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1、 公文知识简介行政部 时钟岳第第一一章章：总总则则第一节公文的概念:国家行政机关公文处理办法第二条指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。这一定义，包含了以下三个方面的内容：这一定义，包含了以下三个方面的内容：这一定义，包含了以下三个方面的内容：这一定义，包含了以下三个方面的内容： 11公文公文“ “是行政机关在行政管理过程中所形成的是行政机关在行政管理过程中所形成的” ”。这是公文同一般文章不同的地方，是公文的显著特点之这是公文同一般文章不同的地方，是公文的显著特点之一。一。 公文不是谁都可
2、以任意制发的，只有法定的作者才能公文不是谁都可以任意制发的，只有法定的作者才能制发公文。制发公文。 所谓法定的作者，就是指依法成立并能以自己的名义所谓法定的作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权和承担法定责任的机关、组织或代表机关行使法定职权和承担法定责任的机关、组织或代表机关组织的领导人。用领导人的名义发文，并不是以他个人组织的领导人。用领导人的名义发文，并不是以他个人的名义出现，而是作为他所在的机关的代表的身份来发的名义出现，而是作为他所在的机关的代表的身份来发文的。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。文的。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。2公文是“具有法定效力和规范体式
3、的文书”。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。3公文是“依法行政和进行公务活动的重要工具”。“是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 第二节第二节 公文的特点公文的特点 一、政治性二、权威性三、实用性第第三三节节 公公文文的的作作用用一、规范约束作用各级权力机关所发布的各项命令、决定、决议和各种条例、章程、细则、规定等等，对各方面的工作和各种活动都起着规范和约束作用，要求人们必须严格遵守，坚决贯彻执行。此外，部分通
4、知、通告，对人们的行为也有规范和约束作用。二、指挥指导作用二、指挥指导作用公文是联系上下级机关、传达领导指示、公文是联系上下级机关、传达领导指示、发挥指挥和指导作用的桥梁与纽带。上级机发挥指挥和指导作用的桥梁与纽带。上级机关通过发布公文而向下级单位布置工作、提关通过发布公文而向下级单位布置工作、提出要求和办法、规定一些工作范围和途径，出要求和办法、规定一些工作范围和途径，以实现对下级单位工作的指挥和指导。以实现对下级单位工作的指挥和指导。三、宣传教育作用公文大多具有宣传教育作用。阐述路线、方针、政策的公文，表彰或惩戒性的命令、决定以及表扬或批评性的通报等公文，其宣传教育作用更为巨大。 四、知照
5、联系作用四、知照联系作用 各级机关、各类社会团体或企事业单位的工作各级机关、各类社会团体或企事业单位的工作活动，往往需要同上下左右的机关单位发生联系；活动，往往需要同上下左右的机关单位发生联系；为了协调行动，又往往需要相互交流信息、通报情为了协调行动，又往往需要相互交流信息、通报情况。而公文正是一种上传下达、沟通上下左右之间况。而公文正是一种上传下达、沟通上下左右之间的关系、联系和办理各种事项的有效工具。上级机的关系、联系和办理各种事项的有效工具。上级机关通过通知、决议、会议纪要等向下级传达指示、关通过通知、决议、会议纪要等向下级传达指示、指导工作，下级机关通过报告、请示等向上级反映指导工作，
6、下级机关通过报告、请示等向上级反映情况、汇报工作、请求批准事项或解决问题的办法。情况、汇报工作、请求批准事项或解决问题的办法。平级机关或不相隶属的机关之间使用通知、函等相平级机关或不相隶属的机关之间使用通知、函等相互交流信息、商洽工作、处理问题。至于公告、通互交流信息、商洽工作、处理问题。至于公告、通告、通报等公文，更是起着重要的知照作用。告、通报等公文，更是起着重要的知照作用。 五、凭证依据作用五、凭证依据作用 公文作为一种负有处理各种复杂公务、联系工作事公文作为一种负有处理各种复杂公务、联系工作事项职能的文本文件，必然具有凭证和依据的作用。无论项职能的文本文件，必然具有凭证和依据的作用。无
