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1、 公文处理与写作 省政府办公厅文电处省政府办公厅文电处 周志扬周志扬 主要介绍以下5个方面内容：n一、公文处理方法n二、公文格式n三、行文规则n四、常用公文写作n五、公文中常见问题 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文办理：发文办理、收文办理。 发文办理：草拟、审核、签发、复核、 缮印、用印、登记、分发等。 收文办理：签收、登记、审核、拟办、 批办、承办、催办等。一、关于公文处理的方法关于公文审核n审核是国家行政机关公文处理办法的明确要求。n办法第27条规定：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。n第31条规定：收到下级机关上报的需要
2、办理的公文，文秘部门应当进行审核。n加强审核是提高公文质量的有效途径。n审核是机关文秘部门应尽的职责。如何审核? 把好5个关:n行文关n政策关n内容关n格式关n文字关二、公文格式n公文用纸： A4纸：210mm297mm 版芯： 156mm225mm 每页：22行28字 616字 字号、字体： 标题：2号小标宋体字 正文：3号仿宋体字 小标题：3号小标宋体字或黑体字格式要素:n一篇公文最多有16个格式要素: 份数序号、秘密等级、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、 公文标题、主送机关、正文、附件、 成文日期、公文生效标识、附注、 主题词、抄送机关、印发机关和日期 三、行文规则n行文规则
3、是指各级行政机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。 概括起来主要有6条：1.按机关隶属关系和职责范围行文n隶属关系包括：行政隶属、业务隶属。n一般不得越级行文。n按职责范围行文。即：行文的内容应是本机关职责范围内的事务。2.授权行文n(1)政府部门经政府同意向下一级人民政府的行文；n(2)政府办公厅（室）经政府同意向下一级人民政府和政府各部门的行文；n(3)部门办公室经部门领导同意向本系统内下级单位行文。3.联合行文n同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队机关，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位等，可以联合行文。
4、n联合行文应当明确主办部门。4.一般不越权行文n政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。n部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。n政府机关不得向党的组织行文；各级政府的行文不应对党委部门提要求、下指示。n部门之间对有关部门意见未经协商一致，不得各自向下行文。5.上行文报送规则n请示应一文一事；一般只主送一个上级机关；不得抄送下级机关。n报告不得夹带请示事项。n除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见。6.精简效能n行文应确有必要。n属于主管部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。n属于主
5、管部门职权范围内的具体问题，应当直接向主管部门行文。四、常用公文写作公文写作的特点n目的的实用性n成文的程序性n语言的庄重性n格式的规范性公文写作的一般要求n实事求是n符合国家方针、政策和法律法规n忠实于领导意图n注重时效（效率和篇幅）国家行政机关公文种类n国家行政机关公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要1.1.命令（令）命令（令）n命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。 n命令（令）一般分为发布令、行政命令、任免令、嘉奖令等。 2.2.决定决定n决定适用于对重要事项或者重大
6、行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。n决定具有明显的强制性、政策性、约束性。只有事关大局、政策性强的重要事项才适宜使用。n决定一般分为执行类、奖惩类、撤销类等。决定的写作要点1.执行类决定应条理分明，层次清楚，根据需要可采取条款式写法。重大决定大都经过会议讨论通过，因此对有关问题的意义、原则、方法、措施等要写得详略得当、中心突出。 2.表彰类决定主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，改进和推动工作。 表彰类决定的正文一般包括三个部分：一是概述表彰的背景或依据；二是先进集体或个人的主要事迹，简要分析原因，并做出表彰、奖励的决定；三是对各
