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1、电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社第7章 Excel 2003高级应用 学习目标 本章要点上机练习 习 题电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社学习目标 利用Excel 2003除可制作电子表格并输入数据外，其更强大的功能还在于对数据的处理，包括通过公式和函数对数据进行复杂的计算，使用数据库对数据进行排序、筛选以及分类汇总。除此之外，Excel还可根据数据创建图表，利用创建的图表可直观、清楚地了解工作表中各数据间的关系。对数据的计算、分析和处理操作是本章的重点，也是文秘办公人员必备的技能。 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社本
2、章要点 公式和函数的使用用数据库管理数据用图表分析数据打印工作表 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社公式和函数的使用 公式与函数在高中都学习过，它们是对数据进行处理的表达式。在Excel工作表中，同样可使用各种公式与函数对工作表中的数据进行自动、精确、高速的运算处理。编辑公式 显示公式 复制公式 单元格引用 函数的使用 应用举例用函数计算大量数据 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社 编辑公式 使用Excel中的公式可以对工作表中的各个数值进行加、减、乘、除等各种运算。输入公式 修改公式 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社输
3、入公式 在Excel中输入一个公式时，必须遵循特定的语法和次序，即最前面必须是等号“=”，后面是参与计算的元素和运算符，每个元素可以是不变的常量数值、单元格、引用的单元格区域、名称或工作表函数等。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社输入公式1）输入普通公式普通公式的输入方法与文字型数据的输入方法类似。若要取消已经输入的公式，可单击编辑栏中的“取消”按钮。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社输入公式2）输入引用公式在Excel中还可以输入不是由具体数据组成，而是由引用的单元格地址组成的公式。【例7-1】 在“成绩统计表”工作表的“总成绩”单元格下输入公
4、式（语文数学英语）。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社修改公式 输入公式后，还可对其进行修改。方法是：选择需修改公式的单元格，将文本插入点定位于编辑栏中，对公式进行修改后按Enter键，单元格中的计算结果将根据公式的改变而改变。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社显示公式 在单元格中输入公式并按Enter键确认输入后，单元格中将只显示通过该公式计算的结果，而公式本身则只在编辑栏的文本框中显示，为方便用户检查公式是否正确，可通过设置让工作表在显示公式内容与显示结果之间进行切换。【例7-2】 在“成绩统计表”工作表中显示出“总成绩”单元格下的公式。电脑
5、基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社复制公式 若要在其他单元格中输入与某一单元格格式相同的公式，可对该公式进行复制，这样可省去重复输入相同内容的操作，节省了时间，提高了工作效率。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社单元格引用 在使用公式和函数时，通常要引用单元格地址。Excel中的引用分为相对引用和绝对引用，它们具有不同的含义，下面分别介绍。相对引用 绝对引用 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社相对引用相对引用是指当前单元格与公式所在单元格的相对位置。默认情况下复制与填充公式时，Excel将使用相对引用。在相对引用下复制公式到其他
6、单元格时，单元格中的公式会作相应变化，但引用的单元格与包含公式的单元格的相对位置不变，相对引用单元格地址后各公式的效果。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社相对引用 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社绝对引用 绝对引用是指将公式复制到新位置时，公式中的单元格地址固定不变，与单元格的位置无关。在相对引用的单元格的列标和行号前分别添加$符号便可成为绝对引用。在复制使用了绝对引用的公式时，将固定引用指定位置的单元格，绝对引用单元格地址后各公式的效果。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社绝对引用 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化
7、教程 清华大学出版社函数的使用 为了方便和简化公式的使用，Excel中引用了函数，它由“等号（=）”、“函数”和“参数”组成。使用函数时除可以像在单元格中直接输入数据那样输入外，还可使用“插入函数”对话框来输入。【例7-3】 用函数计算“成绩统计表”工作表中的“总成绩”单元格下方各单元格的数据。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社应用举例用函数计算大量数据 函数计算“成绩统计表”中的所有总成绩。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社用数据库管理数据 在Excel 2003中，除了可输入数据、保存数据以及通过公式和函数对数据进行运算和处理外，还可对数据进
8、行排序、筛选和分类汇总，这些功能都是通过Excel的数据库来完成的。数据库是一个相关信息的集合，是一种数据清单。在执行如筛选、排序、分类汇总或查询数据等操作时，系统会自动将这些数据清单视作数据库。要了解数据库，应先了解其中包括的基本元素。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社用数据库管理数据字段：工作表中每一列是数据库中的一个字段，列标志（即表头）就是数据库中的字段名。记录：工作表中每一行对应数据库中的一个记录。在工作表中输入字段和记录的同时，系统会自动创建与之对应的数据库。数据库记录单的使用 数据的排序 数据的筛选 数据的分类汇总 应用举例分类汇总记录信息 电脑基础实例上
9、机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社数据库记录单的使用在工作表中输入字段和记录后，在创建数据库的同时，系统将自动生成记录单。运用记录单可以很方便地在数据库中添加、修改和删除记录，还可快速查找满足设定条件的记录，下面分别进行介绍。添加记录 修改记录 删除记录 查找记录 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社添加记录由于Excel需要将工作表中数据的每一列作为一个字段，而在具有标题的工作表中，Excel无法识别哪一行中包含列标志，因此在此类工作表中使用记录单时，需先选取除标题外的其他带有数据的单元格，再进行相应的操作。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学
