现代会展基础与实务

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1、现代会展基础与实务现代会展基础与实务学习资源1.参考书会展概论(吴信菊主编，上海交大出版社）会展概论（马洁、刘松萍，华南理工大学出版社）会议运营管理 （肖庆国、武少源，中国商务出版社）国际会议规划与管理 （沈燕云、吕秋霞, 辽宁科技出版社） 会展实务 （丁萍萍主编，高等教育出版社）如何进行成功的会展管理（Deborah Robbe著，张黎译）2.杂志中国会展中外会展中国展会会议3.网站中国会展网 http:/ http:/ 新华网会展频道(论坛,实务) http:/ (与会议配套) http:/ http:/www.mpiweb.org/ Meeting Professionals Inter

2、national (MPI) is the global authority and resource for the meeting industry.广西会议服务网 http:/ 中国展网 http:/ http:/ 德国展览会网http:/ 第一部分会展基础知识第一章 绪论1 会展的概念 什么是会展？ 会展=展会? 会展=会议+展览 (狭义) 会展=会议+展览+节事活动(广义)一一. .会展的含义会展的含义MCE=Meeting + Convention+ Exhibition MI ICE=Meeting + Incentive + Convention + Exhibition (狭

3、义)MECE=Meeting + Exhibition + Convention +Event (广义)二二. . 会议、展览的定义会议、展览的定义( (一一) ) 会议的定义会议的定义 会议是指三个以上的人们为了会议是指三个以上的人们为了研究问题、交流信息、获取知识、研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的发言、讲按照一定的规则所进行的发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。集思广益、达成一定结论的活动。

4、( (二二) )展览的定义展览的定义 展览就是在一定的主题下把物展览就是在一定的主题下把物品在一定的时间汇集在一定的场所品在一定的时间汇集在一定的场所进行布置、展示进行布置、展示, , 供人们浏览、参供人们浏览、参观以帮助参展者实现扩大影响、树观以帮助参展者实现扩大影响、树立形象或传授知识、教育观众或与立形象或传授知识、教育观众或与观众双向交流、达成交易等目的之观众双向交流、达成交易等目的之活动。活动。2 会展的类型一一. .会议的类型会议的类型（一）按照会议的性质划分（一）按照会议的性质划分代表大会学术会议研讨会议股东大会培训会议销售会议管理会议年度会议Congress代表大会或社团组织召开

5、的大会Convention大型会议，年会Conference专业性会议Forum论坛Session一场会议Workshop小组讨论会(工作坊)Seminar研讨会。通常有充分的参与性， 与会者介绍各自的成果并研讨Symposium专家研讨会（较正式）Academic Symposium专家学术研讨会Panel专家讨论会，少数讲解，大家讨论Colloquium非正式研讨会，交换意见Training courses培训课程Lecture讲座Meeting会议（二）按照会议的（二）按照会议的主办者主办者划分划分社团组织会议企业会议政府会议工会会议教育会议（三）按照会议参加（三）按照会议参加者的国别者

6、的国别划分划分国际会议国内会议 国际会议的界定国际会议的界定 ICCA标准 1.固定性会议 2.至少3个国家轮流举行 3.与会人数至少50人。ICCA（国际大会协会）lThe International Congress & Convention Association 创建于1963年，是全球国际 会议最主要的机构组织之一。lWith over 600 member organizations and companies in 80 countries, ICCA provides a worldwide network of meeting professionals, experts i

7、n all aspects of hosting and organizing congresses and conventions. lICCA offers its members unique opportunities to access comprehensive meetings data, to exchange business leads and meet potential clients. http:/ UIA标准标准1.至少5个国家轮流举行2.与会人数至少300人3.国外人士占与会人数40%以上4.3天以上会期。 UIA（国际协会联盟）国际协会联盟）lUnion of

8、International Associations 创建于1907年，是全球国际协会最主要的机构组织。lThe most basic concern of the UIA is that of making available information on the world-wide network of international non-profit organizations, especially those of non-governmental character.lInternational Congress Calendarl Guide to global civil s

9、ociety meetingsl l Future International Conferences and Meetingsl l Over 15,000 are now included every year. All information is provided, or confirmed, by the organizations themselves. （四）按照会议规模划分（四）按照会议规模划分大型会议(人数300人)中型会议(100人数300人)小型会议(人数100人)二.展览的类型（一）按照展览的性质划分（一）按照展览的性质划分 宣传性展览 商业性展览（二）按照展览的目的划

