现代秘书原理与实务

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1、现代秘书原理与实务目 录v第一章 秘书工作的历史发展v第二章 秘书职能范畴v第三章 秘书职能环境v第四章 秘书与领导v第五章 秘书任职标准与素质优化v第六章 秘书工作的规律及秘书的思维与 方法v第七章 秘书“办文”的工作v第八章 秘书“办会”的工作v第九章 秘书“办事”的工作v第十章 保密工作v第十一章 检查督办工作v第十二章 信息与调研工作导导 论论一、秘书一、秘书1.秘书的涵义秘书的涵义 2 2. .秘书的分类秘书的分类 按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书 按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘

2、书 二、秘书机构二、秘书机构 1.秘书机构的概念秘书机构的概念 2.秘书机构的性质秘书机构的性质 秘书部门是辅助机构；秘书部门是综合办事部门 ；秘书部门是协调部门。3.秘书机构的建构原则秘书机构的建构原则必要性原则 适应性原则 精简性原则 整体性原则 三、秘书工作三、秘书工作 1.秘书工作的主要内容秘书工作的主要内容事务办理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查 2.秘书工作的性质秘书工作的性质一是综合辅助领导，二是角色意识多重性，三是职能活动中介性，四是作息边界模糊性，五是主辅运作协同性。 四、秘书学四、秘书学 1.1.现代秘书学的产生现代秘书学的产生 2.2

3、.秘书学与相关学科的关系秘书学与相关学科的关系 秘书学与决策学的关系 秘书学与心理学的关系 秘书学与行政学的关系 秘书学与管理学的关系 秘书学与文书学的关系 秘书学与公共关系学的关系 3.3.秘书学的研究方法秘书学的研究方法 （一）历史和逻辑相统一的方法 （二）理论与实践相结合的方法 （三）学科比较的方法 （四）事实积累的方法 （五）经验分析的方法 （六）案例的研究方法第一章第一章 秘书工作的历史发展秘书工作的历史发展 一、一、我国秘书工作的发展概况我国秘书工作的发展概况 1.我国古代秘书工作的发展我国古代秘书工作的发展 远古秘书性活动 春秋至秦汉的秘书性工作 三国至明代前期的秘书性工作 明代

4、后期至清代的秘书性工作 2.我国近代、现代秘书工作我国近代、现代秘书工作 晚清秘书机构及特点南京临时政府的秘书工作战争年代中国共产党的秘书工作新时期我国秘书工作的发展方向 3外国秘书工作概况外国秘书工作概况二、二、秘书工作的发展规律秘书工作的发展规律 1.时代环境的历史演变促进秘书工作发展 2.领导主体的演变促进秘书工作发展 3.管理者与被管理者关系的历史演变促进了秘书工作发展第二章第二章 秘书职能范畴秘书职能范畴 一、一、办公事务辅助办公事务辅助 1.1.办文办文文稿撰拟 文书运行 文书整理 文献材料的保管和利用 2.2.办会办会 3. 3.办事办事 日常事务 随机事务 授权理事二、二、参谋

5、职能辅助参谋职能辅助 1.参谋辅助的内容参谋辅助的内容 一是对决策的辅助； 二是对信息利用的参谋智能辅助；三是对领导正身洁行的辅助。 2.参谋辅助的方法参谋辅助的方法 一要熟悉情况；二要多用商量的口气说话；三要方式婉转。 三、管理协调辅助三、管理协调辅助( (具体在实务编中专题讲授) 督察 协调协调工作要到位协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自

6、将领导同志视察水电站活动临时取办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C C市时，前市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。消视察电站的通知。第三章 秘书职能环境一、秘书职能环境的构成一、秘书职能环境的构成 1.1.秘书职能环境的纵向层次秘书职能环境的纵向层次秘书机构内部环境 组织内环境 组织外环境 2.2.秘书职能环境的横向要素秘书职能环境的横向要素社会经

7、济环境 社会政治环境 社会文化环境 科学技术环境3.3.职能环境关系职能环境关系 与纵向层次机构的关系 与横向部门机构的关系 与社会公众的关系 秘书与人际关系二、二、秘书职能环境资源秘书职能环境资源环境资源的支持环境资源的制约第四章第四章 秘书与领导秘书与领导一、一、领导需要怎样的秘书领导需要怎样的秘书 1.1.领导活动与秘书工作领导活动与秘书工作 领导与秘书工作 领导者与秘书 领导工作与秘书辅助 2.领导需要怎样的秘书领导需要怎样的秘书 忠于职守、安于本分敏于观察、勤于思考提供信息、敢说真话任劳任怨、分忧代劳联系群众、善于协调 二、二、秘书与领导的关系秘书与领导的关系 1.人格地位上的平等关