7、单位提出希望和要求，或者发出学习的号召等。 表彰类决定的事迹部分要简明扼要。l 3.撤销类决定主要用于撤销下级机关不适当的决定事项。一般开门见山、一气呵成。3.3.公告公告n公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。 4.通告n通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。n通告与公告的区别：通告用于公布一般性事项，有别于公告公布重大事项或法定事项 ；通告只在本行政区域（本系统、本单位）内公布，有别于公告向国内外公布；通告可以由具有一定权限、一定管理职能的各级行政机关发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。 通告分为周知类通告和执行类通告n周知类通告主要是使受文者了解重要情况、重要消息。
8、因此文中不提直接的执行要求。n执行类通告主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。通告的写作要点：1.通告无主送单位。2.通告正文由缘由和通告事项两部分组成。3.通告结语一般以“特此通告”以加重语气。5.通知n通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 n通知是应用范围最广、使用频率最高的行政机关公文之一，其内容庞杂，形式繁多。根据作用不同，我们将通知划分为四类：印发、批转、转发类通知，指示类通知，知照事务类通知，任免通知。 印发、批转、转发类通知 n此类通知，主要用于印发
9、本机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。n印发、批转、转发的对象是通知的主体，不能视为附件。 n写作要点：n1.印发类通知的印发对象主要有：不能单独行文生效的工作要点、实施方案、规划、办法、纲要、宣传提纲、领导讲话、谈话要点等。n印发类通知的内容应非常简洁。n2.批转类通知通常是下级机关向上级机关的请示、意见等以上级机关名义予以批转。批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。n下级机关要求上级机关的对象，其内容一般应是超出本机关职能权限范围、以本机关名义下发无法实施的事项。n批转类通知的内容是批转机关对批转对象的态度即批示、批语，一般也较为简练。n3.转发类通知分为转发上级
10、机关和不相隶属机关公文两类。转发上级机关公文，一般应提出贯彻意见，因此，此类通知一般篇幅较长。指示类通知n指示类通知适用于上级机关对下级机关某项工作作出指示和安排。n具体又可分为部署工作性、贯彻指示性、管理措施性、制定政策性等。知照事务类通知知照事务类通知适用于告知各有关方面周知或应遵守的具体的、事务性的事项等。这类通知发送对象广泛。此类通知主要用于机构、区划调整，成立议事协调机构，启用印章，通知会议，节假日安排，作息时间变更等，其使用范围十分广泛，体式多样。此类通知一般篇幅较短，关键是要考虑周全，交待清楚事项，避免差三漏四。任免通知n任免通知适用于任免国家机关工作人员职务。n任免通知首要的是
11、明确干部管理权限，明确任免程序，不符合程序越权下发任免通知即属行文事故。n任免通知职务必须使用单位规范称谓全称，晋升职务的，前任职务自然免除，平级调整的一般在公布新职务的同时，免除原职务。行政职务职级不明确的，应在行文中注明职级。同一单位数名同一职务的任命，应根据研究顺序排列。n任免通知是要求最严格的公文之一，一般使用固定格式。行文力求严肃庄重、无赘语，应杜绝漏别误字。6.6.通报通报n通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 n通报一般分为三种：表彰性通报、批评性通报、情况性通报。 表彰类通报表彰类通报n此类通报的写法类似于表彰类决定。令、决定、通报用于表彰的区别令、决定、通报用
12、于表彰的区别n以命令的形式进行表彰，规格高，仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。安徽省人民政府批转省人事厅关于进一步规范行政性表彰奖励工作意见的通知（皖政199649号）明确规定“不再使用令的形式进行表彰”。 n决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰，如省劳模、市劳模，安徽省科学技术奖等。n通报使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。批评性通报批评性通报n此类通报，用来批评后进，纠正错误，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。 n批评性通报一般由四部分组成：一是错误事实。此部分内容应准确、简要、重点突出，要言不繁。二是对错误事实的评议。指出错误的严
13、重性和危害性，使被批评者口服心服。三是处理决定。四是警戒要求。情况通报情况通报n此类通报用于传达上级重要精神，沟通信息，互通情况，以推动本单位或全局工作。 n情况性通报一般由两个部分组成，一是通报情况（包括存在的问题），二是提出要求。7.7.议案议案n议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8.8.报告报告n报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 n报告属上行文，一般产生于事后和过程中。报告一般可分为四类：汇报工作类、反映情况类、答复询问类、报送材料类。 汇报工作类报告汇报工作类报告n此类报告用于向上级机关汇报本单位综合
