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1、www.ids-企业制度和流程管理的信息化解决方案企业制度和流程管理的信息化解决方案张 炬 副总裁 大中国区2009 年 10 月 22 日 IDS Scheer AG www.ids- 各管理体系间的孤岛现象，割裂的管理体系各管理体系间的孤岛现象，割裂的管理体系 IDS Scheer AG www.ids- 3传统制度和流程描述文档中包括的主要内容传统制度和流程描述文档中包括的主要内容 IDS Scheer AG www.ids- 4传统制度和流程描述文档的技术问题之一传统制度和流程描述文档的技术问题之一如何有效发现和避免这些问题l 流程图及流程说明文档中表明此流程中用到三张表单，但在表单清
2、单和样例中只罗例了两张。l 流程的某个结点发生了变化，但只修改了流程图，在流程说明文档及表单清单和样例中忘了修正。针对同一管理制度和流程的信息针对同一管理制度和流程的信息“多次描述，相互割裂多次描述，相互割裂”如果其中有一个要素进行更新，则三个文档要全部更新。这些全靠流程梳理人员的细心和认真才能做到。 IDS Scheer AG www.ids- 5传统制度和流程描述文档的技术问题之二传统制度和流程描述文档的技术问题之二流程 A流程 B如何从如何从“各说各话各说各话”，到都说，到都说 “ 普通话普通话 ”能否由人事部门统一确定组织结构及岗位描述的规范称谓，其他部门直接引用即可。能否由制定表单的
3、初始单位统一表单的格式和称谓，流程各环节只是引用即可。能否由各业务部门统一各自业务操作的描述，其它部门仅引用即可。能否基于上述要素规范出企业统一的语言，实现要素信息的一次定义，整体共享。如何从精确到如何从精确到 “流程流程” 细化到细化到 “流程的结点和要素流程的结点和要素”如何实现流程各结节和各要素间的有机关联, 从 “流程图” 到 “流程模型”.如何实现流程各要素间的自动汇总和统计，实现 “一次建模，整体关联”。 IDS Scheer AG www.ids- 6传统制度和流程描述文档的技术问题之三传统制度和流程描述文档的技术问题之三 梳理细度精确到整个流程梳理细度 精确到流程内的结点 ID
4、S Scheer China www.ids- 传统制度和流程描述文档的技术问题示例传统制度和流程描述文档的技术问题示例一个表单我到底需要使用多少次一个表单我到底需要使用多少次? IDS Scheer AG www.ids- 8l “ 统一录入，整体协同 ”：实现由流程图导出流程制度文档，并自动更新与相关表单的关联。实现流程信息的 “ 统一录入，整体协同 ” 。l “ 一次建模，整体关联 ”: 多维度的建模语言，从组织、功能、表单和系统、产品和服务四大要素进行流程和制度的梳理和关联，实现流程及制度要素的 “ 一次建模，整体关联 ” 。l “ 统一定义，整体共享 ”: 与各相关部门一次确定组织、
5、功能、表单和服务的定义，其他部门便可引用和共享所有信息进行制度和流程的描述。小结：传统制度和流程描述文档需要解决的技术问题小结：传统制度和流程描述文档需要解决的技术问题 IDS Scheer AG www.ids- 建设业务流程管理的机制和平台是实施建设业务流程管理的机制和平台是实施ERPERP系统后的必然结果系统后的必然结果 4 级系统 : 企业ERP系统 主 机5 级系统： 企业业务流程管理系统3 级系统: MES系统部门的计算机生产控制1 级系统 : 设备控制2 级系统: 过程控制过程控制P L C 可编程控制器Micro Processor微处理器主 机企业资源信息 企业管理信息生产管
6、理信息设备技术信息过程控制信息 IDS Scheer China www.ids- ARIS业务流程业务流程管理平台的功能架构管理平台的功能架构ERP套件系统套件系统业务统计数据业务统计数据业务操作表单业务操作表单主数据结构主数据结构主数据主数据业务操作数据业务操作数据业务操作员业务操作员业务流程蓝图业务流程蓝图ARIS管理平台管理平台流程操作规章流程操作规章业务流程架构业务流程架构管理操作数据管理操作数据流程管理员流程管理员企业管理战略企业管理战略 IDS Scheer AG www.ids- 11解决方案：统一平台、统一数据库、统一语言解决方案：统一平台、统一数据库、统一语言 ARIS导入
7、后VISIOWORDEXCEL流程建模使用信息平台前可视化标准化可管理分散化无序化难管理组织组织数据数据功能功能产品及服务产品及服务流程流程同一平台、同一语言同一平台、同一语言 - ARISARIS: ARchitecture of Integrated Information Systems IDS Scheer AG www.ids- 12ARIS 流程建模房式结构流程建模房式结构 公司销售部物料管理部采购科排产科组织视图组织视图销售处理检查信用额度确定交付日期客户需求处理报价处理功能视图功能视图流程视图流程视图产品产品/服务视图服务视图销售合同配置单报价单服务条款报价单客户信息配置单数据
8、视图数据视图客户需求处理收到客户询价需求处理完毕报价处理报价单配置单销售部客户信息销售部 IDS Scheer China www.ids- 相关的制度信息在属性表中进行维护相关的制度信息在属性表中进行维护我有很多符号背后的内容要说，怎么办我有很多符号背后的内容要说，怎么办? IDS Scheer AG www.ids- 14ARIS 建模技术还可以根据事先定义的规则建模技术还可以根据事先定义的规则自动自动进行逻辑进行逻辑检查检查 IDS Scheer AG www.ids- 15ARIS 建模技术还建模技术还可以可以根据事先定义的规则根据事先定义的规则自动自动进行逻辑进行逻辑检查检查 IDS
