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1、如东县国土系统档案人员培训班9/18/20241归档文件整理规那么归档文件整理规那么如东县档案局如东县档案局9/18/202421总 那么 n为适应办公自动化及档案管理为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，制定中华人用档案信息资源，制定中华人民共和国行业标准民共和国行业标准? ?归档文件整归档文件整理规那么理规那么?(DA/222000)?(DA/222000)。9/18/20243n归档文件整理n是指立档单位在其职能活是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质为文书档案保存的各种纸质文
2、件材料，以件为单位，进文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的编目、装盒，使之有序化的过程。过程。9/18/20244n本规那么适用于各级机关、本规那么适用于各级机关、团体、企业、事业单位。团体、企业、事业单位。n9/18/20245 2整理原那么n遵循文件的形成规律，保遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利分不同价值，便于保管和利用。用。 9/18/20246n贯彻贯彻“强化收集、简化整理、强化收集、简化整理、细化检索、深化利用细化检索、深化利用的业务的业务工作方针，简便、高效
3、、科学工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、件整理工作制度化、标准化、现代化。现代化。n9/18/202473整理要求n归档文件应齐全完整。保管归档文件应齐全完整。保管期限划分准确。档案进馆单期限划分准确。档案进馆单位按经当地档案行政管理部位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。全完整，价值鉴定准确。9/18/20248n整理归档文件所使用的书写整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应材料、纸张、装订材料等应符合档案保护
4、要求。已破损符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。前提下进行。 9/18/20249n归档文件整理工作应建立在归档文件整理工作应建立在文档一体化管理根底上，运文档一体化管理根底上，运用计算机及档案管理软件辅用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准软件须符合江苏省地方标准? ?文书档案文件级目录数据文书档案文件级目录数据库结构与交换格式库结构与交换格式?
5、(DB32?(DB325052002)5052002)要求。要求。9/18/2024104整理单位及装订 n4.14.1归档文件的整理单位归档文件的整理单位 -件 一般以每份文件为一件 9/18/202411n文件正本与定稿为一件；文件正本与定稿为一件；n正文与附件为一件；正文与附件为一件；n原件与复制件为一件；原件与复制件为一件；n转发文与被转发文为一件；转发文与被转发文为一件；n会议记录以每一次会议为一会议记录以每一次会议为一件件; ;n介绍信存根等一本为一件；介绍信存根等一本为一件；n成套的会议材料各为一件；成套的会议材料各为一件；9/18/202412n重要文件的正文与历次修改重要文件
6、的正文与历次修改稿可各为一件；稿可各为一件；n计算机及其网络环境中形成计算机及其网络环境中形成的文件，将正文与发文稿纸、的文件，将正文与发文稿纸、草稿纸为一件；草稿纸为一件；n正文与文件处理单为一件；正文与文件处理单为一件；9/18/202413n来文与复文来文与复文( (指请示与批复、指请示与批复、报告与批示、函与复函报告与批示、函与复函) )可为一可为一件；经过假设干环节、层次办件；经过假设干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，理的来文、复文，超过两件的，那么将所有的来文、复文分别那么将所有的来文、复文分别作为一件；作为一件；n报表、名册、图册等按其原报表、名册、图册等按其原来的装订方
7、式，一册来的装订方式，一册( (本本) )为一为一件；件；9/18/202414n未装订的式样同一的表格，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。在一起作为一件。n9/18/202415n在实际操作中，界定件既要在实际操作中，界定件既要有原那么性，又要有灵活性，有原那么性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索兼顾到简化整理与便于检索9/18/202416n4.2 4.2 文件修整文件修整n1 1修裱破损文件。修裱破损文件。n2 2复制字迹模糊或易复制字迹模糊或易褪变的文件。褪变的文件。n3 3超大纸张折叠。超大纸张折叠。9/18/202417n
8、4.34.3文件装订文件装订n(1)(1)文件排序文件排序n 装订前必须对文件进行排序装订前必须对文件进行排序n正本在前，定稿在后；正文在前，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在附件在后；原件在前，复制件在后；后；n转发文在前，被转发文在后；复转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，文与来文为一件时，复文在前，来文在后来文在后；9/18/202418n计算机及其网络环境中形成的计算机及其网络环境中形成的文件，正文在前，发文稿纸在文件，正文在前，发文稿纸在后、定稿纸在最后；后、定稿纸在最后；n有文件处理单的，可放在最前有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为
9、首页加盖归档面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始章，以更好地保护正本的原始面貌。文件处理单在前，正文面貌。文件处理单在前，正文在后；在后； n不同文字的文本，无特殊规定不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。字文本在后。9/18/202419n2 2归档文件应按件装订归档文件应按件装订n 装订方式可采用缝装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订文
