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1、hzdajhzdajhzdajhzdaj专题培训电子文件管理电子文件管理惠州市档案局.巨红星 二一年十一月1一、计算机基础知识简介n计算机系统n硬件系统n软件系统2计算机基础知识简介n基本结构n运算器n存储器n控制器n输入设备n输出设备&3计算机基础知识简介n常用软件&.文字与表格处理软件&.图像浏览软件 1)ACDSee 2)AERSee&.图像处理加工软件&.其它&4计算机基础知识简介n网络安全设计缺陷病毒破坏&5二、电子文件概述n（一）基本概念 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。&6（二）电子文件
2、生成方式n计算机系统生成&.办公系统&.各类业务信息系统7电子文件生成方式n数字加工设备生成&.扫描&.拍照&.采集&8电子文件的种类、特点和格式n电子文件的种类和特点&.文本文件&.数据文件&.图形文件&.图像文件&.声音文件&.命令文件&.影像文件&.多媒体文件9电子文件的格式n电子文件的格式必须统一。文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处理工具，如 WORD 等。扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。视频、多媒体、超媒体文件，通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用
3、格式，应收集其压缩算法和相关软件。音频文件，通用格式为： WAV 、 MP3 ，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。&10三、电子文件管理n（一）电子文件管理原则（一）电子文件管理原则 真实性原则 完整性原则 有效性原则 全程管理原则 优化原则 效益原则 标准原则11电子文件管理原则电子文件管理原则n1、真实性原则 就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 12电子文件管理原则电子文件管理原则n电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法, ,第七条：第七条： “电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公
4、文的存储载体一同归档，并使两者建立互联”&13电子文件管理n2、完整性原则 电子文件完整性包括两个方面：电子文件完整性包括两个方面： 一是作为记录社会活动真实面貌，并且数量齐全； 二是每一份电子文件的内存、结构和背景信息没有缺损。&14电子文件管理n3、有效性原则 是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。&15电子文件有效性规定：n1、迁移。将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储。n2、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，
5、如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。&16电子文件管理n4、全程管理原则 电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。&17（二）电子文件元数据n1、元数据定义、元数据定义 指描述电子文件数据属性的数据，包含文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。182、元数据的作用、元数据的作用 电子文件元数据对电子文件内容、背景和结构进行了全面描述。&19电子文件管理n用于电子文件真实性保障n用于电子文件完整性保障n用于电子文件有效性保障n用于电子文件归档和数据共享n用于电子文件检索利用
6、&203、元数据的的类型类型类型说明说明例举例举管理型用于控制和管理信息资源采集信息，权限和复制跟踪信息，地址信息，版本控制和对比信息。描述型用于描述和标识信息资源内容信息，外部特征信息，环境信息，目录索引，资源间的链接关系。维护型用于储存和维护信息资源保存的物理环境，保存过程信息更新、复制、迁移记录。技术型用于维护系统运作和元数据操作软、硬件资料，数字格式、压缩比等，安全数据（如密码等）利用型用于记录信息资源利用情况用户记录，使用过程，用户评价其它以上元数据的补充特殊情况记录21四、电子文件归档n1、归档时间与范围 1）归档时间 应在加工完结生成正式的电子文件时即收集归档。 2）归档范围 参
7、照国家有关纸质文件归档范围进行归档并划定保管期限。22电子文件归档n2、归档格式、归档格式 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3&23电子文件归档n3、归档方式、归档方式 1）逻辑归档逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 2）物理归档：物理归档：是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。&24电子文件归档n物理归档与逻辑归档的区别：物理归档与逻辑归档的区别： 物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑
8、归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。&25五、归档电子文件保管n保证电子文件安全性的措施：保证电子文件安全性的措施： 物理隔离技术措施： 采取储存与利用分离的技术措施。 数据管理安全措施： 将设置功能授权、数据审核和数据操作三权分开，防止修改数据。&26归档电子文件保管n电子文件储存载体保管要求：电子文件储存载体保管要求： a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定：35%45%。27归档电子文件保管n归档电子文件销毁 鉴定： 销
9、毁： “销毁前必须要进行编目造册，经有关部门批准后，方可进行销毁”。&28六、电子文件利用n电子文件利用比较方便、快捷。n电子文件信息资源可以共享n电子文件信息可以提供“一站式”服务n属于政府信息公开范畴&29电子文件利用n电子文件利用格式 （略）&30七、档案管理软件介绍n1、DARMS文件档案资料综合管理系统n2、超越2000文件档案资料综合管理系统n3、DARMS电子文件数据中心系统&31超越2000管理系统界面32DARMS2008系统界面33DARMS电子文件数据管理系统34DARMS电子数据中心界面35档案管理软件介绍n档案管理软件使用中的部分问题：档案管理软件使用中的部分问题： 1）数据质量问题 输入欠缺、差错，出现检测错误或漏检。 2）档案数据规范问题 单位简称输入多样化，影响查找效果。 3）主题词标引、著录问题 原文没有主题词，录入成为空白。36档案管理软件介绍n档案管理软件使用中的部分问题：档案管理软件使用中的部分问题： 4）数据备份问题 未建立制度，忽视备份 5）操作不熟练，工作效率低 录入错误重复工作，不熟悉软件功能，不经常学习，操作流程不熟练37hzdajhzdajhzdajhzdaj专题培训38