9、 Scheer AG www.ids- 16多多套套管理管理体系体系最终应落实在一套最终应落实在一套制度和制度和流程中流程中流程流程流程每一个要素后预设了一组特性栏位，点击鼠标后会自动弹出，并可随需录入根据授权不同，不同的业务部门看到的可修改的特性栏位和值是不一样的。通用信息HSE 相关信息内控相关信息. IDS Scheer AG www.ids- 17多多套套管理管理体系体系最终应落实在一套最终应落实在一套制度和制度和流程中流程中流程流程由一个流程自动导出各种流程文档风险控制文档风险控制文档岗位职责说明书岗位职责说明书流程手册流程手册 IDS Scheer AG www.ids- 18企业
10、流程管理体系企业流程管理体系ARIS 平台平台业务流程管理平台信息化运营平台平台信息化系统平台PMFI/COHRMESAPOMMBI执行与控制：固化到信息化执行系统中执行与控制：固化到信息化执行系统中ISO 9000ISO 14001ERPSOX 法案全面风险管理 企业的流程只有一套 同一套流程可以根据不同管理体系的需求进行不同的分类挂接 一个管理体系并不一定涵盖所有的流程 企业的流程管理体系是涵盖所有流程的管理体系 IDS Scheer AG www.ids- 19制度和流程体系及流程接口的概念制度和流程体系及流程接口的概念 端到端的流程端到端的流程流程的接口流程的接口从从 “制度和制度和流
11、程流程” 梳理梳理 到到 “制度和制度和流程体系流程体系” 的梳理，你做到了吗？的梳理，你做到了吗？流程流程 IDS Scheer AG www.ids- 20制度与流程的层次和分类制度与流程的层次和分类 企业地图流程区域图主流程模型流程模型采购计划采购需求分析创建采购需求采购管理采购采购仓储管理仓储管理付款管理付款管理供应商管理供应商管理人事管理人事管理财务管理财务管理物业设备管理物业设备管理IT IT 管理管理 IDS Scheer AG www.ids- 21流程A流程接口流程接口 流程c流程流程B IDS Scheer China www.ids- ARIS业务流程业务流程管理平台的功
12、能架构管理平台的功能架构ERP套件系统套件系统业务统计数据业务统计数据业务操作表单业务操作表单主数据结构主数据结构主数据主数据业务操作数据业务操作数据业务操作员业务操作员业务流程蓝图业务流程蓝图ARIS管理平台管理平台流程操作规章流程操作规章业务流程架构业务流程架构管理操作数据管理操作数据流程管理员流程管理员企业管理战略企业管理战略 IDS Scheer China www.ids- ARIS 业务流程管理平台功能架构的扩展业务流程管理平台功能架构的扩展ERP套件系统套件系统业务统计数据业务统计数据业务操作表单业务操作表单业务操作数据业务操作数据业务操作员业务操作员业务流程蓝图业务流程蓝图AR
13、IS管理平台管理平台流程操作规章流程操作规章业务流程架构业务流程架构管理操作数据管理操作数据流程管理员流程管理员企业管理战略企业管理战略ARIS绩效平台绩效平台企业高层领导企业高层领导流程绩效流程绩效绩效考核员绩效考核员ARIS合规平台合规平台合规监控员合规监控员合规现状合规现状 IDS Scheer AG www.ids- 24基于流程的风险文档 (举例)输入合同条件ERPa会计师合同风险高级会计师c相关的风险属性在这被赋值4 眼原理, a 执行 c 监控相关流程的建档由相关流程的建档由 ARIS 完成完成, 这包括一包括一个个为风险管理而制管理而制订的一套方法的一套方法与内控相关的人员与内
14、控相关的人员 - 控制活动控制活动 4 眼原理眼原理 执行与控制：内控与风险管理执行与控制：内控与风险管理 IDS Scheer AG www.ids- 25 Order from thecustomerpresentFill out order forme.g. fulfillment instructionsLarge orders may bepassed directly from Sales toSales/Trading for further processing.Order may be entered under 01-36111 - 01-36114, 01-36211,
15、01-36214.Fixed price businessor AQRpresentNormalExecutionpresentPass order toperson responsible for execution01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsOrder form(shares)Order form(shares)Order withperson responsi
16、ble for executionThere is no clear regulation governing this point.The order can be passed verballyor by order form.Record orderinformationPass order tobrokerGL-TRADEConfirmationfrom GL-Tradepresentcan be called upon the same day;order fulfillmentconfirmation by telephone on the same dayConfirmation
17、from the brokerpresentusually by thefollowing morning;order fulfillmentconfirmation by telephone on the same dayComplete order form01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36114Agency Dealing/ExecutionTelephonealternative (see above)Order formcompletedSubmit inquiry toTrad
