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1、第第6章章 报表及其应用报表及其应用 6.16.1报表的概述报表的概述报表的概述报表的概述6.26.2设设设设 计计计计 报报报报 表表表表 6.36.3排序和分组排序和分组排序和分组排序和分组 6.46.4多多多多 列列列列 报报报报 表表表表6.56.5子报表子报表子报表子报表6.66.6交叉表报表交叉表报表交叉表报表交叉表报表6.76.7在报表中使用计算总计在报表中使用计算总计在报表中使用计算总计在报表中使用计算总计6.86.8打印和预览报表打印和预览报表打印和预览报表打印和预览报表6.1报表的概述报表的概述6.1.1报表的类型1纵栏式报表纵栏式报表纵栏式报表是使报表上的控件垂直排纵栏式
2、报表是使报表上的控件垂直排列，可以清晰地显示每条记录。在课程管列，可以清晰地显示每条记录。在课程管理数据库中，我们创建一个关于学生的纵理数据库中，我们创建一个关于学生的纵栏式报表，如图栏式报表，如图6-1所示。所示。 2表格式报表表格式报表表格式报表是使报表上的控件按表格表格式报表是使报表上的控件按表格的形式排列，一页可以显示多条记录。在的形式排列，一页可以显示多条记录。在课程管理数据库中，我们创建一个关于学课程管理数据库中，我们创建一个关于学生的表格式报表，如图生的表格式报表，如图6-2所示。所示。 3分组分组/合计报表合计报表分组合计报表是将数据按某个字段分分组合计报表是将数据按某个字段分
3、组，组织成表格形式，并可以在报表中计组，组织成表格形式，并可以在报表中计算总和、平均值、最大值和最小值。分组算总和、平均值、最大值和最小值。分组合计报表如图合计报表如图6-3所示。所示。 4图表报表图表报表图表报表是将表中的数据以直观的图图表报表是将表中的数据以直观的图形形式显示出来。图表报表如图形形式显示出来。图表报表如图6-4所示。所示。5标签报表标签报表标签是用户将数据库中的数据按照定标签是用户将数据库中的数据按照定义的格式进行显示和打印。标签报表用于义的格式进行显示和打印。标签报表用于一些比较特殊的用途，如信封上的地址标一些比较特殊的用途，如信封上的地址标签及介绍信等。在签及介绍信等。
4、在Access 2000中，使用标中，使用标签向导可以快速地创建标签报表。标签报签向导可以快速地创建标签报表。标签报表如图表如图6-5所示。所示。6.1.2报表的结构 报表页眉报表页眉 页面页眉页面页眉 主体主体 页面页脚页面页脚 报表页脚报表页脚 6.1.3使用向导创建报表在在Access 2000数据库中，提供了数据库中，提供了5种种报表向导：自动创建报表：纵栏式、自动报表向导：自动创建报表：纵栏式、自动创建报表：表格式、报表向导、图表向导创建报表：表格式、报表向导、图表向导和标签向导。和标签向导。 6.1.4 创建标签类型的报表在在Access 2000中，利用标签向导中，利用标签向导快
5、速生成所需的标签。快速生成所需的标签。例例6.2在课程管理数据库中，以在课程管理数据库中，以Student表为例，创建如图表为例，创建如图6-5所示的地所示的地址标签。址标签。6.2设设 计计 报报 表表 6.2.1报表的设计视图在数据库窗口中，单击在数据库窗口中，单击“对象对象”栏中的栏中的“报表报表”，再单击，再单击“新建新建”按按钮，打开钮，打开“新建报表新建报表”对话框，在对话框，在“新建报表新建报表”对话框中，选中对话框中，选中“设计视设计视图图”选项，然后单击选项，然后单击“确定确定”按钮，按钮，打开如图打开如图6-11所示的报表的设计视图。所示的报表的设计视图。 6.2.2 使用