10、分（二）按照展览的目的划分贸易性展览（Trade show） 广交会消费性展览 (Consumer show) 西湖书市,年货展混合性展览 (Consolidation exhibition) 西博会国际汽车展， 中国国际女装展 （三）按照展览（三）按照展览的内容的内容划分划分综合展览（横向展览,世界博览会） 专业展览（纵向展览,世界园艺博览会）（四）按照参展商和参观（四）按照参展商和参观者的国别者的国别划分划分国际展览国内展览 国际展览的界定国际展览的界定BIE标准1.来自国外的参展商20%20%2.来自国外的观众20%20%3.使用在国外的展览会宣传费用20%.20%. BIE （国际展览

11、局）国际展览局）lInternational Exhibitions Bureaul协调管理世界博览会的政府间组织l创建于1928年l总部设在巴黎。 UFI标准1.外国展览者的数量20%2.外国展览者的展出净面积20%3.外国观众的人数4%.UFI（全球展览业协会） 原名Union Des Foires Internationales，Union of International Fairs (国际展览会联盟）创建于1925年，2003年改为 The Global Association of the Exhibition Industry（全球展览业协会）总部巴黎，是世界展览业最主要的国际组

12、织。（五）按照展览规模划分（五）按照展览规模划分大型展览(面积12000M2)中型展览(6000M2面积12000M2)小型展览(面积6000M2)（六）按照展览时间划分（六）按照展览时间划分长期展览(36个月) 短期展览(1个月） 定期展览不定期展览3 会展的特点一.会展的信息性信息性 会展是一种信息传递、交流、创造活动。二. 会展的社会性社会性会展是一种社会活动。网络会展不能代替现实会展的原因。 三. 会展的积聚性积聚性 一定的时间内,大量的人流、物流、信息流在一定的空间范围内积聚，相互交汇、碰撞，并带来大量的资金流。 四. 会展的暂时性暂时性长期展览, 短期展览定期展览,不定期展览年度会

13、议,大型会议。 4 会展的作用一一. .会展可以传递、交流并创造信息【案例】杭州企业参加广交会获益丰厚（P8-9)二.会展为举办地带来经济收益l经典语录 “如果在一个城市召开一次国际会议，就好比有一架飞机在这个城市上空撒钱。” 门图特：德国慕尼黑 展览公司总裁l会展活动对相关产业的经济拉动 系数为1：510，拉动旅游、宾馆、餐饮、交通、通信、广告、印刷、建筑、装修装饰、绿化等行业的发展，为当地提供大量的就业机会。P11【案例1-2】；汉诺威世博会： 10万个就业机会。三.会展提升举办地的知名度与美誉度l会展前的宣传l会展参与者的见闻与传播l媒体的报道l会展本身的魅力达沃斯，博鳌，新加坡；汉诺威

14、、杜塞尔多夫、科隆、慕尼黑、博洛尼亚沈阳市长陈政高，欧洲招商，世界园艺博览会 四.会展促进举办地建设与发展 会展是举办地建设和发展的助推器。l99世界园艺博览会昆明市政建设 （案例P11-12)l博鳌亚洲论坛博鳌的巨大变化l法国1889年世博会艾菲尔铁塔五.会展促进举办地社会文明程度的提高l外来会展参与者影响举办地l举办地对参与者和居民的教育、培训 （上海迎世博文明行动计划，对 百万市民进行礼仪等综合素质培训)第三章 会展活动的参与者会议活动的参与者展览活动参与者及其关系展览活动参与者及其关系听众听众演讲演讲人人 会议组织者、 会议场馆经营者其他会议服务商听众听众演讲演讲人人展览活动的参与者展

15、览活动参与者及其关系展览活动参与者及其关系观众观众参展参展商商 展会组织者、 展览场馆经营者其他服务商参展参展商商观众观众1 会议发言人与听众 会议的主体。会议的主体。一一. .会议发言人会议发言人 会议发言人是会议的主要卖点。会议发言人是会议的主要卖点。二.会议听众 听众是会议组织者的顾客。（一）了解人们参加会议的目的 人们参加会议的正式目的与非正式目的正式目的非正式目的进行信息交流 显示身份、地位等启迪智慧，开拓思路促进事业发展满足决策需要寻求职业机会谋求集体利益获取同行承认接受继续教育与人交往，旅游（二）满足听众的需要（二）满足听众的需要听众的正常需要：帮助其实现参会目的 外国人与少数民

16、族特殊听众的需要 行动不便者 女性、老年 2 展览参展商与观众 展览的主体。一.参展商 参展商是展览组织者收入的主要来源。（一）参展商为什么参展（一）参展商为什么参展? ?参展是一种有效的市场营销方式l效果全面l成交额高(定单)l成本低廉l参展与其它市场营销手段的比较参展与其它市场营销手段的比较促销广告人员销售参展与客户互动/全方位信息传递/产品比较客户调研【数据】杭州企业参加广交会的效果 项目 年份参展 企业数租用 展位数出口 成交额1997 第82届35家50个(1.43/家) 5832万(116.6万/展位)2006第100届224家637个2.84/家81444万128万/展位增长率5