10、件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。位的装订方式应相对统一。 短期保存的文件材料短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。可保持原装订方式不变。9/18/202420n5 归档文件的分类n分类分类 就是指所有的归档文件就是指所有的归档文件, ,按按照其自身的内容、形式、时间、来照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组放源等方面的异同，分门别类地组放在一起，使所有归档文件构成一个在一起，使所有归档文件构成一个有机整体的过程。有机整体的过程。9/18/202421n归档文件可以采用归
11、档文件可以采用“年度年度机构机构( (问题问题)保管期限保管期限、“保管期保管期限限年度年度机构机构( (问题问题) )、“年度保管期限年度保管期限、“保管期限保管期限年度年度中的一种方法进行分类，中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行归档文件数量不多的单位。原执行或参照，执行企业档案分类法的企或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用业、事业单位也可采用“问题问题年度年度保管期限保管期限的方法分类。的方法分类。9/18/202422n分类层次最多三层，即年度、分类层次最多三层，即年度、期限、机构期限、机构( (
12、问题问题) )，最少两，最少两层，即年度、期限。一个单层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。位应保持分类方案的稳定。n9/18/202423n5.1 5.1 按按“年度保管年度保管期限期限 分类分类n1 1 将文件按其形成将文件按其形成年度分类。跨年度时，年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期一般应以文件签发日期( (即落款日期即落款日期) )为准。为准。n9/18/202424 对于方案、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。9/18/202425n2
13、2几份文件作为一件时，几份文件作为一件时，“件件的日期以装订时排在的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。前面的文件落款日期为准。n nn 9/18/202426n5.25.2按机构按机构( (问题问题) )分类分类 n将文件按其内容涉及到机构将文件按其内容涉及到机构( (问问题题) )分类。机构分类法与问题分分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择类法不能同时采用，只能选择其中的一种。可视归档文件量其中的一种。可视归档文件量的大小予以取舍。的大小予以取舍。n9/18/202427n按机构分类，由某个机构承办按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；的归档文件，归人该机构
14、类；由几个机构承办的，可归入主由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中要承办机构类中( (一般适用于机一般适用于机构相对稳定的机关构相对稳定的机关) )。n9/18/202428n按问题分类，一般可分为按问题分类，一般可分为“党党群类群类、“业务类业务类、“行政行政类类等等。原执行或参照执行等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到单位，按问题分类，一般分到一级类目，即一级类目，即“党群类党群类、“行政类行政类、“生产技术类生产技术类、“经营管理类经营管理类。9/18/202429n6 归档文件的排列n归档文件应在分类方案的归档文件应在
15、分类方案的最低一级类最低一级类目内目内，按，按事由事由结合时间、重要程度等结合时间、重要程度等排列。排列。n事由事由 是指一件具体的事，或一个具是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。复收到后，可视为事由办理完毕。9/18/202430n这里的最低一级类目，是指这里的最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如设在最低一级的类目，例如按照按
16、照“年度年度保管期限保管期限分分类，那么类，那么“保管期限保管期限为最为最低一级类目。低一级类目。9/18/202431n排列的实际操作可分为两步排列的实际操作可分为两步n1 1在最低一级类目内，先在最低一级类目内，先按照事由原那么将属于同一按照事由原那么将属于同一事由的文件按一定顺序排列事由的文件按一定顺序排列在一起；在一起；n2 2再采用一定的方法对不再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。同事由的文件进行排列。9/18/202432n6.16.1同一事由内文件排列同一事由内文件排列n1 1按文件形成时间的按文件形成时间的先后顺序排列；先后顺序排列；n2 2按文件的重要程度按文件的重要程
17、度排列。排列。n 9/18/202433n6.2 6.2 不同事由间的排列不同事由间的排列n(1)(1)按不同事由形成时间的先后顺序按不同事由形成时间的先后顺序排列排列; ;n(2)(2)按事由的重要程度排列按事由的重要程度排列; ;n(3)(3)按事由具有的共同属性分别集中按事由具有的共同属性分别集中排列排列; ;n A A 按责任者或承办部门分别集中排列按责任者或承办部门分别集中排列n B B 按照不同问题分别集中排列按照不同问题分别集中排列n 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。9/18/202434n因故未及时整理归档的零散因故未及时整理归
18、档的零散文件材料，可排在同一年度、文件材料，可排在同一年度、期限、机构期限、机构( (问题问题) )的所有文的所有文件的最后，或并入关系密不件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，可分的相关文件中作为一件，上述情况应在备考表中加以上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中说明，而在实际整理工作中应尽量防止。应尽量防止。9/18/202435n7 归档文件的编号n归档文件编号是指将归归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置档文件在全宗中的位置标识为符号标识为符号, ,并以归档章并以归档章的形式在归档文件上注的形式在归档文件上注明。明。9/18/202436n7.1 7.1 编号工
19、程编号工程n归档文件应依分类方案归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并限、件号等必备项，并可设置机构问题等可设置机构问题等选择项选择项 9/18/202437n1 1件号件号n 文件排列的顺序号文件排列的顺序号n件号分为室编件号和馆编件件号分为室编件号和馆编件号号n室编件号的编制方法为：在室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从按文件排列顺序从
