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1、 第一章 文件管理 1. 文件管理的定义、目的2. 文件系统分类 3. 文件制定程序 4.文件的使用及控制n 1.文件管理的定义 、目的n定义： 文件是GMP的重要组成部分，是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施中的记录结果。1.文件管理的定义 、目的-一切行为有法规，一切行为有记录一切行为有法规，一切行为有记录 建立一套完备的文件系统，其主要目的在于：1.明确规定保证高质量产品的质量管理体系。2.行动可否进行以文字为准，避免纯口头方式产生错误的危险性。3.一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。文件系统提供各项标准规定。1.
2、文件管理的目的4. 任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和追踪，查原因、追责任，为改进工作提供依据。查有据、行有迹、追有踪5. 书面的文件系统有助于对企业成员进行GMP培训，保持企业内部良好的联系，有助于GMP认证工作的进行。6. 文件系统的建立和完善，促使企业实施规范化、科学化、法制化管理，促进企业向管理要效益。7. 如实反映执行情况，并能积累每批产品的全部资料和数据，进而保证人民用药的安全有效。文件系统中的几个核心概念nWho-谁来做nWhat-做什么nWhen-什么时候做nWhere-什么地方做nWhy-为什么要做nWhy not-为什么不做nHow-如何做2.文件系统分类
3、n文件按其属性来分，可分为指令性文件和记录两类。n按其来源可分为公司内部文件和外来文件。2.文件系统分类n指令性文件是指可重复使用的标准类文件（管理标准和操作指南），包括质量方针、质量手册、SOP、生产方法、标准批记录、分析方法、质量标准等。n记录是指历史性文件，包括批记录、报告、原始记录、工作记录、会议纪要等。2.文件系统分类n内部文件是指由公司内起草的文件。n外来文件是指法律法规、国家及行业标准、客户提供的文件资料等。3.文件制定程序 编写注意:n命题：标题应能清楚说明文件性质。n内容：SOP的内容必须结合实际情况、条理清楚、层次分明，文字简练、通俗易懂、易于领会、易于执行。n编码：由质量
4、管理部门专人负责根据编码规定给文件编码并登记。 SOP的格式按统一的模版格式（可到QA复制电子版），本文件的格式为标准格式 。3.文件制定程序1. 起草及传阅n由使用部门负责起草文件，文件起草人为相关工作负责人。n起草时应进行充分的讨论，草案进行传阅。编写人负责传阅和审批过程中的联络 。n文件起草人按规定的格式起草并确定文件分发范围。n文件签名必须用不易褪色的墨水笔，签名时必须签日期。n签字的原件和电子版交给QA文件管理人员存档。 3.文件制定程序2. 审核n审核人应有相应的资历，主要是复核文件中其专业领域的内容无差错，并签名。n若SOP内容有较大改动，编写人须重新打印清样，以便继续传阅。完成
5、首次传阅后，如果意见分歧较大，则需要起草人通知相关部门组织会签，形成统一意见并定稿。如果没有较大的意见分歧，则由编写人进行协调后定稿。n编写人负责将终稿按顺序交给审核人和批准人审批，在终稿首页相应位置上签字，要求签全名及日期，形成SOP批准件。然后编写人将批准原件和传阅稿、电子稿件交给QA文件管理人员。3.文件制定程序3. 批准n批准人一般为相应部门的主管领导，质量标准、质量管理SOP、验证文件等必须由质量管理部经理或其授权人批准。3.文件制定程序4. 培训生效n文件批准后，由文件起草人对相关部门的相关人员进行培训后，文件正式生效。 自批准人签字日期计算，加1周时间为生效日期 。 QA将批准的
