任交换 公文交换应有一系列把关要求，公文交换应有一系列把关要求， 传统方式已有认

62、可的控制习惯，传统方式已有认可的控制习惯， 电子公文交换看不到交换对象或责任主体，电子公文交换看不到交换对象或责任主体， 改人控制为计算机符号控制。改人控制为计算机符号控制。2 2、主要岗位工作渠道控制、主要岗位工作渠道控制 收、发文口子统一控制，收、发文口子统一控制， 控制收发文口子操作的机器和使用者，控制收发文口子操作的机器和使用者， 只有指定机器指定的人员能进行收发文操作，只有指定机器指定的人员能进行收发文操作， 在专用下简便省钱有效做法：综合控制在专用下简便省钱有效做法：综合控制IPIP地址、网地址、网卡号、口令密码。卡号、口令密码。 在公网上一般要用在公网上一般要用PKIPKI公钥基

63、础设施安全认证技术，公钥基础设施安全认证技术，实施有效控制。实施有效控制。5151六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（三）电子公文交换的控制（三）电子公文交换的控制3 3、交换公文内容控制、交换公文内容控制 确保公文交换中内容不可更改，确保公文交换中内容不可更改， 不用可编辑文件交换，不用可编辑文件交换， 有意或疏忽更改公文内容，有意或疏忽更改公文内容， 启用版式文件，代价小，使用方便，启用版式文件，代价小，使用方便， 使用电子签章技术。使用电子签章技术。4 4、交换公文的过程控制、交换公文的过程控制 公文运行的签发规范控制，公文运行的签发规范控制， 盖章手续是一套很好控制制

64、度保障，盖章手续是一套很好控制制度保障， 出了问题也能根据制度划清责任，出了问题也能根据制度划清责任， 电子公文存在避开传统公文运行控制规范的可能，电子公文存在避开传统公文运行控制规范的可能， 交换的文件需要有保证经规范程序产生的制度。交换的文件需要有保证经规范程序产生的制度。5252六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（三）电子公文交换的控制（三）电子公文交换的控制5 5、发文的有效性的处理、发文的有效性的处理 要考虑发出文件受文方办文的问题，要考虑发出文件受文方办文的问题， 普遍的仍是要转为纸件作某些处理或直接办理，普遍的仍是要转为纸件作某些处理或直接办理， 对非鲜章文件办

65、理有规范的说法，对非鲜章文件办理有规范的说法， 已有办非鲜章文件的先例，已有办非鲜章文件的先例， 建立有效管控运行模式，建立有效管控运行模式， 定机、定人、签名、盖电子公文专用章。定机、定人、签名、盖电子公文专用章。6 6、直接办文的有效性的处理、直接办文的有效性的处理 直接网上收文办理风险更大，直接网上收文办理风险更大， 制度上保证办件经对方主要领导签发，制度上保证办件经对方主要领导签发， 传统方式就是看章，传统方式就是看章， 设计报文码制度。设计报文码制度。5353六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（三）电子公文交换的控制（三）电子公文交换的控制7 7、设计报文码思路：、

66、设计报文码思路： 无规则无规则1414位码，印在纸上，机要交换，位码，印在纸上，机要交换， 每年向各单位预发足够多的码，每年向各单位预发足够多的码， 报文码由管公章的机要员管理，报文码由管公章的机要员管理， 每报个文件领取一个报文码（模拟盖章控制），每报个文件领取一个报文码（模拟盖章控制）， 加在报关电子公文指定位置一同发送，加在报关电子公文指定位置一同发送， 收到电子公文后计算机核码的正确性，收到电子公文后计算机核码的正确性， 一个报文码只能使用一次，一个报文码只能使用一次， 低成本管理与技术结合的方式形成过程控制的制低成本管理与技术结合的方式形成过程控制的制度。度。 5454六、电子公文重

67、点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（四）领导网上签文与纸文件保留（四）领导网上签文与纸文件保留1 1、不保留正式纸质件有风险、不保留正式纸质件有风险 电子公文系统局限在政府机关内，电子公文系统局限在政府机关内， 公文效力不局限在政府系统部，公文效力不局限在政府系统部， 公文是社会文书，公文是社会文书， 电子件为内部性质文档，效力没各方认可，电子件为内部性质文档，效力没各方认可， 公文电子化失掉重要痕迹，公文电子化失掉重要痕迹， 证据消失，线索消失，证据消失，线索消失， 在相当长的时间里，政府机关要保留纸质文件。在相当长的时间里，政府机关要保留纸质文件。2 2、根据实际情况实施领导网上办文、

