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1、档案检索档案检索1高级教育本章教学目的和重点目的：知道档案检索的任务、内容；熟悉评价检索效率的指标及相互关系；了解档案著录、标引；掌握常用的档案检索工具的分类、编制及使用。重点：检（查）全率；检（查）准率 档案检索工具2高级教育档案检索档案检索概述档案著录标引档案检索工具3高级教育一、档案检索概述（一）档案检索的概念对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。因此档案检索分为存储和查找两个阶段。4高级教育1.档案信息存贮阶段的主要内容档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定载体上，进行分类或主题标识，编制成为档案检索工具，建立档案检索
2、体系的过程。（1）档案著录标引 （2）组织检索工具5高级教育2.档案查检阶段的主要内容档案查检是指利用档案检索工具和档案系统查找所需档案的过程。（1）确定查找内容（2）查找操作6高级教育（二）档案检索在档案工作中的地位档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保证利用工作顺利进行的基本手段。1.检索是提供利用的先期工作2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节7高级教育（三）档案检索效率检索效率是指通过检索满足利用者特定要求的全面性、准确性的程度。检（查）全率= *100%漏检率= *100%检（查）准率= *100%误检率= *100%8高级教育检（查
3、）全率和检（查）准率之间存在互逆关系：放宽检索条件、限制 检全率高 检准率低限制检索范围 检准率高 检全率低 9高级教育（四）检索语言也称标引语言，是根据检索需要编制的一种专门语言，与自然语言不同，它是一种人工语言。档案检索语言的特点有以下两条1.单义性 2.专业性10高级教育二、档案著录标引（一）档案著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。11高级教育顺序号发文字号责任者文件题名日期页号备注1深府1983187号深圳市政府关于抓紧在我市兴建煤气工程的函19831010 12深府办1983260号深圳市政府关于沿河路竣工通车的通知19831010 2例：归档文件目
4、录著录12高级教育（二）档案标引档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，标引的目的是提供检索途径。档案标引包括分类标引和主题标引两种类型，其中赋予分类号标引的过程为分类标引；赋予主题词标识的过程为主题标引。13高级教育档案标引的两个步骤（一）主题分析（二）概念转化分析主题类型分析主题构成因素14高级教育三、档案检索工具（一）档案检索工具的种类档案检索工具按体例划分目录索引指南按载体划分书本式卡片式缩微式机读式按功能分馆藏性查找性介绍性15高级教育（二）常用检索工具编制方法和使用1.案卷目录2.归档文件目录3.案卷文件目录 （全引目录）4.分类目录5.主题目录6.专题目录7.联合目录8.人名索引9.地名索引10.文号索引11.专题索引12.全宗指南13.专题指南14.档案馆指南16高级教育（三）建立档案检索体系1.保证一定数量和种类的检索工具 （单一向多向发展）2.充分利用检索工具的互补性3.检索工具的设置应与利用需求相吻合4.馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举17高级教育南大之星档案管理系统18高级教育19高级教育20高级教育21高级教育22高级教育23高级教育24高级教育25高级教育26高级教育27高级教育28高级教育29高级教育30高级教育31高级教育32高级教育33高级教育34高级教育35高级教育36高级教育
