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1、第二章 档案整理立卷任务三:档案整理立卷区分全宗分类组卷卷内文件整理编制案卷封面装订案卷编制案卷目录本节主要内容案卷类目的构成：F类(包括属类)F目F号1、案卷类目 所谓类，即案卷的类别。案卷可按照文件的内容分类，比如分政治类、讲话类、经济类等。也可按照组织机构分类，比如，一个县团级机关可分为中共中央文件、中共中央办公厅文件、国务院文件、国务院办公厅文件、省委文件、省政府文件、市委文件、市政府文件等。所谓目，即条目、条款它是按立卷原则和要求概括一组文书材料的总标题。也是预先拟定好的案卷题目。一个条目的文件可能年终立卷时组成一卷或几卷。所谓号，即类和条目的编号。编号时要保持类别与类别之间、条目与
2、条目之间的内在联系，分清主次，内容大致相近的尽量排在一起。编号可采用流水编号法或分类编号法。2、组卷1、检查材料是否合适，提出需要归入下年度的文件，剔除重份文件，不需存档的草稿和没有保存价值的文件，增补需要归入本卷的文件，调出应该归入他卷的文件材料。2、检查材料是否体现了立卷原则和要求即纠正不统一或相互重复、混淆或缺乏联系的偏颇。3、检查材料保存价值是否一致，如果发现材料之间既无内在联系，又在保存价值上差异很大，应做适当调整。4、检查材料数量是否适中，如果过厚可以分卷；过薄可以并卷立卷注意事项-传统立卷六大特征（一）作者特征（二）内容特征（三）文种特征（四）时间特征（五）地区特征（六）通讯者特
3、征3、卷内文件整理整理方法1）、按立卷类目整理立卷类目是整理材料的纲目。搜集到大量文书材料之后，应分别纳入立卷类目之中去，使之“对号入座” 。2）、按照文书之间的内在联系整理按照文件之间的内在联系整理，包括按照事物之间的原因与结果联系整理，按照原件与正件之间的联系整理。3）按照立卷的要求整理即按照立卷的要求把反映同一个问题的材料放在一起，把反映同一事件的文书放在一起，把保存价值相同的文件放在一起，把同一级别的文件放在一起。立卷注意事项-3、卷内文件整理-案卷编号 案卷内凡有文字的页都应按先后顺序编上号码，一定要一页编一个号，并且做到准确无误，位置规范，字迹清晰如果不慎万一漏号或重号，应采取补救
4、措施。重号可用甲乙区别，如编了两个15号，一个用“15甲”另一个用“15乙”；漏号可用连接号连接，如18号和20号之间漏掉了19号，可在18号之后划一连接号，写作“1820”，它表示18号与20号相连接，中间缺了19号。立卷注意事项-3、卷内文件整理编制卷内文件目录 卷内文件目录一般包括顺序号、发文号、文件作者、文件标题或摘由、文件日期、所在页号、备注等栏目。立卷注意事项-3、卷内文件整理填写备考表 卷内备考表放在卷尾，包含该案卷的情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。立卷注意事项-4、编制案卷封面-如何拟制案卷标题 案卷标题一般由作者、内容和文种构成。 同一地区或单位的文件，要标明作者。如果
5、作者过多可以概括。内容相同的文件，应标明内容。标明内容时要全面、确切、简洁、明了。文件内容涉及一定地区的案卷，要标明地区。针对特定时间的案卷，要标明年度。反映往来文书的案卷，要标明通讯者。卷内只有一个文种或文种相同的，标出即可，文种不同的，标示有代表性的文种，有些案卷可用一些术浯代替文种，如“案卷”、 “材料”、“往来文书”等。立卷注意事项-4、编制案卷封面-封面格式1、在封面上方四分之二处，居中填写立卷“机关名称”。2、在机关名称之下，居中填写“组织机构”或“类别名称3、在上项之下居中处，填写“案卷标题”。4、在封面之下四分之一居中处，填写“卷内文件起止日期”5、在上项之下偏左处，填写卷内文
6、件件数和页数。6、在上项之下偏右处，填写保管期限。7、在上项之下，填写文书处理号。立卷注意事项-5、编制案卷目录 案卷目录就是登录案卷题名和其它特征并固定案卷排列次序的表册。 区别于“卷内文件目录”。案卷目录结构：F封面F说明F目次F案卷目录表（图示）F备考表5、编制案卷目录5、编制案卷目录-编制方法 一种是按年度编制。就是将本年形成的案卷综合编成录；在这本目录中，又按永久、长期和短期分为三个部分。在某一部分中，又按组织机构或内容分类。 另一种是按保管期编制。就是将机关在本年度形成的案卷，按永久、长期和短期分开，编制成三本目录，每一本目录中再按组织机构或内容分类。 第三种是按组织机构编制就是将
7、一个机关形成的案卷，按其组织机构分别编制成几本移交目录，每本目录中皆按永久期和短期三个部分编制。立卷注意事项-编制案卷目录注意事项：F必须按照全宗来编F案卷目录不宜过薄或者过厚F一般由立档单位文书部门编制F案卷目录应一式三份(一份存档，一份备用，一份随档案移交)5、编制案卷目录注意事项任务四:档案整理立卷实训实训目的实训原理实训用品、耗材实训步骤本节主要内容一、实训目的1.掌握文件分类的方法；2.掌握文书立卷的一般步骤。二、实训原理1.文书分类的要求与方法；2.档案保管期限的划分原则；3.案卷目录的编写规范。档案整理立卷实训-三、实训用品、耗材1.若干年度的废弃党务、行政、教学类文件材料或者复制材料6组，每组20-30份，内容不重复；2.去钉机6个；3.浆糊6盒；4.卷皮12份；5.装订机一台；6.棉线、白纸若干。四、实训步骤1根据年度机构的分类方法对文件进行分类整理；2确定文件的保管期限；3对档案文件进行整理排序；4编写卷内目录；5对档案进行装订。