68、根据实际情况实施领导网上办文 领导签阅文件地点与环境不确定，领导签阅文件地点与环境不确定， 领导签字凭证必须原样保存，包括相关线索，领导签字凭证必须原样保存，包括相关线索， 领导网上办文意味着要重复签文，领导网上办文意味着要重复签文， 领导主动带头网上办文，可以提倡，领导主动带头网上办文，可以提倡， 补充解决留有硬凭证的问题。补充解决留有硬凭证的问题。5555六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（四）领导网上签文与纸文件保留（四）领导网上签文与纸文件保留3 3、领导办文环节不是影响电子公文效率主要问题、领导办文环节不是影响电子公文效率主要问题 领导不在网上办文就不是电子公文？领

69、导不在网上办文就不是电子公文？ 不追求形式，注意效用，不追求形式，注意效用， 影响公文运行效率主要在领导签批以外的环节，影响公文运行效率主要在领导签批以外的环节， 解决大环节问题，不影响电子公文运行的大局，解决大环节问题，不影响电子公文运行的大局， 领导环节不可勉强为之。领导环节不可勉强为之。 5656六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理1 1、监管技术措施的组织、监管技术措施的组织 1 1）建立步骤记录。）建立步骤记录。 与计算机系统日志记录不同，与计算机系统日志记录不同， 专门记录公文运行步骤的程序，专门记录公文运行步骤的程序，

70、动态形成工作步骤记录库，动态形成工作步骤记录库， 记录电子公文工作过程所有细节，记录电子公文工作过程所有细节， 2 2）实现状态监控。）实现状态监控。 对电子公文运行重要环节设监控点，对电子公文运行重要环节设监控点， 如发文，设下载接收监控中心。如发文，设下载接收监控中心。 3 3）提取综合信息。）提取综合信息。 分类整理过程数据，简化获取，分类整理过程数据，简化获取， 针对于不同人员分别组合数据，第一时间提醒。针对于不同人员分别组合数据，第一时间提醒。5757六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理1 1、监管技术措施的组织、监管技术措

71、施的组织 4 4）形成催促机制。）形成催促机制。 工作提醒催促机制很需要，工作提醒催促机制很需要， 集成及时通信程序，集成及时通信程序， 集成手机短信发送系统。集成手机短信发送系统。 5 5）公务短信平台。）公务短信平台。 很有效的电子公文运行辅助工具，很有效的电子公文运行辅助工具， 需要构成规范公务短信工作体系，需要构成规范公务短信工作体系， 形成规范的短信接收机制，形成规范的短信接收机制， 建立公务值班手机制度，建立公务值班手机制度， 要有短信接收情况反馈机制，要有短信接收情况反馈机制， 技术监查接收情况信息。技术监查接收情况信息。5858六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处

72、理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理2 2、涉密件与内部件、涉密件与内部件 文件共享范围方式有全新变化，出现控制难题，文件共享范围方式有全新变化，出现控制难题， 假涉密件时常惹出麻烦，假涉密件时常惹出麻烦， 分离涉密件与内部件，分离涉密件与内部件， 启用内部件标识。启用内部件标识。3 3、适应政务公开工作的要求、适应政务公开工作的要求 公文公开成了基本要求，公文公开成了基本要求， 强调公开就惹事，加强管理就关死，强调公开就惹事，加强管理就关死， 政务公开控制点与责任源点分离，政务公开控制点与责任源点分离， 不这过程界定而是事后界定，不这过程界定而是事后界定， 缺少制度性的管理手段，缺

73、少制度性的管理手段， 增加公文公开的基本标识，增加公文公开的基本标识， 文件起草人选定公开标识，文件起草人选定公开标识， 专用程序控制。专用程序控制。5959六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理4 4、非正式文件的处理、非正式文件的处理 1 1）正式非正式文件需分类处理。）正式非正式文件需分类处理。 两者处理方式过程差异大，两者处理方式过程差异大， 管理要求不一致，管理要求不一致， 不能混杂在一个系统中。不能混杂在一个系统中。 2 2）非正式文件处理的特点。）非正式文件处理的特点。 没有文号，没有文号， 只有局部公文处理步骤，只有局部