8、系 2.实现目标工作中的同事关系 3.工作职能上的上下级主辅关系 4.工作过程上的主从关系 5.工作沟通上的双向交流关系 6.工作绩效上的一体关系三、三、秘书为领导班子服务中的几种关系的把握秘书为领导班子服务中的几种关系的把握1.为主要领导人服务与为领导班子服务2.为中心工作服务与日常工作服务3.正确处理多头指示，避免酿成矛盾4.加强沟通，促进领导班子的密切合作5.对口请示，避免交叉请示6.逐级请示，避免越级请示7.加强沟通，避免产生误会8.筛选信息，避免说是道非。顾全大局顾全大局维护领导威信维护领导威信一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休

9、干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室

10、的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。 第五章第五章 秘书任职标准与素质优化秘书任职标准与素质优化 一、一、秘书任职标准秘书任职标准 1.1.业务能力 办事能力交际能力表达能力操作能力 2.知识结构基础知识 专业知识 相关知识 3.职业道德 二、二、秘书素质优化秘书素质优化 1.随物质文明发展优化秘书素质

11、2.随精神文明发展优化秘书素质 3.随政治文明建设发展优化秘书素质 4.优化综合素质的有效途径：做学习型秘书第六章第六章 秘书工作的规律及秘书的思秘书工作的规律及秘书的思维与方法维与方法一、一、秘书工作的规律性秘书工作的规律性一般规律特殊规律 二、二、秘书工作思维秘书工作思维 1.1.一般思维方法一般思维方法 逻辑思维、形象思维与灵感思维方、其他思维法 2.2.特殊思维方法特殊思维方法 3. 3.秘书的思维训练秘书的思维训练 三、三、秘书工作方法秘书工作方法 1.1.秘书掌握的领导方法秘书掌握的领导方法 秘书与基本领导方法、法律方法、经济方法、调查研究法 2.2.秘书具体业务工作方法秘书具体业

12、务工作方法 秘书协调方法、督促检查方法、信息沟通方法、工作进度调度法、工作时间调度法。第七章第七章 秘书秘书“办文办文”的工作的工作 一、一、起草撰写公务文书起草撰写公务文书 1.1.行政公文的含义行政公文的含义 2. 2.行政公文的分类行政公文的分类 按公文来源分 按行文关系分 按性质、作用分 按时限要求分 按保密要求分 3.行政公文的格式、行文规范与语言运用 行政公文的格式 行政规范 语言运用 4.秘书撰拟文稿注意 二、二、收发传递处理文书收发传递处理文书 1.1.文书运行文书运行 收文 、发文 2. 2.文书整理文书整理 文书收集、档案归档第八章第八章 秘书秘书“办会办会”的工作的工作一

13、、一、会议事务工作会议事务工作 1.会议的含义会议的含义 2.会议的种类会议的种类3.会议要素 主要要素 附加要素 4.会议工作的内容 会议的准备工作 会议期间的工作 会议的善后工作 二、二、会议文书会议文书1.会议涉及到的文书内容 会议涉及的文书内容 会议文书的要求 2.会议记录 特点、基本格式、方法、要求 3.做好会议记录应注意的事项 4.提高记录的效率 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人

14、审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。 会务工作的程序和内容会务工作的程序和内容三个程序：三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和 落实六大原则：六

15、大原则： 1.质量高的工作会议 2.缓急轻重，安排好议程 3.会议通知不宜请人转捎口信 4.会场大小要和与会人数相适应 5.会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行 6.重点做好部门缺席或人员的落实工作第九章第九章 秘书秘书“办事办事”的工作的工作 一、一、值班工作值班工作 值班工作任务值班工作任务 （一）接收处理上报，下发文稿、信函 （二）承接上级通知、批示和下级电话请示、报告事宜 （三）承办本机关、单位领导交办的事宜 （四）掌握领导行踪，随时取得联系 （五）做好外来人员的接待工作 （六）应付紧急情况，处理突发事件 （七）做好机关、单位的保密、防火、防盗工作 （八）写好“值班日志”和“大事记”