20、11开始开始标注标注 n馆编件号按进馆要求标注。馆编件号按进馆要求标注。 9/18/202438n2 2全宗号全宗号n 档案馆给立档单位编制的代号。档案馆给立档单位编制的代号。 n3 3年年 度度n 文件形成年度，以四位阿拉伯文件形成年度，以四位阿拉伯数字数字 标注公元纪年，如标注公元纪年，如20212021。n4 4保管期限保管期限 n 归档文件保管期限的简称或代归档文件保管期限的简称或代码。码。 n 保管期限分为保管期限分为“永久、长期、永久、长期、短期短期 简称为简称为“永、长、短。永、长、短。9/18/202439n7.2 7.2 加盖归档章加盖归档章n编号工程确定后，要以归编号工程确
21、定后，要以归档章的形式逐件标识在每档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以方便一件归档文件上，以方便归档文件的实体存取。归档文件的实体存取。n 归档章式样归档章式样 全宗号C23期限永久收文号148年度2005件号33页 数129/18/202440n归档章应加盖在归档文归档章应加盖在归档文件首页上端居中的空白件首页上端居中的空白位置位置n每形成、收到一件文件，每形成、收到一件文件，即由文书人员即时加盖即由文书人员即时加盖归档归档章。章。9/18/202441n8 归档文件的编目n归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 n归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备
22、注等工程。9/18/202442n1 1件号：填写室编件号件号：填写室编件号n 件号为四位数，如件号为四位数，如00330033n2 2责任者：制发文件的组责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关织或个人，即文件的发文机关或署名者。应填写全称或通用或署名者。应填写全称或通用简称，如简称，如“如东县开展与改革如东县开展与改革委员会委员会 n3 3文号：文件的发文字号。文号：文件的发文字号。n 如如“东政发东政发2006003320060033号号9/18/2024434 题名：文件标题。没有标题或标题不标准的，可自拟标题，外加“ 号。正件题名后抄录附件题名，外加，如“关于进一步加强我县精神
23、文明建设的决定附：市民公约 5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。9/18/202444n6 6 页数：每一件归档文件页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面的页数。文件中有图文的页面为一页。为一页。n7 7 备注：注释文件需说明备注：注释文件需说明的情况。的情况。n归档文件目录用纸幅面尺寸采归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准用国际标准A4A4型长型长宽为宽为297mm210mm297mm210mm。 9/18/202445归归 档档 文文 件件 目目 录录n 件号件号责责任任者者文文号号题题名名日日期期页页数数备注备注0033如东县政府如东县政府东政
24、发东政发20060133号号关于加强环境保护工关于加强环境保护工作的意见作的意见20060312129/18/202446n归档文件目录封面归档文件目录封面A4A4 归归档档文文件件目目录录全全宗宗名名称称如如东东县县政政府府年年度度2005保保管管期期限限永永久久 件件数数玖玖拾拾伍伍件件9/18/202447n9 归档文件装盒n将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。n 9/18/202448n不同保管期限的不得装在不同保管期限的不得装在同一盒内；采用机构同一盒内；采用机构( (问题问题) )分类的，不同机构分类的，不同机构( (问题问题) )不得装在同一盒
25、内。不得装在同一盒内。n9/18/202449n9.19.1档案盒档案盒n档案盒封面应标明全宗档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺名称。档案盒的外形尺寸为寸为310mm220mm310mm220mm长长宽，盒脊厚度可以宽，盒脊厚度可以根据需要设置为根据需要设置为20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等。等。9/18/202450n 档案盒封面档案盒封面 如如 东东 县县 档档 案案 局局9/18/202451n档案盒应根据摆放方式的档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，起止件号
26、、盒号等必备项，并可设置机构问题等并可设置机构问题等选择项。选择项。9/18/202452n起止件号填写盒内第一起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件件文件和最后一件文件的件号，中间用的件号，中间用“号连接；盒号即档案盒号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求移交进馆时按进馆要求编制。编制。9/18/202453n档案盒盒脊式样档案盒盒脊式样 全宗号C23年度2005保管期限永久 机构（问题）起止件号 室 21- 33 馆-盒 号9/18/202454n档案盒应采用无酸纸制作。 9/18/202455n备考表备考表n备考表置于盒内文件备考表置于盒内文件
27、之后，工程包括盒内文件之后，工程包括盒内文件情况说明、整理人、检查情况说明、整理人、检查人和日期人和日期9/18/202456n盒内文件情况说明：填写盒内文盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。毁等情况。n整理人：负责整理归档文件的人整理人：负责整理归档文件的人员姓名。员姓名。n检查人：负责检查归档文件整理检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。质量的人员姓名。n日期：归档文件整理完毕的日期日期：归档文件整理完毕的日期9/18/202457n 备备 考考 表表盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日9/18/202458n10归档文件排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，按“年度保管期限分类的，在库房排架时，同一期限内的档案依年度次序上架，不同保管期限的档案分别排架，便于档案移交进馆。 n 9/18/202459谢谢大家！谢谢大家！ 9/18/202460
