第七章 采购合同的管理

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1、第第 七七 章章 采购合同的管理采购合同的管理 第一节 采购订单管理一一 采购订单的概念采购订单的概念 采购订单也称采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟订采购订单时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包含与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需要的重要细节信息，如数量、物料 、规格、质量要求、价格、交货方式、送达地址等，这些信息都位于订单的正面。 二、二、二、二、 采购订单的格式采购订单的格式采购订单的格式采购订单的格式（一）采购订单的格式（一）采购订单的格式 1. 1.订单头部订单头部 2. 2.订单正文订单正文 （1 1）质量条款）质量

2、条款 （2 2）价格条款）价格条款 （3 3）数量条款）数量条款 （4 4）包装条款）包装条款 （5 5）装运条款）装运条款 （6 6）检验条款）检验条款 （7 7）支付条款）支付条款 （8 8）保险条款）保险条款 （9 9）不可抗力条款）不可抗力条款 （1010）仲裁条款）仲裁条款3. 3.订单尾部订单尾部 （二）采购订单样本（二）采购订单样本 三、三、 采购订单的操作流程采购订单的操作流程 1.订单准备（1）熟悉物料项目（2）确认价格（3）确认项目质量标准（4）确认项目的需求量（5）制定订单说明书2. 2.选择供应商选择供应商（1 1）查询采购环境。）查询采购环境。（2 2）计算供应商容量

3、。）计算供应商容量。（3 3）与供应商沟通。）与供应商沟通。（4 4）确认意向供应商。）确认意向供应商。（5 5）发放订单说明书。）发放订单说明书。（6 6）确定物料供应商。）确定物料供应商。3. 3.签订合同签订合同 （1 1）合同的制作。）合同的制作。（2 2）订单审批。）订单审批。（3 3）与供应商签订合同。）与供应商签订合同。 4. 4.订单跟踪订单跟踪四、四、四、四、 采购订单的使用采购订单的使用采购订单的使用采购订单的使用 一份订单通常需要有多份副本，采购部门一份订单通常需要有多份副本，采购部门将订单副本分别送达相关部门，相关部门应对将订单副本分别送达相关部门，相关部门应对采购订单

4、和收款收据保持较高的透明度。采购订单和收款收据保持较高的透明度。 一一一一 . . 开口合同的使用开口合同的使用开口合同的使用开口合同的使用 如果要重复地从一个供应商那里订购一种如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组物料，可以发出综合采购订单，也称开或一组物料，可以发出综合采购订单，也称开口合同或开放式订单。合同不规定一个准确的口合同或开放式订单。合同不规定一个准确的数量，一般每年签订一次。除数量信息外，它数量，一般每年签订一次。除数量信息外，它与正常的采购订单相同。签了开口合同之后，与正常的采购订单相同。签了开口合同之后，实际的采购量则通过实际的采购量则通过“ “开口合同下的发货通知开口

5、合同下的发货通知单单” ”来下达。来下达。 第二节 交货期管理一、一、 交货期及其构成交货期及其构成 （一）交货期的涵义 交货期（Delivery Time）是指从采购订货日开始到供应商送货日为止的时间长短。 交货期= 行政作业前置时间+原料采购前置时间+生产制造前置时间+ 运送与物流前置时间+验收和检验前置时间+其他前置时间 (二) 交货期的构成 实际交货期的长短与前置时间（Lead Time）有很大的关系，交货期是由供应商决定的而非客户随意指定。 自向供应商发出采购订单直到货物交到指定地点为止的这段时间被称之为采购的前置时间。 交货期是由以下六项前置时间构成的，所有交货期是由以下六项前置时

6、间构成的，所有前置时间的总和又称为累积前置时间。前置时间的总和又称为累积前置时间。 1. 1.行政作业前置时间。行政作业前置时间。2. 2.原料采购前置时间。原料采购前置时间。3. 3.生产制造前置时间。生产制造前置时间。4. 4.运送与物流前置时间。运送与物流前置时间。5. 5.验收与检验前置时间。验收与检验前置时间。（1 1）卸货与检查。）卸货与检查。（2 2）拆箱检验。）拆箱检验。（3 3）完成验收文件。）完成验收文件。（4 4）将物品搬运到适当地点。）将物品搬运到适当地点。 6. 6.其他前置时间。其他前置时间。二、二、 改善交货期的重要性改善交货期的重要性 交货期长短本身在无形中会对

