采购管理和库存管理

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1、七七 采购管理采购管理 采购工作主要是适时、适量、适质、适价采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。采购管理就是对采购业务过程进行组工件）。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。织、实施与控制的管理过程。采购模块的运作采购模块的运作建立供应商资源建立供应商资源 询价及洽谈询价及洽谈下达订单下达订单 来料验收来料验收 采购订单结清采购订单结清生成采购计划生成采购计划 生成用款计划生成用款计划采购订单跟催采购订单跟催 结账与费用核算结账与费用核算基础数据维护基础数据维护 采购子系统业务处理流程图

2、采购子系统业务处理流程图与客户结算由MRP生成仓 库部门采购部门供应商财 务部门订单管理结算管理收货管理采购计划用款计划供应商管理送货下单ERPERP采购模块的系统功能采购模块的系统功能 - - 供应商管理供应商管理 帮助企业建立一个科学全面的供应商信息库，帮助企业建立一个科学全面的供应商信息库，辅助采购系统和财务模块的应付系统进行业务辅助采购系统和财务模块的应付系统进行业务处理。通过查询供应商交易历史与供应商评估处理。通过查询供应商交易历史与供应商评估, ,帮助采购决策人员选择最佳供应商帮助采购决策人员选择最佳供应商, ,为采购订单为采购订单, ,采购业务提供供应商选择的决策支持。供应商采购

3、业务提供供应商选择的决策支持。供应商管理系统可以提高企业对供应商的监控与合作管理系统可以提高企业对供应商的监控与合作能力，从而保持企业与供应商的最佳关系。能力，从而保持企业与供应商的最佳关系。 供应商管理的内容：供应商管理的内容：供应商基本资料维护供应商基本资料维护供应商评估供应商评估供应商基本资料维护供应商基本资料维护 开发供应商是采购部门的一项重要职责。当开发供应商是采购部门的一项重要职责。当一个供应商（一个供应商（vendorvendor）被确定为公司的供应商被确定为公司的供应商资源或潜在的供应商资源后，就要在系统中建资源或潜在的供应商资源后，就要在系统中建立供应商档案，包括供应商的供应

4、物品明细；立供应商档案，包括供应商的供应物品明细；并将物料主文件中的物料与供应商建立联系并将物料主文件中的物料与供应商建立联系（首选，次选供应商等）。系统在下达订单时，（首选，次选供应商等）。系统在下达订单时，会自动读入相应的供应商资料。会自动读入相应的供应商资料。供应商评估供应商评估供应商评估是供应商评估是ERPERP系统采购模块的一个选项，一般的系统采购模块的一个选项，一般的情况下，情况下，ERPERP只提供首选，次选供应商的名单，不只提供首选，次选供应商的名单，不提供供应商评估功能。提供供应商评估功能。在功能要求比较高的采购模块中，提供供应商评估功在功能要求比较高的采购模块中，提供供应商

5、评估功能，并根据评估的结果给供应商排名，还可以以此能，并根据评估的结果给供应商排名，还可以以此为依据实行配额采购（排名靠前，采购额高）。为依据实行配额采购（排名靠前，采购额高）。为了对供应商进行评估，需要在系统中为评价标准设为了对供应商进行评估，需要在系统中为评价标准设置参数，系统根据各个参数的得分情况，自动生成置参数，系统根据各个参数的得分情况，自动生成评估报告；用户根据此报告来选择供应商。评估报告；用户根据此报告来选择供应商。参数：价格，质量，供货情况，服务，付款条件，可参数：价格，质量，供货情况，服务，付款条件，可持续改进能力等。持续改进能力等。可定义每一条标准是否选取，所占权重，分值范

6、围可定义每一条标准是否选取，所占权重，分值范围（上限，下限）等。（上限，下限）等。采购单生成及下达采购单生成及下达采购单的生成：采购单的生成：由物料需求计划由物料需求计划MRPMRP经计划员或采购员确认后生成经计划员或采购员确认后生成也可以经请购单（经批准的计划外的物料申请）生成也可以经请购单（经批准的计划外的物料申请）生成采购单的一般内容：采购单的一般内容：供应商代码供应商代码订货品种订货品种数量数量价格价格交货期交货期注意：采购单下达给供应商后，对供应商而言，是客户订注意：采购单下达给供应商后，对供应商而言，是客户订单单生成用款计划生成用款计划 采购单下达后，系统一般可以自动生成用款计划。

