第四章--秘书“办会”工作ppt课件

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1、 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 一、会议的含义与意义 二、会议的基本组成要素 三、会议的基本过程 四、会议规范 五、衡量会议质量的主要标准 六、提高会议质量的主要方法和措施 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 一、会议的含义与意义 1.会议的含义 会议是指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形式，是实施领导和管理的重要手段和工具，一般包括议论、决定、行动三个要素。 2.会议的意义 会议是一个集思广益的渠道，它表现出组织的存在，是一种群体沟通的方式。 第四章第四章 秘书

2、秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 二、会议的基本组成要素 1.主办者 2.承办者 3.与会者 4.会议议题(会议讨论或解决的问题) 5.议程(会议日程安排) 6.会议时间 7.会议地点(会议召开的具体场所) 8.会议保障(会议规则、会议经费) 需要注意的是，每次会议时间最好不超过1小时。如果需要较长时间，应该安排中场休息。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 三、会议的基本过程 1.会议的基本阶段 会议主要分为会前、会中、会后三个基本阶段。 会前精心筹备、会中周全服务、会后组织落实都是会议成功举办的重要保障。 第四

3、章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 三、会议的基本过程 2.会议的基本流程 会议策划会议组织构架与审批制定会议等备方案拟订会议通知会议承办与准备会议签到与接待安排大会发言会议值班会中组织与管理(做好会议记录和简报工作，做好会议的选举和表决工作) 会后管理与落实(印发会议纪要)会议评估与总结催办与反馈。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 四、会议规范 1.所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有与会者的开会时间。 2.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料，-般所有与会者都

4、要准备发言材料。 3.会议应准时开始，准时结束。 4.会议结束时达成决议。 5.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 6.必要时请第三方监控，以保证会议质量。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 五、衡量会议质量的主要标准 1.会前 会议是否确有召开的客观必要性，会议目的和会议风气是否端正，会议时机是否已经成熟，会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位，各项准备工作是否已经准备充分等。 2.会中 会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格;会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开;会议是否守规守法，一切应有条不

5、紊地进行。 3.会后 评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益等。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 五、衡量会议质量的主要标准 刘助理是单位有名的办会专家，无论大会、小会、内部会议和外部会议，每次会议的筹办都离不开他。新来的张秘书经常给他打下手，一回生二回熟，干了一年，张秘书也摸出了点门道。张秘书想:办会有何难，只要经费充足、事先准备、手脚勤快，一切问题都可以轻松解决。 独立施展才华的机会终于到了。单位要举办一次大型会议，不仅规模大、规格高，还邀请了不少嘉宾。这段时间刘助理正好出差未归，张秘书主动承担了办会的任务。 案例思考

6、第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 五、衡量会议质量的主要标准 会议计划、会议文件、会议道知、会议接待、会场布置、会议程序、会间调度等事项张秘书都安排得井井有条，只等会议召开。 没想到，会议一开始麻烦就来了。先是单位领导念的嘉宾名单与来实对不上号，接着总经理使用的PPT文稿又出了问题，无法使用，总经理只好脱稿即席演讲。会后张秘书又得知，工作人员把主席台领导的位置顺序安排错了，让被安排在边座的田副总经理很是生气。 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 五、衡量会议质量的主要标准 从此，每次组织

7、大会时总经理都要亲临现场逐项检查。他还告诫所有秘书人员说，秘书工作事务杂，事事都要精细，稍一马虎就会出大漏洞 思考： 1.你认为张秘书在会议筹备过程中有哪些没有考虑到的地方? 2.作为一名秘书，如何才能出色地完成会议筹备工作? 3.秘书在会议准备过程中要关注哪些容易出问题的细节? 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 六、提高会议质量的主要方法和措施 1.严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。2.建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。3.科学、有效、充分地做好会议准备工作。4.严格控制会议人数，不允许无关人员与会。

8、5.保证会场秩序，禁止无关人员随意入场，与会人员不得中途无故退场。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 六、提高会议质量的主要方法和措施 7.充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、网络等设备和技术有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。8.提高会议主持人和与会者的开会水平。9.制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，保证会议的有效性。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 一、会议名称的确定 二、确定会议议题、议程和日程 三、确定会议时间和