7、采购成本产生不小的影响。 三、三、 影响交货期的因素影响交货期的因素 （一）供应商因素 1.供应商生产能力不足或超能力生产2.转包失败3.制造过程设计不良或产品质量欠佳4.原材料缺失5.报价错误6.缺乏责任感和商业信誉 （二）采购方因素 1.紧急订货 2.低价采购 3.采购的前置时间不足 4.临时变更采购合同内容 5.技术指导不周 6.催货不得当（三）其他因素 1.供需双方缺乏协调配合 2.采购方法运用欠妥 3.不可抗力影响四、四、 交货期管理交货期管理 （一）采购方交货期管理的措施1.事前规划 （1）确定交货日期及交货数量; （2）了解供应商的生产能力及设备利用状况; （3）卖方提供生产计划

8、表或交货日程表; （4）给予供应商合理的交货时间; （5）了解供应商物料管理及生产管理的能力 和状况; （6）准备替代采购来源。 2.事中执行 （1）了解供应商备料情况 （2）买方提供必要的材料、模具或技术支持 （3）了解供应商的生产效率及生产进度 （4）买方加强交货前的催货工作 （5）交货期及数量变更及时通知供应商 （6）买方尽量减少采购物料规格的变更 3.事后考核 （1）对交货期延迟的原因进行分析（2）检讨是否必须转移订单 （3）严格执行对供应商的奖惩办法 （4）加强对供应商的选择，与信用良好的供 应商建立长期合作关系 （二）供应商交货期管理的措施 1.降低供应商的变异性2.缩短整备时间（

9、1）购买新机器设备，或重新设计变更机台 （2）使用电动或气动辅助设备 （3）安装快速夹持装置 （4）通过工业工程，进行工作流程分析改善 （5）使用标准零件与工具 3. 3.解决生产线上的瓶颈解决生产线上的瓶颈（1 1）非瓶颈作业环节的利用，并不在其产出量上，）非瓶颈作业环节的利用，并不在其产出量上， 而在其他工作站的限制上。而在其他工作站的限制上。 （2 2）生产线的产能，主要是由瓶颈工作站的产能所）生产线的产能，主要是由瓶颈工作站的产能所 决定的。决定的。 （3 3）非瓶颈作业环节时间的节省，对交货期没有任）非瓶颈作业环节时间的节省，对交货期没有任 何帮助。何帮助。 （4 4）产能与需求优先

10、级，必须同时被顾及到。）产能与需求优先级，必须同时被顾及到。 （5 5）即使工作量适宜，也必须作适当的分配。）即使工作量适宜，也必须作适当的分配。4. 4.改善运送时间改善运送时间5. 5.降低行政作业时间降低行政作业时间6. 6.及时供货采购及时供货采购7. 7.供应商管理库存供应商管理库存 第三节 进货与验收管理 一、一、 进货管理的基本原则进货管理的基本原则 （一）合理选择进货方式原则 （二）安全第一原则 （三）成本效益统一原则二、二、 进货方式进货方式 （一）自提进货 1.货物清点 2.包装、搬运货物上车 3.货物运输 4.运输中转的管理 5.到库验收（二）供应商送货 （三）委托外包进

11、货三、三、 检验与接收管理检验与接收管理 （一）检验时间、地点和人员的确定（二）检验部门的确定（三）物料检验 1.包装检验 2.品质检验 3.卫生检验 4.安全性能检验 5.数量和重量检验（四）对检验问题的处理 （五）物料接收 第四节第四节 商品质量与退换货管理商品质量与退换货管理一、一、一、一、 商品质量概述商品质量概述商品质量概述商品质量概述 （一）商品质量的概念（一）商品质量的概念 狭义的商品质量是指商品与其标准技术条件狭义的商品质量是指商品与其标准技术条件的符合程度，它是以国家或国际有关法规、商品的符合程度，它是以国家或国际有关法规、商品标准或订购合同中的有关规定作为最低技术条件，标准

12、或订购合同中的有关规定作为最低技术条件，是商品质量的最低要求和合格依据。是商品质量的最低要求和合格依据。 广义的商品质量是指商品适合其用途所需的广义的商品质量是指商品适合其用途所需的各种特性的综合及其满足消费者需求的程度，是各种特性的综合及其满足消费者需求的程度，是市场商品质量的反映。它不仅是指商品的各种特市场商品质量的反映。它不仅是指商品的各种特性能够满足需要，而且包括价格实惠、交货准时、性能够满足需要，而且包括价格实惠、交货准时、服务周到等内容。服务周到等内容。 （二）商品质量的描述（二）商品质量的描述 商品质量是内在质量、外观质量、社会质量商品质量是内在质量、外观质量、社会质量和经济质量