16、二、二、印信及介绍信的管理要求印信及介绍信的管理要求三、三、电话工作电话工作 使用电话的基本礼仪使用电话的基本礼仪 1态度要热情周到，礼貌友好 2口齿清晰，声音愉快自然 3语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4提高电话工作的效率，注意保密 5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言四、办公事务管理四、办公事务管理 办公室环境管理、办公用品管理、办公时间管理五、接待工作五、接待工作 接待类型：接待类型： 分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参加、访问等。 接待注意事项接待注意事项 1.接待人员通常要留有一份公司内部电话簿，努力记住单位内有关人员的姓名以及他们所在的部门、科室。这样

17、就可以方便使用内部电话与员工保持联系， 同时电话簿应随时根据号码的变化而更新。 2.按照一定规律分类归档访客名片。 3.乘电梯时，若有电梯工，则请客人先进先下；无电梯工时，则秘书先进后下，并按住电梯“开门”键，以免客人被门夹住。 4.上司在会客时，有事需要通知上司，应该用纸条，不要直接趴在上司的耳边窃窃私语。 天安公司的晓灵是一个新员工，她在前台负责接待来访天安公司的晓灵是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客上班后一到两个小时之间是她们最忙的时

18、候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前人提前20分钟到达。晓灵马上通知人力资源部，部长说正在分钟到达。晓灵马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。晓灵转告客人说：接待一位重要的客人，请对方稍等。晓灵转告客人说：“何何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说正说着电话铃又响了，晓灵匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，着电话铃又响了，晓灵匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，然后赶快接电话。此时客人面有不悦。小石赶紧过来为客人然后赶快接电

19、话。此时客人面有不悦。小石赶紧过来为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。六、信件处理六、信件处理七、陪同七、陪同 1.陪同准备 2.物质准备 3.资料准备第十章第十章 保密工作保密工作一、保密的含义、密级、保密的原则保密的含义、密级、保密的原则 1.1.保密的含义保密的含义 秘密、保密、保密工作 2.2.秘密的范围秘密的范围 国家秘密、职业秘密、个人秘密3.3.秘密分类秘密分类 口头信息、纸面信息、电子信息 4.4.保密的原则保密的原则 积极防范、突出重点、有保有放、内外有别 二、二、保密措施与保密方法保密措施与保密方法 1.保密

20、的措施 强化保密教育、完善保密制度、严肃保密纪律、采用先进技术、加强队伍建设 2.保密的方法 熟记范围、按章办事、弄清身份、判断用意、以礼拒绝、佯假不知第十一章第十一章 检查督办工作检查督办工作 一、检查督办工作的作用检查督办工作的作用 1.督查为决策的正确贯彻起到定向作用 2.督查起到克服官僚主义、提高工作效率的作用 3.督查决策的正确贯彻起到控制作用 二、二、检查督办工作的原则检查督办工作的原则 1.系统原则主动性原则 2.实事求是原则 3.多层次落实原则 4.时效性原则 5.督查与帮办相结合的原则 三、检查督办工作的程序三、检查督办工作的程序 1.确定项目 2.检查催办 3.情况审理 4

21、.结果反馈 四、检查督办工作的主要方式四、检查督办工作的主要方式 1.文件、简报督察2.会议督察3.电话督察4.亲临查处秘书参加督查工作应注意的事项秘书参加督查工作应注意的事项 一、要摆正秘书在督查工作中的位置 二、要坚持走群众路线 三、要把着力点放在促进各级领导改进作风上 四、要注重实效，防止形式主义 五、要重视协调在督查工作中的作用第十二章第十二章 信息与调研工作信息与调研工作一、一、信息与信息工作信息与信息工作 1.1.信息的定义信息的定义 2. 2.信息的基本特征信息的基本特征 客观性、传输性、时效性、共享性、开发性 3. 3.信息分类信息分类 二、二、信息工作的基本要求和程序信息工作的基本要求和程序1.秘书信息工作的基本要求 准确、及时、适用 2.秘书信息工作的程序 收集、整理、传递、存储、利用 三、调查研究工作三、调查研究工作秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容 （一）政策性调查研究 （二）基本情况的调查研究 （三）动态性调查研究 （四）专题性调查研究 （五）经验性调查研究 （六）中心工作调查研究 （七）预测性调查研究 （八）临时事件的调查研究秘书调查研究应注意的事项秘书调查研究应注意的事项 一、要有正确的指导思想 二、要强化实事求是、开拓创新的意识 三、要有满腔热忱、眼睛向下的决心 四、要坚持正确的组织原则，加强组织纪律性