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1、北京市档案局信息化处北京市档案局信息化处 田雷田雷20142014年年3 3月月2424日日Page 2三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点四、电子档案的管理四、电子档案的管理五、电子档案的移交五、电子档案的移交Page 3一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（一）电子文件的概念和管理核心（一）电子文件的概念和管理核心 1. 1.电子文件的定义电子文件的定义 指机关、指机关、团体、企事体、企事业单位和其他位和其他组织在在处理公理公务过程程中，通中，
2、通过计算机等算机等电子子设备形成、形成、办理、理、传输和存和存储的文字、的文字、图表、表、图像、音像、音频、视频等不同形式的信息等不同形式的信息记录。 北京市北京市电子文件子文件归档与档与电子档案管理子档案管理办法法Page 4档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。电子档案：归档后的电子文件。电子档案：归档后的电子文件。档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他Page 5（一）电子文件和电子档案的定义（一）电子文件和电子档案的定义电子文件的根本特性：原生性电子文件的
3、根本特性：原生性电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不是电子文件；是电子文件；用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子版不是电子文件。版不是电子文件。XX这两这两类数类数据不据不是电是电子文子文件！件！2.2.电子文件的管理核心电子文件的管理核心 必必须确保：真确保：真实、完整、可用和安全。、完整、可用和安全。-电子文件管理子文件管理暂行行办法法（厅字字 2009 39号）号）Page 6真实真实电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依
4、然保持电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文信息和元数据。信息和元数据。完整完整 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装
5、配正确且无缺损。是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。可用可用 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。安全安全 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且不会被非授权获取。不会被非授权获取。一、电子文件概述（简）一、
6、电子文件概述（简）（二）电子文件的产生系统（二）电子文件的产生系统（1）OA（办公自动化系统）；（办公自动化系统）；（2）ERP（企业资源计划系统）；（企业资源计划系统）；（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；（计算机辅助制造系统）；（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；（计算机辅助工艺设计系统）；（7）CAI（计算机辅助教学系统）；（计算机辅助教学系统）；（8）GPS（全球定位系统）；（全球定位系统）；（9）GIS（地理信息系统）；（地理信息系统）；（10）E-MAIL（
7、电子邮件系统）；（电子邮件系统）；（11）EDI（电子数据交换）；（电子数据交换）；（12）EC（电子商务系统）；（电子商务系统）；（13）EG（电子政务系统）；（电子政务系统）；（14）数码照相与摄像及多媒体系统；）数码照相与摄像及多媒体系统；（15）A/D（模（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。）。Page 7 电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。一
8、、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（三）电子文件的构成要素（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与子文件由内容、背景与结构所构所组成，背景信息与成，背景信息与结构信息构信息统称称为元数据。元数据。Page 8 1. 1.内容内容 内容是表达行内容是表达行为主体的思想、意主体的思想、意图及措棕及措棕对象（客体）象（客体）的的过程、程、结果的信息，通俗的果的信息，通俗的说就是文件内容信息。就是文件内容信息。 内容是电子文件的主体部分。内容是电子文件的主体部分。一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）2.2.背景背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以
9、下背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容：内容：（1）文件的形成机构及其他相关责任人；）文件的形成机构及其他相关责任人；（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；）与文件有关或曾经有关的其他机构；（3）文件履行机构职责与目的；）文件履行机构职责与目的；（4）文件的形成时间；）文件的形成时间；（5）与文件有关的其他时间；）与文件有关的其他时间；（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；）机构职能所体现的文件价值与重要性；（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；（8）该文件与其它文件和资料间的关系；）该文件与其它文件和资料间的关
10、系；（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。信息。Page 9一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）3.3.结构结构结构是指构是指电子文件内容信息的子文件内容信息的组织表达方式，如文字的表达方式，如文字的段落安排，段落安排，电子文件使用的代子文件使用的代码、数据、数据结构、格式，以及构、格式，以及载体、附件等方面的信息。体、附件等方面的信息。 结构直接与电子文件的可
