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1、如何提高工作效率如何提高工作效率时间管理时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才宁波龙文教育常务校长：陈友才工作越来越忙工作越来越忙 工作越来越忙，私事也工作越来越忙，私事也越来越多越来越多工作任务在等着；孩子工作任务在等着；孩子的教育问题要考虑；我的教育问题要考虑；我们们 记性越来越差记性越来越差 效率越来越低效率越来越低 客户一生气，客户一生气，后果很严重后果很严重我们我们想要想要什么？什么？我们的期望我们的期望 我们的大脑再不为琐碎之事所缠我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；绕，神清气爽，充满活力； 面对新的任务，我们可以做到举面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；重
2、若轻，有条不紊；我们希望我们希望找到适用的方法才是出路找到适用的方法才是出路一个善于思考的人，一定是高效一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；的，大脑一定是自由的；要提高工作效率，时间管理是关键。要提高工作效率，时间管理是关键。 8时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法 时间管理课程目录时间管理课程目录9全球调查结果：时间管理无效十大原因全球调查结果：时间管理无效十大原因 1.1.优先顺序不明确优先顺序不明确2.2.电话打扰电话打扰3.3.缺乏目标计划缺乏目标计划4.4.贪多嚼不烂贪多嚼不烂5.5.不速之客不速之客6.6.无效授权无效授权7
3、.7.桌面杂乱无章桌面杂乱无章/ /找不到东西找不到东西8.8.缺乏自律缺乏自律/ /拖延拖延9.9.不会说不会说“不不”10.10.低效的会议低效的会议 时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因101.效果效率 - 做正确的事情2.目标计划 - 书面界定结果3.计划行动 - 缜密思考策划4.排序罗列 - 优先高于一切5. 20 80 - 保证少数重点6.集中分散 - 专注整块时间7. 人 事 - 投资情感帐户8.罗盘时钟 - 平衡工作生活 时间管理的八大原则时间管理的八大原则时间管理的八大原则时间管理的八大原则11 时间管理课程目录时间管理课程
4、目录时间管理课程目录时间管理课程目录时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法121.明确角色、职责与目标 2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善 时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤131、明确角色、职责与目标 1)公私兼顾：工作+家庭2)价值为先：以价值观为依据 时间管理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步14 目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定15 目标管理：时间规划目标管理：时间规
5、划目标管理：时间规划目标管理：时间规划 时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。 你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。 月计划再往
6、上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。 161 1、具体可衡量的：、具体可衡量的： 有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。 有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组
7、人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。 2 2、可达到的：、可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。 站得太近的人很容易就把绳圈套在
8、木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。 3 3、相关的：、相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。 4 4、基于时间的：、基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师
9、证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？ 目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定172、列出事件清单主动性任务-帮你实现工作目标应对性任务-不太重要却不可缺少每日计划每日计划会见会见13-11-2000 时间管理的核心步骤第二步时间管理的核心步骤第二步时间管理的核心步骤第二步时间管理的核心步骤第二步183、排定事件次序 根据：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理） 时间管理的核心步骤第三步时间管理的核心步骤第三步时间管理的核心步骤第三步时间管理的核心步骤第三步
10、19重要，重要，紧急紧急重要，重要，不紧急不紧急重要重要紧急紧急I I不重要，不重要，紧急紧急不重要，不重要，不紧急不紧急扩大扩大减少减少避免避免缩小缩小 要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵20 重重重重要要要要 不不不不重重重重要要要要 紧急紧急紧急紧急 不紧急不紧急不紧急不紧急象限象限象限象限 危机危机 急迫的问题急迫的问题 有限期的任务，会议，有限期的任务，会议， 准备事项准备事项象限象限象限象限 准备及预防工作准备及预防工作准备及预防工作准备及预防工作 计划，休闲计划，休闲计划，休闲计划，休闲 建立人际关系建立人际关
11、系建立人际关系建立人际关系 培训，授权，创新培训，授权，创新培训，授权，创新培训，授权，创新象限象限象限象限 干扰，一些电话干扰，一些电话干扰，一些电话干扰，一些电话 一些会议一些会议一些会议一些会议 一些紧急一些紧急一些紧急一些紧急* *事件事件事件事件 凑热闹的活动凑热闹的活动凑热闹的活动凑热闹的活动象限象限象限象限 细琐的工作细琐的工作细琐的工作细琐的工作* * 浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊 不关紧要的信件不关紧要的信件不关紧要的信件不关紧要的信件 看太多的电视看太多的电视看太多的电视看太多的电视 要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的
12、时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵21偏重不同时间象限上的不同结果偏重不同时间象限上的不同结果偏重不同时间象限上的不同结果偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局有远见平衡纪律自制少有危机 不重要短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂 全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 22重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大M1M1尽量减少尽量减少尽量减少尽量减少M3
13、M3事情事情事情事情多投资时多投资时多投资时多投资时间在间在间在间在M2M2尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免M4M4事情事情事情事情 优先矩阵优先矩阵优先矩阵优先矩阵23 高高 效效 能能 个人个人/ /组组 织织 紧紧 急急 不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要II I IIII V 20-25% 20-25% 20-25% 20-25% 65-80% 65-80% 65-80% 65-80% 15% 15% 15% 15% 1% 1% 1% 1% 优先矩阵优先矩阵优先矩阵优先矩阵24q花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源q为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限q预防或为第一象限活动
14、做准备，以减弱紧急程度q确认和消除不能帮助实现目标的活动 重视第二象限重视第二象限重视第二象限重视第二象限254、制定时间计划表1)计算事件时间长度2)保证为重要工作预留整块时间3)适当预留弹性 时间管理的核心步骤第四步时间管理的核心步骤第四步时间管理的核心步骤第四步时间管理的核心步骤第四步265、言行一致地执行1)有序工作2)有效授权3)排除干扰 时间管理的核心步骤第五步时间管理的核心步骤第五步时间管理的核心步骤第五步时间管理的核心步骤第五步27 有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境28该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。建立良好的文件管
15、理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾办公桌 对策对策对策对策 有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境29 有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境30管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。 有效授权有效授权有效授权有效授权31 瓶颈多半位于瓶的上端瓶颈多半位于瓶的上端瓶颈多半位于瓶的上端瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作干扰部属的工作过
16、分挑剔细节过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性32管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 有效授权的障碍有效授权的障碍有效授权的障碍有效授权的障碍33哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。 有效授权前的思考有效授权前的思考有效授权前的思考有效授权前的思考34提供必要的支援关键处把关，监督工作进展 有效授权后的跟进有效授权后的跟进有效授权后的跟进有效授权后的跟进356、调整和持续改善 1)每日调整与应变2)阶段自我评估与改善 时间管理的核心步骤第六步时间管理的核心步骤第六步时间管理的核心步骤第六步时间管理的核心步骤第六步361.定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾,价值为先2.列出事件清单按照主动性与应对性分类3.排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定4.制定时间计划表预留弹性,保证重点5.言行一致地执行排除干扰,有效授权6.调整和改善自我评估,持续改善 时间管理的核心步骤总结时间管理的核心步骤总结时间管理的核心步骤总结时间管理的核心步骤总结
