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1、重庆工商大学重庆工商大学 米米 密密公文处理标准公文处理标准公文处理标准公文处理标准 G GONGWEN GUIFAN ONGWEN GUIFAN CTBUCTBU公文写作与处理系列讲座之公文写作与处理系列讲座之根本要求根本要求及时、准确、平安、及时、准确、平安、标准化、制度化、科学化。标准化、制度化、科学化。公文处理程序公文处理程序 公文处理收文 处理 程序签收签收、外收文登记、内收文登记、启封、分发、摘编；、外收文登记、内收文登记、启封、分发、摘编；审核、拟办、批办、审核、拟办、批办、承办承办、注办、注办、组织传阅组织传阅、催办催办、查办；、查办；清退、暂存、销毁、立卷。清退、暂存、销毁、
2、立卷。发文 处理 程序拟稿、拟稿、会商会商、审核审核、签发签发；编号、注发、复核、编号、注发、复核、缮印缮印、校对、校对、用印用印或签署、登记、分装、发出；或签署、登记、分装、发出；立卷、归档、暂存、销毁。立卷、归档、暂存、销毁。清退、清退、销毁销毁、暂存、立卷归档。、暂存、立卷归档。办毕公文 处理 一、收文处理的主要环节一、收文处理的主要环节 1. 1.签收：签收：指收到有关公文并以签字或盖指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。章的方式给发文方以凭据。 签收公文应当将公文逐件清点、检查，签收公文应当将公文逐件清点、检查，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并如发现问题，应当及时向
3、发文机关查询，并采取相应的处理措施。采取相应的处理措施。 急件应当注明签收的具体时间。急件应当注明签收的具体时间。格数格数收件单位收件单位号码号码密级密级收寄局名收寄局名备注备注1重庆工商大学重庆工商大学成成15531553机密机密成都成都2345678910本号单合计本号单合计1件件机要文件投递单机要文件投递单接收单位：接收单位：投出日期：投出日期：年年月月日日第第号号登记人：登记人：收收件件人：人：复核人：复核人：收到日期：收到日期：年年月月日日投递员：投递员：检查人：检查人：收文公章收文公章【机要文件投递单格式】【机要文件投递单格式】 2. 2.外收文登记：指外收发人员完成外收文登记：指
4、外收发人员完成签收工作后对收文情况作出简要记载。签收工作后对收文情况作出简要记载。如以下图如以下图来件时间来件时间来件单位来件单位机要号等机要号等收件部门收件部门收件人签字收件人签字收件时间收件时间备注备注市人民政府办公厅文件资料收转登记表市人民政府办公厅文件资料收转登记表 3. 3.内收文登记：外收文登记后，要将内收文登记：外收文登记后，要将公文送到机关的内部收发部门或人员手中，公文送到机关的内部收发部门或人员手中，由其对收文情况作出较详细的记载。如由其对收文情况作出较详细的记载。如以下图以下图收文编号收文编号来文日期来文日期来文单位来文单位来文字号来文字号密级密级紧急程度紧急程度份数份数份
5、号份号文件标题文件标题市人民政府办公厅收文登记簿市人民政府办公厅收文登记簿 4. 4. 收到下级机关上报的需要办理收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应进行审核。的公文，文秘部门应进行审核。 审核的重点是：是否应当由本机关审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规那么；内容是否办理；是否符合行文规那么；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否协商、会签；文种使用、公文格式是否标准。标准。 5. 5.拟办：指文秘部门负责人或有关拟办：指文秘部门负