11、用相关，是确保电子文件在长期保存过程结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。中始终可以被理解和被利用的重要内容。Page 10 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据
12、直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，不可小视。不可小视。一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（四）电子文件的类型和格式（四）电子文件的类型和格式1.1.文本文件文本文件 使用文字使用文字处理理软件生成的，由字、件生成的，由字、词、数字或符号表达、数字或符号表达的文件。的文件。常常见的文本文件格式有：的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。等。适宜适宜归档的文本文件格式：档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采以及北京市政府采购目目录收收录的其他正版的其他正版软件所
13、生成的文本文件也可以直接件所生成的文本文件也可以直接归档。档。Page 11一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）Page 122.2.数据文件数据文件 以数据表格和数据以数据表格和数据库形式存在的形式存在的结构化数据构化数据记录集。集。常常见的的产生数据文件的系生数据文件的系统有：有：ACESS，FOXPRO、SQLSERVER、ORCLE、DB2等。等。数据文件数据文件应以其以其产生的数据生的数据库环境境为依托依托进行行归档，档，维持数据原始面貌；或将数据文件持数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据可以脱离数据库系系统读取的数据表文件取的数据表文件归档。档。脱离数据脱离数据库系
14、系统归档的数据表文件以档的数据表文件以MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采以及北京市政府采购目目录收收录的其他正版的其他正版软件件所生成的表格文件格式所生成的表格文件格式归档。档。一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）3.3.图形文件图形文件 根据一定的算法根据一定的算法规则绘制的制的图表、表、线图等包括由点等包括由点阵组成成的位的位图和由几何和由几何图形形组成的矢量成的矢量图。常常见的的图形文件格式有：形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。等。适宜适宜归档的档的图形文件格式有：位形文件格式有：位图以以TIFF、PNG、GIF格
15、格式式归档；矢量档；矢量图以原始生成格式以原始生成格式归档。档。Page 13一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）4.4.图像文件图像文件 使用数字成像使用数字成像设备（扫描描仪、数、数码相机等）采集或制作相机等）采集或制作的静的静态影像影像记录（画面）。（画面）。常常见的的图像文件格式有：像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF、RAW等。等。适宜适宜归档的档的图像文件格式有：像文件格式有：JPEG、TIFF。较为重要的重要的拍拍摄图像可以像可以RAW格式格式归档。档。Page 14一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）5.5.影像文件影像文件 用数字用数字视
16、频捕捕获设备录入数字影像或用入数字影像或用动画画软件生成的件生成的多多维动画等画等动态影像影像记录（画面）。（画面）。常常见的影像文件格式有：的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。等。适宜适宜归档的影像文件格式有：档的影像文件格式有：MPEG、AVI。Page 15一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）6.6.音频文件音频文件 用数字声音采集、用数字声音采集、编辑设备录入或用入或用编曲曲软件制作的声件制作的声音音记录。常常见的音的音频文件有：文件有：MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。等。适宜适宜归档的音档的音频文件格式有
17、：文件格式有：WAV、MP3。Page 16一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（五）电子文件的归档方式（五）电子文件的归档方式2种方式：在种方式：在线归档和离档和离线归档。档。-北京市北京市电子文件子文件归档与档与电子档案管理子档案管理办法法Page 17在线归档在线归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。离线归档离线归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过
18、程。交的过程。一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）Page 18二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点Page 19电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法（京档发（京档发201420143 3号）号）北京市电子文件管理暂行办法北京市电子文件管理暂行办法（京办字（京办字201320132 2号）号）（一）电子文件管理原则（一）电子文件管理原则 电子文件管理子文件管理应当遵循信息化条件下当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的子文件形成和利用的规律，律，坚持持统
19、一管理、全程管理、一管理、全程管理、规范范标准、便于利用、准、便于利用、安全保密安全保密等五等五项基本基本原原则。-电子文件管理子文件管理暂行行办法法（厅字字 2009 39号）号）Page 20统一管理统一管理对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。存价值的电子文件实行集中管理。全程管理全程管理对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。程管理，确保电子文件始终处于受控状态。规范标准规范标准制定