9、地点 四、确定会议人员 五、拟写并发送会议通知 六、编制会议经费预算 七、准备会议文件和用品 八、确定会议场所 九、会前检查 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 一、会议名称的确定 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 二、确定会议议题、议程和日程 1.确定会议的议题 2.确定会议的议程 3.确定会议的日程 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 二、确定会议议题、议程和日程 1.确定会议的议题 会议议题主要有三个来源: 一是上级机关和领导者根据需要制定的议题， 二是下级部门提交的

10、需要以会议的形式研究和决定的问题， 三是秘书向有关部门收集的本单位管理活动中需要研究和决定的事项。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 二、确定会议议题、议程和日程 2.确定会议的议程 会议议程的主要内容有以下几点: (1)标题 (2)题注 (3)正文 正文应简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，并冠以序号，每项议题末一般不用标点。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 二、确定会议议题、议程和日程 3.确定会议的日程 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 三、确定会议时间和

11、地点 1.确定会议的时间 确定会议时间应考虑以下方面： 一是工作需要; 二是与会人员情况； 三是优先考虑； 四是会议所需时间的长短应在合理区间，会议连续召开的最佳时间在3个小时之内，超过这一限度，会议效果会受到影响。 2.确定会议的地点 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 四、确定会议人员 1.与会人员 2.会议主持人 3.会议辅助人员 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 五、拟写并发送会议通知 1.会议通知的类型 2.会议通知的格式 3.会议通知的发送 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会

12、前准备会前准备 五、拟写并发送会议通知 2.会议通知的格式 （1)标题 （2）通知对象 （3）正文 （4）落款与日期 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 （3）正文 会议通知的正文一般包括以下内容: 1)会议的目的、名称和主题。 2)会议时间。 3)会议地点。 4)参加对象。 5)其他事项。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 五、拟写并发送会议通知 某公司准备召开产品推广宣传会，特让秘书王海制作并发送了会议通知。通知内容如下: 会议通知尊敬的客户/x x公司: 为了进一步加强与贵公司的合作关系，听取客户对我公司产

13、品和售后服务的意见和建议，以及为了做好2019年产品的订货工作，我公司定于2018年12月13-14日在和家宾馆召开产品推广宣传会，请您/贵公司派员参加。 会议联系人:王海 电话: xXXXXXXX xX公司(盖章) 2018年10月1 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 五、拟写并发送会议通知 会议通知发出后，在会议报到时出现了一些问题:有些客户误以为12月13日报到，因此13日晚甚至14日早上才来报到；而且到会人数超过了预计人数，结果和家宾馆无法提供更多的房间，只好临时将一些与会者安排到其他宾馆，这引起了一些与会者的不满。思考:1.这份会议

14、通知存在哪些不足之处，从而导致会议报到时出现了问题?2.制作会议通知时要注意哪些问题? 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 六、编制会议经费预算 编制会议预算一方面要本着勤俭奉公、节约开支的办会原则，尽量减少会议的开支;另一方面也要有适当的弹性，资金方面留有一定的余地，应付会议过程中突发而又必须支出的费用。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 七、准备会议文件和用品 1.准备会议文件 （1）会议文件的类型 （2）会议文件的准备程序 （3）会议文件的审核 2.准备会议用品 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”

15、工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 七、准备会议文件和用品 飞燕汽车股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进汽车生产线的问题。秘书钟玲负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家单位参加竞标，所以材料很多。由于时间仓促，钟玲就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说因有事不能参加会议，于是钟玲就未准备他们的资料，不料，正式开会时其中的两位又赶了回来。 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 七、准备会议文件和用品 结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，严重影

16、响了会议的进度。 思考: 1.此次会议文件资料的准备工作存在哪些问题? 2.会议文件资料的准备流程是什么? 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 2.准备会议用品 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 1.会场的选择 2.会场布局 3.会场布置 4.安排座次 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 1.会场的选择（1）会场大小要适中。（2）会场交通要方便。（3）会场环境要适宜。（4）会场设施要齐备。（5）会场规格要适当。（6）会场周围有没

17、有必要的餐饮和娱乐设施。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。（1）教室型主主 席席 台台 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 2.会场布局 （2）礼堂型主 席 台 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 2.会场布局 （3）全围式 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 2.会场布局 （4）半围式 第四章第四章 秘书秘书

