账务与报表处理系统

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1、第四章第四章 账务与账务系统账务与账务系统第四章第四章 账务与报表处理系统账务与报表处理系统4.1 4.1 账务系统的基本功能与操作流程账务系统的基本功能与操作流程 4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置 4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理4.4 4.4 账务系统的其他处理账务系统的其他处理4.5 4.5 账务系统的期末处理账务系统的期末处理4.6 4.6 账务系统的账簿处理账务系统的账簿处理4.7 4.7 账务系统的系统维护账务系统的系统维护4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.1 4.1 账务系统的基本功能账务系统的基本功能 与操作流程与操

2、作流程账务系统：又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。许多企业一般都是从账务处理系统开始实行会计电算化的。本节内容：主要介绍账务系统的基本任务、主要特点、基本功能以及操作流程。4.1.1 账务处理系统的基本任务(1) 力求实现会计循环的自动化(记账到编制报表)；(2) 实现会计信息的多元分类(提供辅助核算等功能)；(3) 实现数据的高度共享(与其他核算系统数据共享)。4.1 4.1 账务系统的基本功能账务系统的基本功能 与操作流程与操作流程4.1.2 账务处理系统的主要特点计算机账务处理系统是建立在会计循环会

3、计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统，一般具有以下主要特点：1.遵循世界通用的复式记账原则。即：有借必有贷、即：有借必有贷、借贷必相等、资产借贷必相等、资产= =负债负债+ +所有者权益、利润所有者权益、利润= =收入收入- -费费用用。账务处理系统对会计人员的技术要求，只在于从原始凭证到记账凭证记账凭证的编制和确认。2.记账凭证是数据处理的起点。无论采用前后台或后无论采用前后台或后台，一般都需要有人工编制记账凭证输入系统，并以台，一般都需要有人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。此为起点开始数据处理。4.1 4.1 账务系统的基本功能账务系统的基本功能 与操作流程与操作流程3

4、.部分凭证可以由机器自动生成，如：系统内部待摊系统内部待摊、预提、损益结转损益结转等每月固定的转账凭证；应收、应付、工资、固定资产、成本、存货等核算系统工资、固定资产、成本、存货等核算系统转给账务系统的凭证；电子商务产生的凭证电子商务产生的凭证；汇兑损益转账凭证汇兑损益转账凭证。4.计算机内部账簿体系有较大的变化，日记账、明细账、总账之间不一定存在完全对应的账簿体系不一定存在完全对应的账簿体系。5.记账规则与记账程序（规则及记账内涵已有所不同规则及记账内涵已有所不同）6.内部控制已部分实现程序化内部控制已部分实现程序化 7.可以提供定期或实时的财务报表可以提供定期或实时的财务报表8.查账比手工

5、系统更为方便4.1 4.1 账务系统的基本功能账务系统的基本功能 与操作流程与操作流程4.1.3 账务处理系统的基本功能(图4-1)具有系统设置系统设置、凭证处理凭证处理、期末处理、出纳管理出纳管理、辅辅助核算助核算、账表管理账表管理、系统维护等功能。4.1.4 账务处理系统的操作流程（图4-2）填制凭证填制凭证审核凭证审核凭证凭证记账凭证记账账务系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证4.1.5 账务处理系统与其他系统的关系（图1-1）成本成本、报表报表、财务分析财务分析需要读取账务数据；应收、应应收、应付、工资、固定资产、存货、成本、资金等需要将处付、工资、固定资产、存货、成本、资金等需

6、要将处理业务编制成记账凭证，并直接存入账务系统理业务编制成记账凭证，并直接存入账务系统。图4-1 账务处理系统的基本功能图4-2账务处理系统的操作流程账务处理系统的操作流程图4-2图1-1账务处理系统与其他系统的关系图1-1 账务处理系统与其他系统的关系4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置作用：是通过对系统进行设置，从而将一个通用账务是通过对系统进行设置，从而将一个通用账务处理系统转化为满足企业实际需求的专用系统处理系统转化为满足企业实际需求的专用系统。4.2.1 建立和设置账套账套：是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个套代