20、统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。便于利用便于利用发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。层次、分类别共享应用。安全保密安全保密按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。和管理措施，确保电子文件信息安全。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（二）电子文件的管理职责（二）电子文件的管理职责 电子文件形成子文件形成单位位应当当对本本单位位电子
21、文件管理工作子文件管理工作进行行统筹筹规划，建立管理制度，明确管理划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，范工作流程，落落实保障措施。保障措施。各各单位文秘和位文秘和业务部部门负责电子文件日常子文件日常处理；档案部理；档案部门负责归档档电子文件管理；信息化部子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理子文件管理提供信息化支持；保密部提供信息化支持；保密部门负责涉密涉密电子文件的保密子文件的保密监督管督管理。理。 这里存在几个要点需要注意：这里存在几个要点需要注意：Page 21二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点2.2.电子文件产生部门的职责电子文件产生部门的职责 电子文件的
22、子文件的产生部生部门必必须严格按照各格按照各单位位电子文件和子文件和电子档案的相关管理子档案的相关管理规定，完成定，完成电子文件的日常子文件的日常处理工作，在理工作，在本本单位档案部位档案部门的指的指导下下认真真积累本部累本部门形成的形成的电子文件，子文件，完成完成电子文件的子文件的归档工作。档工作。Page 221.1.制度的建立制度的建立 电子文件管理要子文件管理要纳入入单位文档管理和信息化建位文档管理和信息化建设体系，体系，明确主管明确主管领导和各和各职能部能部门的的权责划分，制划分，制订完善的完善的电子子文件从文件从产生到生到归档保存的各档保存的各项管理制度，明确管理制度，明确电子文件
23、的子文件的归档范档范围和保管期限。和保管期限。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点3.3.电子文件管理部门的职责电子文件管理部门的职责 电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。部门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。 （1 1）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工作的电子文件和电子档案管理的功能需求（作的电子文件和电子档
24、案管理的功能需求（电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法明确规定：电明确规定：电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求）。密等部门提出电子文件管理的功能需求）。 （2 2）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。 （3 3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案
25、部门的意见和建议，信息化）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。 （4 4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、）根据电子文件的全程管理要求，各单
26、位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证管理工作的连续性。管理工作的连续性。Page 23二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（三）电子文件的形成与收集（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、子文件在形成、办理与收集理与收集过程中，程中，应当具当具备国家法国家法律法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：定的原件形式，并符合下列要求：（1）能）能够有效表有效表现所所载内容并可供内容并可供调取取查用；用；（2）能）能够保保证电子文件及其
27、元数据自形成起完整无缺、子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；来源可靠，未被非法更改；（3）在信息交）在信息交换、存、存储和和显示示过程中程中发生的形式生的形式变化化不影响不影响电子文件内容真子文件内容真实、完整。涉密、完整。涉密电子文件的原件形式子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法当符合国家有关保密法律法规的的规定。定。这里存在以下几个问题需要重点注意：这里存在以下几个问题需要重点注意：Page 24二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点1.1.电子文件形成部门的收集范围电子文件形成部门的收集范围 反映本系反映本系统、本、本单位、本部位、本部门工作活工
28、作活动、具有、具有查考利用考利用价价值的的电子文件均子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。被保留，包括文件内容的定稿和元数据。同同时，应保留文件的保留文件的历次修改痕迹，次修改痕迹，对于重要的法于重要的法规性文件性文件应保留其保留其历次修改稿。次修改稿。Page 252.2.电子文件的安全管理措施电子文件的安全管理措施 电子文件的安全管理包含三个子文件的安全管理包含三个层面的含面的含义：一是一是电子文件形成子文件形成单位位应当当对电子文件形成的子文件形成的过程稿及其相程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确关信息的留存和安全保密等作出明确规定；定；二是保二是保证电子文件不会遭受非授子