18、“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 2.会场布局 （5）分散式 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 3.3.会场布置会场布置（1）会场环境布置。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。（2）主席台的布置。1）会标。红色横幅，一般用艺术字写出会议名称。2）会徽。体现或象征会议精神的图案性标志。3）讲台。为了突出报告人的地位，显示报告的重要性，一般需设专门的讲台。讲台一般设在中央，或设在主席台的右侧。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备

19、八、确定会议场所 4.安排座次（1）主席台座位安排。 3号领导1号领导主席台2号领导主席台6号领导4号领导2号领导1号领导3号领导5号领导 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 八、确定会议场所 4.安排座次（2）代表席座次。1）横排法。2）竖排法。3）左右排列法。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第二节第二节 会前准备会前准备 九、会前检查会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场检查。会前检查的主要内容有：检查音响设备，照明设备；检查材料分发是否到位；检查桌、椅台布鲜花、标语会场内布置是否合理；检查气模是否漏气

20、，升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准备。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 会中服务工作主要涉及为确保整个会议顺利进行所采取的控制与协调的一切工作程序。 一、会议接站工作二、组织会议报到与签到三、做好会场服务四、做好会议记录，编制会议简报五、会议期间的值班和安全保卫工作六、会议期间突发事件的处理工作 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 一、会议接站工作 1.组成接待小组并完善接站信息 （1）完善接站信息 （2）确保车辆安排 （3）完善人员分工

21、 （4）提供详细路线图 2.接站工具 3.接站工作注意事项 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 一、会议接站工作 3.接站工作注意事项 1）一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到，并在出口处比较醒目的地方高举接站牌等待客人到来。 2）服饰穿着要整齐、大方，体现出公司的形象与风貌，不可过于随意。 3）接到客户后，首先要核实客户身份，以免错接。 4）做好服务。与到站的嘉宾简单寒暄后，应主动帮嘉宾把行李搬上汽车，在车辆返途中，可以选择合适的话题跟嘉宾交流。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 一、会议接站工作 某公司

22、下个星期将派王副总经理和部门主管到红星公司参加业务洽谈会议，红星公司总经理办公室主任派范秘书到机场迎接来宾，并告诉了她接站的时间、地点以及所要迎接的人员。范秘书按照接站的时间提前到达机场，在机场出口处手举一块不太醒目的小标志牌。她等候多时才见到王副总经理等人，因为与王副总经理不熟，范秘书不知道说什么，因此显得不够热情。 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 一、会议接站工作 而王副总经理见只有范秘书一人接站，又没什么解释和交代，感觉很受冷遇，因此有点不高兴，一路上一言不发。思考:你认为范秘书在接站工作中有哪些地方做得不足?应如何改进? 案例思考

23、第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 二、组织会议报到与签到1.组织会议报到查验证件。登记信息。接收材料。预收费用。发放材料。安排住宿。 2.组织会议签到 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 三、做好会场服务 1.引导就座 2.分发会议材料 3.维持会场秩序 4.内外联系，传递信息 5.提供会议饮水服务 6.会议集体合影 7.处理特殊情况 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 四、做好会议记录，编制会议简报1.会议记录常用的方法有详细记录和摘要记录两种。 会议记录应包括以下内容：

24、会议的组织情况，包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名，有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 四、做好会议记录，编制会议简报1.会议记录 会议记录技巧会议记录的重点是记录讨论的观点、决议和决定等。即使要求详细记录，也不是有言必录，对于一些与会议主题无关的发言可以不记。如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音修改。 知识链接 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 四、做好会议记录，编制会议简报2.会议简报报头。报头包括简

25、报名称、期号、编印单位和印发日期。报核。报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。报尾。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 四、做好会议记录，编制会议简报2.会议简报 秘书人员在编发会议信息的过程中，要注意做到快、简、精、准，具体要求如下：1.快:手脑并用，用一两个小时应整理出一份当天简报，第二天一早印发。2.简:开门见山，干净、简练，不说废话，通常用“千字文”编发会议信息。3.精:围绕会议的中心议题，反映与会人员的意见、建议，突出重点，抓住典型，提炼概括。4.准:描述一定要真实、准确，必须是与会人员的原意，甚至是原话。 知识链接 第四章第四章 秘书秘书“办会