6、责人或有关工作人员对需要办理的公文提出初步办工作人员对需要办理的公文提出初步办理意见，并提供必要的背景资料，送领理意见，并提供必要的背景资料，送领导人批示。导人批示。 6. 6.批办：批办：指机关有关领导或部门负责人通指机关有关领导或部门负责人通过对公文以及拟办意见阅读分析，提出批示性过对公文以及拟办意见阅读分析，提出批示性处理意见。处理意见。 7. 7.承办：承办：是收文处理的核心环节，即承办是收文处理的核心环节，即承办部门或人员根据领导人的批示性意见和文件内部门或人员根据领导人的批示性意见和文件内容有针对性地处置文件中提出的问题或事项。容有针对性地处置文件中提出的问题或事项。 8. 8.注
7、办：注办：即由承办的有关人员签注承办的即由承办的有关人员签注承办的有关情况，以备忘待查。有关情况，以备忘待查。 9. 9.组织传阅：公文份数少而又需要多部门组织传阅：公文份数少而又需要多部门或多人员审阅办理时要组织传阅，以使公文能或多人员审阅办理时要组织传阅，以使公文能被有效地阅读与传递。被有效地阅读与传递。 传阅文件的依据是：第一，文中的阅读范传阅文件的依据是：第一，文中的阅读范围；第二，领导人批办意见中提出的阅读范围。围；第二，领导人批办意见中提出的阅读范围。 传阅文件顺序有先有后，要坚持传阅文件顺序有先有后，要坚持“文件不文件不横传的原那么。如以下图横传的原那么。如以下图送文时间送文时间
8、文文件件编编号号阅文人签字阅文人签字归还时间归还时间机要秘书签字机要秘书签字备备注注市人民政府办公厅文件传阅登记表市人民政府办公厅文件传阅登记表 10. 10.催办：有广义和狭义之分。广义指催办：有广义和狭义之分。广义指对公文处理的每个环节的催促检查；狭义对公文处理的每个环节的催促检查；狭义指对承办环节的催促检查。指对承办环节的催促检查。 如以下图如以下图交办日期交办日期来文机关来文机关来文字号来文字号标题标题承办单位承办单位承办时限承办时限催办情况催办情况市人民政府办公厅文件催办登记表市人民政府办公厅文件催办登记表来文机关来文机关发文字号发文字号公文处理号公文处理号承办单位承办单位交办日期交
9、办日期承办时限承办时限公文标题公文标题催办记录催办记录办理情况办理情况市人民政府办公厅文件催办单市人民政府办公厅文件催办单【文件催办单格式】【文件催办单格式】 11. 11.查办：查办：即公文处理管理机构或其他即公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查和协办。核查和协办。来文单位来文单位发文日期发文日期收文编号收文编号文件号码文件号码密密级级紧急程度紧急程度文件标题文件标题拟办意见拟办意见批批办办意意见见阅文阅文人签人签名及名及承办承办意见意见处理处理情况情况市人民政府办公厅收文处理笺市人民政府办公厅收文处理笺收文日期：收文日期：年
10、年月月日日注：阅办后请速送注：阅办后请速送办公厅办公厅文档处，以便存档、立卷、清退或销毁文档处，以便存档、立卷、清退或销毁【收文处理笺格式】【收文处理笺格式】签收签收登记登记传阅传阅办毕后清退、办毕后清退、暂存、销毁、暂存、销毁、立卷归档等立卷归档等办公室拟办办公室拟办相关相关部门部门承办承办或阅或阅知知单位单位领导领导批办批办或阅或阅知知收文处理流程图催办、查办催办、查办 二、发文处理的主要环节二、发文处理的主要环节 1. 1.拟稿：即撰拟公文文稿。拟稿：即撰拟公文文稿。 2. 2.会商：指当公文内容涉及其他有关同级或会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围时，主办单
11、位在不相隶属机关或部门的职权范围时，主办单位在文稿送审前应主动与有关机关或部门进行协商。文稿送审前应主动与有关机关或部门进行协商。 3. 3. 又称核稿，即拟就的文稿在送交有关又称核稿，即拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论之前，对其进行的全面检查领导签发或会议讨论之前，对其进行的全面检查和修改。和修改。 审核的重点：是否确需行文；行文方式是否审核的重点：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规那么和拟制公文的有关要妥当；是否符合行文规那么和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合求；公文格式是否符合? ?条例条例? ?、? ?方法方法? ?的规定等。的规定等。 4. 4.签发：指发文机关