18、ingApproval fromTradingpresentComplete order form- Exchange rate- EB account- Value- CurrencyOrder formcompletedOrder form(shares)Check whether customerwishes to enter into currency protectionagreement01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsOrder form(shares)01-36211GER Dome
19、sticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsCustomerwishes to enter into currency protectionagreementCustomer does notwish to enter into currency protectionagreementInform TreasuryExchange rate and CPD arenoted on the order formco
20、nfirmation of transactionby Treasurypresentthe next dayAdd initials to transactionconfirmationWitness requirementTransactionconfirmationinitialedForward order formOrder form withDesk SupportAttach brokerconfirmationBrokerconfirmation attachedTransactionconfirmation(Treasury)BrokerconfirmationRecord
21、transactiononly afterreceipt ofbroker confirmation- Type of transaction- Quantity- Kind- Limit- gross/net- Customer/account- Currency(for foreign currency protected transactionthe Trading Cross Rateis recorded based on the order form)TransactionrecordedSend confirmationto customerby fax(Preliminary
22、confirmation)Normally not sentbefore receipt ofbroker confirmationConfirmation sentto customerby faxTelephone01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsOMNI01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInst
23、itutionsOrder form(shares)FAXAttach settlement instructionsto customer transactionSettlement instructionsattached to customer transactionAttach transactionsto customersTransactions attachedto customersAKTIASAKTIASe.g. for investmentcompaniesAllocation of a transactionto multiple fundsLiquidate share
24、s(Cash) - Foreign01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales TradingTrade shares (Cash)Foreign stock exchanges -Proprietary tradingSend broker confirmationto WPSby bicycle courierBrok
25、erconfirmationBroker confirmationsent to WPSdoes not usually reachPanmure for 2-3 days(rather an internal problem).Forwardingto MidOffice the same day!AKTIASForward information tointerface withBSP-TRADEData presenton interface withBSP-TradeFrom order receipt untilarrival in WPSsometimes takes about
26、48 hours. About 80% are present afterone day. Settlement must normallybe completed by D+3.Supplement brokerconfirmationFor further processing in WPS:Customer numberCustomer nameEB account(if necessary allocation to fund)(if necessary foreign exchange protection transaction)Brokerconfirmationsuppleme