7、表一个核算单位核算单位。通常允许同时建立多套账通常允许同时建立多套账。一、账套基本信息：账套代码与名称账套代码与名称、所属行业所属行业、记记账本位币账本位币、科目编码规则科目编码规则、账套存储路径账套存储路径、会计分期会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间账套启用期间、账套主管账套主管、核算单位信息等。账套代码与名称：数字编码与单位名称4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置所属行业：每个企业都属于一个特定的行业。记账本位币：每个账套必须指定一种货币为记账本位每个账套必须指定一种货币为记账本位币，如果发生外币业务则需要将外币折算为本位币币，如果发生外币业务则需要将外币折算为本位币

8、。科目编码规则：指代码分多少级以及各级代码的长度指代码分多少级以及各级代码的长度如编码4-2-3-2，科目为4级，最大长度为11位代码；如编码4-2-2， 科目为3级，最大长度为8位代码；其中一级科目用财政部规定的代码体系一级科目用财政部规定的代码体系，如4 4位。科目编码规则在账套正式启用之后即不允许修改。科目编码规则在账套正式启用之后即不允许修改。会计分期：可按月份分期，账套正式启用后不许修改账套正式启用后不许修改4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置二、设置系统账参数：又称账套选项，用以规定如何使用账务系统，包括基本参数、凭证规则凭证规则、账簿规则账簿规则、会计日历会计日历

9、等。其中凭证规则主要包括：(1) 制单控制：资金及往来赤字控制、预算控制与支资金及往来赤字控制、预算控制与支票控制、现金流量控制等。票控制、现金流量控制等。(2) 内容控制：规定凭证是否自动编号等。(3) 审核控制：规定凭证是否需要审核、是否允许成规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等。批审核、出纳是否需要签字等。(4) 输出控制：规定凭证显示或打印时科目、核算项目的输出格式。图4-4系统设置参数图4-4 系统参数设置4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置4.2.2 设置会计科目内容：科目代码与助记码科目代码与助记码、科目名称科目名称、科目类别科目类别、余余额

10、方向额方向、核算外币、数量核算数量核算、辅助核算辅助核算、现金流量现金流量1.科目代码与助记码：按科目结构定义用数字编码用数字编码2.科目名称：一般用汉字或英文字母表示一般用汉字或英文字母表示3.科目类别：资产、负债、所有者权益、成本和损益4.余额方向：用于指定科目余额的计算方法用于指定科目余额的计算方法，其中：借方余额=期初余额+本期借方发生-本期贷方发生贷方余额贷方余额= =期初余额本期借方发生本期贷方发生期初余额本期借方发生本期贷方发生4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置4.2.2 设置会计科目5.核算外币：指定科目核算的货币类型6.数量核算：指定科目是否进行数量核算7.

11、辅助核算：是对账务处理的一种补充，大多数账务处理软件都提供辅助核算功能，包括：往来核算往来核算、部部门核算门核算、职员核算、项目核算项目核算等。8.现金流量：指是否现金流量科目，一般为现金、银行存款、其他货币资金科目，以及现金等价物科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设置是不可缺少的。图4-5会计科目的新增图4-5 会计科目的新增4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置4.2.3 设置辅助核算项目实现方式：辅助核算一般通过核算项目核算项目来实现。核算项目：是会计科目的一种延伸，相当于设置了该是会计科目的一种延伸，相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算，但又不同于一科

12、目按核算项目进行更为明细的核算，但又不同于一般的明细科目（一个科目可以有多个明细科目）般的明细科目（一个科目可以有多个明细科目）。项目与科目的关系：一个核算项目可以在多个科目下挂接，而一个会计科目又可以同时设置多种辅助核算。(多对多关系，不同于一般的明细科目）主要项目：包括：往来单位、部门、职员等类项目。辅助核算的设置内容：包括两个方面，一是辅助核算辅助核算种类种类，二是具体的核算项目。图4-6核算项目的设置图4-6 核算项目的设置4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置4.2.4 设置货币与汇率设置货币：设置外币代码、名称、折算方式和小数位外币代码、名称、折算方式和小数位设置汇率

13、：为用户设置的每一种外币，选定是固定汇设置汇率：为用户设置的每一种外币，选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率期初汇率。4.2.5 录入初始数据初始数据：明细科目明细科目本位币、外币、数量的年初余额本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额与本年累计发生额( (第一期启用时，没有本年累计发生第一期启用时，没有本年累计发生额额) )；辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额。；辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额。录入时间：在系统启用在系统启用( (日常处理日常处理) )之前和在科目余额之前和在科目余额与发生额的输入必须在会计科目、核算项目、货币的与发