12、领导或专门的负签发：指发文机关领导或专门的负责人对文稿最终审定后，批注发文意见并责人对文稿最终审定后，批注发文意见并签注姓名和日期。签注姓名和日期。 5. 5.编号：即编定发文字号，通常由发编号：即编定发文字号，通常由发文机关文书人员专门负责。文机关文书人员专门负责。 6. 6.注发：即文秘人员根据负责人确定注发：即文秘人员根据负责人确定的办文原那么，对印发形式、发文范围、的办文原那么，对印发形式、发文范围、紧急程度、秘密等级、发送方式、印刷要紧急程度、秘密等级、发送方式、印刷要求等提出具体意见并据此实施。另外，还求等提出具体意见并据此实施。另外，还要标注主题词。要标注主题词。发文日期发文日期
13、发文字号发文字号文文件件标标题题签发人签发人主办部门主办部门经办人经办人市人民政府办公厅发文登记簿市人民政府办公厅发文登记簿【发文登记簿格式】【发文登记簿格式】发文稿纸示意图 7. 7.复核：公文印制前，文秘部门应当复核：公文印制前，文秘部门应当进行复核。进行复核。 复核的重点：审批、签发手续是否完复核的重点：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、备；附件材料是否齐全；格式是否统一、标准等。标准等。 8. 8.缮印：即把已经领导签发的定稿，缮印：即把已经领导签发的定稿，按一定的格式制成供对外发出的公文。按一定的格式制成供对外发出的公文。 9. 9.校对：即以定稿为依据，对缮印
14、的校对：即以定稿为依据，对缮印的文件进行的文字核对工作。文件进行的文字核对工作。 10. 10.用印或签署：用印或签署：即在印毕的公文上加即在印毕的公文上加盖发文机关的印章或请签发公文的领导人亲笔盖发文机关的印章或请签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上签注姓名。这是公文具有在正式发出的公文上签注姓名。这是公文具有法定效力的标志。法定效力的标志。 11. 11.登记：登记：文件在分装发出前要对其进行文件在分装发出前要对其进行登记，以备将来查用。登记，以备将来查用。 12. 12.分装：分装：指按照一定的规定拣配和封装指按照一定的规定拣配和封装公文。公文。 13. 13.发出：发出：即把封装完毕
15、的公文以最适宜即把封装完毕的公文以最适宜的方式发送给受文单位。的方式发送给受文单位。主办部门起草文稿主办部门起草文稿主办部门负责人草签主办部门负责人草签有有 关关 部部门门 会会 签签办公室办公室 审审 核核分管领导分管领导 审审 签签单位负责人单位负责人签签 发发办公室编号、注发、复核及印制并分送等办公室编号、注发、复核及印制并分送等将文稿及文件归档将文稿及文件归档不不适适宜宜发发文文的的退退主主办办部部门门不不 合合政政 策策要要 求求或或 有有重重 大大修修 改改的的 退退主主 办办部部 门门发文处理流程图三、办毕公文处理的主要环节三、办毕公文处理的主要环节 1. 1.清退：清退：即按规
16、定把滞留在工作人员手中的办即按规定把滞留在工作人员手中的办毕公文收回，包括发文机关收回应退文件和收文机毕公文收回，包括发文机关收回应退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。 公文清退的范围：绝密公文、有重大错误的公文、被公文清退的范围：绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导人的讲话材料、其他发文机关指明要清退人审阅的领导人的讲话材料、其他发文机关指明要清退的公文等。的公文等。 分类：分类：不定期零星清退和成批定期清退。不定期零星清退和成批定期清退