29、文件不会遭受非授权的的篡改、改、损坏和坏和灭失；失；三是三是应随随时对电子文件子文件进行行备份，定期存份，定期存储于能于能够脱机保存脱机保存的的载体上。体上。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点3.3.电子文件的格式要求电子文件的格式要求 各各单位所采用的位所采用的电子文件格式子文件格式应尽量使用前面介尽量使用前面介绍过的适的适宜宜归档的文件格式，确保其档的文件格式，确保其长期可期可读。对于使用于使用专业软件件产生生的的专业格式的格式的电子文件，子文件，应当注意当注意连同同专业软件一并收集。件一并收集。Page 264.4.元数据的记录元数据的记录 对于各于各类电子文件，均子文
30、件，均应在形成之初在形成之初记录其其产生生时的硬件的硬件环境、操境、操作系作系统和数据和数据库系系统，以及，以及电子文件制作和解子文件制作和解读所依所依赖的的软件件环境和文境和文件格式等。件格式等。这些些记录的信息不的信息不仅需要包括硬件、需要包括硬件、软件的生件的生产商名称、商名称、软件名称、文件格式名称，件名称、文件格式名称，还应标注它注它们的版本号。的版本号。上面列出的元数据上面列出的元数据项仅为电子文件比子文件比较基本的基本的结构构类元数据，我国元数据，我国目前正在逐目前正在逐渐出台不同出台不同类型型电子文件元数据的采集子文件元数据的采集标准，已准，已经发布的有布的有DA/T46-20
31、09文文书类电子文件元数据方案子文件元数据方案等，各等，各单位在研位在研发信息系信息系统的的过程中，程中，应在元数据采集和在元数据采集和记录方面注意参考方面注意参考这些些标准。准。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（四）电子文件的归档（四）电子文件的归档1.1.电子文件的归档范围和电子档案的保管期限电子文件的归档范围和电子档案的保管期限（1 1）归档范围）归档范围 依据依据电子文件子文件归档与管理档与管理规范范（GB/T18894-2002）、）、公公务电子子邮件件归档与管理档与管理规则（DA/T32-2005），），并参照国家档案局关于并参照国家档案局关于纸质文件文件归档范
32、档范围的有关的有关规定，将反映定，将反映本系本系统、本、本单位主要位主要职能，包括行政能，包括行政许可、行政可、行政执法、公共服法、公共服务、城市管理以及、城市管理以及“三定三定”规定中的其他定中的其他职能所涉及的、具有能所涉及的、具有保存和利用价保存和利用价值的文本文件、的文本文件、图像文件、像文件、图形文件、影像文件、形文件、影像文件、音音频文件、数据文件等各种文件、数据文件等各种类型的型的电子文件子文件纳入入归档范档范围。Page 27二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件的
33、归档工作：文件的归档工作：n记录本本单位核心位核心业务和重要工作成果的数和重要工作成果的数码照片、影像文照片、影像文件以及件以及纸质文件文件扫描描获得的得的图像文件；像文件；n本本单位内部管理、政位内部管理、政务信息信息资源共享建源共享建设以及以及综合合统计工工作中形成的数据文件；作中形成的数据文件；n本本单位公位公务活活动中形成的具有保存和利用价中形成的具有保存和利用价值的的电子子邮件；件；n本本单位位办公系公系统、业务系系统和各和各类数据数据库系系统的管理的管理软件件以及其他确保以及其他确保电子文件可子文件可读取的取的专用用软件；件；n与与电子文件相子文件相对应的元数据和背景信息。的元数据
34、和背景信息。Page 28二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（2 2）保管期限）保管期限 依据国家档案局有关档案保管期限的依据国家档案局有关档案保管期限的规定，按照定，按照电子档子档案的保存和利用价案的保存和利用价值划分划分电子档案的保管期限。子档案的保管期限。Page 29 市档案局将于今明两年出台专门的市档案局将于今明两年出台专门的电子文件归档范围和保管期限电子文件归档范围和保管期限表编制指南表编制指南，各单位应结合实际制作，各单位应结合实际制作电子文件归档范围和保管期限电子文件归档范围和保管期限表表。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点2.2.电子文件的
35、归档时间电子文件的归档时间电子文件子文件应在在办理完理完毕后后实时或定期或定期归档，定期档，定期归档档应在第二年在第二年6月底前完成。已月底前完成。已经实现信息系信息系统全程管理全程管理电子文子文件的件的单位位应在在电子文件子文件办理完理完毕后后实时归档。档。Page 303.3.电子文件的鉴定和检测电子文件的鉴定和检测 电子文件子文件归档档时的的鉴定和定和检测工作由文件形成部工作由文件形成部门、信息、信息化部化部门、保密部、保密部门和档案部和档案部门共同承担，依照本共同承担，依照本单位的相关位的相关规定，确定定，确定电子文件的子文件的归档范档范围、密、密级及划定保管期限，及划定保管期限，对电
36、子文件子文件进行真行真实、完整、可用和安全的、完整、可用和安全的鉴定、定、检测，并由，并由相关相关责任人确任人确认。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点4.4.电子文件的归档格式和存储介质电子文件的归档格式和存储介质电子文件子文件应采用符合国家采用符合国家规定的、适合定的、适合长期保存的文件存期保存的文件存储格式格式归档（使用前面介档（使用前面介绍过的适宜的适宜归档的档的电子文件格式），子文件格式），对于于其他文件格式其他文件格式应在确保在确保电子文件真子文件真实、完整、可用、安全的前提、完整、可用、安全的前提下下进行格式行格式转换后后归档，档，对于无法于无法转换的或采用的或采
37、用专业软件生成的件生成的电子文件，子文件，应将其将其处理和解理和解读所依所依赖的的计算机算机软件一并件一并归档。档。采取物理采取物理归档方式的档方式的单位，存位，存储电子文件的介子文件的介质推荐使用移推荐使用移动硬硬盘或一次写光或一次写光盘，若使用移，若使用移动硬硬盘进行行归档，需要注意的是必档，需要注意的是必须由档案部由档案部门提供提供专用的移用的移动硬硬盘，该移移动硬硬盘不得用于除不得用于除归档档外的任何用途。外的任何用途。属于国家秘密的属于国家秘密的电子文件子文件应当使用当使用专用保密存用保密存储介介质存存储，并，并按保密按保密规定定办理理归档手档手续。此外，通此外，通过软件加密的件加密