14、生额的输入必须在会计科目、核算项目、货币的初始设置完成之后进行初始设置完成之后进行。4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置数据检验：因此必须对录入的初始数据进行试算平衡试算平衡检验，看是否满足公式“资产负债+所有者权益”，不符合等式者输入数据必然有错。数据修改：年初余额如果输入有错，必须在账务系统年初余额如果输入有错，必须在账务系统正式启用之前修改正式启用之前修改。4.2.6 用户管理作用：设置用户和权限分配，防止非法用户进入系统。主要工作：设置用户组和操作员、为操作员分配操作权限、设置和更改密码。电算主管负责设置用户和初电算主管负责设置用户和初始密码（但无权更改），对操作员增加

15、或取消权限始密码（但无权更改），对操作员增加或取消权限。操作员及时更改初始密码（使用字母数字混合编码使用字母数字混合编码）。4.2 4.2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置4.2.7 其他设置1.设置凭证类型设置凭证类型：对凭证进行分类管理，分为现收、现付、银收、银付、转账五种类型，如果不分类即统如果不分类即统称记账凭证称记账凭证。这项工作必须在初始化时完成必须在初始化时完成。2.设置常用摘要设置常用摘要：凭证必须输入的业务说明，设置的目的是为了提高凭证的录入速度提高凭证的录入速度。图4-7 货币设置窗口图4-7 货币设置窗口图4-8 录入科目余额与发生额图4-8 录入科目余额与发生额图4

16、-9 用户权限分配窗口图4-9 用户权限分配窗口4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理日常处理：主要是日常处理：主要是凭证处理，主要流程：凭证的输入（填制）输入（填制）审核审核记账记账三个关键环节4.3.1 凭证的形成方式(1)手工填制的记账凭证手工填制的记账凭证：是主要数据源(2)由原始凭证自动生成的记账凭证：探索中的课题(3)内部转账凭证内部转账凭证：由系统自动生成，不能修改和删除。(4)外部系统生成的记账凭证：由应收、应付、工资、应收、应付、工资、固定资产固定资产等管理系统生成并传递到账务系统的凭证数据，其凭证不能修改和删除。4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常

17、处理4.3.2 凭证的输入1.凭证的输入界面：是一个集成界面（收付转），且提供增加增加、保存保存、放弃放弃、打印打印、预览预览、增行、删行、查询、计算器、获取、流量流量和制作红字凭证等功能。2.基本项目与输入方法(1)凭证日期：先自动给出、由操作员修正；(2)凭证字号：选凭证类型凭证类型，按月自动编号按月自动编号(3)摘要摘要：直接输入或通过摘要库选择输入(4)会计科目会计科目：科目一般以代码输入科目一般以代码输入，可直接从键盘上输入，也可以通过参照选择输入。图4-11 凭证输入界面图4-11 凭证录入界面4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理(5)借贷方金额：从键盘直接输入从键

18、盘直接输入(6)原币与汇率：输入外币与汇率，本币金额自动折算(7)数量与单价：输入数量和单价，自动计算金额。3.辅助数据的输入：指辅助核算、银行存款与现金流量的有关数据，这些数据一般随凭证一起输入系统随凭证一起输入系统。当凭证中有现金流量科目时，操作员必须确定相应的现金流量项目现金流量项目与金额。4.凭证内容的正确性检查：自动检查凭证日期凭证日期、凭证凭证号号( (按月编号按月编号) )、摘要摘要(不能没有)、科目代码科目代码(最明细一最明细一级科目，科目与凭证类型一致性级科目，科目与凭证类型一致性)、金额金额(借贷平衡)。图4-12 现金流量项目的确定图4-12 现金流量项目的确定4.3 4

19、.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理4.3.3 凭证的查询与编辑1.凭证的查询：有如下特点(1)查询技术与方法：组合查询技术，即任意按日期等组合查询技术，即任意按日期等项目设置组合条件，然后按设置的条件查找会计分录项目设置组合条件，然后按设置的条件查找会计分录。(2)查询条件可逐条增加(3)查询条件可以永久保存查询条件可以永久保存(4)查询是其他操作的基础。即先通过查询找出凭证然即先通过查询找出凭证然后进行相应的操作。后进行相应的操作。 2.凭证的打印：单张打印或连续打印。3.凭证的编辑：凭证的修改、作废或删除称凭证编辑凭证的修改、作废或删除称凭证编辑。图4-13 凭证查询条件设置对话框