17、40%1174%1297%参展与其它渠道的成本比较参展与其它渠道的成本比较广告、人员销售等一般渠道参展找到一个客户需要的成本21935 促进公共关系，树立企业形象l保持与老客户的关系l寻找新的客户l全面展示企业形象l（二）（二）满足满足参展商参展商的需要的需要l为参展商提供实用的展馆信息l帮助参展商顺利地将展品运入/离展览场所/展览目的地l为参展商提供良好的交流环境l为参展商提供良好的食宿行服务l二二. .展览观众展览观众 观众是参展商的(潜在)顾客。 专业观众 观众 普通观众 （一）观众为什么观展（一）观众为什么观展? ?l与原有的厂商接触、交流，保持关系l寻找新的厂商l了解新的产品/服务信

18、息l下单订购产品/服务l看热闹，顺便购买满意的商品l 【问题】人气旺盛是一个展会成功的标志? 【案例】科隆国际食品博览会的票价“门槛” “什么？一张门票要欧元？！”在2007年10月13日-17日举行的全球 食品行业最大的博览会第届科隆国际食品博览会入口处，一位慕名而来的普通参观者面对高票价望而却步。 然而，如果你持有从事食品零售或餐饮业工作的证件，或者参展企业的邀请信，你就可以或者免票，或者花欧元买票入场。科隆食品展针对食品业“槛外人”和“槛内人”所定票价如此悬殊，有效地把参观者锁定为专业人士。 科隆食品展每两年举办一届，每届都引来众多业内人士参观，近几届参观者都超过万人，预计今年将超过万人

19、。这些参观者来自全球各地，其中德国境外的国际食品采购商每届都占到一半以上。这些参观者的行业结构：l食品贸易企业l传统食品零售业l健康食品、有机食品和百货店等专业 食品零售商l数量繁多的餐饮企业l各类饮食服务企业 他们的共同特点是拥有所属企业主要食品采购的决策权。 这一展会确实无意面向普通民众，甚至不设公众开放日。这正是科隆食品展的成功秘诀。由于主要面向专业人士，参展商和参观者可以在会展上直接签订采购协议。 （ 信息来源：新华网信息来源：新华网 2007-10-162007-10-16 ） 但这一模式却不可盲目照搬。因展览的类型不同，其面向的观众也不同：贸易性展览（Trade show）：限专业

20、观众 科隆食品博览会，广交会消费性展览 (Consumer show)：普观众为主 西湖书市，动漫展，农产品展混合性展览 (Consolidation show)：结合 法兰克福车展，上海国际车展 （二）（二）满足观众的需要满足观众的需要l为观众提供详细的参观信息和咨询l为观众提供良好的饮食服务l为观众提供良好的参观及休息环境l帮助观众顺利地进入/离开展览场所/ 展览目的地l3 会展组织者 会展的媒介。一.会议组织者 会议主办者 会议承办者（一）会议主办者（一）会议主办者l社团组织l企业l政府机构l教育机构l宗教组织l 会议主办者主办会议的目的 促进行业信息交流，跟上时代步伐开发人力资源，提高

21、员工素质激励和奖励优秀员工贯彻精神与统一思想扩大城市知名度，树立城市形象树立、提高自己的学术地位 社团组织会议的特点社团组织会议的特点1.会议举办频率有规律2.多数会议筹备时间长3.会员自愿参加 4.与会者多带会伴5.会议节目内容和社会活动很重要6.会议地点经常变换 7.会议人数确定迟8.会议组织者通常请帮忙 影响社团组织选择会议场所的因素影响社团组织选择会议场所的因素重要因素重要因素年会年会其它会议其它会议会议室的数量、大小、质量 88%63%可协商的餐饮与房间价格82%68%食品服务质量79%70%客房的数量、大小、质量78%47%结账程序的效率57% 49%入店与离店程序的效率57%42

22、%会议服务与设备57%40% 企业会议的特点企业会议的特点1.会议举办频率多无规律2.多数会议筹备时间短3.有关员工必须参加 4.不需要通过促销吸引人们参加 5.有些会议地点相对固定 6.会议人数确定早7.会议资金由企业全额支付，只有一个账户 影响企业选择会议场所的因素影响企业选择会议场所的因素重要因素重要因素关心程度关心程度食品服务质量77%会议室数量、大小、质量69%可协商的餐饮与房间价格67%客房的数量、大小、质量58%会议服务与设备54% 结账程序的效率54%有专人负责处理全部会务52% 社团组织会议社团组织会议VsVs企业会议企业会议 会议数量对比会议数量对比 会议总人数对比会议总人