38、的电子文件子文件应解密后解密后归档，通档，通过软件件压缩的的电子文件子文件应解解压缩后后归档。档。Page 31二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点5.5.电子文件的异质归档电子文件的异质归档 具有永久或定期具有永久或定期30年以上保存价年以上保存价值的的电子文件，子文件，应异异质为纸质文件或文件或缩微胶片同微胶片同时归档。档。Page 32二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点Page 33三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程Page 34北京市档案局关于印发北京市档案局关于印发办公自动化系统办公自动化系统电子文件管理
39、功能需求指南电子文件管理功能需求指南的通知的通知（京档发（京档发200620061111号）号）（一）登记电子文件（一）登记电子文件为便于便于电子文件的子文件的归档操作，每份待档操作，每份待归档的档的电子文件均子文件均应由文件形成部由文件形成部门在在电子文件目子文件目录中登中登记。Page 35文文件件编编号号题名题名形成形成部门部门形成形成日期日期文件文件类别类别载载体体编编号号载载体体型型号号载载体体类类型型密级密级保管保管期限期限备注备注电子文件目录电子文件目录三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程同同时，每种格式的待，每种格式的待归档档电子文件
40、均子文件均应由文件形成部由文件形成部门在在电子文件登子文件登记表表中登中登记。Page 36硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）操作系统操作系统数据库系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）记录字符、图形、音频、视频文件格式记录字符、图形、音频、视频文件格式填表人（签名）填表人（签名）年年月月日日审核人（签名）审核人（签名）年年月月日日电子文件登记表电子文件登记表三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程电子文件的登记需要注意以下几
41、个问题：电子文件的登记需要注意以下几个问题：1.电子文件目子文件目录和和电子文件登子文件登记表表必必须随随电子子文件一并向档案部文件一并向档案部门移交。移交。2.电子文件登子文件登记表表和和电子文件目子文件目录应作作为重要的重要的元数据元数据项目与目与电子文件同子文件同时保存。保存。3.电子文件异子文件异质为其他其他载体形式的，其体形式的，其电子文件登子文件登记表表和和电子文件目子文件目录应制作相制作相应载体形式的版本一并保存。体形式的版本一并保存。Page 37三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程（二）电子文件归档流程电子文件子文件归档的一般程序是
42、：档的一般程序是：鉴定定填写填写归档档处理理单给予予归档档标识预归档档调整整归档档电子文件子文件检测归档档电子子文件文件归档。档。Page 38三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程1.1.鉴定鉴定 电子文件形成或子文件形成或办理部理部门对本部本部门办结库中的中的电子文件子文件进行行鉴定，定，鉴定的内容包括：定的内容包括：审核核电子文件的真子文件的真实、完整、完整、可用和安全，核可用和安全，核对其内容和其内容和签章；章；鉴别电子文件的价子文件的价值，确，确定其存舍；根据定其存舍；根据电子文件的价子文件的价值划分其保管期限；确定限制划分其保管期限；确定限
43、制利用的利用的电子文件。子文件。办结库：是信息系：是信息系统应在各在各业务部部门设置的置的逻辑存存储位位置，用于置，用于积累累该部部门办理完理完毕的的电子文件。子文件。业务部部门应将将办理完理完毕的的电子文件随子文件随时存入本部存入本部门办结库积累。集中存累。集中存贮，统一一处理。档案部理。档案部门具有具有浏览办结库的的权限。限。Page 39三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程2.2.填写归档处理单填写归档处理单 经鉴定定应当当归档的档的电子文件由文件形成或子文件由文件形成或办理部理部门负责填写填写归档档处理理单，内容包括：文件，内容包括：文件标题
44、、发文字号、文字号、责任者、主任者、主题词、形成、形成时间、承、承办部部门、密、密级、归档档责任人、任人、保管期限、是否限制利用等保管期限、是否限制利用等10项。归档档处理理单中的中的归档档号和号和归档档时间在后在后续流程中填写。流程中填写。Page 40文件标题文件标题发文字号发文字号责任者责任者主题词主题词形成时间形成时间承办部门承办部门密级密级保管期限保管期限限制利用限制利用归档时间归档时间归档责任人归档责任人归档号归档号归档处理单归档处理单三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程3.3.给予归档标识给予归档标识 赋予予电子文件子文件归档号，并填写
45、在档号，并填写在归档档处理理单中。中。归档号档号由系由系统自自动排序，部排序，部门兼兼职档案档案员可自主修改和重排序。可自主修改和重排序。Page 414.4.预归档预归档 文件形成或文件形成或办理部理部门对电子文件子文件进行行预归档，档，预归档后的档后的电子文件从各部子文件从各部门办结库进入到入到预归档档库，其管理，其管理权限同限同时向档案部向档案部门移交。系移交。系统能能够自自动记录归档档处理理单中的中的归档档时间项。预归档档库：是信息系：是信息系统在档案部在档案部门设置的置的逻辑存存储位置。位置。业务部部门可以随可以随时对本部本部门办结库中的中的电子文件子文件鉴定并定并进行行预归档操作后
46、，按档操作后，按类别、机构或、机构或问题保存在此保存在此库中。中。三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程5.5.调整归档的电子文件调整归档的电子文件 档案部档案部门对预归档档库中的中的电子文件子文件进行行调整，包括是否整，包括是否属于属于归档范档范围，保管期限是否划分准确，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等档号是否正确等内容。档案部内容。档案部门如如对某部某部门预归档的文件有修改意档的文件有修改意见，可以，可以自行修改，或将文件退回，由自行修改，或将文件退回，由该部部门兼兼职档案人档案人员进行修改行修改后再重新后再重新预归档。档。Page 426.
