《《电子邮件使用技巧》PPT课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《电子邮件使用技巧》PPT课件（23页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧人力资源部人力资源部电子邮件使用技巧1电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧 第一章第一章 电子邮件的特点及选择时需考虑的问题电子邮件的特点及选择时需考虑的问题 第二章第二章 慎重选择发信对象慎重选择发信对象 第三章第三章 注意撰写信件内容注意撰写信件内容 第四章第四章 养成良好传送习惯养成良好传送习惯 第五章第五章 三思回复内容三思回复内容目录2电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧第一章 电子邮件的特点及选择时需考虑的问题3电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧vv不受时间的限制不受时间的限制；vv写邮件比起通电话，显得更从容坦然，表达得更充分。可以写邮件比起通电话，显得更从
2、容坦然，表达得更充分。可以掩饰语言交流上的弱点，给对方好的第一印象掩饰语言交流上的弱点，给对方好的第一印象；vv因为人们常常选择一个较为轻松的时间接收邮件，所以较少因为人们常常选择一个较为轻松的时间接收邮件，所以较少地受到其他事务的干扰，对你的交流可能产生更大的兴趣地受到其他事务的干扰，对你的交流可能产生更大的兴趣；vv电子邮件不如电话和会面更直接，另外有的人并不习惯于及电子邮件不如电话和会面更直接，另外有的人并不习惯于及时接收邮件，有时可能会误事时接收邮件，有时可能会误事。电子邮件的特点电子邮件的特点4电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧选择使用电子邮件时需要考虑的问题选择使用电子邮件时需要考虑
3、的问题vv你的沟通是不是有时间性。比如，一个星期后有一个大型的你的沟通是不是有时间性。比如，一个星期后有一个大型的商务活动，你要在这一个星期内与客户建立关系并在这场商商务活动，你要在这一个星期内与客户建立关系并在这场商务活动中涉及部分业务交往。如果你使用电子邮件与客户进务活动中涉及部分业务交往。如果你使用电子邮件与客户进行沟通，有可能客户在商务活动之后才看到邮件，就会延误行沟通，有可能客户在商务活动之后才看到邮件，就会延误营销最佳时机营销最佳时机；vv你的客户是不是非常忙。如果你的客户电话常常是忙音或留你的客户是不是非常忙。如果你的客户电话常常是忙音或留言录音，你不妨发一个电子邮件给对方言录音
4、，你不妨发一个电子邮件给对方；vv你的客户是否难以接近。如果你通过调查了解到对方是个不你的客户是否难以接近。如果你通过调查了解到对方是个不苛言笑的人，自己的心理承受能力又较弱，可以选择这种方苛言笑的人，自己的心理承受能力又较弱，可以选择这种方式式；vv你的语言表达能力是否较弱。如果你不善于语言表达，第一你的语言表达能力是否较弱。如果你不善于语言表达，第一次与客户沟通也可以使用电子邮件，而且今后如果事情不是次与客户沟通也可以使用电子邮件，而且今后如果事情不是太急，也可以采用这种方式；太急，也可以采用这种方式；vv对方是不是习惯使用电子邮件。有的人虽然在名片上注明了对方是不是习惯使用电子邮件。有的
5、人虽然在名片上注明了自己的电子邮件，但本人可能并不喜欢使用电子邮件自己的电子邮件，但本人可能并不喜欢使用电子邮件。5电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧第二章 慎重选择发信对象6电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧掌握掌握 群发群发 清单清单“ “群发群发” ”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其通知信息、功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其通知信息、问题或意见传送至特定群体，不稍几分钟，即可获得许多人的回复。然而问题问题或意见传送至特定群体，不稍几分钟，即可获得许多人的回复。然而问题在于：一个人的通知信息、问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或在于：一个人的通知
6、信息、问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有无心地触怒他人？因此，当使用者有“ “群发群发” ”需求时，务必在传送出信件前小需求时，务必在传送出信件前小心地检查其群发的清单。心地检查其群发的清单。7电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧第三章 注意撰写信件内容8电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧注意撰写信件内容一电子邮件标题要明确且具描述性电子邮件标题要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题电子邮件一定要注明标题 (Subject (Subject）。因为有许多邮件接收者是以标题来决）。因为有许多邮件接收者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写
7、得具有描述性，或是与定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具有描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 9电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧注意撰写信件内容二考虑他人计算机的差异考虑他人计算机的差异大家所拥有的系统与硬件不尽相同，例如有些邮件系统不能接收大小超过大家所拥有的系统与硬件不尽相同，例如有些邮件系统不能接收大小超过2M2M的邮件。为确保对方能读到自己发出的信息，撰写邮件时应特别注意传送对象，的邮件。为确保对方能读到自己发出的信息，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统与硬件的限
8、制。考虑其是否有系统与硬件的限制。10电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧注意撰写信件内容三理清建议或意见理清建议或意见若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因信息太过若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。见，因而造成不必要的误解或行动。 11电子邮