6、SOP的名称、生效日期、培训人、培训对象等信息及时通知人力资源行政部，由人力资源行政部安排在1周内进行培训。3.文件制定程序5.发放、回收n文件管理人员按规定范围进行发放，分发件应有明显标志并能防止非法复印。n文件分发时接收人应登记签字，发出新版本的同时应收回旧版本并登记。n收回的作废文件应定期进行销毁并记录。n原件应分类进行归档，应规定各种文件的保存期，存档的场所应符合安全要求。3.文件制定程序6.销毁、归档 3.文件制定程序7.修订nSOP的修订期应不超过2年，质量管理的关键SOP由QA组织评审，其它SOP由相关部门组织评审，SOP评审要形成记录，对不适宜的SOP（或条款）提出修订或撤消要
7、求，责任部门负责修订。nSOP使用部门在使用过程中如发现不适宜，要及时反馈给责任部门或QA，责任部门可根据实际需要，提出修订或撤消SOP的申请。n修改后SOP的传阅、审批、培训及发放等程序同上。文件制定程序n总结： 起草传阅 审核、批准 培训 发放回收 销毁、归档 修订 一系列过程的管理活动。 3.文件制定程序nSOP的编号表示为：GXX-NNN 。其中：XX表示SOP分类号； NNN表示SOP序号。n文件的分类 SOP按下列类别划分，并根据公司发展的实际需要增加，以两位数字作为分类号。每一类中包括管理性文件和操作性文件，以编号范围进行区分，详见下表：3.文件制定程序1.封皮：公司标志、文件名
8、称、SOP编号、版本号、页码、受控状态、分发号、持有人、编写审批签字。 2.正文: 例 标准操作规程(SOP)的内容:4.文件的使用及控制n文件的使用部门应建立本部门的FG07-002-4部门持有文件清单，并对SOP的使用情况定期检查，及时将文件适宜性的信息反馈给责任部门或QA，以便及时对文件进行修订。nQA检查各部门SOP使用情况及文件适宜性；每年修订并发布一次FG07-002-5 公司现行受控文件清单，并根据SOP变更情况，不定期的发布变更清单。 n分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。4.文件的使用及控制n任何人不得擅自借用他人文件进行复
9、印，确因工作需要，须填写FG07-002-6 文件和资料复印申请表，办理审批登记手续，批准后由QA发放。n当文件破损严重不能使用时，立即到QA办理更换手续，交回破损文件，换发新文件，新文件的分发号仍使用原文件的分发号。QA负责及时将破损文件销毁并记录。4.文件的使用及控制n文件丢失，应填写文件和资料复印申请登记表，由主管经理批准后，由QA补发文件，补发文件应给予新的分发号，并在文件发放及回收登记表中注明丢失文件的分发号作废。n各部门应建立FG07-002-7 文件和资料借阅登记表，需临时借阅文件的人员应填写文件和资料借阅登记表，办理借阅手续后方可借阅。借阅者应负责借阅期间的文件保管，并在指定日
10、期内归还，逾期不还的由借出部门负责追回。n对外提供涉及公司机密文件时，应先经过部门负责人同意，质量部审核，执行副总批准后方可提供。4.文件的使用及控制n客户提供的文件资料由执行副总经理负责按规定分发到相关部门或人员，并按文件管理规定进行登记。n客户提供的文件资料未经客户允许不得再提供给第三方。n各部门每半年将最新的外来文件目录报送到QA进行登记。 第二章 记录n1. 记录的管理n2. 记录书写规范要求n3. 检验记录 n4. 对其它记录的要求1.记录的管理-记录的分类记录的分类:记录文件大体可分为n生产管理记录包括物料管理、批生产记录、批包装记录等。n质量管理记录包括检验记录及质量检查记录等。