6、报表的设计视图创建报表（1）打开报表设计视图。）打开报表设计视图。（2）指定报表的记录源。）指定报表的记录源。 （3）根据需要将字段列表窗口中的）根据需要将字段列表窗口中的字段拖动到报表设计视图中，字段拖动到报表设计视图中，Access 2000会自动利用标签和文本框控件创建报表与会自动利用标签和文本框控件创建报表与表或查询间的关联。表或查询间的关联。（4）利用）利用“工具箱工具箱”向报表中向报表中添加所需的控件，然后对控件的格式添加所需的控件，然后对控件的格式进行相应的设置，如控件的大小、位进行相应的设置，如控件的大小、位置、类型、前景色、背景色、特殊效置、类型、前景色、背景色、特殊效果以及
7、自动套用格式等。果以及自动套用格式等。（5）报表设计完成后单击工具）报表设计完成后单击工具栏中的栏中的“保存保存”按钮。按钮。 6.2.3修改报表布局1添加或删除报表页眉和报添加或删除报表页眉和报表页脚表页脚2添加或删除页面页眉和页添加或删除页面页眉和页面页脚面页脚3设置节的大小设置节的大小4选中控件选中控件5移动控件移动控件6对齐控件对齐控件7改变控件大小改变控件大小8改变文本显示格式改变文本显示格式9在报表中插入日期和时间在报表中插入日期和时间10在报表中插入页码在报表中插入页码6.3排序和分组排序和分组 6.3.1排序记录排序记录是指将显示在报表中的记录排序记录是指将显示在报表中的记录按
8、照升序或降序的次序进行排列。将报表按照升序或降序的次序进行排列。将报表中的数据进行排序的步骤如下。中的数据进行排序的步骤如下。（1）在报表的设计视图中打开该）在报表的设计视图中打开该报表。报表。（2）在菜单栏上选择）在菜单栏上选择“视图视图”“排序与分组排序与分组”命令，或者单击命令，或者单击“报表设计报表设计”工具栏中的工具栏中的“排序与分组排序与分组”按钮，打开图按钮，打开图6-17所示的所示的“排序与分组排序与分组”对话框。对话框。 （3）在）在“排序与分组排序与分组”对话框的对话框的“字段字段/表达式表达式”列中单击第一列单元格，列中单击第一列单元格，再单击该单元格中的向下箭头，在下拉
9、列再单击该单元格中的向下箭头，在下拉列表中选择当前报表数据源中需要参与排序表中选择当前报表数据源中需要参与排序的字段名称的字段名称 。（4）在）在“排序次序排序次序”列的单元格中列的单元格中选择该字段的排序次序选择该字段的排序次序 。（5）单击）单击“排序与分组排序与分组”对话框右对话框右上角的关闭按钮，关闭该对话框。上角的关闭按钮，关闭该对话框。（6）保存对报表的排序设置。）保存对报表的排序设置。记录排序的优选级由记录排序的优选级由“排序与分组排序与分组”对话框中的字段的排列次序指定的，第一对话框中的字段的排列次序指定的，第一行具有最高的排序优先级，第二行的字段行具有最高的排序优先级，第二行
10、的字段具有次高的优先级，最后一行具有最低的具有次高的优先级，最后一行具有最低的排序优先级。排序优先级。 6.3.2分组记录在报表的设计视图中也可以将报表中在报表的设计视图中也可以将报表中的记录按照字段进行分组。的记录按照字段进行分组。 将报表进行分组的步骤如下。将报表进行分组的步骤如下。（1）通过数据库窗口，在报表的设）通过数据库窗口，在报表的设计视图中创建一个学生成绩报表，在该报计视图中创建一个学生成绩报表，在该报表中包含学生的姓名、课程名称和成绩字表中包含学生的姓名、课程名称和成绩字段，如图段，如图6-18所示。所示。 （2）单击）单击“报表设计报表设计”工具栏中的工具栏中的“排序与分组排