7、论是哪种公文，都是不同工作的不同依据，同时在某种条是哪种公文，都是不同工作的不同依据，同时在某种条件下又可以作为某项工作的凭证。上级机关制发的各种件下又可以作为某项工作的凭证。上级机关制发的各种公文，各下级机关都要根据自己工作的需要细心保存，公文，各下级机关都要根据自己工作的需要细心保存，以作为执行的依据；平级机关或不相隶属的机关因工作以作为执行的依据；平级机关或不相隶属的机关因工作而通过公文进行联系，公文就成为协调行动的依据；下而通过公文进行联系，公文就成为协调行动的依据；下级机关就某个重大问题或某项重要工作通过公文请示上级机关就某个重大问题或某项重要工作通过公文请示上级机关，公文就成为上级
8、机关作出批复的依据。如果事级机关，公文就成为上级机关作出批复的依据。如果事后要检查责任，解决纠纷，公文又会发挥凭证作用。再后要检查责任，解决纠纷，公文又会发挥凭证作用。再则，公文在实现了它的现实作用后，立卷归档，成为文则，公文在实现了它的现实作用后，立卷归档，成为文书档案，也可以对以前的工作起着记载、凭证作用。书档案，也可以对以前的工作起着记载、凭证作用。本公司的公文是在开发建设、经营管理过程中所形成的具有管理效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻公司的各项决议和工作部署、重要规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。第二章：公文的种类第二章：公
9、文的种类一、本公司的公文种类应包括；（一）内部公文1、决定适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排；如：关于表彰2016年度优秀员工的决定 关于投资开发“京澳广场项目”的决定2、通知适用于发布规章制度；就某些事项作出安排和提出要求；传达布置各部门需要周知或者共同执行的事项。如:关于颁布公务车辆管理制度的通知关于公司组织机构设置的通知关于组织员工进行健康体检问题的通知 通知的特点：通知的特点： 知照性。通知的主要功能在于知照。知照性。通知的主要功能在于知照。 广泛性。通知的广泛性表现在多方面。广泛性。通知的广泛性表现在多方面。 时效性。通知有一定的时效要求。时效性。通知有一定的时效要求。 通知的
10、分类：通知的分类： 根据内容的不同，通知大体可以分为五类，根据内容的不同，通知大体可以分为五类， 11、批转、转发、颁发性通知。、批转、转发、颁发性通知。 22、指示性通知。、指示性通知。 33、事务性通知。、事务性通知。 44、会议通知。、会议通知。 55、任免通知。、任免通知。 批转性通知关于批转财务部关于加强费用管理的建议的通知转发性通知关于转发田区政府关于移风易俗过好两节的通知的通知颁发性通知关于颁发行政管理制度汇编的通知指示性通知关于加强公司内务管理的通知事务性通知关于2017年度员工健康体检事宜的通知任免通知关于汪武等人工作职务的通知会议通知关于召开第三季度营销工作会议的通知3、通
11、报、通报通报是用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。通报的特点通报的特点 （一）典型性。不是任何的人和事都可以（一）典型性。不是任何的人和事都可以作为通报的对象来写的。通报的人和事总是作为通报的对象来写的。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样的通报发出后，才能使人受到
12、启迪，得这样的通报发出后，才能使人受到启迪，得到教益。到教益。 （二）引导性。无论表扬性通报，批评性（二）引导性。无论表扬性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风。吸取教训，弘扬正气，树立新风。 （三）严肃性。通报的内容和形式都是严肃的。（三）严肃性。通报的内容和形式都是严肃的。由于通报是正式公文，是领导机关为了指导面上由于通报是正式公文，是领导机关为了指导面上的工作，针对真人、真事和真实情况制发的，无的工作，针对真人、真事和真实情况制发的，
13、无论是表扬、批评或通报情况，都代表着一级组织论是表扬、批评或通报情况，都代表着一级组织的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用十分慎重、严肃。而其使用十分慎重、严肃。 （四）时效性。通报针对当前工作中出现的情（四）时效性。通报针对当前工作中出现的情况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未必仍具有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓必仍具