47、6.检测归档的电子文件检测归档的电子文件 档案部档案部门负责对电子文件的元数据子文件的元数据进行行检测。7.7.归档归档 档案部档案部门将符合将符合归档要求的档要求的电子文件存入档案数据子文件存入档案数据库。三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程Page 43四、电子档案的管理四、电子档案的管理Page 44北京市北京市“十二五十二五”时期档案信息化发展规划时期档案信息化发展规划（京档发（京档发201120112020号）号）办公自动化系统电子文件管理功能需求指南办公自动化系统电子文件管理功能需求指南（京档发（京档发200620061111号）号）电子
48、文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法（京档发（京档发201420143 3号）号）北京市电子文件管理暂行办法北京市电子文件管理暂行办法（京办字（京办字201320132 2号）号）（一）基础设施建设（一）基础设施建设电子文件形成子文件形成单位位应当配当配备电子文件管理、利用的子文件管理、利用的设施施设备。-电子文件管理子文件管理暂行行办法法（厅字字 2009 39号）号）应当包括：管理当包括：管理电子档案所需的子档案所需的办公空公空间、计算机算机设备和和载体体存放存放设施等，以及
49、施等，以及电子档案利用所需的空子档案利用所需的空间和和设施施设备等。等。Page 45 （二）电子档案的著录（二）电子档案的著录 电子档案的著子档案的著录可以参照相可以参照相应类型的型的传统载体档案的著体档案的著录项目目进行。行。国家和北京市正在研究各国家和北京市正在研究各类型型电子档案的著子档案的著录规则，目前已，目前已有有北京市数北京市数码照片照片归档与管理档与管理办法法，具体的著，具体的著录项目不会目不会与与传统载体档案有太大差体档案有太大差别，因此各，因此各单位可以根据国家和北京位可以根据国家和北京市相关政策文件的出台随市相关政策文件的出台随时调整。整。四、电子档案的管理四、电子档案的
50、管理（三）电子档案的命名规则与存储结构（三）电子档案的命名规则与存储结构电子档案的文件名命名：使用档号命名。子档案的文件名命名：使用档号命名。电子档案的存子档案的存储结构：构：“保管期限形成年度保管期限形成年度组”3级文件文件夹结构存构存储。组是指反映同一是指反映同一问题或事由的或事由的问题集合，集合，如某次会如某次会议、项目或活目或活动等。等。Page 46四、电子档案的管理四、电子档案的管理（四）电子档案的长期保存策略（四）电子档案的长期保存策略1.1.制度体系建设制度体系建设 按照国家信息安全等按照国家信息安全等级保保护标准和涉密信息系准和涉密信息系统分分级保保护管理管理规定建立定建立电
51、子文件管理系子文件管理系统和信息内容安全保密防和信息内容安全保密防护体系，体系，执行行严格的安全保密管理制度。格的安全保密管理制度。制制订完善的完善的电子文件（档案）子文件（档案）长期保存期保存计划划，计划划至少包括至少包括电子档案的保管子档案的保管环境需求、境需求、备份机制、定期抽份机制、定期抽检方案、迁移方案、迁移规范、范、应急响急响应体系等内容。体系等内容。备份、抽份、抽检和迁和迁移等工作必移等工作必须进行行详尽尽记录，并存档。，并存档。Page 47四、电子档案的管理四、电子档案的管理2.2.电子档案的保管环境需求电子档案的保管环境需求电子档案的保管子档案的保管环境境应符合符合GB50
52、174-2008电子信息系子信息系统机房机房设计规范范、GB/T2887-2011计算机算机场地通用地通用规范范、GB/T9361-2011计算机算机场地安全要求地安全要求等国家等国家标准的要求，以上准的要求，以上标准始准始终以最新修以最新修订版本版本为准。准。Page 48四、电子档案的管理四、电子档案的管理3.3.电子档案的备份机制电子档案的备份机制（1 1）多套备份）多套备份电子档案的子档案的备份份应至少采取三套制，即一套提供利用、一套脱机本地至少采取三套制，即一套提供利用、一套脱机本地备份、份、一套脱机异地一套脱机异地备份。份。对于有需求的于有需求的单位，位，应当增加一套在当增加一套在
53、线热备份。份。（2 2）异地备份）异地备份电子文件形成子文件形成单位的位的电子档案，已子档案，已经移交至同移交至同级国家国家综合档案合档案馆的，的，由档案由档案馆向北京市信息安全容灾向北京市信息安全容灾备份中心份中心备份，未向同份，未向同级国家国家综合档案合档案馆移交的，由移交的，由电子文件形成子文件形成单位向北京市信息安全容灾位向北京市信息安全容灾备份中心份中心备份。份。（3 3）备份介质）备份介质电子档案的脱机子档案的脱机备份份载体体应选用磁用磁带或硬磁或硬磁盘。Page 49四、电子档案的管理四、电子档案的管理4.4.电子档案的定期抽检方案电子档案的定期抽检方案检查方法包括人工抽方法包括
