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1、归档文件整理规范归档文件整理规范 本讲内容n n第一节 江西省归档文件整理规范江西省归档文件整理规范n n第二节第二节 归档文件的整理第一节 江西省归档文件整理规范 江西省归档文件整理规范 DB/T 3802002 江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。 规范要求2002年7月1日起开始实施。 2000年以后的文书档案均按规范整理。 归档文件应从一个新的整理年度开始，由各业务职能部门按规范要求将归档文件整理完毕后交本单位档案室管理。 一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表、会议
2、材料、调查材料、各种记录、 登记表册。 （二）件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者形成的文件，自然件分为两种： 一是纯自然件，即无附带件 的文件。 二是合成自然件，即有附带 件的文件。 每份文件为一件。 文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的，文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件， 报表、名册、图册等一 (本)为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。n n规范允许将这样的两份或多份文件合为一件，作为整理的基本单位。这类文件包括：n n1.文件正本与不同稿本n n2.正文与附件n n3.正文与文件办理单n
3、 n4.原件与复制件n n5.转发文与被转发文n n6.报表、名册、图册等n n7.7.来文与复文来文与复文 （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒、使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。 n n为什么要提倡归档文件整理办法？n n1.简化整理环节，提高工作效率。n n2.便于管理、方便利用。n n3.便于实现计算机文档一体化n n4.有利于档案的编研开发工作。n二、二、档案收集工作的概念、内容档案收集工作的概念、内容n1.档案收集工作概念：按党和国家规定，通档案收集工作概念：按党和国家规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，
4、将分过例行的接收制度和专门征集的办法，将分散在各单位、个人手中以及散失在其他地方散在各单位、个人手中以及散失在其他地方的档案，有计划地分别集中到各单位档案室的档案，有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动。活动。 n2.档案室收集工作内容包括三个方面。档案室收集工作内容包括三个方面。 n（1）对本单位需要归档案卷的接收工作。）对本单位需要归档案卷的接收工作。 n（2）对各现行单位和撤销单位具有长久保）对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。存价值的档案的集中和接收工作。 n（3）对历史档案的接收和征集工
5、作。）对历史档案的接收和征集工作。 三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于管理和利用。 形成规律、有机联系、区分不同价值、便于管理和利用。 第二节第二节 归档文件的整理归档文件的整理一一.掌握档案管理制度。掌握档案管理制度。1.了解本单位已有的档案管理制度，特别是归了解本单位已有的档案管理制度，特别是归档制度，包括归档的范围、时间和要求，并明确档制度，包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的职责有关人员的职责 。n n档案管理制度包括各门类档案的归档、保管、档案管理制度包括各门类档案的归档、保管、保密、利用、鉴定制度。保密、利用、鉴定制度。n n建立健
6、全档案管理制度是档案工作的保障。建立健全档案管理制度是档案工作的保障。（档案业务工作、档案整理、档案（档案业务工作、档案整理、档案管理管理工作）工作）n n 归档制度概念：根据国家法律、法规及有关文件要求，来制定的本单位应当归档的文件材料的收集，移交给本单位档案机构集中管理的制度。 n n归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门。 （用红头文件下发）n n制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 档案员要做些什么才能更好地做好档案工作？n n了解历史n n知晓逻辑n n结合鉴定n n分析利用n n系统整理2、按归档范围收集应归档的文件材料。、按