14、有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓住时机适时通报是分不开的住时机适时通报是分不开的。 通报的分类通报的分类 根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。批评性通报和情况通报三种。 （一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和（一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。大家学习的通报。 如：关于对如：关于对20172017年上半年优秀营销员进行表年上半年优秀营销员进行表彰的通报彰的通报（二）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸
15、取教训的通报。关于XXX因工作失职造成重大经济损失情况的通报关于对XXX予以除名的通报（三）情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上工作为目的的通报。关于关于XXXX项目工地发生重大责任事故的情况通项目工地发生重大责任事故的情况通报报4、批复(仅针对请示）适用于答复公司下属部门的请示事项；如： 关于同意营销部下半年营销方案的批复关于同意营销部下半年营销方案的批复关于京澳广场项目公司机构设置的批复关于京澳广场项目公司机构设置的批复 批批复复的的特特点点1、有较强的针对性；2、明确、具体；8、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项；会议纪要京澳会纪字（京澳会纪字（20172017
16、）0202号号会会议议纪纪要要的的组组成成要要素素:1、会议时间2、会议地点3、主持人4、参加会议人员5、主要议题6、会议的基本情况及有关决议、决定。（二二）外外部部公公文文1、报告适用于向上级机关报告工作，反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问；如：关关于于京京澳澳广广场场项项目目目目前前进进展展情情况况的的报报告告关关于于京京澳澳广广场场项项目目面面临临停停工工情情况况的的紧紧急急报报告告报告的组成部分：报告的组成部分：1、标题2、主送单位3、原由4、报告的内容5、结尾6、附件2、请示（与批复紧密相连）适用于向上级机关请求指示、获得批准；如关于购买公务用车的请示 关于增加年度财务费
17、用的请示请请示示的的特特点点:请示与报告是不同的文书，很多单位会将请示当成报告。请示是向上级请求批示，请求上级批准某个事项的公文。请示的规则与要求：请示的规则与要求：一文一请示；单头请示；不得抄送给下级；不得写成请示报告或报告。请示的写法：1、标题2、主送单位3、请示的理由及依据4、请示的事项5、结语6、附件3、申请、申请适用于向上级机关就某一个问题履行申办报批手续，并获准办理有关手续；办理申请，一般要履行审批手续，并在征得有关部门同意后履行填表送审等手续。如：关于对环球港电梯设备进行验收的申请关于增加京澳广场项目用电负荷的申请4 4、函、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，适用于不相隶属
18、单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管询问和答复问题；向有关主管部门部门请求批请求批准等；准等；关于尽快解决施工人员不足问题的函关于尽快解决施工人员不足问题的函关于工程设计变更的联系函关于工程设计变更的联系函 第第三三章章：公公文文格格式式一一、公公文文格格式式的的组组成成发发文文机机关关 正正文文 印印发发机机关关秘秘密密等等级级 附附件件 时时间间 紧紧急急程程度度 印印章章发发文文字字号号 成成文文时时间间签签发发人人 附附注注标标题题 主主题题词词主主送送机机关关 抄抄送送机机关关第第四四章章：行行文文规规则则一、本公司的行文关系，根据各自的隶属关一、本公司的行文关系，根据各
19、自的隶属关系和职权范围确定。可分为：系和职权范围确定。可分为：（一）上行公文；（一）上行公文；（一般为向上级机关的请一般为向上级机关的请示、报告和申请）示、报告和申请）（二）（二）平行公文；（平行公文；（一般为公司在开发建设一般为公司在开发建设及经营过程中与有关业务单位之间的函或通知）及经营过程中与有关业务单位之间的函或通知）（三）（三）下行公文（下行公文（一般为公司向各子公司或一般为公司向各子公司或部门所发的通知、决议、决定、通报、批复、会部门所发的通知、决议、决定、通报、批复、会议纪要等）议纪要等）二、各部门对公司的“请示”应当一文一事，除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接交领导者个人