54、人工抽检和技和技术检测。其中，人工抽。其中，人工抽检主主要要检验存存储在脱机在脱机载体中的体中的电子档案，每子档案，每满2年抽年抽检一次，一次，抽抽检工作工作应在在3个月内完成，抽个月内完成，抽样率不低于率不低于电子档案子档案总量的量的10；技；技术检测主要主要检验系系统中运中运转的在的在线数据，通数据，通过电子子档案真档案真实和完整性和完整性检测、存、存储器器I/O性能性能检测等技等技术，遍，遍历检测系系统中运行的全部中运行的全部电子档案数据和存子档案数据和存储器，每器，每满1年年检测一次，一次，检测工作工作应在在5个工作日内完成。在定期个工作日内完成。在定期检查过程中程中发现问题应及及时采
55、取采取补救措施。救措施。Page 50四、电子档案的管理四、电子档案的管理5.5.迁移规范迁移规范电子档案的迁移一般包含介子档案的迁移一般包含介质间的迁移和系的迁移和系统间的迁移：介的迁移：介质间的迁移一的迁移一般般发生在生在电子档案存子档案存储介介质临近使用寿命近使用寿命时；系；系统间的迁移一般的迁移一般发生在生在电子档子档案数据格式改案数据格式改变或其所依托的信息系或其所依托的信息系统升升级时。（1 1）介质间迁移）介质间迁移保存在脱机保存在脱机载体中的体中的电子档案子档案应每每满4年迁移一次，数据迁移至新年迁移一次，数据迁移至新载体后即体后即刻刻进行一次行一次检查。原。原备份份载体至少再
56、保存体至少再保存4年，保存期年，保存期满后按相关保密后按相关保密规定定处理，理，用作用作电子档案子档案备份的份的载体不得用于其他任何用途。体不得用于其他任何用途。此外，档案部此外，档案部门每年均每年均应对电子文件的子文件的读取、取、处理理设备的更新情况的更新情况进行一次行一次检查登登记，设备更新更新时应确确认库存存载体与新体与新设备的兼容性，如不兼容，的兼容性，如不兼容，应及及时进行行归档档电子文件的子文件的载体体转换工作，原工作，原载体保留体保留时间不少于不少于4年。保留期年。保留期满后，后，载体按保密要求体按保密要求进行行处置。置。（2 2）系统间迁移）系统间迁移各各单位位进行信息系行信息
57、系统升升级改造改造时，档案部，档案部门要密切配合信息化部要密切配合信息化部门，及，及时将将电子档案真子档案真实、完整、可用和安全的迁移至新的系、完整、可用和安全的迁移至新的系统中。原系中。原系统中的数据保中的数据保留留时间不少于不少于4年。保留期年。保留期满后，后，载体按保密要求体按保密要求进行行处置。置。Page 51四、电子档案的管理四、电子档案的管理6.6.应急响应体系应急响应体系 各各单位位应将将电子档案的管理子档案的管理纳入信息安全入信息安全应急响急响应体系体系当中，确保任何突当中，确保任何突发事件不会事件不会对电子档案的保管子档案的保管产生安全生安全隐患。患。对于未制于未制订信息安
58、全信息安全应急响急响应体系的体系的单位，档案部位，档案部门应向信息化部向信息化部门提出建提出建议。Page 52四、电子档案的管理四、电子档案的管理（五）电子档案的利用要求（五）电子档案的利用要求 1.反映反映电子档案利用子档案利用过程的相关信息程的相关信息应当当记录和保存。和保存。2.加加强电子档案利用基子档案利用基础设施建施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息信息资源共享，保源共享，保证电子文件在子文件在规定定时间、地域、机构、人、地域、机构、人员范范围内得到内得到方便快捷的利用。方便快捷的利用。3.属于信息公开范属于信息公开范围的的电子档案的利用
59、，子档案的利用，应当按照国家有关当按照国家有关规定定执行；不行；不属于信息公开范属于信息公开范围的的电子档案，按照国家有关档案、保密、信息安全、知子档案，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保保护等方面法律法等方面法律法规的要求，可在的要求，可在规定范定范围内提供利用。内提供利用。4.凡凡带密密级尚未解密或内部使用不宜公开的尚未解密或内部使用不宜公开的电子档案不得在因特网、或与子档案不得在因特网、或与因特网采取因特网采取逻辑隔离措施的互隔离措施的互联网（如北京市的政网（如北京市的政务外网）上运行。外网）上运行。5.对在在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的网或其他内部网上运行的、具有
60、保密要求的电子档案提供利用子档案提供利用时，应设置使用置使用权限限认证系系统或履行使用或履行使用审批手批手续。6.应当当为利用者提供真利用者提供真实、可靠的、可靠的电子档案，并采取有效措施确保子档案，并采取有效措施确保电子档子档案不受案不受损害。害。Page 53四、电子档案的管理四、电子档案的管理Page 54 7 7.电子档案子档案应有文件有文件级的的计算机算机检索目索目录，计算机算机检索目索目录与与电子档案原文子档案原文应建立持久有效的关建立持久有效的关联。8.电子档案的利用系子档案的利用系统应设置科学、置科学、严格的格的权限控限控制机制，完善制机制，完善审批和登批和登记程序，确保任何程