20、图4-13 凭证查询条件设置对话框4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理4.3.4 凭证的审核1.凭证的审核方法：逐一审核：通过热键逐一签名确认；成批审核：通过热键自动成批签名确认（实质上是不审核）。2.对审核的控制：拒绝录入人员审核自己录入的凭证拒绝录入人员审核自己录入的凭证，且不允许审核人不允许审核人员修改凭证的内容员修改凭证的内容；取消审核签字只能由取消审核签字只能由审核人自己进行审核人自己进行。4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理4.3.5 凭证的记账计算机记账涵义：又称登账，主要是将已审核凭证的主要是将已审核凭证的信息更新各种总账文件。信息更新各种总账文

21、件。 1.记账的一般过程：选择记账凭证选择记账凭证；合法性检查合法性检查（凭证是否经过审核是否经过审核、凭证号是否连续是否连续、金额是否平衡是否平衡）；正式开始记账正式开始记账。2.对记账的控制：数据备份；安装不间断电源。3.关于反记账：反记账功能不太符合会计制度，需要在严格控制下执行。登账后若发现凭证有错误，一般登账后若发现凭证有错误，一般不要通过反记账来取消登账。不要通过反记账来取消登账。4.3 4.3 账务系统的日常处理账务系统的日常处理4.3.6 凭证的其他处理1.凭证汇总：按范围和条件汇总凭证借贷方发生额。2.凭证冲销：是指自动制作一张与错误凭证科目相同是指自动制作一张与错误凭证科目

22、相同、金额相反金额相反的凭证的凭证。凭证冲销方法：补入红字冲消凭证和正确凭证补入红字冲消凭证和正确凭证或补录补录入一张差额凭证入一张差额凭证，红字冲销凭证需要审核才可以记账红字冲销凭证需要审核才可以记账。3.凭证的引入与引出：引入：一般用于账套之间，即从其他账套引入凭证。引出：一般用于将凭证数据转换为其它软件系统的文一般用于将凭证数据转换为其它软件系统的文件格式，以实现数据共享和二次开发。件格式，以实现数据共享和二次开发。4.4 4.4 账务系统的其他处理账务系统的其他处理4.4.1 出纳处理出纳处理功能：包括凭证签字凭证签字、支票管理支票管理、银行对账银行对账、输出日记账和资金报表输出日记账

23、和资金报表等。1.支票管理(1)支票登记簿的初始设置。(2)登记支票登记簿（在支票领用时和填制涉及支票报销的凭证）。(3)支票登记簿的其他功能。2.资金日报表如：表4-1所示。4.4 4.4 账务系统的其他处理账务系统的其他处理3.银行对账对账功能及次序：银行对账初始化、输入银行对账单初始化、输入银行对账单、自动对账自动对账、手工对账手工对账以及编制银行存款余额调节编制银行存款余额调节表。系统初始化作用：将系统启用时刻的银行与企业双方将系统启用时刻的银行与企业双方的未达账项分别输入的未达账项分别输入到企业对账单与银行对账单文件。月份初始化作用：输输入双方本期账面以及删除双方的已达账项。手工对账

24、：由人工核对两个对账单文件，对自动对账对自动对账没有对出的一些已达账项用手工勾对来进行调整没有对出的一些已达账项用手工勾对来进行调整。只有自动对账和手工对账结合执行才能保证对账的彻底。4.4 4.4 账务系统的其他处理账务系统的其他处理4.4.2 辅助核算1.辅助核算的初始化(1)对会计科目定义辅助核算属性。对会计科目定义辅助核算属性。(2)设置核算种类与具体核算项目。设置核算种类与具体核算项目。(3)输入核算项目的余额或未清的业务输入核算项目的余额或未清的业务。2.辅助核算的日常处理：输入数据和进行必要的处理。其中，辅助核算相关数据随凭证输入相关数据随凭证输入。3.辅助核算的输出：为用户提供

25、辅助总账、明细账或其他信息的查询与打印。4.5 4.5 账务系统的期末处理账务系统的期末处理4.5.1 4.5.1 期末转帐期末转帐1.期末转帐的主要特点：(1)一般直接编制记账凭证，且多数在会计期末进行。(2)一般从会计账簿中取数生成，这要求转账前其他业这要求转账前其他业务必须输入系统。务必须输入系统。(3)由于某些转账依赖于其他转账业务产生的数据，所由于某些转账依赖于其他转账业务产生的数据，所以转账有先后次序问题以转账有先后次序问题。(4)转账凭证可以自动编制。自动转账按实现方式可分自动转账按实现方式可分为两类，一类是为两类，一类是“向导向导”式转账，即凭证生成过程设式转账，即凭证生成过程