23、数对比 企业会议企业会议 企业会议企业会议 81% 64% 81% 64% 社团组织社团组织 18% 18% 其它会议其它会议 19% 19% 17% 17% 1% 1% 社团组织主要会议社团组织主要会议会议总花费对比 企业会议 32.2% 社团组织会议 67.8% （二）会议承办者（二）会议承办者非专业会议承办者：专业会议承办者：PCO：会议（展）公司 PCO的作用的作用/ /地位地位会议主办者的顾问/参谋（专业）会议主办者的助手（专业）会议业的龙头 PCO的资源专业会议组织人员会议场所宾馆、餐馆（一大批，价格优惠）旅行社交通公司翻译公司（人员）印刷公司政府机构关系 专业性工作(申办、通知、

24、注册等）事务性工作（印刷品、名卡、资料袋等）组织性工作(社交、旅游、展览等活动）协调性工作（详见P56） PCO的工作PCO会议中心(会议)宾馆印刷公司旅行社交通公司翻译公司餐饮公司政府机构 包价式 基本费+人头费 人头费 小时费 PCO的收费二. 展览组织者（一）展览主办者（一）展览主办者l社团组织l展览公司l政府机构l展览中心l多方联合l （二）展览承办者（二）展览承办者l社团组织：下属单位，展览公司 l展览公司：自己承办 l政府机构：下级部门或展览公司 l展览中心：下属的展览部 l多方联合：展览公司 l 4 会展场馆经营者与其他服务商 会展的媒介。会 会展（议）中心,会议（展）饭店, 展

25、饭店的会议室、多功能厅,大会堂，场大剧院，展览馆,博览中心,馆 广场,公园,体育场（馆）香港会展中心香港会展中心 l3 3个大型展览馆，个大型展览馆，28000+28000+米米2 2展览面积展览面积， 容纳容纳22112211个标准展台个标准展台l有不同大小的会议厅房共占地有不同大小的会议厅房共占地30003000米米2 2， 1 1个面积个面积43004300米米2 2的会议大堂，举行会议可的会议大堂，举行会议可容纳容纳43004300人，用来举行宴会则可招待人，用来举行宴会则可招待36003600名宾客，是全球最大的宴会厅之一名宾客，是全球最大的宴会厅之一l拥有拥有2 2幢世界级酒店，一

26、幢办公大楼，幢世界级酒店，一幢办公大楼，1 1幢服务式住宅。幢服务式住宅。南宁国际会展中心北京国际会议中心杭州开元名都大酒店 http:/ 广州国际会展中心 位于广州市海珠区琶洲岛。集位于广州市海珠区琶洲岛。集会议、展览、商务洽谈会议、展览、商务洽谈、宴会等功宴会等功能为一体能为一体，A A、B B、C C三区拥有展厅总三区拥有展厅总面积面积3434万平方米，万平方米，是目前亚洲最大是目前亚洲最大的会展中心。的会展中心。 上海新国际博览中心上海新国际博览中心SNIECSNIECl目前拥有目前拥有1111个展厅，面积达个展厅，面积达126500126500米米2 2，室外展览面积室外展览面积10

27、0000100000米米2 2 l全部建成后将拥有全部建成后将拥有1717个展厅，总展览面个展厅，总展览面积为室内积为室内2020万米万米2 2 、室外、室外5 5万米万米2 2 l展厅内完全没有柱子，净高度为展厅内完全没有柱子，净高度为1111米。米。苏州国际博览中心 l占地面积占地面积18188686万米万米2 ，总体建筑面积，总体建筑面积2525万万米米2 2，其中室内展厅面积，其中室内展厅面积1212万米万米2 2 ， 会会议设施面积议设施面积95009500米米2 2 l工程分为两期建设，一期完成建筑面积工程分为两期建设，一期完成建筑面积18185 5万米万米2 2，室内展厅，室内展

28、厅7 7万米万米2 2l展览场馆为两层结构，二层展厅设计为展览场馆为两层结构，二层展厅设计为无柱式连续展厅，可提供不间断展览空间，无柱式连续展厅，可提供不间断展览空间，货车可以直达展馆二层卸货。货车可以直达展馆二层卸货。南通体育会展中心 会展旅游服务商 其他会展 会展交通运输商 服务商 展会服务承包商 一.会展场馆服务l会展场地服务（水、电、音响、茶）l会展餐饮服务（外包）l清洁服务（外包）l工程服务l停车服务l安全服务（人身、展品、会议用品、客人物品；固定岗，流动岗） 二.会展旅游服务商l独立旅游线路或与会议产品结合在一起的旅游线路l帮助会展组织者接待参加会展活动的VIP或其他嘉宾l帮助安排