9、件使用技巧电子邮件使用技巧注意撰写信件内容四小心幽默的使用小心幽默的使用在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“ “情绪符情绪符” ” 如：）代表笑脸、高兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒如：）代表笑脸、高兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。收信者真正的意思。 12电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧注意撰写信件内容五于特定邮件中加上密码于特定
10、邮件中加上密码有些特定的邮件内容需要保密，为防止泄密，可考虑在这些邮件上加密。密码有些特定的邮件内容需要保密，为防止泄密，可考虑在这些邮件上加密。密码学是一个极为专门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更学是一个极为专门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更多跟密码有关的信息，可以向公司网络管理人员咨询。多跟密码有关的信息，可以向公司网络管理人员咨询。 13电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧第四章 养成良好传送习惯14电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧养成良好传送习惯一遵守一般法律规定遵守一般法律规定进行网络沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，进
11、行网络沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于智慧财产要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。者与原作品的出处详加注明，以示尊重。 15电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧养成良好传送习惯二勿重复传送同一信息勿重复传送同一信息勿一再传送相同的信息给相同的对象。这不仅会使网络超载而降低传输速率，勿一再传送相同的信息给相同的对
12、象。这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时占用他人的信箱容积。此外，传送电子邮件时也须注意，不要分别发送相同时占用他人的信箱容积。此外，传送电子邮件时也须注意，不要分别发送相同的信息给多个组群（同的信息给多个组群（groupgroup），因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同），因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的信息。若要的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的信息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。16电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧第五章 三思回复内容17电子邮件使用技
13、巧电子邮件使用技巧三思回复内容一当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人忽视或删除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网络行为。因为发忽视或删除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网络行为。因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。在网络空间中，要有宽容互助的
14、心胸，原回复发信人并简单解释传送的错误。在网络空间中，要有宽容互助的心胸，原谅别人无心的错误并热心协助。谅别人无心的错误并热心协助。 18电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧三思回复内容二谨慎处理恶意中伤的邮件谨慎处理恶意中伤的邮件在网络上，恶意中伤或会引起争端的邮件会时有碰到。对于这样的处理要非常在网络上，恶意中伤或会引起争端的邮件会时有碰到。对于这样的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付的最好方法为：忽视它！谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付的最好方法为：忽视它！离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。 19电子邮件使用技巧电
15、子邮件使用技巧三思回复内容三避免非相关主题性的言语避免非相关主题性的言语网络具有八卦传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或网络具有八卦传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用复他人信件时，请使用“ “答复答复” ”功能，不要另起标题而造成对方的混淆。功能，不要另起标题而造成对方的混
16、淆。 20电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧三思回复内容四确认将要回复的对象是谁确认将要回复的对象是谁在网络上进行公众事务的讨论时，请再三思考虑回复的对象到底是谁？有必要在网络上进行公众事务的讨论时，请再三思考虑回复的对象到底是谁？有必要将自己的意见广播吗？或许，只须回复意见给发信者，并加注说明：如果你将自己的意见广播吗？或许，只须回复意见给发信者，并加注说明：如果你觉得有必要将这个意见群发给大家，敬请传送无妨！署名。署名代表着回复觉得有必要将这个意见群发给大家，敬请传送无妨！署名。署名代表着回复者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。 21电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧三思回复内容五22电子邮件使用技巧电子邮件使用技巧衷心感谢衷心感谢23