17、。 方法要求：方法要求：需清退的公文单独保管，不得私自摘录需清退的公文单独保管，不得私自摘录和复制；严格按照保密的有关要求进行传递和保管。和复制；严格按照保密的有关要求进行传递和保管。退文日期退文日期发文字号发文字号密级密级文件标题（或内容摘要）文件标题（或内容摘要）份数份数备注备注中共中共市委办公厅零星文件清退登记两联单发单回执市委办公厅零星文件清退登记两联单发单回执第第号号清退单位公章清退单位公章 经手人：经手人： 收件单位公章收件单位公章 经手人：经手人： 【零星文件清退单格式】【零星文件清退单格式】文件编号批号原发退存欠文件编号批号原发退存欠中共中共市委办公厅文件清退表市委办公厅文件清
18、退表2006-01-06至至2006-12-31注：请将以上文件于2007年3月31日前退回市委办公厅机要室原发数：退回数：留存数：拖欠数：清退单位：编号：机要秘书签字：经手人签字：退件单位公章：收件单位公章：【集中清退文件单格式】【集中清退文件单格式】 2. 2.销毁：对不具备归档存查价值或不及时销毁：对不具备归档存查价值或不及时销毁将造成泄密和严重损失的办毕公文所做的销毁将造成泄密和严重损失的办毕公文所做的消灭性处理。消灭性处理。 公文销毁的范围：所有无保存价值的公文、公文销毁的范围：所有无保存价值的公文、不需暂存的重份公文、上级授权或指定要销毁不需暂存的重份公文、上级授权或指定要销毁的公
19、文、在特殊情况下不即行销毁将造成泄密的公文、在特殊情况下不即行销毁将造成泄密和严重损失的公文、一般性公文的草稿等。和严重损失的公文、一般性公文的草稿等。 公文销毁的方式：焚毁、粉碎、清洗消磁、公文销毁的方式：焚毁、粉碎、清洗消磁、做成纸浆等。做成纸浆等。 公文销毁的步骤：文秘局部统一收集需要公文销毁的步骤：文秘局部统一收集需要销毁的公文；对收集的文件进行鉴定清点，登销毁的公文；对收集的文件进行鉴定清点，登记记? ?销毁文件清单销毁文件清单? ?，拟定销毁文件的报告；文，拟定销毁文件的报告；文书人员将书人员将? ?文件销毁单文件销毁单? ?和销毁文件的报告呈送和销毁文件的报告呈送领导审批签字；由
20、两名及以上公文管理人员护领导审批签字；由两名及以上公文管理人员护送指定造纸厂，监督销毁；在送指定造纸厂，监督销毁；在? ?文件销毁清单文件销毁清单? ?上履行相关签字手续，存档备查。上履行相关签字手续，存档备查。序号发文单位发文字号文件标题份数备注中共中共市委办公厅公文销毁清单市委办公厅公文销毁清单销毁时间： 年 月 日单位盖章 审批人： 监销人： 保密纸厂盖章 经手人：【文件销毁清单格式】【文件销毁清单格式】 3. 3.暂存：暂存：对具有很高查考价值的公文和一时对具有很高查考价值的公文和一时难以确定是否应予销毁的公文要暂时留存保管。难以确定是否应予销毁的公文要暂时留存保管。 对暂存公文要专人
21、保管；注意保密；不经批准，对暂存公文要专人保管；注意保密；不经批准，不得私自留存公文；经常整理，及时销毁或重新立卷不得私自留存公文；经常整理，及时销毁或重新立卷归档。归档。 4. 4.立卷：立卷：即将有查考价值的办毕公文进行科即将有查考价值的办毕公文进行科学分类，编立为案卷。学分类，编立为案卷。 可运用以下特征进行立卷：内容特征、作者可运用以下特征进行立卷：内容特征、作者特征、时间特征、文种特征、地区特征、收发文特征、时间特征、文种特征、地区特征、收发文机关特征。机关特征。（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自自年年月至月至年年月月保管期限保管期限本卷共本卷共件件页页归归档档号号案卷封面示意图全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号顺序号顺序号文文号号题名题名责任者责任者日期日期页号页号备注备注卷卷内内文文件件目目录录本卷情况说明立卷人检查人立卷时间卷卷内内备备考考表表案卷号案卷号或档号或档号所属机构所属机构案卷题名案卷题名保管期限保管期限起止年代起止年代或或时时间间页数页数备注备注案案卷卷目目录录条条目目表表谢谢谢谢各位学员各位学员