27、ntedBrokerconfirmationOrder form(shares)For European marketsabout 50% of confirmations arrive on the same day(after 5 p.m.) and about 50% arrive on the followingmorning.File transactionconfirmationSend signedconfirmation of transactionto TreasuryTransactionconfirmation(Treasury)01-36211GER DomesticI
28、nstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36111Sales TradingTransactionconfirmation(Treasury)TransactionconfirmationfiledTransactionconfirmationreceived by Treasury01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36111Sales TradingOrder form(shares)01-36211GER DomesticInstitu
29、tionsLiquidate shares(Cash) - ForeignBroker faxes arealso routed directly toWPS by fax forwarding.Liquidate shares(Cash) - ForeignBrokerconfirmationpresentusually arrive by thenext day!Received by fax orby GL.Notify customer offulfillmenton the same day;especially necessary fornet customersCustomer
30、notified offulfillmentTelephone01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsTelephoneOrder form(shares)MA ExecutionSharesMA ExecutionSharesMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseld
31、orfMA Desk SupportDsseldorfFurther processingby TreasuryTrade Control:Monitor marketconditionsSharesOrder acceptance:- Sales to note order on an order form (paper-based!)- no serial number assigned (not compliant with MAH)- order form serves as basis for furtherprocessing; information on the order f
32、orm is not alwayscomplete (source of errors in subsequent processing)- Sales und Trading do not always supply all necessary information on order forms.- no system support! Work performed entirely by hand.Order administration- no overview of orders on hand and associated status,because system support
33、 lacking- Order forms lie loose on traders desks- no overview of the status of orders, i.e. danger ofduplicate processing or non-processingOrder fulfillment:- Order form passed to the Execution Desk by hand,Risk of loss of information with manual transfer- Time-consuming manual additions to the orde
34、r form necessary (e.g. exchange rate);ultimately this is recorded twice: once on the form, once in the systemFurther processing:- Manual transfer of order form to the MidOffice, risk of transmission errorsand delays here also- Further processing in MidOffice not until the following day- Delay while
35、waiting for broker fax as external transaction confirmation (does not arrive until the following day)- Need to refer to external data because internal information system inadequate;operational risk!- Information on the order form frequently differs from that on the broker fax- Information on the ord