61、序，确保任何电子档案不子档案不会超授会超授权范范围利用、复制或公布。利用、复制或公布。9.电子文件形成子文件形成单位和国家位和国家综合档案合档案馆应制作制作电子子档案的利用件，并将档案的利用件，并将电子档案的利用件用于接待利用子档案的利用件用于接待利用服服务。四、电子档案的管理四、电子档案的管理（六）基于信息系统环境的电子档案借阅流程（六）基于信息系统环境的电子档案借阅流程查询借借阅一般程序是：借一般程序是：借阅者者查看档案目看档案目录提出借提出借阅申申请系系统审核借核借阅权限限调阅档案原文。系档案原文。系统审查未通未通过的，的，则需向档案部需向档案部门提提出借出借阅申申请。Page 55 对
62、限制利用的电对限制利用的电子档案，系统应设置子档案，系统应设置利用权限，实现不同利用权限，实现不同职责、需求、级别的职责、需求、级别的利用者对特定范围和利用者对特定范围和内容电子档案的在线内容电子档案的在线利用。利用。 系统应设置电系统应设置电子档案借阅期限，子档案借阅期限，到期时可以自动将到期时可以自动将借出档案收回；系借出档案收回；系统应具有对利用者统应具有对利用者以及利用目的、时以及利用目的、时间、内容等信息进间、内容等信息进行记录、分析、统行记录、分析、统计等方面的功能。计等方面的功能。四、电子档案的管理四、电子档案的管理Page 56五、电子档案的移交五、电子档案的移交Page 57
63、北京市北京市“十二五十二五”时期档案信息化发展规划时期档案信息化发展规划（京档发（京档发201120112020号）号）电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法（京档发（京档发201420143 3号）号）北京市电子文件管理暂行办法北京市电子文件管理暂行办法（京办字（京办字201320132 2号）号） 1. 1.属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应在归档后属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应在归档后4 4年年内，按照同级国家综合档案馆的规定进行移交。条件允许的情况内，按
64、照同级国家综合档案馆的规定进行移交。条件允许的情况下可在归档后实时向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求下可在归档后实时向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。行规定。 2. 2.电子档案移交的主要工作包括：组织和迁移电子档案、检验电子档案移交的主要工作包括：组织和迁移电子档案、检验电子档案、向档案馆移送电子档案等。电子档案、向档案馆移送电子档案等。 3. 3.电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。采用离线方式电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。采用离线方式的，应使用
65、专用的移动硬盘作为数据存储介质。的，应使用专用的移动硬盘作为数据存储介质。 4. 4.机构撤销或合并，属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，机构撤销或合并，属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应向同级国家综合档案馆或合并后单位的档案机构移交，禁止随应向同级国家综合档案馆或合并后单位的档案机构移交，禁止随意销毁。意销毁。Page 58五、电子档案的移交五、电子档案的移交Page 59 北京数字档案馆将于北京数字档案馆将于“十二五十二五”期间建成并投入使用，依照目前的期间建成并投入使用，依照目前的设计框架，北京数字档案馆将通过在线和离线两种方式满足各级档案移设计框架，北京数字档案馆将通过在线和离线两种方式满足各级档案移交单位向市和区县档案馆移交档案的工作需要。目前，有关电子档案移交单位向市和区县档案馆移交档案的工作需要。目前，有关电子档案移交的相关规定还在设计和论证过程中，待北京数字档案馆落成后将出台交的相关规定还在设计和论证过程中，待北京数字档案馆落成后将出台具体的实施细则。具体的实施细则。五、电子档案的移交五、电子档案的移交姓姓 名：田雷名：田雷工作单位：北京市档案局信息化处工作单位：北京市档案局信息化处联系电话：联系电话：(010)(010)8519453185194531电子邮件：电子邮件：谢谢谢谢! !谢谢谢谢! !