29、参加会展活动的一般人员的食宿、交通等问题l三.会展交通运输商 l为参加会展活动的人们提供从集中住宿地到会展活动场所的人员交通l为参加旅游的会展活动参加者提供旅游交通服务l为参加展览活动的参展商提供展品运输及装卸服务l四.展会服务承包商l展台设计、搭建与拆除l展台美化l管道连接与安装l电气连接与安排l标牌设计与布置l电话连接与安装l展场清洁卫生l视听器材、舞台设备等的运输与安装l灯光、视听器材、舞台设备等的掌控l临时员工提供 l为参加展览活动的参展商提供展品运输及装卸服务l【讨论题】1.会议的发言人和听众哪一方更重要？为什么说了解人们参加会议活动的目的对于进行会议组织工作非常重要？2.展览的参展

30、商和观众哪一方更重要？如何才能做好展览的招商招展工作?蒙哥马利先生（蒙哥马利展览集团终身主席）: “专业观众的质量是国际上衡量展览会成功与否的一个重要标志。组展成功的关键在于专业观众的质量。展会的品牌是和观众的质量成正比的。要维护好与参展商的关系，就必须确保专业观众的质量。” 展会主题策划的新思路以参展商为中心以专业观众为中心第七章第七章 会展筹备会展筹备1 会议筹备一. 会议组织机构建立 会议筹备的第一项工作： 建立会议组织机构，配备人员。大型国际会议的组织机构图 大会组委会大会组委会承办委员会承办委员会秘书处秘书处/PCO财务委员会财务委员会行政委员会行政委员会学术委员会学术委员会旅游委员

31、会旅游委员会注注注注册册册册委委委委员员员员会会会会公公公公关关关关委委委委员员员员会会会会展展展展览览览览委委委委员员员员会会会会交交交交通通通通委委委委员员员员会会会会旅旅旅旅行行行行委委委委员员员员会会会会饭饭饭饭店店店店委委委委员员员员会会会会秘书处秘书处/PCO/PCO财务委员会财务委员会社社社社会会会会活活活活动动动动委委委委员员员员会会会会二.会议主题的确定l实现会议目标的主要手段l会议所有活动安排的依据l可以让潜在与会者了解会议的基本内容博鳌亚洲论坛年会的主题设计【案例】朱总理在首届论坛年会开幕式上致辞2002年会主题：“新世纪、新挑战、新亚洲 ” 议题20多个，其中主议题4个

32、，例如“亚洲区域经济和贸易合作回顾与展望” 讨论亚洲经济一体化问题，切中了亚洲区域经济合作的命脉，受到代表的热烈响应，泛亚合作呼声响亮，从讨论情况看，亚洲区域的经济一体化引起了各国的广泛重视，经过讨论达成了亚洲国家的共识。 抓住了亚洲国家最共同、最切身的利益问题，在年会讨论中获重大突破，是达成共识最多的领域。发言的各国政要纷纷呼吁加强亚洲区内货币和金融合作，防范金融危机。 “亚洲区内金融合作与金融安全”四个主议题亚洲经济发展前景亚洲区域经济和贸易合作与展望亚洲区内金融安全与金融合作亚洲发展之路：经济发展和社会发展的平衡十四个分议题2003年年会主题：“亚洲寻求共赢：合作促进发展” 博鳌亚洲论坛

33、年会主题的设计博鳌亚洲论坛年会主题的设计博鳌亚洲论坛连续两届年会的胜利召开，为亚洲区域内经济合作起到了较大的推动作用，博鳌亚洲论坛也成为中国乃至亚洲的名牌会议。 与会代表一致称赞年会设计的主、议题切中了亚洲区域经济发展的命脉，呈现准确、及时、重大的特点，为年会的成功召开起到了非常好的软件支撑作用。为博鳌亚洲论坛两届年会提供智力支持、设计主、议题的是软科学研究机构中国（海南）改革发展研究院。她是一个由政府和企业共同投资创办的股份制研究机构。n董事局主席、名誉院长:陈锦华n董事局副主席、院长: 高尚全n董事局成员: 龙永图 第一届年会召开前4个月，中改院 受秘书处紧急委托，在较短的时间内为年会设计