26、设计为一个向导，一类是由用户自定义的转账。计为一个向导，一类是由用户自定义的转账。4.5 4.5 账务系统的期末处理账务系统的期末处理4.5.1 4.5.1 期末转帐期末转帐2.向导式自动转帐(1)结转损益结转损益：将所有损益类科目的本期余额全部转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证。(2)期末调汇期末调汇：对外币核算账户自动计算汇兑损益。3.自定义自动转账：在系统初始设置阶段由用户据此定义转账凭证的格式与金额计算方法。(1)转账凭证的定义：用户在系统初始化时应为每一种用户在系统初始化时应为每一种转账业务定义一张转账凭证转账业务定义一张转账凭证，其内容包括转账序号、凭证类型、转账类型、摘要

27、、金额计算公式金额计算公式等。(2)转账凭证自动生成：根据定义计算出借贷金额。4.5 4.5 账务系统的期末处理账务系统的期末处理4.5.2 4.5.2 期末结账期末结账1.结账的主要任务：月份结账主要是备份数据，有些软件需要编制结转损益凭证；年结账需要执行年度初始化的工作，将年末余额结转为下一年度的年初余额。2.结账的操作步骤：一般设计成一个向导，见图4-15(1)开始结账开始结账：选择或确认结账的期间。(2)核对账簿：如核对总账与明细账核对总账与明细账、总账与客户往来总账与客户往来账账、总账与供应商往来账、总账与部门账总账与部门账、总账与项目账之间是否一致（无须核对总账与记账凭证无须核对总

28、账与记账凭证）。(3)月度工作报告月度工作报告：显示结账期间的账务处理工作报告4.5 4.5 账务系统的期末处理账务系统的期末处理4.5.2 4.5.2 期末结账期末结账(4)执行结账执行结账：备份账套数据备份账套数据，编制结转损益凭证编制结转损益凭证、年末结账则执行年度初始化执行年度初始化。3.结账的控制作用：结账要在本期所有会计业务全部处理完毕后才能进行结账要在本期所有会计业务全部处理完毕后才能进行；检查本期是否还有未过账的凭证，是否执行了期末调汇，检查本期是否还有未过账的凭证，是否执行了期末调汇，是否已经进行结转损益是否已经进行结转损益；结账一般由会计主管和操作人员共同确认和执行结账一般

29、由会计主管和操作人员共同确认和执行；结账后才能输出已结账期间的正式会计报表结账后才能输出已结账期间的正式会计报表、总账和明细账，而且不允许再输入已结账期间的凭证不允许再输入已结账期间的凭证。 4.6 4.6 账务系统的账簿管理账务系统的账簿管理账簿输出方式：主要是屏幕显示、打印、生成磁盘文件等、其中显示和打印输出均以查询为基础。4.6.1 4.6.1 日记账日记账日记账形式：三栏式、多栏式、复币式等日记账形式：三栏式、多栏式、复币式等。工作规范：对现金和银行存款日记帐要求“每天登记和打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印。4.6.2 4.6.2 明细分类账明细分类账格式：普通三栏式、多

30、栏式、复币式和数量金额式普通三栏式、多栏式、复币式和数量金额式。1.普通三栏式明细账：一般按科目进行查询,用户可以设置会计期间会计期间、科目范围科目范围、币别等等查询与显示条件。4.6 4.6 账务系统的账簿管理账务系统的账簿管理4.6.2 4.6.2 明细分类账明细分类账2.多栏式明细账的设置与查询：因格式不固定，因此软件不可能预设多栏账的格式，多栏账只能由用户自软件不可能预设多栏账的格式，多栏账只能由用户自己定义。己定义。(1)多栏式明细账的设置多栏式明细账的设置。多栏账科目多栏账科目：即需要设置多栏账格式的会计科目代码需要设置多栏账格式的会计科目代码明细科目代码明细科目代码：对每栏设置对