11、n维修校验记录包括厂房、设施、设备等的维修、校验。n销售记录n各种类型的总结报告n实验记录n会议记录n其他记录，如电话记录、传真记录、盖章记录等。1.记录的管理-记录的使用n各部门必须使用现行有效版本的记录格式，作废版本的未使用空白记录由各部门 负责及时作废。n每年由QA部统一发布公司现行受控记录清单。n空白记录可用相关SOP附件的记录样本进行复印使用。1.记录的管理-记录的归档及保存n各部门保存的记录应有专人负责管理。n各部门记录发生岗位对需存档的记录，及时按类别、编号顺序整理好，然后交给档案管理人员存档。n存档时填写记录存档明细表，登记存档记录的名称、份数及范围（批号、时间范围等），接收人
12、检查确认后，送档人和接收人签字。n记录应按顺序有序的存放在档案柜中，以便检查、借阅和使用。n档案保存应防止损坏和丢失。存储环境应适宜，要有防盗、防虫蛀、防鼠害、防火等措施。1.记录的管理-记录的保存期限n车间、部门原始记录一般保存3-5年；n环境记录保存3年；n有永久保存价值的记录应整理成档案，统一归档长期保存；n按GMP管理的相关生产和质量记录保存期限为至少产品有效期后1年。1.记录的管理-记录的销毁 存档记录到期后由存档部门专责人员提出申请，填写文件和资料作废、保留、销毁登记表，并报至部门负责人、质量管理部经理审核，执行副总经理批准，由档案室统一组织销毁。1.记录的管理-记录的查阅n当合同
13、规定顾客需要查阅有关记录时，在约定时间内，由主管经理提供给顾客或他人查阅，并填写文件和资料借阅登记表。n对外提供记录时，需由部门负责人同意，QA审核后，由执行副总经理批准后方可提供。2.记录书写规范要求n总体要求:记录必须真实、完整，如实反映生产的质量状况、工作状况和设备运行状况，能够证明生产的全过程符合GMP要求。n记录的内容必须真实，要求及时记录即边操作边记录，不得提前或迟后填写。n记录的字迹应端正清晰，记录使用签字笔或钢笔填写。n原始记录不得有缺页或缺角现象，更不得撕毁，如有损坏，应注明作废字样并签名。同时按规定重新申请补发，可将原记录内容抄写在补发的记录页上，原件同时保存。2.记录书写
14、规范要求n所有原始记录不得任意涂改，不准使用修改液覆盖，不准用刀片刮，也不准描画数据。需要更改时，应在原记录上划一条横线，然后在旁边空白处重新填写，并签上名字和日期，原记录内容应可明显辨认识别。n必须按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写，要用一斜杠或“N/A”表示。内容与上项相同时应重复抄写，不得用“”或“同上”填写。备注栏作为特殊情况的记录位置，如无特殊内容记录则此栏空白。n生产及实验过程中的所有特殊点（如升降温过程中的最低、最高点）以及异常情况必须作记录，必要时可另附记录页。2.记录书写规范要求n生产中对重量的记录要根据工艺的要求确定其精确位数，一般要精确到小数点后两位。n品名的
15、中文名称不得简写，应用标准名称填写，允许使用有关规程解释的简称如产品的英文简称。n操作者、复核者应填全名，不得只写姓或名。n操作记录中的日期必须写全，格式为：年份（四位）-月份（两位）-日期（两位）如2008-05-12。不得只写月、日或月日简写，如“01”、“1/7”。n记录表应有页码流水号。n原始记录全部完成后，要由责任人签字；重要数据性记录要有第二人对记录内容、计算结果进行复核，如生产过程中的关键性参数、分析的数据等，并由部门负责人审核签字。2.记录书写规范要求数据处理数据处理 四舍六入五考虑，五后非零就进一，五后皆零看奇偶，五前为偶应舍去，五前为奇要进一。例如：（保留1位有效数字）3.