13、等方面内容的综合体现。和经济质量等方面内容的综合体现。 商品的内在质量是指商品在生产过程中形成商品的内在质量是指商品在生产过程中形成的商品本身固有的特性，包括商品的实用性能、的商品本身固有的特性，包括商品的实用性能、可靠性、寿命、安全与卫生性等。可靠性、寿命、安全与卫生性等。 商品的外观质量主要是指商品的外表形态，商品的外观质量主要是指商品的外表形态，包括外观构造、质地、色彩、气味、手感、表面包括外观构造、质地、色彩、气味、手感、表面疵点和包装等。疵点和包装等。 商品的社会质量是指商品满足全社会利益需商品的社会质量是指商品满足全社会利益需要的程度。要的程度。 商品的经济质量是指人们按其真实的需

14、要，商品的经济质量是指人们按其真实的需要，希望以尽可能低的价格，获得尽可能优良的商品，希望以尽可能低的价格，获得尽可能优良的商品，并且在消费或使用中付出尽可能低的使用和维护并且在消费或使用中付出尽可能低的使用和维护成本。成本。 （三）商品质量的基本要求 1.适用性 2.商品寿命 3.可靠性 4.安全性 5.经济性 6.艺术性二、二、二、二、 采购商品质量管理和控制采购商品质量管理和控制采购商品质量管理和控制采购商品质量管理和控制 （一）制定采购商品的规格（一）制定采购商品的规格1. 1.商品规格的描述商品规格的描述（1 1）设计图纸和样图。）设计图纸和样图。（2 2）品牌和商标。）品牌和商标。

15、（3 3）化学和物理特性。）化学和物理特性。（4 4）商业规格。）商业规格。（5 5）设计规格。）设计规格。（6 6）市场等级。）市场等级。（7 7）原材料和制造方式的规格。）原材料和制造方式的规格。（8 8）功能规格。）功能规格。（9 9）样品。）样品。 2.服务的工作说明（1）工作的绩效说明（2）工作的功能说明（3）工作的设计说明（4）工作努力水平说明（5）复合的工作说明（二）选择供应商（三）采购合约控制 （四）商品检验的质量控制（五）商品的退换 1.退货政策 （1）退货价格设计 （2）退货比率约束 （3）退货中的合同管理 2.退换货流程 第五节 货款支付管理一、付款申请一、付款申请 采购

16、人员或采购项目负责人在完成货物入库之后准备好付款申请所需的单据，向财务部门提出付款申请。 二、二、 付款审批付款审批 主要审核单据的三个方面:一是审核单证是否真实有效;二是审核单证格式是否规范，填写是否准确;三是审核单证信息是否准确一致。 三、三、 付款时间和付款方式付款时间和付款方式 （一）付款时间 可分为预付货款、货到付款、凭单付款、分期付款和延期付款。 (二)付款方式 在国际贸易中，最常用的付款方式有汇付、托收和信用证三种。 第六节 采购风险管理一、一、 采购风险及其产生的原因采购风险及其产生的原因 （一）采购风险 所谓采购风险就是指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结果与

17、预期目标相偏离的程度和可能性。 （二）采购风险产生的原因 1.供应商交货时间的波动 2.原材料的价格波动二、二、 采购风险的类型采购风险的类型 （一）增支风险（二）采购质量风险（三）采购中的道德风险（四）合同风险（五）预付款风险（六）存货风险三、三、三、三、 采购风险的防范采购风险的防范采购风险的防范采购风险的防范 （一）明确采购目的（一）明确采购目的 （二）在制度上和法律上规范采购行为和采购活动（二）在制度上和法律上规范采购行为和采购活动 1. 1.建立供应商资格审查制度建立供应商资格审查制度 （1 1）资格预审）资格预审 （2 2）资格复审。）资格复审。 （3 3）资格后审。）资格后审。 2. 2.建立保证金制度建立保证金制度 （1 1）投标保证金。）投标保证金。 （2 2）支付保证金。）支付保证金。 （3 3）履约保证金。）履约保证金。（三）建立对采购人员的监督管理制度 1.建立和完善采购信息公开制度以及采购程序公开制度2.制定企业采购人员道德规范，规范采购行为3.组建采购专业协会，加强采购人员业务素质培训 4.推行采购人员资格认证制度5.建立健全企业内部采购风险控制制度 （四）建立采购质疑和申诉机制（五）合理选择采购方式 （六）不同采购风险采取不同防范措施