7、归档范围收集应归档的文件材料。n n区分全宗。区分全宗。n一个全宗内应采用统一的分类方案。全宗-一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）n n常见的错误：n n 基层单位文件材料数量少也采用多基层单位文件材料数量少也采用多级分类，造成分类过细。应当根据文件级分类，造成分类过细。应当根据文件材料的多少设定本单位档案分类的级数，材料的多少设定本单位档案分类的级数，如文书档案一般可采用如文书档案一般可采用“年度年度 保管期保管期限限”两级分类。两级分类。n n档案的分类类目档案的分类类目n n文书档案文
8、书档案n n年度年度 保管期限保管期限 机构机构n n2003年年 永久永久 n n办公室、业务处、人事处办公室、业务处、人事处n n2003年年 30年年n n办公室、业务处、人事处办公室、业务处、人事处n n2003年年 10年年n n办公室、业务处、人事处办公室、业务处、人事处二、适用范围及条件： n n适用范围：适用于文书档案。适用范围：适用于文书档案。n n前提条件：要应用计算机和优秀档案管前提条件：要应用计算机和优秀档案管理软件。理软件。n n三.文件归档与不归档范围：n n（一）文件归档范围：（一）文件归档范围：n n本级的：本级的： n n1.以本单位名义发出的各种文件；以本单
9、位名义发出的各种文件；n n2.以以本本单单位位党党委委（包包括括组组织织、宣宣传传、纪纪检检等等部门）名义发出的各种文件；部门）名义发出的各种文件；n n3.本单位召开的各种会议文件材料；本单位召开的各种会议文件材料；n n4.本本单单位位领领导导在在上上级级、下下级级召召开开会会议议上上的的讲讲话；（下一页）话；（下一页） n n5.本单位对下级的检查、调查材料；本单位对下级的检查、调查材料；n n6.本单位对内、外签订的合同；本单位对内、外签订的合同；n n7.本单位工会、团组织形成的文件材料；本单位工会、团组织形成的文件材料；n n8.本本单单位位各各部部门门在在业业务务工工作作活活动
10、动中中形形成成的的专业文件材料；专业文件材料；n n9.本单位的出版物及其定稿；本单位的出版物及其定稿；n n10.反映本单位活动的剪报材料；反映本单位活动的剪报材料；n n11.本单位党委、行政办公会议记录。本单位党委、行政办公会议记录。 n n上级的上级的n n上级机关对本单位批复性的文件。上级机关对本单位批复性的文件。n n下级的下级的n n1.年度和长远的工作总结；年度和长远的工作总结；n n2.重要的专题报告；重要的专题报告；n n3.重大的案件、事故的调查；重大的案件、事故的调查；n n4.年度的、综合性的统计报表。年度的、综合性的统计报表。n n同级和非隶属关系的同级和非隶属关系
11、的n n与本单位往来的文件材料。与本单位往来的文件材料。n n（二）不归档的范围：（二）不归档的范围：n n1.重份文件；重份文件；n n2.无无查查考考利利用用价价值值：如如召召开开一一般般会会议议的的会会议议通通知知、要要求求上上报报材材料料的的函函、洽洽谈谈工工作作的的介介绍绍信信、一一般般临临时时工工作作的的通通知知（如如搞卫生、放假的通知）；搞卫生、放假的通知）；n n3.上上级级、同同级级机机关关发发来来的的普普法法性性、供供参参考不办的文件材料。考不办的文件材料。n（三）收集的种类（三）收集的种类n1.专题收集专题收集n（1）专题会议：如表彰会、人大会、党代会、）专题会议：如表彰
12、会、人大会、党代会、职代会、经验交流会议材料；职代会、经验交流会议材料；n（2）专题调研（汇报、调研、开展各种检查）专题调研（汇报、调研、开展各种检查） ；n（3）简报、信息专刊；）简报、信息专刊； n（4）案件处分材料；）案件处分材料； 2.专业收集（工程档案竣工验收后收集归档、科研成果鉴定后收集归档、设备文件开箱和安装运行后收集归档、产品文件在定型生产后收集归档、会计文件在年终决算后收集归档、专业普查在普查工作结束后收集归档） n3.正常收集正常收集 n（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座；（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座；半年或年终集中收集；按收发文全面收集）半年或年终集中收集；
13、按收发文全面收集） n4.重点收集重点收集n（1）重点对象主要有：领导、主要职能科室）重点对象主要有：领导、主要职能科室负责人、技术负责人（工程师、经济师、会计负责人、技术负责人（工程师、经济师、会计师）；师）； n（2）重点岗位：人事、劳资、基建、综合办；）重点岗位：人事、劳资、基建、综合办； n（3）重点漏洞：外出开会、参观；）重点漏洞：外出开会、参观； n（4）重点内容：人员分流、机构改革。）重点内容：人员分流、机构改革。 n n（四）把好收集工作的主要环节n n1.文书档案七把关：登记、盖印、帐外文件、工作调动、临时机构、检查、管理关 n n2.科技档案四参加：设备开箱、竣工验收、产品