7、财务部门采购单下达后，系统一般可以自动生成用款计划。财务部门会对用款计划进行审核和确认，并将意见反馈给采购部门。会对用款计划进行审核和确认，并将意见反馈给采购部门。采订单跟踪采订单跟踪系统可以设置跟踪的时间周期，形成采购单的跟踪计划。在执行跟系统可以设置跟踪的时间周期，形成采购单的跟踪计划。在执行跟踪计划的过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，必要时踪计划的过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，必要时还要对供应商提供支持。还要对供应商提供支持。采购收货采购收货供应商完成订单，将货物交到买方的收货区；收货员首先要验证货供应商完成订单，将货物交到买方的收货区；收货员首先要验证货物，检验合格

8、后，转移至正常存放区，并要在系统中将物料设置物，检验合格后，转移至正常存放区，并要在系统中将物料设置为可以使用的状态。为可以使用的状态。外协加工管理外协加工管理 外协加工：不属于企业核心竞争力的业务委托外协加工：不属于企业核心竞争力的业务委托给合作企业。由于双方企业比较熟悉，利益共给合作企业。由于双方企业比较熟悉，利益共享，外协加工既看作是一类（企业内）特殊的享，外协加工既看作是一类（企业内）特殊的生产加工业务，也可以看作是一类特殊的采购生产加工业务，也可以看作是一类特殊的采购业务，这时候，业务，这时候， ERPERP采购模块就使用外协加工采购模块就使用外协加工发料单和外协加工收料单来代替通常

9、的采购订发料单和外协加工收料单来代替通常的采购订单和采购收货。单和采购收货。 外协加工发料：将加工件发往合作企业外协加工发料：将加工件发往合作企业 外协加工收料：接受合作企业加工完成了的加外协加工收料：接受合作企业加工完成了的加工件工件采购结帐与费用核算采购结帐与费用核算由于结帐和付款工作一般由采购部门配合财务部门来完成，由于结帐和付款工作一般由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和采购费用的分摊，计算采购成本。并根据物料的采购结算单据和采购费用的分摊，计算采购成本。ERPERP采购模块的这一部分功能主要放在财务管理模块里。采购模块的这一部分功能主要放在财务管理模块里。采购单结

10、清采购单结清ERPERP采购模块主要为以下的业务提供支持采购模块主要为以下的业务提供支持 在采购收货，检验，入库和付款后，通过采购模块对在采购收货，检验，入库和付款后，通过采购模块对该采购订单状态的设置，及时关闭该采购订单。该采购订单状态的设置，及时关闭该采购订单。采购子系统业务处理采购子系统业务处理基础资料MRP采购计划生成订单用款计划下达订单采购收料订单跟踪订单结清采购费用应收账款请购单采购子系统与其他业务子系统的关系采购子系统与其他业务子系统的关系补充库存需求收料检验计划来源MRP库存管理质量管理其他摸块应收账款采购管理采购请求成本管理财务管理供应商评价的步骤供应商评价的步骤 l分析市场

11、竞争环境分析市场竞争环境l家里供应商选择的目标家里供应商选择的目标l建立供应商评价选择标准建立供应商评价选择标准l建立供应商评价小组建立供应商评价小组l供应商参与供应商参与l评选供应商评选供应商l实施供应链合作关系实施供应链合作关系八八 库存管理库存管理 库存管理是指企业为了生产、销售等经库存管理是指企业为了生产、销售等经营管理的需要而对计划存储、流通的有关营管理的需要而对计划存储、流通的有关物品进行相应的管理，如对存储的物品进物品进行相应的管理，如对存储的物品进行接收、发放、存储保管等一系列的管理行接收、发放、存储保管等一系列的管理活动。活动。 库存管理的主要功能：在供需之间建立库存管理的主

12、要功能：在供需之间建立缓冲区，达到缓和用户需求与企业生产能缓冲区，达到缓和用户需求与企业生产能力之间，最终装配需求与零件配件之间，力之间，最终装配需求与零件配件之间，零件加工工序之间，生产厂家需求与原材零件加工工序之间，生产厂家需求与原材料供应商之间的矛盾。料供应商之间的矛盾。库存的弊端库存的弊端占用企业大量资金。占用企业大量资金。增加了企业的产品成本与管理成本。增加了企业的产品成本与管理成本。掩盖了企业众多管理问题，如计划不周、采购不力、掩盖了企业众多管理问题，如计划不周、采购不力、生产不均衡、产品质量不稳定、市场销售不力等。生产不均衡、产品质量不稳定、市场销售不力等。按价值划分按物品在企业