31、应的下属明细科目代码下属明细科目代码。栏目名称栏目名称：对每栏设置输出的栏目名称每栏设置输出的栏目名称。借或贷方：科目的哪一方发生额输出到所定义的栏目。(2)多栏式明细账的查询：根据设定的条件生成账表。4.6 4.6 账务系统的账簿管理账务系统的账簿管理4.6.3 4.6.3 总分类账（总分类账（一级科目）总账：是按照一级科目登记全部经济业务的账簿。1.总账的格式(1)传统三栏式的总账传统三栏式的总账，其中的内容可以直接来自凭证。(2)科目发生额与余额表式总账科目发生额与余额表式总账，反映总账科目的期初期初余额余额、本期借方发生额本期借方发生额、本期贷方发生额本期贷方发生额、本年累计本年累计借

32、方借方、本年累计贷方本年累计贷方、期末余额期末余额等数据项。(3)数量金额式总账，反映设置为数量核算的会计科目的起初结存、本期收入、本期发生、本年累计收入、本年累计发生以及期末结存等数量及金额。4.6 4.6 账务系统的账簿管理账务系统的账簿管理4.6.3 4.6.3 总分类账总分类账2.总账的查询与打印查询和显示条件查询和显示条件：会计期间会计期间、科目级次科目级次、科目范围科目范围。账表一体化查询：账表一体化查询：将光标定位于要查询的总账科目上，然后选择查看明细账选项，或双击鼠标的左键，即可调出相应的明细账窗口，可以浏览该总账科目所对应的明细账，而且在明细账中双击鼠标，还可以查询到相应的记

33、账凭证，从而实现凭证账簿数据的一体化查询。3.总账的打印时间要求：企业应每月结账后打印总账。4.6 4.6 账务系统的账簿管理账务系统的账簿管理4.6.4 4.6.4 核算项目总账核算项目总账查询条件：会计期间、项目类别、项目代码范围、币别、会计科目范围。4.6.5 4.6.5 账本的打印设置账本的打印设置设置内容：打印设置、页面设置、标题字体、表格字体。4.7 4.7 账务系统的系统维护账务系统的系统维护系统维护：系统启用后用户对系统参数的修改系统启用后用户对系统参数的修改、用户用户操作权限及密码更新操作权限及密码更新、科目的增删、数据备份与恢复。4.7.1 4.7.1 账套选项的维护账套选

34、项的维护可维护的选项：是否要对资金及往来赤字控制、每条每条分录是否必须有摘要分录是否必须有摘要、凭证是否自动编号凭证是否自动编号、是否允许成批审核、凭证显示和打印时的输出格式等。4.7.2 4.7.2 会计科目的维护会计科目的维护内容：开新科目开新科目、修改科目修改科目、删除不需要的科目删除不需要的科目。限制：科目代码结构科目代码结构、代码不能改代码不能改；年内有发生额年内有发生额、余额不为零余额不为零、上级科目上级科目、已启用科目不能删除已启用科目不能删除。4.7 4.7 账务系统的系统维护账务系统的系统维护4.7.3 4.7.3 账套备份与恢复账套备份与恢复1.备份账套作用：为防止系统因故

35、障、感染病毒等不可预料的情为防止系统因故障、感染病毒等不可预料的情况而造成数据丢失。况而造成数据丢失。要求：备份文件应一式两份，妥善保管，其中有一份备份文件应一式两份，妥善保管，其中有一份应存放在应存放在移动磁盘移动磁盘上，以防机器损坏或硬盘备份数据以防机器损坏或硬盘备份数据受破坏时使用。受破坏时使用。2.恢复账套：当账务系统数据受到破坏时就要进行恢当账务系统数据受到破坏时就要进行恢复工作复工作。恢复后的账套就如备份前的账套一样恢复后的账套就如备份前的账套一样，可以可以进行日常处理进行日常处理。但恢复必须要受到控制恢复必须要受到控制。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.