26、办会”工作工作 第三节第三节 会中服务会中服务 五、会议期间的值班和安全保卫工作五、会议期间的值班和安全保卫工作 1.会议的值班工作 2.做好会场内安全保卫工作 六、会议期间突发事件的处理工作六、会议期间突发事件的处理工作 1.会议突发事件的类经济与预防和应对措施 2.处置突发事件的基本原则 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 会后善后工作主要包括引导与会人员安全、有序地离开会场，清理会场，安排送行车辆，交还与会人员物品，结算会议经费，整理会场用品，撰写会议纪要，做好会议总结等工作。 一、会后事务性工作的处理 二、会议纪要的编发 三、会议总结评估工作 第

27、四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 一、会后事务性工作的处理 1.合理安排与会人员返程 2.整理会场 3.结清会议费用 4.清理会议文件资料清退与归档 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 1.合理安排与会人员返程 蒙贝莉公司邀请全国客户到北京参加该公司新产品的洽谈订货会，秘书李楠负责安排与会人员的返程工作。李楠给大家都订了会议结束后第二天的硬卧火车票离京。结果，有的代表反映要留在北京办理其他事宜，有的代表反映自己单位有急事需乘飞机离京，有的代表则反映要乘软卧，都对李楠的安排十分不满，这让洽谈订货会的效果大打折扣。思考

28、:1.你认为李楠错在哪里?2.你认为应如何正确安排与会人员返程事宜? 案例思考 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 二、会议纪要的编发 1.会议纪要的含义会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项，是根据会议情况会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 二、会议纪要的编发 2.会议纪要的格式标题。通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“公司第五届职代会会议纪要”。正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。导言。

29、主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。主体。是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等。结尾。一般写对与会者的希望和要求 。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 二、会议纪要的编发3.会议纪要的写法集中概述法。用概括叙述的方法，对会议内容进行整体的阐述和说明，篇幅相对短小。分类标项法。把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。记录摘要法。把会议上具有典型性、代表性的发言加以整

30、理，提炼出内容要点和精神实质。指挥命令式。主要用于写会议决定事项，多用于安排部署重要工作的会议。一般都这样写：“会议决定：”，“会议同意”，“会议通过了”等。 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 第三节第三节 会后善后会后善后 三、会议总结评估工作n1.会议总结的目的n2.会议总结的内容n3.会议总结的方法n可以采用问卷调查、测评表测试、座谈会访谈、书面总结等多种方法对会议质量进行评价。n4会议总结的要求 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 1.某协会定于2019年4月29日在北京召开化妆品生产经营企业座谈会，邀请湛蓝蓝集团股份有限公司等26家单位的代表参加。请拟写-份会议通知

31、。 课后实训 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 2.扬天计算机应用技术有限公司拟于2019年6月16日上午9: 00在世纪会堂召开北京市计算机应用技术交流大会，该公司邀请了全国计算机应用技术方面的知名专家和相关单位的负责人参加本次会议。请拟订会议日程表。 课后实训 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 3.扬天计算机应用技术有限公司拟于2019年6月16日上午9: 00在世纪会堂召开北京市计算机应用技术交流大会。开幕式之后，与会人员将被分成8个小组进行讨论。请做出主会场、分会场的布置方案。 课后实训 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 4.第十六届全国疲劳与断裂学术会议

32、定于2019年11月10一13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确研究方向，推进我国疲劳与断裂研究的发展。如果你是组委会办公室秘书，请拟订-份会议接站工作方案和报到工作方案，要求格式正确、规范，要素齐全。 课后实训 第四章第四章 秘书秘书“办会办会”工作工作 5.为期三天的美容美发行业协会常务理事(扩大)会议暨2019年年会顺利闭幕了。此次会议邀请了国内各地区美容美发行业协会的会长、理事和知名业内专业人士到场，共商行业发展大事。会议在国际饭店1号会议厅举行，会议所需的各种音响、投影设施由饭店配备，其他会议所需物品由承办方一北京美 容美发协会提供。请列出会议善后工作清单。 课后实训