34、了主题，并设计了20多个议题。这些主、议题的基本出发点是明确博鳌亚洲论坛的定位，确立其为亚洲各国政要、企业领袖和学术界提供高层对话平台、推动亚洲区域经济一体化的使命。 之后又接受论坛秘书处的委托，为第二届年会设计主、议题。02年10月，博鳌亚洲论坛秘书处研究部制作了第一份议题设计方案 征求意见稿，提出了“亚洲寻求共赢，合作促进发展”的年会主题。03年2月10日东京会议，选举龙永图担任博鳌亚洲论坛秘书长，原则通过主题设计，提出议题修改建议。中改院为第二届论坛年会中改院为第二届论坛年会提供智力支持的过程提供智力支持的过程03年2月15日，江泽民会见亚洲论坛理事会成员，充分肯定了论坛年会主题设计。0

35、3年2月19日，论坛秘书处邀请以中改院亚洲问题专家委员会为基础的国内外专家，就年会议题进行讨论。中改院同时向一百多位亚洲问题专家发函，征询对年会议题的建议，最终获得对议题征求意见稿十二个方面的看法。03年2月24日，归纳亚洲各国专家学者的意见，中改院董事局一致通过以该院亚洲发展问题研究所的名义，向博鳌亚洲论坛秘书处提交一份博鳌亚洲论坛二00三年年会议题方案建议，共4类39个子议题。龙永图秘书长要求论坛秘书处依据中改院的议题设计方案，迅速发出了复议通知。 论坛秘书处密切关注世界政治 经济格局的变化，关注亚洲关注焦点的变化，令最终出台的议题充分体现了亚洲各界的声音。三. 会议财务预算（一）目的预知

36、会议固定支出、可变支出、会议收入及会议的盈亏，以保证 会议最终不出现财务亏损。了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影 响了会议的正常筹备。（二）内容（二）内容 收入 固定支出 可变支出 预算总结序号项 目预算金额实际金额1注册费2赞助 3展览4广告5旅游67收入合计 收入序号序号项 目预算金额 实际金额1申办费用2市场宣传3考察活动4征文通知5特邀报告人嘉宾费用6会议机构活动费 固定支出序号项 目预算金额实际金额7会场及设备租金8办公费用9人工费用10PCO服务费 （与人数无关）1112支出合计(1)序号序号项 目预算金额 实际金额1餐饮费2印刷费3邮寄费4同传接收设备 5代

37、表用品6PCO服务费（与人数有关） 支出合计(2) 可变支出序号项 目预算金额实际金额1收入合计-2支出合计(1)3支出合计(2)4支出合计剩余收入 预算总结（三）注册费的计算（三）注册费的计算 Fc + Vc + C Rc = D Fc + Vc + CI Rb = D Vc C = Vc Fc + Vc 【例】注册费的计算 P205-206 阅读、研究、提问阅读、研究、提问【作业】 注册费的计算，P241，6 若是系列性会议，要参考前几届的标准，一般本届会议的注册费的水平不应高于上届的注册费的5-10 参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准. 影响注册费确定的因素影响注册费确定的因素

38、 如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中占比重较大的项目如宴会、论文集等不包含在注册费里。会议代表要享受这些待遇需另付费用。 会议是否提供同声传译服务,会场是否提供多媒体投影仪,会议是否设有网吧，这些项目都可以用来调整注册费。四. 会议宣传推介召开新闻发布会在媒体上做广告在相关会议上发放宣传资料 在这样的会议上发放宣传资料可以起到事半功倍的效果。五. 会议发布、邮寄会议通知大型会议一般要发三轮通知。第一轮通知第一轮通知（First Announcement）会议的背景、目的、主题与议题会议的日期会议的地点会议联系途径见样本 First Announcement第二轮通知第二轮通知（Se

39、cond Announcement） 封面论文征集通知书 主页 表格 封面封面至少至少要包括6 6项内容:l会名的全称l会名的缩写l会议举办时间l会议地点l“第二次会议通知及论文征集”字样。 l会徽和举办机构的名称主页l大会主席的邀请信l组织机构l学术题目l征文要求l会议初步日程l初步旅游线路l联系方法 l重要日期表格l 论文摘要表（Abstract Form） 见样本 Abstract Form (ICP2004) Abstract Form (IAP2005)l 反馈表(Reply Form ) 见样本 Reply Form (ICP2004)第三轮通知（Third Announcemen

40、t） 封面会议注册通知书 主页 表格 封面与第二次类似 主页l邀请信（大会主席+）l组织机构l会议主题和议题l会议特邀报告人及其身份和报告题目l会议详细活动日程l会议交流信息l会议注册l宾馆预定l会伴活动l会前/会后旅游l付款方式l取消参会时的退款政策l一般信息l联系方法 l重要日期l表格l注册表（Registration Form） l宾馆预定表(Reply Form )l旅游预定表 样本见会议运营管理P6676， 190191 六六. . 会议场所的选择确定会议场所的选择确定选择会议场所的影响因素。可进入性所在城市的吸引力会议场所的设施、服务可进入性所在城市(国)的安全状况所在国的出入境政