13、的产品成型状态划分按库存物品的形成原因划分按物品需求的相关性划分库存的分类库存的分类l获得大量购买的价格折扣获得大量购买的价格折扣l防止涨价、政策的改变以及延迟交货等防止涨价、政策的改变以及延迟交货等情况的发生情况的发生l大量运输降低运输成本大量运输降低运输成本l避免由于紧急情况而发生停产避免由于紧急情况而发生停产l提高客户服务水平提高客户服务水平库存管理的作用库存管理的作用l平衡企业流动资金的占用平衡企业流动资金的占用l维持销售产品的稳定维持销售产品的稳定l平衡企业物流平衡企业物流l维持企业的正常生产维持企业的正常生产库存管理业务的内容库存管理业务的内容对需求进行预测对需求进行预测,并根据实

14、际情况对预测误差进行并根据实际情况对预测误差进行处理处理针对不同的物料选择不同的库存类型针对不同的物料选择不同的库存类型测定订货成本，包括订购，存储，缺货成本等测定订货成本，包括订购，存储，缺货成本等记录和盘点物料记录和盘点物料验收，搬运，保管物料等验收，搬运，保管物料等不良库存产生的原因不良库存产生的原因 l计划不周l生产计划变更l销售预测失误经济订货批量模型经济订货批量模型EOQ最基本的确定型库存模型最基本的确定型库存模型l也称为：不允许缺货、瞬时到货模型也称为：不允许缺货、瞬时到货模型l假设假设l用户的需求是连续的、均匀的，需求率用户的需求是连续的、均匀的，需求率D为常数；为常数；l缺货

15、损失费为无穷大，即不允许缺货；缺货损失费为无穷大，即不允许缺货；l每次订货量不变，记为每次订货量不变，记为Q，订货费不变，记为，订货费不变，记为C；l单位存储费不变，即单位存储费不变，即H为常数为常数库存信息的利用库存信息的利用库存信息应该是能够用以指导正确下订单库存信息应该是能够用以指导正确下订单的库存。由的库存。由采购在单量采购在单量、实际库存量实际库存量和和已已分配的库存数量分配的库存数量三者组成，并且由三者组成，并且由订货作订货作业业和和入库作业入库作业来修改采购在单量和实际库来修改采购在单量和实际库存量。存量。对销售业务来讲，它需要使用库存信息中对销售业务来讲，它需要使用库存信息中的

16、的采购在单量、实际库存量、已分配数量、采购在单量、实际库存量、已分配数量、库存价格库存价格来决定销售数量、销售价格和交来决定销售数量、销售价格和交货日期，同时销售作业又改变而来库存中货日期，同时销售作业又改变而来库存中已分配数量和实际库存量。已分配数量和实际库存量。定量订货法定量订货法 l优点：订货点、订货批量一经确定，定量订货法优点：订货点、订货批量一经确定，定量订货法的操作简单；订货量一定，收费、验收、保管和的操作简单；订货量一定，收费、验收、保管和批发可以利用现成的规格化器具和结算方式，节批发可以利用现成的规格化器具和结算方式，节省了搬运和包装等方面的工作量；定量订货法充省了搬运和包装等

17、方面的工作量；定量订货法充分发挥了经济订货批量的作用，使平均库存量和分发挥了经济订货批量的作用，使平均库存量和库存费用最低。库存费用最低。l缺点：随时盘点，花费较大的人力和物力；订货缺点：随时盘点，花费较大的人力和物力；订货模式过于机械，订货时间不能预先确定，库存量模式过于机械，订货时间不能预先确定，库存量太高，库存费用太大，库存浪费的风险也大太高，库存费用太大，库存浪费的风险也大 ，它，它不适用于相关需求，即它在满足某个客户的需求不适用于相关需求，即它在满足某个客户的需求是，不考虑他和别的需求的相关关系是，不考虑他和别的需求的相关关系适用范围适用范围l单价比较便宜，而且订货批量比较大的物品单