16、5424 3.5 2.3653 2.42.1500 2.2 2.0500 2.02.2501 2.3 2.1507 2.2 3.检验记录 n原始检验记录应详细记录样品配制稀释过程、所有测定数据、标准液的浓度、计算公式、计算结果、异常情况等内容。n有效数字的规定n没有特殊要求时，一般分析数据和计算结果保留四位有效数字或比标准规定的该检验项目有效数字位数多一位。n保留有效数字时，最多只能保留一个不定数。n在加法运算中，每个数及它们的和或差的有效数字保留，以小数点后面有效数字位数最少的为准。n在乘除法运算中，每个数及它们的积或商的有效数字保留，以每个数中有效断定位数最少的为准。n运算过程中，为了减少
17、舍入误差，可多保留一位有效数字（不修约），在算出结果后，再按运算法则将结果修约至应有的有效数字位数。n分析结果小数点后的位数，应与分析方法精密度小数点后的位数相同。n检验结果的书写方法要与现执行标准规定一致，如使用相同的单位。3.检验记录-分析测量记录 n用百分之一分析天平称量或标准中注明“用移液管移取”或“取XX.XXml”的溶液时，数值记录至小数后二位数字。n使用滴定管时，应记录至小数点后二位数字。n使用容量瓶时，记录至小数点后二位。n滴定管、移液管的校正值应记录至小数点后两位数，容量瓶的校正值1000ml以上（含1000ml）记录至小数点后一位数字，1000ml以下记录至小数点后两位数字
18、。3.检验记录-分析结果的报出和处理n分析结果的报出以平行测定结果的算术平均值为准。n对外报出的分析结果（COA中）如无特殊要求有效位数应与指标一致；原始检验记录及公司内部分析报告单中，有效位数比指标多一位。n成品及原料检验中平行测定的精密度应符合标准中绝对偏差或相对偏差的要求，超过允许偏差必须重新测定。n分析结果与标准中规定的极限数值（指标值）进行比较，判定等级或合格与否时，凡标准中注明修约值比较判定的，采用修约值比较法，未注明的一律采用全数值比较法。n样品分析单、检验报告、统计台帐均按本标准的规定执行 4.对其它记录的要求n会议记录：各种会议包括公司级、部门、车间级、工作组、技术交流会、课
19、题讨论会等都须形成记录。会议主持人负责指定会议记录人，记录人负责做好会前签到，真实、详细地记录会议内容，并整理成会议纪要或会议要点、提纲。由会议主持人审核签字，并确定分发范围，由记录人负责发放。n培训记录：要求由被培训人亲自签名和记录，归档的培训内容记录可指定专人整理。n实验记录：由实验者按记录规范进行记录，由负责人审核签字后归档保存。n电话记录、传真记录、盖章记录等由发生部门及时作好记录或登记。每位员工应该如何作每位员工应该如何作1、严格遵守公司文件和规章制度n写你要做的，做你所写的，记你所做写你要做的，做你所写的，记你所做的，分析你所记的的，分析你所记的 （即写、作、记一（即写、作、记一致
20、）致）n公司的各种文件是前人经验的总结，公司的各种文件是前人经验的总结，是非常有效的管理措施，所以我们必是非常有效的管理措施，所以我们必须遵守。须遵守。n n如果做到以上你是一名合格的员工2、工作中认真、负责、细致n工作中认真、负责、细致能够有效避免人工作中认真、负责、细致能够有效避免人为差错。为差错。n善于发现问题，能够及时将发现问题汇报。善于发现问题，能够及时将发现问题汇报。n n如果做到以上你是一名优秀的员工3、不断总结经验提出合理意见预防事故的发生n我们的我们的GMP还处于初级阶段，还有很还处于初级阶段，还有很多漏洞需要充实，需要大家共同努力，多漏洞需要充实，需要大家共同努力，不断完善。不断完善。n美国辉瑞药业：全部管理经验来自美美国辉瑞药业：全部管理经验来自美国辉瑞本部，专业技术人员到美国培国辉瑞本部，专业技术人员到美国培训一年，生产后对软件系统修改三年训一年，生产后对软件系统修改三年才能满足目前大连辉瑞公司的需要。才能满足目前大连辉瑞公司的需要。n n如果做到以上你一定有晋升的机会第四章n n近年中国GMP案例分析案例、欣弗药品不良事件案例、欣弗药品不良事件 案例、欣弗药品不良事件案例、欣弗药品不良事件案例、欣弗药品不良事件案例、欣弗药品不良事件