20、（提交公文管理部门）。三、“报告”中不得夹带“请示”事项。第第五五章章：公公文文办办理理公文办理分为：收文办理发文办理一、收文办理程序：一、收文办理程序： 1 1、来文登记、来文登记 2 2、加贴处理标签、加贴处理标签 3 3、交文书负责人提出拟办意见、交文书负责人提出拟办意见 4 4、领导人批办、领导人批办 5 5、交办、交办 6 6、承办（涉及与其他部门共同办理的，主办机关应主动、承办（涉及与其他部门共同办理的，主办机关应主动与有关部门联系、协商。如意见不一致，应及时向领导与有关部门联系、协商。如意见不一致，应及时向领导反映，在征得领导意见后办理）反映，在征得领导意见后办理） 7 7、督办
21、、查办、督办、查办 8 8、办理情况、办理情况 的回复（公文交回，注明办理情况，承办的回复（公文交回，注明办理情况，承办人签字）人签字） 9 9、立卷、归档、立卷、归档二二、发发文文办办理理程程序序1 1、拟文（会签）、拟文（会签）2 2、核稿、核稿3 3、签发、签发4 4、登记编号、登记编号5 5、缮印、缮印6 6、用印、用印7 7、分发（一般由拟稿部门发送）、分发（一般由拟稿部门发送）8 8、签收、签收 办理办理9 9、跟进办理情况、跟进办理情况草草拟拟公公文文应应注注意意的的问问题题:1 1、符合国家的法律、法规和方针、政策及公、符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定。司的有关
22、规定。2 2、情况确实、观点明确、条理清楚、文字精、情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、标点准确、篇幅力求简短。炼、标点准确、篇幅力求简短。3 3、人名、地名、数字、引文准确、引用公文、人名、地名、数字、引文准确、引用公文应当先引标题，后引发文字号应当先引标题，后引发文字号如：如：“ “根据省人事厅根据省人事厅关于做好中国关于做好中国. .浙江博士后人才与科技项目洽谈会筹备工作浙江博士后人才与科技项目洽谈会筹备工作的通知的通知（浙人专（浙人专20042004106106号）要求号）要求” ”4 4、结构层次序数，第一层为、结构层次序数，第一层为“ “一一” ”，第二层为（一），第三层为第二
23、层为（一），第三层为“ “1”1”，第四层，第四层为（为（1 1）层次少时，可将第二层省略。层次少时，可将第二层省略。5 5、必须使用国家法定的计量单位。、必须使用国家法定的计量单位。6 6、用词用字准确、规范。文内使用简称，、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。一般应当先用全称，并注明简称。如：如：“ “金地置业发展有限公司金地置业发展有限公司（以下简称金地置业）”7、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的应当使用阿拉伯数字。如：第一、2016年本公司销售收入为51000万元，不
24、能用第1、再如：安全工作是企业管理第一位的工作，则不能用第1位的工作再如：文件成文时间应为二00七年十月一日不能写成2001年10月1日第第六六章章、公公司司公公文文管管理理的的现现状状及及建建议议一、未建立公文管理制度和统一集中的管理机制。二、各部门发文存在着文种选择错误、行文格式不规范等问题。三、收文及对外发文未履行登记及复核及签发程序。四、大部分对外发文未作备份存档。五、对外发文用印不规范。对对公公司司公公文文管管理理的的建建议议一、制定公文管理制度并严格执行。二、建立外部来文的登记、阅批、交办、督办程序，规范处理外部来文。三、加强对外发文的集中管理，实行部门拟稿，行政部核稿、分管领导签
25、发的行文流程。四、规范公文的备份存档。五五、建建议议本本公公司司公公文文字字号号分分为为以以下下几几种种：（一）安徽京澳房地产有限公司文件（红头文件）一般用于以公司的名义给上级的请示、报告，对下属部门和子公司发布带有指导性、制度性的通知以及决定、批复、通报等。统一使用“皖京澳发（201X）XX号”的字号（二）“安徽京澳房地产有限公司”文头一般用于公司内部的会议通知、内部工作安排、具体事项布置、给有关行业主管部门及业务单位的业务往来函件等。统一使用“皖京澳X字（201X）第XX号”的字号。人力资源管理用“人”字；行政管理用“行”字；财务管理用“财”字；营销管理（含营销、招商）用“销”字；工程管理（含成本）用“工”字；（三）会议纪要一般用于记录或传达重要会议的内容，统一使用“会纪字（201X）第XX号”的文号谢谢各位