41、策会议场所本身的交通状况 所在城市的吸引力所在城市的形象所在城市旅游资源的吸引力所在城市服务业的发达情况会议场所的设施、服务 会议基本设施齐全，服务管理到位：有足够座位和技术设备的剧场（礼堂）式 大会议厅有各种大小隔音性强的中小型会议室会议室具有照明、空调等基础设施、设备会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心，还必须拥有同声翻译设备拥有大堂和其它公共区域具有适当的餐饮场地和服务能力有办公室有可以提供水、电、英特网接口等的展厅（若举办会议附属展览活动）有存放展品的储藏室、有装卸场地和设备（若举办会议附属展览活动）良好的会议服务管理能力七七. .会议住宿的

42、安排会议住宿的安排安排会议住宿的原则理想的会议住宿安排模式次理想的会议住宿安排模式会议宾馆的挑选步骤与会者的住宿预定八八. .会议餐饮的安排会议餐饮的安排餐饮日期与餐次餐饮地点餐饮人数用餐形式价格菜单 根据餐饮价格，设计商定具体的菜单。在设计菜单时有几点要注意：菜单的确定1.男女有别 性别 方面 男女饭菜量较大较小饮酒量较大较小轻饮料较少较多口味较重（牛肉，荤菜多）较轻（鸡肉，素菜多）2.不同人群的饮食禁忌禁忌人群禁忌食物与饮料穆斯林猪肉，酒精类严格素食主义者 肉，禽，鱼，贝壳类， 乳制品，蛋类，蜂蜜乳-蛋素食主义者 肉，禽，鱼，贝壳类印度教信徒肉，禽，鱼，蛋类犹太教信徒猪肉，贝壳类，（牛、羊

43、）肉与乳制品混合食物美国人酒精类（午餐前后）3.饮食营养与健康的关系提倡的食物、饮料与 烹饪法不提倡的食物与烹饪法低脂肪，低糖，低盐 食物高脂肪，高糖，高盐食物四季豆，豌豆，豆制品， 鱼类，清汤，面包，米饭，玉米制品，土豆，番茄肉类，浓汤葡萄酒酒精类蒸,煮, 焙，烤，烧烤油煎，油炸【讨论题】 阅读【案例7-1】，讨论P244，1。九九. . 会议旅游线路的安排会议旅游线路的安排外包给旅行社与旅行社协商确定旅游线路与价格签定协议十十. . 会议论文的接收与录用会议论文的接收与录用接收与反馈整理评审与录用通知录用论文的题目录用论文的发表形式编辑印刷论文摘要十一十一. . 会议发言人的选择与培训会议

44、发言人的选择与培训（一）会议发言人的挑选（一）会议发言人的挑选 会议发言人一般由会议主办者挑选，大型会议由科学委员会讨论挑选。挑选邀请有关行业、专业方面的专家、权威作会议发言人。顶尖的专家未必是顶尖的会议发言人！通过征集论文，从应征论文中择优选 定一些人作为会议发言人。（二）（二）会议会议发言人发言人的的培训培训发言时口与话筒保持30公分的距离发言速度不要太快安排好发言内容，遵守会议规定时间事先熟悉试用投影仪等会议基本设施十二. 会议预先注册（一）接收注册表（一）接收注册表 邮寄或传真 网上注册（二）收取注册费和其它费用（二）收取注册费和其它费用 住宿费 旅游费 十二十二. . 会议资料准备会

45、议资料准备（一）资料袋（一）资料袋 名卡（Name Badge)付款收据请柬票证领取会议文件袋票证（二）文件袋（二）文件袋会议论文摘要集会议最终程序手册会议礼品赞助单位宣传资料第八章 会展期间服务与管理1 会议期间服务与管理一. 会议现场注册与接待（一一）空间与工作人员安排空间与工作人员安排聘请会议临时员工的必要性与好处会议临时员工的种类会议临时员工的空间安排使用会议临时员工的注意事项 聘请会议临时员工的必要性与好处 会议现场服务需要较多的员工，缺口主要通过在会议举办地聘请临时员工来解决，与招聘长期员工相比，其优势： 降低成本 本地信息多 会议临时员工的种类注册员打字员收款员售票员问讯员注册资