36、1 4.8.1 报表的基本结构与编制方式报表的基本结构与编制方式1.报表的基本结构：由表头、表体和表尾表头、表体和表尾组成。(1)表头：表名、编制单位、编制日期、计量单位等(2)表体：数据部分，由若干个方格(元素或单元元素或单元)组成(3)表尾：位于表尾的附加信息，如制表人、附注等2.报表单元：单元是构成表体的基本元素、每个单元单元是构成表体的基本元素、每个单元有自己的地址、内容和格式有自己的地址、内容和格式。(1)单元地址：以行列坐标编号表示在表的位置以行列坐标编号表示在表的位置（C7C7）。(2)单元内容：可以是数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式（公式一般以“=”打头）。4.8

37、4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统(3)单元格式：单元数据的显示或打印输出的格式3.报表的编制方式：分为预置报表预置报表和自定义报表自定义报表两类。(1)预置报表：在程序中固定报表的格式和数据公式在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据使用时程序按规定的途径取得数据，输出一张由程序输出一张由程序员设定格式的报表员设定格式的报表。预置报表使用较方便，适用于格使用较方便，适用于格式和数据来源都固定的报表的编制式和数据来源都固定的报表的编制（如科目余额表科目余额表、科目汇总表科目汇总表、试算平衡表试算平衡表、资金日报表资金日报表等对外报表）。(2)自定义报表：用户使

38、用报表系统的功能自行定义报定义报表的格式表的格式、数据来源数据来源、以及计算方法以及计算方法而生成的报表(资资产负债表产负债表、损益表损益表、利润分配表利润分配表、现金流量表)。当报当报表格式变化时，只需修改报表的定义，而不必修改程表格式变化时，只需修改报表的定义，而不必修改程序序。简单表报表简单表报表复合表报表复合表报表4.8.2 4.8.2 报表系统的基本功能与操作流程报表系统的基本功能与操作流程1.报表系统的主要功能：文件管理、报表定义、数据处理、合并报表、报表输出、其他功能。其中报表定报表定义功能包括：报表摸板管理、报表与单元格定义、单义功能包括：报表摸板管理、报表与单元格定义、单元数

39、据定义、审核公式定义、批命令定义等编辑功能元数据定义、审核公式定义、批命令定义等编辑功能。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.2 4.8.2 报表系统的基本功能与操作流程报表系统的基本功能与操作流程2.报表处理的操作流程：处理方法：先定义后生成，定义相当于系统初始化先定义后生成，定义相当于系统初始化。定义过程：设计报表草图设计报表草图、创建一张新表并定义框架定义框架、定义数据定义数据、修饰单元修饰单元、设置打印参数设置打印参数、保存报表。3.报表的格式状态和数据状态：(1)格式状态：在报表定义报表定义时要选择的操作状态。如在格式状态可下设置表样格式表样格式、单元格式、单

40、元公式单元公式等。(2)数据状态数据状态：在数据处理数据处理（重算）时要选择的操作状态。如在数据状态下可生成报表、汇总表等。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.3 4.8.3 报表格式的定义报表格式的定义1.格式定义的内容(1)表样格式内容表样格式内容：标题、表头、表体、表尾、报表尺报表尺寸寸、表格线表格线、行高行高、列宽列宽、组合单元、辅助性说明等。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统(2)单元格式内容单元格式内容：字体、字号字号、数据颜色、背景颜色、对齐方式对齐方式、数据类型、数字格式数字格式、边框样式、以及其他对单元的修饰。4.8.3 4.8.3

41、报表格式的定义报表格式的定义2.格式定义的其他功能：(1)报表模块：提供各种行业的标准会计报表摸板，减轻会计人员定义报表的负担。(2)引入引出：从其他账套引入报表文件或将本账套文件引出为Excel或其他软件能处理的文件格式。(3)打印样式：打印输出一张空表，用于检查报表格式是否符合设计者的愿望。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.4 4.8.4 报表数据的定义报表数据的定义1.会计报表的数据会计报表的数据( (单元的内容单元的内容) )固定单元数据固定单元数据：在报表定义时直接输入的不变数据在报表定义时直接输入的不变数据。变动单元数据：一般为数值型数据变动单元数据：一般

42、为数值型数据，主要取自账簿或取自账簿或其他报表的数据、由公式计算产生的数据、系统外部其他报表的数据、由公式计算产生的数据、系统外部数据数据( (由操作员从键盘或采用其他方式输入的数据由操作员从键盘或采用其他方式输入的数据) )。2.计算公式与取数函数计算公式的组成：运算符、常数、变量、或函数。函数：账簿函数（包括总账取数总账取数、工资取数工资取数、固定资固定资产取数产取数等函数）、逻辑函数、数学函数、财务函数。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.4 4.8.4 报表数据的定义报表数据的定义2.计算公式与取数函数(1)总账取数函数（一般按会计科目、核算项目取数）按科目取数