14、性工作、阶段性工作或专题性工作的开展情况，以使上级机关及时了解工作中的成绩、经验和问题，取得上级机关的支持和指导。n工作汇报类报告一般包括以下几部分内容：工作汇报类报告一般包括以下几部分内容：n正文开头部分。应简要说明工作的时间、依据、内容、成绩等，起到开宗明义的作用，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。n工作情况和成绩。n主要经验教训。n存在的问题和不足。n今后工作的意见和打算。反映情况类报告反映情况类报告n此类报告用于向上级机关反映本单位的重要情况，以使上级机关及时了解情况，作出决策。 n此类报告的正文一般应有以下几个部分内容：此类报告的正文一般应有以下几个部分内容： 汇报
15、发生的情况并作客观的分析。 报告处理结果或处理打算。答复询问类报告答复询问类报告n此类报告用于答复上级机关的询问，以使上级机关了解有关情况。此类报告是根据上级机关要求作出的。n此类报告的正文开始应引述上级机关来文标题、文号、要求等。如果答复的内容较简单，可以用一段文字一气呵成；如果答复的内容较多，也可以分条开列，逐条叙述。n结尾一般用“特此报告”作结。 报送材料类报告报送材料类报告n此类报告用于向上级机关报送文件、材料等。 n此类报告的引语一般很简短，只用一二句话说明报送文件或材料的缘由及其名称即可。报送的内容应视为正文，不能作为附件对待。 9.9.请示请示n请示适用于向上级机关请求指示、批准
16、。 n请示属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。 n写作要点：n1.请示应坚持一文一事，只主送一个机关。n2.不可越级请示。未获上级批复前，不得抄送下级机关。3.请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话。在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。4.关于请示的标题和结语。10.10.批复批复n批复适用于答复下级机关的请示事项。n写作要点：n1.批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。n2. 批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。n3.批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复一般不复述同意的理由；不同意的批复，应阐述原由，但也要简明扼要。11.11.
17、意见意见n意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 n意见可以用于上行文、下行文和平行文。 n作为上行文，上级机关应对下级机关报送的“意见”应作出处理或给予答复。n作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。n作为平行文，提出的意见供对方参考。如：安徽省人民政府关于淮河流域水污染防治规划（征求意见稿）的意见决定、指示类通知、意见用于部署工作时的区别n决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。n指示类通知适用于上级机关对下级机关某项工作作出指示和安排。n意见作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执
18、行。n综上所述，决定、指示类通知、意见的约束力、强制力和权威性是递减的。12.12.函函n函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 n函的使用范围十分广泛。申请函作用相当于请示，不同之处用于不相隶属机关；商洽函用于不相隶属机关之间商洽工作；知照函用于告知不相隶属机关有关事项；答复函用于对不相隶属机关的申请函予以答复。 写作要点:n平行机关或不相隶属机关公文往来除极少数情况下使用通知和意见外，大多使用函。 n一般来说，应一函一事。n申请函的结束语一般用“请复函”，而不应用“请批复”；答复函的结束语应用“特此函复”，而不应用“特此批复”。函中常用语还有“函告”等，
19、一般不用“报告”、“汇报”等。 n函的语言要体现平等坦诚的精神，恳切得体，简洁朴实，谦和有礼，切不可盛气凌人。 13.13.会议纪要会议纪要n会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 n会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的公文，具有情况通报、执行依据等作用。n会议纪要可分为综合性会议纪要和专题会议纪要。写作要点:n1.会议纪要要正确集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收。n2.会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”、“会议确定”等。 n3.会议纪要既要虚实结合，更要条理清晰。n4.专题会议纪要为简化会议概括部分，一般以“有关部门负责同志参加了会议”概括参会人员，在纪要正文结束后空一行列出“参会单位、人员名单”。n5.会议纪要无抬头。主送单位与抄送单位一起列在版记栏。 n6.会议纪要的存档材料应有会议签到单和会议原始记录，重要的会议还要有录音材料。