46、料员名卡检查员和会议室观察员接待员展商产品展示员选票、评估表收发员计算机培训员 使用临时员工注意事项确保临时员工具有会议所需要的技能确保他们清楚自己工作的时间和地点 确保他们明确自己向谁报告 （二）时间（二）时间与工作人员安排与工作人员安排 开始时间与工作人员人数 会议期间时间与工作人员人数 结束时间 开始时间与工作人员人数 会议人数提前时间需要人员X10001.52天所有人员500X1000 11.5天所有人员X500人0.51天所有人员 会议期间时间与工作人员安排 上班时间下班时间需要人员会前0.5小时 会后0.5小时部分人员 结束时间 闭幕式开始之时二. 会场服务与管理（一）会场布置（一

47、）会场布置模式（P247255）主席台的布置（位置，形状，台签，麦克风，花草，顺序）设备设施（案例：浙商大会之舌战蓝海出现的同声翻译器事故）（二）会场茶点服务（二）会场茶点服务传统茶水服务的缺陷时尚的做法矿泉水茶（咖）歇（三）会场清洁服务（三）会场清洁服务会议开始前的清洁会议期间的清洁中午下午三. 会议专业活动安排（一）特邀大会报告（一）特邀大会报告时间地点主席台讲台送别（部分）贵宾离去（二）专题报告会安排（二）专题报告会安排 主持人 会场监督（三）张贴论文安排（三）张贴论文安排地点方式四. 会议社会活动安排（一）开幕式（一）开幕式时间地点座位安排主席台贵宾席普通席开幕式的接待工作贵宾的接待媒

48、体记者的接待普通与会者的进场提前时间引导入座，音乐演奏提醒注意事项（关闭手机等）（二）欢迎招待会安排（二）欢迎招待会安排时间(晚，长)致词敬酒交换名片（三三）茶歇茶歇次数 时间份量（四四）闭幕式闭幕式安排安排时间(简短)内容总结表彰与颁奖感谢（交接）（五五）欢）欢送宴会送宴会安排安排时间(早，短)致词敬酒交换名片第九章 会展后期的工作1 会议的后期工作一.会议评估l为什么评估？WHY？l谁来评估？ WHO？l评估什么？ WHAT？l何时评估？ WHEN？l如何评估？ HOW？检查会议目标是否实现 看看与会者是否满意明确会议的成功与不足之处为写会议的总结报告准备材料（一）为什么评估？（一）为什么

49、评估？与会者（参展商） 会伴（二）（二）谁来评估？谁来评估？会议议程及内容会议各项活动（会议附设展览）会议场所设施、服务与环境会议住宿、餐饮会议目的地的质量会议宣传促销与接待工作总体 （三）（三）评估什么？评估什么？最佳时机小型的会议大型的会议 （四）（四）何时评估？何时评估？调查问卷书面电脑E-MAIL面谈电话调查现场观察述职报告（五）如何评估？（五）如何评估？二. 感谢（一）感谢支持者（一）感谢支持者会议听众会议嘉宾、主持人、发言人政府有关部门协办单位、赞助单位全体会议工作人员打电话发E-MAIL寄信赠送纪念品召开庆功宴会旅游发放会议补贴（二）（二）如何感谢如何感谢三. 会议总结会议目标有

50、否实现分片总结总的总结四. 数据处理与资料整理会议嘉宾、主持人、发言人和听众的背景、通讯方法等数据存入电脑并进行书面保存会议资料整理编辑成会议资料汇编出版发行五. 会后服务邮寄会议资料汇编、通讯录给会议嘉宾、主持人、发言人、听众与会者、嘉宾、发言人的感情联络会议案例研究一. 会议通知与注册1.关于举办2005年旅游教育国际论坛的通知及报名表 2.第三届人本主义精神心理学国际学术研讨会通知及回执 【问题】这两份通知和一份报名表有 何优点和缺陷?案例分析 阅读【案例7-1】(P241242）。 假设你是该会议的操办者，你要与餐厅经理协商会议餐饮的安排问题，你事先应考虑那些问题？请拿出一个初步方案来

51、。二. 会议餐饮安排案例分析三. 会议注册费的计算 计算附页中的习题。 四、临时人员安排 请将一个有附设展览的会议所需要的临时人员及其位置进行安排 Meeting RoomMeeting Room 会议室会议室会议室会议室 出口出口出口出口 ExitExit Lobby Area Lobby Area 大厅大厅大厅大厅 Counter Counter 柜台柜台柜台柜台 Back Hse Back Hse 后台后台后台后台 Entrance Entrance 入口入口入口入口六. 综合案例1.1997年在悉尼举行的国际医疗专家大会的大会组委会提前几年成立？ 2.哈里斯教授领导的会议组织委员会遇到了哪些问题？为什么会出现这些问题？ 3.如何解决这些问题？ 4.通过此案例说明PCO对大型会议组织的重要性.