74、公文处理步骤， 没有固定办理规则，没有固定办理规则， 多源头、不能统一口子控制、随意性强，多源头、不能统一口子控制、随意性强， 数量多，远超过正式公文，数量多，远超过正式公文， 领导批示，具有保存价值，领导批示，具有保存价值， 临时通知，占用工作人员大量时间。临时通知，占用工作人员大量时间。6060六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理4 4、非正式文件的处理、非正式文件的处理 3 3）非正式文件电子化处理要点。）非正式文件电子化处理要点。 分类赋予文号如分类赋予文号如 工作通知工作通知 、 领导批示领导批示 ， 解决多岗位同时使用同类

75、文号的问题，解决多岗位同时使用同类文号的问题， 变公文全过程协同控制方式，变公文全过程协同控制方式， 为单岗位自主控制方式。为单岗位自主控制方式。 4 4）非正式文件电子化的应用。）非正式文件电子化的应用。 以方便使用、简化环节为出发点，以方便使用、简化环节为出发点， 保持个体性、控制松散性、应用普遍性，保持个体性、控制松散性、应用普遍性， 强调时效性，强调时效性， 与短信催促、通知接收监控形成一体，与短信催促、通知接收监控形成一体， 发挥大作用。发挥大作用。 6161六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理（五）电子公文运行管理（五）电子公文运行管理5 5、主题词作用的谈化、主题

76、词作用的谈化 主题词成了公文构成的要件（主题词成了公文构成的要件（9090年），年）， 主题词因计算机而生，主题词因计算机而生， 也会因计算机而消失？也会因计算机而消失？ 精力推敲选定主题词从来就没有用过，精力推敲选定主题词从来就没有用过， 也无法使用，也无法使用， 已经成为文秘人员不得不认真做的无用形式。已经成为文秘人员不得不认真做的无用形式。6262七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（一）要认真汲取类似工作的教训（一）要认真汲取类似工作的教训1 1、建设与推进主体与业务主体脱节、建设与推进主体与业务主体脱节 单纯按工程建设来对待，单纯按工程建设来对待， 与业务无关的单

77、位牵头，与业务无关的单位牵头， 能建不可用或不能用，能建不可用或不能用， 2 2、追求形式搞交钥匙工程、追求形式搞交钥匙工程 脱离实际，追求形式，脱离实际，追求形式， 盲目追求和照搬一流，盲目追求和照搬一流， 只想交钥匙，没认真考虑应用的事。只想交钥匙，没认真考虑应用的事。3 3、工作主次本末倒置、工作主次本末倒置 重点不在业务，大量精力搞安全，重点不在业务，大量精力搞安全， 热衷于在普及性应用上搞高门坎的专门技术，热衷于在普及性应用上搞高门坎的专门技术， 现阶段的主要问题不是安全，仍是应用，现阶段的主要问题不是安全，仍是应用， 6363七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施

78、（一）要认真汲取类似工作的教训（一）要认真汲取类似工作的教训4 4、技术与业务脱节、技术与业务脱节 技术人员一边忙，技术人员一边忙， 公司主管在夸谈，公司主管在夸谈， 业务责任人员不关心，业务责任人员不关心，5 5、缺乏有力的行政措施、缺乏有力的行政措施 工作推进长期不温不火，工作推进长期不温不火， 不敢果断负责，不敢果断负责， 东一下，西一下，没盯着一项业务突破，东一下，西一下，没盯着一项业务突破， 始终进入不了核心，被边沿化。始终进入不了核心，被边沿化。总结这些教训，我认为有一句重要的话就是：总结这些教训，我认为有一句重要的话就是：电子公电子公文，乃至电子政务，是业务，业务的问题离不了业务

79、文，乃至电子政务，是业务，业务的问题离不了业务的思路和方式来解决。的思路和方式来解决。6464七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（二）电子公文建设的准备工作（二）电子公文建设的准备工作1 1、形成以业务为主体的合力、形成以业务为主体的合力 业务人员直接参与的程度决定成败，业务人员直接参与的程度决定成败， 业务人员与技术人员形成合力是成功的条件，业务人员与技术人员形成合力是成功的条件， 避免接收空降系统，避免接收空降系统， 以业务制业务是解决业务问题的好办法，以业务制业务是解决业务问题的好办法，2 2、务实目标、务实目标 解决好怎样下手的问题，解决好怎样下手的问题， 清醒自

80、己的实力与能力，清醒自己的实力与能力， 干什么事是可行的，干什么事是可行的， 事情能干到怎样的程度，事情能干到怎样的程度， 形成需求方案，形成需求方案， 判断目标务实的依据：判断目标务实的依据： 要干的事有多大的实际作用，要干的事有多大的实际作用， 干出的事能不能够制度性的生存。干出的事能不能够制度性的生存。 务实目标要充分考虑信息化工作的规律。务实目标要充分考虑信息化工作的规律。6565七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（二）电子公文建设的准备工作（二）电子公文建设的准备工作3 3、执行人是决定因素、执行人是决定因素 电子公文建设领导决定不了一切，电子公文建设领导决定不