10、出版社修改记录 要想修改记录中的某个数据，除了可以直接在单元格中进行修改外，也可在记录单对话框中进行。打开话框，找到要修改的记录后，在相应文本框中进行修改后按Enter键将修改的结果保存到工作表中。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社删除记录 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社查找记录 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社查找记录 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社数据的排序 在Excel中还可将数据库中的数据按照指定的顺序进行排序，可按字母顺序排列，也可按数字从小到大（升序）或从大到小（降序）排列。排
11、序的内容包括单列内容或多列 内容。对数据进行排序后可以使数据一目了然，方便数据的分析和其他工作。下面对“成绩统计表”工作表中的“总成绩”按数字升序排序。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社数据的筛选 Excel 2003还具有数据筛选功能，它可按照设置的条件对数据进行有选择性的显示，即只显示符合条件的数据，这使得用户能从大量数据中快速查找到需要的部分。自动筛选当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功能。自定义筛选使用Excel的自定义筛选功能，还可进行较为复杂的筛选。 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社 数据的分类汇总 使用数据库的分类汇
12、总功能，用户可以在对数据进行排序或筛选操作的同时，对同一类中的数据进行统计运算，这将使工作表中的数据明细变得更加清晰和直观。下面以“成绩统计表”工作表为例，对其中的数据以“班级”选项进行分类汇总，以了解各班级的成绩情况。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社应用举例分类汇总记录信息 在“成绩统计表”工作表中添加一条记录并将所有数据按照“班级”选项分类汇总。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社用图表分析数据 通过筛选和分类汇总，可以让工作表中的数据按照某种要求进行显示，但如果要让各数据间的关系更为清晰，可在表格中创建直观的图表。创建图表编辑图表 美化图表
13、 应用举例创建并美化图表 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社创建图表依据汇总结果中的数据，制作出一个反映各班成绩的图表，以比较班级的考试情况。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社编辑图表 对于创建好的图表，还可随时对其进行编辑操作，例如改变图表的类型、位置、大小以及修改图表中的数据等。改变图表类型 移动图表和改变图表大小修改图表数据 修改标题 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社改变图表类型改变图表类型包括改变某个数据系列的图表类型和改变整个图表的图表类型。【例7-4】 将前面创建的“成绩统计表”工作表中的图表类型改为面积形图
14、表。 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社移动图表和改变图表大小 插入到工作表中的图表就如同图形一样，因此对其进行移动和改变大小的方法也与普通图形对象的操作方法相同。另外，图表中的标题、图例和绘图区等组成部分也可移动或改变大小，操作方法也类似。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社修改图表数据 创建好图表后，图表与单元格中的数据是以动态的形式链接在一起的，在修改工作表单元格中的数据时，图表中的图形会相应变化；同样，在修改图表中的图形数据时，相应的单元格数据也会发生改变。修改图表中图形数据的方法是：在图形上间断地单击两次，该图形四周出现控点，在最上面的控
15、点上按住鼠标左键进行拖动，即可改变图表数据，并同时改变对应单元格中的数据。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社修改图表数据电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社“单变量求解”对话框 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社修改标题 修改图表标题可通过“图表选项”对话框来完成。选择图表后，再选择“图表/图表选项”命令，可打开 “图表选项”对话框，在“图表标题”文本框中输入新标题，单击“确定”按钮即可。选择其他选项卡，还可对图表中相应内容进行设置。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社“图表选项”对话框 电脑基础实例上
16、机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社美化图表 与插入到工作表中的图形一样，创建了图表后，还可对图表标题、图表区、坐标轴等部分进行美化操作。各部分美化的方法大致相同，只需双击某部分，即会打开相应的格式设置对话框，在相应选项卡下便可对图表进行各种美化操作。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社美化图表电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社应用举例创建并美化图表 在“成绩统计表”工作表中插入一个饼形图表并将其底色设置为蓝色。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社打印工作表 在将工作表打印出来之前，一般需先进行页面设置并通过预览视图预
17、览打印效果，确认符合要求后再进行打印。预览打印效果 页面设置 打印设置 应用举例设置并打印工作表 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社预览打印效果电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社页面设置 通过“页面设置”对话框可对整个工作表的页面、页边距、页眉/页脚以及工作表在打印时的具体要求进行设置。选择“文件/页面设置”命令可打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，从中可对纸型、页面方向、打印质量等进行设置。在“页边距”选项卡中可以对页边距进行设置，这些操作与Word文档的页面设置方法基本相同。下面介绍设置工作表页眉与页脚的方法。电脑基础实例上机系列丛书文秘
18、办公自动化教程 清华大学出版社打印设置 在打印工作表时，通过设置可只打印工作表中的部分区域，也可打印整个工作表或整个工作簿。这些均在“打印内容”对话框中进行设置，选择“文件/打印”命令可打开该对话框。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社 “打印内容”对话框 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社应用举例设置并打印工作表 打印两份“成绩统计表”工作表中的“语文”成绩栏。 电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社上 机 练 习 本章上机练习将计算“各科平均成绩表”工作表中的各班总成绩，并以“班级”的形式以成绩信息为依据分类汇总，最后将汇总信息创建一个图表，完成后将该工作表横向打印。电脑基础实例上机系列丛书文秘办公自动化教程 清华大学出版社习 题 （1）将上机练习中每个人的各科成绩用柱形图进行对比。（2）对上机练习中每个人的成绩进行分类汇总。要求运用加法运算和求和函数两种 方式。（3）设置打印页面，只打印1班和3班的成绩，并且要求横向打印。