11、序与分组”按钮，打开按钮，打开“排序与分排序与分组组”对话框。对话框。（3）首先设置报表中数据的排序次）首先设置报表中数据的排序次序，然后将插入点定位到需要设置分组序，然后将插入点定位到需要设置分组属性的字段框中，在属性的字段框中，在“排序与分组排序与分组”窗窗口中的下半部分设置相关的分组属性。口中的下半部分设置相关的分组属性。（4）单击）单击“排序与分组排序与分组”对话框右对话框右上角的关闭按钮，关闭该对话框。上角的关闭按钮，关闭该对话框。（5）在报表的设计视图中的组页眉）在报表的设计视图中的组页眉和组页脚节中添加相应的控件。和组页脚节中添加相应的控件。 6.3.3在报表中增加排序与分组的字
12、段或表达式6.3.4删除报表分组与排序字段6.3.5调整报表的排序和分组顺序6.4多多 列列 报报 表表多列报表最常见的形式是邮件标签，多列报表最常见的形式是邮件标签，我们既可以用报表向导来建立邮件标签，我们既可以用报表向导来建立邮件标签，也可以将一个设计好的普通报表设置成也可以将一个设计好的普通报表设置成多列报表。多列报表。1创建普通报表创建普通报表2.将普通报表设置成多列报表将普通报表设置成多列报表（1）在菜单栏上选择）在菜单栏上选择“文件文件”“页面设置页面设置”命令，打开命令，打开“页面设置页面设置”对话对话框。在框。在“页面设置页面设置”对话框中，选择对话框中，选择“列列”选项卡，并
13、在该选项卡中进行设置。选项卡，并在该选项卡中进行设置。 （2）设置完成后，单击）设置完成后，单击“确定确定”按按钮。钮。 6.5子报表子报表6.5.1子报表的定义及作用子报表是插在其他报表中的报表。在子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表。主报表。 6.5.2创建子报表1在已有报表中创建子报表在已有报表中创建子报表在在Access数据库中，创建子报表的常数据库中，创建子报表的常用方法是利用用方法是利用“工具箱工具箱”工具栏中提供的工具栏中提供的“子窗体子窗体/子报表子报表”控件。该控件的使用控件。该控件的使用方法如下。方法
14、如下。（1）通过数据库窗口，在报表的设）通过数据库窗口，在报表的设计视图中打开主报表。计视图中打开主报表。（2）单击）单击“工具箱工具箱”中的中的“控件向控件向导导”按钮，使其保持锁定状态，然后单击按钮，使其保持锁定状态，然后单击“工具箱工具箱”中的中的“子窗体子窗体/子报表子报表”按钮。按钮。（3）在报表的设计视图中要放置子）在报表的设计视图中要放置子报表的位置单击，报表的位置单击，Access将自动启动将自动启动“子子报表向导报表向导”。 2将已有报表作为子报表添将已有报表作为子报表添加到其他报表中加到其他报表中在在Access 2000中，我们可以在数据中，我们可以在数据库窗口中直接将某
15、个报表作为子报表插库窗口中直接将某个报表作为子报表插入到其他报表中，操作步骤如下。入到其他报表中，操作步骤如下。（1）通过数据库窗口，在报表的设）通过数据库窗口，在报表的设计视图中打开需要在其中创建子报表的计视图中打开需要在其中创建子报表的报表。报表。（2）从数据库窗口将需要作为子报）从数据库窗口将需要作为子报表的报表拖放到主报表的适当位置上。表的报表拖放到主报表的适当位置上。（3）在主报表的设计窗口中调整子）在主报表的设计窗口中调整子报表的位置和大小。报表的位置和大小。 6.5.3链接主报表和子报表如果满足下列条件，如果满足下列条件，Access将自动链将自动链接子报表和主报表。接子报表和主