81、了一切， 领导支持是不可缺少的必备条件，领导支持是不可缺少的必备条件， 决定成败的是实施层执行人，决定成败的是实施层执行人， 要有敢于承担责任，面对和克服困难的准备，要有敢于承担责任，面对和克服困难的准备，4 4、不能误入买设备方案、不能误入买设备方案 把好建设方案关，把好建设方案关， 教科书方案，教科书方案， 设备加设备加OAOA方案。方案。5 5、得到解决业务问题方案、得到解决业务问题方案 有单位的机构组织和业务工作的特点，有单位的机构组织和业务工作的特点， 有明确完成的业务工作内容，有明确完成的业务工作内容， 业务工作展开的技术手段，技术保障，业务工作展开的技术手段，技术保障， 有具体电

82、子公文业务组织应用目标的描述，有具体电子公文业务组织应用目标的描述， 区分：解决自己的业务应用问题的线索为主，还是区分：解决自己的业务应用问题的线索为主，还是介绍对方的产品功能为主。介绍对方的产品功能为主。6666七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（三）以业务运行管理办法为推进主线（三）以业务运行管理办法为推进主线1 1、制定业务运行管理办法是关键控制点、制定业务运行管理办法是关键控制点 这个控制点被不少单位忽视，这个控制点被不少单位忽视， 要从技术语言变为管理语言和业务行为语言，要从技术语言变为管理语言和业务行为语言， 对应传统的公文处理办法，对应传统的公文处理办法，2

83、 2、办法的制定、办法的制定 不仅工作要求条款，不仅工作要求条款， 对公文处理的业务工作过程全面梳理，对公文处理的业务工作过程全面梳理， 描述各个工作步骤处理的规则操作细节，描述各个工作步骤处理的规则操作细节， 涵盖公文生命期内的所有工作部分，涵盖公文生命期内的所有工作部分， 工作一切细节，有差错，都能找出责任者。工作一切细节，有差错，都能找出责任者。3 3、用办法来完成耦合、用办法来完成耦合 通过管理语言和业务行为语言清楚事情，通过管理语言和业务行为语言清楚事情， 便于与业务人员沟通，便于与业务人员沟通， 准确反馈差异，准确反馈差异， 实现系统与业务的耦合。实现系统与业务的耦合。6767七、

84、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（三）以业务运行管理办法为推进主线（三）以业务运行管理办法为推进主线4 4、用办法来规范行为、用办法来规范行为 办法形成有序、严密的工作体系，办法形成有序、严密的工作体系， 保证整体电子公文能机制性运行。保证整体电子公文能机制性运行。5 5、用办法来宣示权威、用办法来宣示权威 电子公文运行的有效性要有权威的说法，电子公文运行的有效性要有权威的说法， 要成为政府文件具有强制性，要成为政府文件具有强制性， 是电子公文工作步入正规和规范的标志，是电子公文工作步入正规和规范的标志，6 6、通过制定办法得到了上方宝剑、通过制定办法得到了上方宝剑 规范行

85、为的极端困难，规范行为的极端困难， 把规范行为的想法变成领导的决策，把规范行为的想法变成领导的决策，6868七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施（四）抓实督促检查（四）抓实督促检查1 1、不能贻误战机、不能贻误战机 工作一旦展开要全力以赴，工作一旦展开要全力以赴， 要有危机感，要有危机感， 人员环境变化较快，夜长梦多，人员环境变化较快，夜长梦多， 形成大势所趋的阵势，使工作不可逆转。形成大势所趋的阵势，使工作不可逆转。2 2、不能指望正面的要求、不能指望正面的要求 没人自愿进入严格管理的笼子，没人自愿进入严格管理的笼子， 仅靠提要求，搞动员，全面培训，闯过这一关，仅靠提要求，搞动员，全面培训，闯过这一关， 要动真格，才会就范。要动真格，才会就范。3 3、要有人当恶人、要有人当恶人 从严管理要付出代价，从严管理要付出代价， 管理数据丰富现成，管理数据丰富现成， 定期通报，三期见效，定期通报，三期见效， 实时公开，制度化。实时公开，制度化。6969谢谢大家谢谢大家以上交流为个人观点，仅供参考以上交流为个人观点，仅供参考7070