43、要明确是取年初余额、期初余额，还是取本期发生额、本年累计额和期末余额。总账期初余额函数格式：期初|QC(科目编码,会计期,方向,账套号,年度,编码1,编码2,截止日期,是否包含未记账,编码1汇总,编码2汇总)例如：QC(1131,月,“借”, ,年)表示取应收账款本月期初借方余额。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.4 4.8.4 报表数据的定义报表数据的定义(2)表间取数(一般要在引用单元之前加上报表名称一般要在引用单元之前加上报表名称)基本形式：!或!如:资产负债表资产负债表!C8!C8(引用负债表第8行第3列单元的值)(3)表内运算函数。如不连续单元求和：单元1+

44、单元2+单元3+如连续单元求和：SUM(起始单元:终止单元)(4)计算公式（以“=”号打头）如：= C14+C19+C27+C30如：= 0.45*SUM(G5:G10)4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.4 4.8.4 报表数据的定义报表数据的定义3.单元数据定义单元数据定义(有两种方式有两种方式)(1)直接在表格上定义直接在表格上定义。这是最为流行的一种方法，在打开的一张表格上逐个单元地填写数据定义。(2)用批命令定义用批命令定义。为每一个报表建立一个批命令文件，输入命令行，每一个命令行定义一个单元，执行批命令文件将逐个执行命令，并一次性生成一个报表。如：LET D

45、4=FS(5101,月,“贷”,年)LET D5=FS(5105,月,“借”,年)4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.5 4.8.5 报表审核关系的定义报表审核关系的定义作用：设置审核公式，用于检查所编制报表的正确性。1.审核公式的设置：格式状态|数据|编辑|审核公式4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.5 4.8.5 报表审核关系的定义报表审核关系的定义2.审核公式的执行：自动执行：生成报表过程或重算报表时自动审核手动执行：数据状态|数据|审核4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.6 4.8.6 报表数据处理报表数据处理处理

46、内容：报表计算与重算报表计算与重算、表页管理表页管理、表页汇总表页汇总、舍位平衡舍位平衡、报表排序报表排序、图形处理、网页制作等。 1.数据采集与报表重算数据采集与报表重算（手动计算方式）打开报表文件|选择数据状态|执行数据采集或重算2.表页管理表页管理（多页管理功能）报表表页：一个表页代表一个会计期间的报表，但一一个报表不论有多少页都只能有一套公式个报表不论有多少页都只能有一套公式，只是由于表页的计算时机不同所生成的单元数据不同而已。管理功能：提供增删增删、设置关键字设置关键字、锁定锁定、排序排序功能。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.6 4.8.6 报表数据处理报

47、表数据处理增加新页：如果一个报表按会计期间设置表页，则每个期间要增加一个新的表页。对新表页需要命名、设对新表页需要命名、设置关键字以及为表页设置相应的取数期间置关键字以及为表页设置相应的取数期间。3.报表汇总（同一种报表，两种情况）单位内部内部：不不同期间的同一种报表同一种报表的汇总；不同不同单位： 同一期间同一种报表同一种报表的汇总。报表汇总可以转化为表页之间的汇总问题报表汇总可以转化为表页之间的汇总问题。因为，不仅单位内部不同期间的报表一般用不同表页表示、而且下属分公司的报表也可以采集进表页。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.7 4.8.7 报表的合并报表的合并有

48、关规定：合并会计报表暂行规定处理步骤：(1)根据母子公司的交易事项准备调整会计分录；(2)母公司在报表系统中输入所有抵消分录；(3)母公司在报表系统中建立工作底稿报表文件；(4)母公司汇总数据，把各子公司的会计报表追加到母公司报表文件，形成初步合并报表工作底稿。(5)母公司利用编辑公式命令，定义合并公式。(6)母公司执行报表系统的“合并”命令生成合并报表。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统4.8.8 4.8.8 报表的查询与输出报表的查询与输出输出形式：屏幕显示屏幕显示、打印输出打印输出、磁盘输出磁盘输出、网络传网络传输输、文件格式转换。4.8.9 4.8.9 报表分析报表分析报表分析：主要提供对主要提供对资产负债表资产负债表、损益表的分析损益表的分析。1.比较分析。2.结构分析结构分析。本质也是比较分析本质也是比较分析3.趋势分析趋势分析。又可分为定基分析和环比分析定基分析和环比分析，本质还本质还是比较分析是比较分析。4.比率分析比率分析。4.8 4.8 报表编制与报表系统报表编制与报表系统