16、报表。 主报表的数据源是带有关键字的主报表的数据源是带有关键字的表，而子报表中则是包含与关键字同名且表，而子报表中则是包含与关键字同名且具有相同或兼容数据类型字段的表。具有相同或兼容数据类型字段的表。 如果报表是基于表创建的，并且如果报表是基于表创建的，并且在在“关系关系”窗口中定义了相关的关系。窗口中定义了相关的关系。 如果主报表和子报表不能满足指定如果主报表和子报表不能满足指定的条件，我们可以按照下面的步骤进行的条件，我们可以按照下面的步骤进行链接。链接。（1）在报表的设计视图中打开主）在报表的设计视图中打开主报表。报表。（2）在报表的设计视图中选中子）在报表的设计视图中选中子报表，打开子
17、报表属性窗口。报表，打开子报表属性窗口。（3）然后在）然后在“链接子字段链接子字段”属性属性框中输入子报表中链接字段的名称。框中输入子报表中链接字段的名称。 （4）在）在“链接主字段链接主字段”属性框中输属性框中输入主报表中链接字段的名称。链接字段并入主报表中链接字段的名称。链接字段并不一定要显示在主报表或子报表上，但它不一定要显示在主报表或子报表上，但它们必须包含在基本记录源中。们必须包含在基本记录源中。（5）关闭属性窗口并保存所做的修）关闭属性窗口并保存所做的修改，完成主报表与子报表的链接。改，完成主报表与子报表的链接。6.6交叉表报表交叉表报表交叉表报表是使用交叉表查询作为报交叉表报表是
18、使用交叉表查询作为报表的数据源，我们以课程管理数据库中的表的数据源，我们以课程管理数据库中的交叉表查询交叉表查询“成绩查询成绩查询”为基础，创建交为基础，创建交叉表报表。操作步骤如下。叉表报表。操作步骤如下。 （1）打开报表的设计视图。）打开报表的设计视图。（2）打开报表属性窗口。）打开报表属性窗口。（3）在）在“记录源记录源”属性框中选中属性框中选中作为数据源的交叉表查询的查询名称。作为数据源的交叉表查询的查询名称。 （4）在报表的设计视图的页面页）在报表的设计视图的页面页眉中放置显示行标题和列标题的标签，眉中放置显示行标题和列标题的标签，在主体节中放置显示行标题和列标题值在主体节中放置显示
19、行标题和列标题值的文本框的文本框 。（5）保存报表。）保存报表。 6.7在报表中使用计算总计在报表中使用计算总计6.7.1根据表字段计算新数据例例6.4在图在图6-2所示表格式的所示表格式的“学生学生”报表中添加一个字段，用来求每个学生报表中添加一个字段，用来求每个学生的年龄。的年龄。6.7.2 在报表中计算总计值或平均值例例6-5在在“个人成绩个人成绩”报表（如图报表（如图6-29所示）中，添加一个求每个学生总分的所示）中，添加一个求每个学生总分的字段。字段。6.8打印和预览报表打印和预览报表6.8.1页面设置在菜单栏上选择在菜单栏上选择“文件文件”“页面设页面设置置”命令，打开命令，打开“
20、页面设置页面设置”对话框。在对话框。在“页面设置页面设置”对话框中，选择对话框中，选择“边距边距”选选项卡，设置打印边距的大小，如图项卡，设置打印边距的大小，如图6-31所所示。示。 6.8.2预览报表6.8.3打印报表打印报表的操作步骤如下。打印报表的操作步骤如下。（1）在数据库窗口中选定需要）在数据库窗口中选定需要打印的报表，或在报表的设计视图，打印的报表，或在报表的设计视图，“打印预览打印预览”窗口或窗口或“布局预览布局预览”窗窗口中打开相应的报表。口中打开相应的报表。（2）在菜单栏上选择）在菜单栏上选择“文文件件”“打印打印”命令，打开图命令，打开图6-33所示的所示的“打印打印”对话框。对话框。（3）完成设置后，单击）完成设置后，单击“确定确定”按钮。按钮。