18、价比较便宜，而且订货批量比较大的物品l需求预测比较困难的物品，未来需求不确定需求预测比较困难的物品，未来需求不确定l品种数量多，库存管理事务量大的物品品种数量多，库存管理事务量大的物品l消费量计算复杂的物品以及通用性强、需求总消费量计算复杂的物品以及通用性强、需求总量比较稳定的物品。量比较稳定的物品。lA类物资，即那些数量少却价值高、利润高、类物资，即那些数量少却价值高、利润高、因而需要特别精细管理的物资的订货。因而需要特别精细管理的物资的订货。 定期订货法定期订货法l优点：在于管理人员不需要每天检查苦楚，只是优点：在于管理人员不需要每天检查苦楚，只是到了订货周期才检查库存，发出订货量。另外，

19、到了订货周期才检查库存，发出订货量。另外，通过订货周期来控制库存，合并了订购或进货以通过订货周期来控制库存，合并了订购或进货以减少费用，周期盘存也比较彻底和精确，定期订减少费用，周期盘存也比较彻底和精确，定期订货法能预先制定订货和工作计划。货法能预先制定订货和工作计划。l缺点：安全库存量比定量订货法高。缺点：安全库存量比定量订货法高。 此外它不此外它不能发挥经济订货批量的优越性。能发挥经济订货批量的优越性。适用范围：适用范围：l消费金额高，需要实施严密管理的物品消费金额高，需要实施严密管理的物品l需要经常调整生产或采购数量的物品需要经常调整生产或采购数量的物品l需求量变动幅度达，变动具有周期性

20、的物品需求量变动幅度达，变动具有周期性的物品l建筑工程、出口等可以确定的物品建筑工程、出口等可以确定的物品l设计变动风险大的物品设计变动风险大的物品l多种商品采购可以节省费用的情况多种商品采购可以节省费用的情况l订购、保管、入库不规则的物品订购、保管、入库不规则的物品控制策略控制策略lABC库存控制法库存控制法l控制库存的管理策略控制库存的管理策略l实际控制法实际控制法 对于那些费用较低而用量又固定的物料所使用的对于那些费用较低而用量又固定的物料所使用的一种方法，以目测来观察库存量的变化。当库存一种方法，以目测来观察库存量的变化。当库存量到一定值时，进行加工或订货，而不需要使用量到一定值时，进

21、行加工或订货，而不需要使用批量的方法批量的方法l在制品控制法在制品控制法对于正在制造的在制品，若需要将其抽出作为维修对于正在制造的在制品，若需要将其抽出作为维修零部件时用这种方法，由于这些零部件不属于正零部件时用这种方法，由于这些零部件不属于正常产品，因此也不必订出常产品，因此也不必订出MRP，也不考虑批量的，也不考虑批量的问题。问题。库存盘点库存盘点l永续盘点永续盘点使库存物料在数量上保持一个连续不断的记录。使库存物料在数量上保持一个连续不断的记录。每当库存物料发生时，进行记录，然后再将库每当库存物料发生时，进行记录，然后再将库存量与再订货点相比较，如果库存量小于再订存量与再订货点相比较，如

22、果库存量小于再订货点，就发出一份固定批量的订单。适用于价货点，就发出一份固定批量的订单。适用于价值高而需要严格控制的值高而需要严格控制的A类物料。类物料。l定期盘点定期盘点 每隔一定的时间间隔对库存物料盘点一次，补每隔一定的时间间隔对库存物料盘点一次，补充批量的大小决定于该时间的库存量。充批量的大小决定于该时间的库存量。 适用于统一订单的状况，尤其是供货较少或者适用于统一订单的状况，尤其是供货较少或者比较集中的场合。比较集中的场合。生产计划采购计划发票请购单客户库存盘点产品入库在制盘点财务部门供应商采购部门销售部门仓库部门生产发料请购处理检验接收生产入库工票发料出库提货单付款采购订单发货发票订单入库销售货款发货领料单调整单据生产部门调库单计划部门MPSMRP信息生成出、入“调库凭单 库存管理子系统与其它业务子系统的关系库存管理子系统与其它业务子系统的关系检验发料与入库、在制品管理财务资料物料需求计划库存管理采购管理财务管理车间管理采购需求与采购入库质量管理JIT管理库存信息