14、定型会、成果鉴定 n n3.建设项目档案三同步：一是与制定计划、签订合同有关责任人同步，二是与检查落实、项目工程实施、过程同步，三是与竣工验收同步。 四.文件归档应注意问题n n1.严严格格文文件件的的登登记记制制度度：收收进进、发发出出、借出都要登记；借出都要登记；n n2.办办理理完完毕毕的的文文件件要要及及时时检检查查是是否否完完整归档；整归档；n n3.注意注意“帐外帐外”文件的收集文件的收集n n领领导导和和有有关关人人员员外外出出开开会会的的会会议议文文件件和和参参加加公公务务活活动动形形成成的的与与本本单单位位有有关关的的文件；文件；n n干干部部调调动动的的行行政政介介绍绍信信
15、及及党党员员关关系系介介绍信存根、入党通知；绍信存根、入党通知；n n本本单单位位形形成成的的党党组组、行行政政、业业务务会会议议记录；记录；n n本单位形成的各种规章制度；本单位形成的各种规章制度；n n本单位各种统计表。本单位各种统计表。五.划分不同的保管期限： n n1.需要永久保管的文件：需要永久保管的文件：n n上上级级党党政政机机关关和和业业务务主主管管单单位位直直接接针针对对本本单单位颁发的指导性文件；位颁发的指导性文件；n n本单位制定的法规、政策性文件；本单位制定的法规、政策性文件；n n本本单单位位召召开开的的党党务务会会议议、办办公公会会议议的的会会议议记记录、纪要；录、
16、纪要；n n本本单单位位有有关关组组织织机机构构成成立立、演演变变的的文文件件（包包括括组组织织沿沿革革、大大事事记记）、领领导导人人、干干部部任任免免的的文件；文件；n n本单位党员、干部、职工花名册；本单位党员、干部、职工花名册；n n本本单单位位综综合合性性总总结结、计计划划、统统计计报报表表（年年度度的）。的）。n n2.需需30年保管的文件：年保管的文件：n n本本单单位位关关于于职职能能工工作作问问题题、业业务务会会议议的主要文件；的主要文件；n n本本单单位位人人事事管管理理工工作作形形成成的的文文件件（职职称评定、调资、福利、奖惩等材料）；称评定、调资、福利、奖惩等材料）；n
17、n属属于于本本单单位位主主要要职职能能、业业务务并并要要贯贯彻彻执行的文件；执行的文件；n n本单位编制的工作简报、剪报等；本单位编制的工作简报、剪报等；n n3.需需10年保管的文件：年保管的文件：n n本单位形成的一般事务性文件；本单位形成的一般事务性文件；n n本本单单位位半半年年的的、季季度度的的工工作作计计划划、总总结、统计报表；结、统计报表；n n下下级级单单位位报报送送的的专专项项总总结结、报报告告、统统计等。计等。六.归档文件整理： n n将归档文件以将归档文件以“件件”为单位进行装订、分类、排为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。列、编号、编目、装盒
18、，使之有序化的过程。n n归档文件整理分八步走归档文件整理分八步走:n n第一步第一步:件的确定件的确定;第二步文件的修整第二步文件的修整;第三步装第三步装订订;第四步分类排列第四步分类排列;第五步编制归档号第五步编制归档号;第六步第六步编目编目;第七步装盒第七步装盒;第八步入库排架第八步入库排架 n n要保持分类方法的一致和稳定。要保持分类方法的一致和稳定。n n计计划划、总总结结、统统计计报报表表按按形形成成的的年年度度归档。归档。n n跨跨年年度度形形成成的的文文件件，统统一一归归在在办办结结年年度。度。注意：注意：n n排列排列 n n同同一一保保管管期期限限内内的的文文件件最最简简单
19、单的的方方法法是是按按文件形成时间的先后顺序排列。文件形成时间的先后顺序排列。n n成成套套性性文文件件相相对对集集中中排排列列。如如同同一一次次活活动动、同同一一项项工工作作、同同一一个个会会议议、同同一一刊刊物物、会会议议记录、大事记等。记录、大事记等。n n对未及时归档文件，排在相应类别的最后。对未及时归档文件，排在相应类别的最后。归档文件整理流程： 1、做好文件材料的鉴定；、做好文件材料的鉴定；2、区分文件保管期限；、区分文件保管期限；3、一般以每份文件作为一件进行归档；、一般以每份文件作为一件进行归档；4、对对归归档档文文件件进进行行拆拆钉钉、修修整整、装装钉钉处理；处理； 5、一般按文件形成时间排列编件号；、一般按文件形成时间排列编件号； 6、盖归档章；、盖归档章； 7、用用档档案案管管理理软软件件著著录录、编编制制归归档档文文件件目录目录 8、按按不不同同年年度度、不不同同期期限限、不不同同机机构构装装盒。盒。n谢谢大家！