36、er form is often incorrectFurther processing (next day):- MidOffice must perform lengthy manual comparison of information on the order formwith information on the broker fax.- Sending fax confirmation to the customer(by hand, therefore a source of errors and delays)Further processing (2 redundant st
37、eps):1.- Manual addition to broker fax of data required for further processing in the WPS bank(e.g. customer number, customer name, EB account, )- Transfer of the broker fax to the WPS bank by bicycle courier (!)2.- Recording of transaction in the OMNI system (not on the same day, therefore not MAH
38、compliant)- Additions to transaction (e.g. settlement instructions) in AKTIAS (duplicated work!)Receipt of external broker confirmationin Trading is not MAH compliant!监控点1监控点2客户服务流程客户服务流程StartEnd客户投诉流程客户投诉流程监控点3监控点4分析与优化分析与优化: 流程绩效的监控和分析流程绩效的监控和分析 IDS Scheer AG www.ids- 26客户价值客户价值4可视透明的业务流程 / 层次清晰的流
39、程结构4业务语言统一、文档化的流程、定量/定性的问题发现4形成未来信息系统的需求框架4形成共识的业务改进衡量指标4明晰的优化目标、流程改进控制程序 结果结果流程可视化流程可视化流程改进流程改进/优化报告优化报告 流程定性结构分析流程定性结构分析衡量指标部分衡量指标部分流程分析结果衡量指标优化程序流程定量统计分析流程定量统计分析分析与优化：管理体系的定性定量分析分析与优化：管理体系的定性定量分析 IDS Scheer China www.ids- 管理体系的定性定量分析示例管理体系的定性定量分析示例:关联分析关联分析流程与系统/系统功能分析56/13818/138可能需要新的系统或系统升级是否可
40、以在现有系统功能的基础上满足此需求分析报告可能需要合并或协调系统接口 IDS Scheer AG www.ids- 管理体系的定性定量分析示例：模拟分析管理体系的定性定量分析示例：模拟分析流程实绩流程实绩 IDS Scheer AG www.ids- 管理体系的定性定量分析示例：成本分析管理体系的定性定量分析示例：成本分析 IDS Scheer AG www.ids- 30总结：基于总结：基于 ARIS 技术平台的制度和流程信息化管理方案技术平台的制度和流程信息化管理方案n实现完整的流程生命周期管理业务流程设计和梳理业务流程设计和梳理搭建搭建 流程架构描述描述 现状流程业务流程实施业务流程实施
41、同步同步 ARIS 与 ERP 完善完善 ERP 项目配置信息和文档测试测试 系统与流程的一致性形成形成 流程管理制度搭建搭建 流程管理体系变革管理变革管理分析分析/优化优化 现状流程推广推广 业务流程推广推广 项目蓝图与系统配置业务流程战略业务流程战略建立建立 关键绩效指标体系确定确定 业务流程的目标业务流程控制业务流程控制建立建立 内部控制体系建立建立 绩效监控体系改进改进 业务流程持续改进持续改进 IDS Scheer AG www.ids- 31IDS Scheer 全球已拥有全球已拥有7000多家客户（示例）多家客户（示例）消费品和零售离散制造金融和国家机关化工和制药纸业、纺织和冶金
42、服务业 IDS Scheer AG www.ids- 大量著名企业成为大量著名企业成为IDS Scheer 中国公司的客户（示例）中国公司的客户（示例） IDS Scheer AG www.ids- 36IDS Scheer 助力中国企业的管理水平与国际接轨助力中国企业的管理水平与国际接轨36爱迪斯（上海）软件有限公司ARIS ARIS 软件及软件及软件及软件及 BPM BPM 咨询服务咨询服务咨询服务咨询服务上海、北京、深圳分支机构所在地企业业务流程管理平台企业业务流程管理平台企业规章制度信息化企业规章制度信息化企业内控和风险管理信息化企业内控和风险管理信息化企业流程智能及绩效管理企业流程智能及绩效管理企业企业 IT 规划和系统选型规划和系统选型流程驱动的流程驱动的SAP 实施方法实施方法系统整合和系统整合和SOA架构实施架构实施 流程驱动的流程驱动的SAP系统实施系统实施 SAP系统优化系统优化 SAP系统运维系统运维 SAP SAP 咨询服务咨询服务咨询服务咨询服务上海（总部）、北京、深圳 分支机构所在地分支机构所在地分支机构所在地分支机构所在地爱迪斯（上海）软件有限公司www.ids-感谢您的关注感谢您的关注!爱迪斯上海 (软件) 有限公司IDS Scheer China
