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1、EnglishinElectricAutomation张玲专业英语培训讲义20132014学年第一学期电气工程及其自动化2010-1,2010-2班0.据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。英文电子邮件的重要性商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。1.u商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式Co
2、ntents2.商务英语电子邮件由五部分组成：uAddress-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址uSubject-主题uSalutation-称呼、Opening-开头、Body-正文、Ending-结尾句uComplimentaryClose-礼貌结束语uWritersFullName-写信人全名、WritersTitleandDepartment-写信人职务及所属部门、Address-地址、Tel-电话号码、Fax-传真商务英语电子邮件的格式(1/15)3.uAddress地址u收信人地址To:u抄送收信人地址Cc:u密送收信人地址Bcc:Cc:Ca
3、rbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:Cc:Bcc:多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。商务英语电子邮件的格式(2/15)4.uSubject主题(1/3)1.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商务英语电子邮件的格式(3/15)5.uSubject主题(2/
4、3)2.主题框的内容切忌含糊不清。NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrowsmeetingcanceled3. 视 信 的 内 容 是 否 重 要 ， 还 可 以 开 头 加 上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供参考)例如：URGENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式(4/15)6.uSubject主题(3/3)4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddres
5、sNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商务英语电子邮件的格式(5/15)7.uSalutation-称呼(1/4)根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。1.在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,2.收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式(6/15)JenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston8.uSalutation-称呼(2/4)3.收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Me
6、sdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。Messrs.Smith,Wyatt,andFury4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWrightDr./Prof./General/SenatorWright商务英语电子邮件的格式(7/15)9.uSalutation-称呼(3/4)5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,罗马数字I，II等MartinLutherKing,Jr.JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.G
7、eorgeBushSr.GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商务英语电子邮件的格式(8/15)10.uSalutation-称呼(4/4)6.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:LadiesorGentlemen:DearCustome
8、rs，11.uOpening开头(1/3)澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式(10/15)记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。12.uOpening开头(2/3)商务英语电子邮件的格式(11/15)2.如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Tha
9、nksforgettingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto13.uOpening开头(3/3)商务英语电子邮件的格式(12/15)5.如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑ItrulyappreciateThankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.14.uBody正文正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每
10、个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式(13/15)正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。15.uEnding结尾在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式(14/15)uThankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.uIfyouhaveanyquestionsorconcerns, dont hesi
11、tatetoletmeknow.或Ilookforwardtohearingfromyou.16.uComplimentaryClose礼貌结束语(1/2)结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。商务英语电子邮件的格式(15/15)1.VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.Formal正规的(例如客户公司之间)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,17.uComplimentaryClose礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式(16/15)3.LessFo
12、rmal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal非正规的(例如朋友，同事之间)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmy best regards, My best, Give my best to Mary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!18.uSignature签名邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式(15/15)签名档可包括姓
13、名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。LocalOrganizingCommitteePhone:+7-3822-491-776Fax:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012hcei.tsc.ru19.u商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式Contents20.商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则uCorrectness准确uConciseness简洁uComplete完整uClarity清楚uCourtesy礼貌五C原则(1/14)21.uCorrectnes
14、s准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。五C原则(2/14)22.uConciseness简洁原则(1/3)简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用
15、语简洁，语言简明扼要。五C原则(3/14)23.uConciseness简洁原则(2/3)为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五C原则(4/14)AssoonaspossibleFreeonBoardLetterofCreditInmyopinionFrequentlyaskedquestions24.uConciseness简洁原则(3/3)uIt is very difficult to sell manhole covers inFrance. This product must
16、have the qualitycertificateissuedinFrance.uPrice：FOBShanghaiUSD1.96PCuHopeyoucanacceptit.舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。五C原则(5/14)25.uComplete完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，
17、即who，when，where，what，why和how。五C原则(6/14)26.uClarity清楚原则(1/2)商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：u结构方面u语法方面尽量使用短段落，必要时使用主题句。用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解，延误商务沟通和贸易。五C原则(7/14)27.uClarity清楚原则(2/2)uThefiguresshowasignificantincrease.uWewilldeliveryourgoodssoon.uThefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%
18、.uWewilldeliveryourgoodsonDec10th.五C原则(8/14)28.uCourtesy礼貌原则(1/6)商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。五C原则(9/14)29.uCourtesy礼貌原则(2/6)uIfitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsu
19、ppliesevenatthatprice.uNot for the larger orders we receive from anumber of our regular customer, we cannotquoteforsuppliesevenatthatprice.虚拟语气：要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。五C原则(10/14)30.uCourtesy礼貌原则(3/6)uIwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai.uGivemeyourbestquotat
20、ionforCIFshanghai.委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的最低价，我将非常感激。虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。五C原则(11/14)31.uCourtesy礼貌原则(4/6)uIt has to be stressed that shipment must beeffected within the prescribed time limit, as afurtherextensionwillnotbeconsidered.uWehavetostressthatyoumuste
21、ffectshipmentwithin the prescribed time limit, as a furtherextensionwillnotbeconsidered.表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避免直接触及施动者(自己或对方)，使口气更加婉转。五C原则(12/14)32.uCourtesy礼貌原则(5/6)uAsyou(seemto)takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.使用半动词表示说话人对所说事情的推测，从而使话语的肯定语气趋于缓和。五C原则(13/14)半动词在功
22、能上介于主动词与助动词之间,本身带有词义，但词义模糊。seemappearbelikelyto33.uCourtesy礼貌原则(6/6)uUnfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.uIamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。五C原则(14/14)34.u商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式
23、Contents35.uSometips文法(1/8)1.切忌主客不分或模糊例子：Deciding to rescind the earlier estimate, ourreport was updated to include $40,000 for newequipment.应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehave updated our report to include $40,000 for newequipment.问题：decide的主语是we,而不是report注意事项(1/12)36.uSometips文法(2/8)2.句
24、子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应改为：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句注意事项(2/12)37.uSometips文法(3/8)3.结构对称例 子 ： The owner questioned the occupants leaseintentionsandthef
25、actthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为：The owner questioned the occupants leaseintentionsandinkalterationsofthecontract.问题：and连接两个相同的成分，结构应对称注意事项(3/12)38.uSometips文法(4/8)4.单复数前后一致例子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.应改为：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurity
26、clearance.问题：anperson与they矛盾注意事项(4/12)39.uSometips文法(5/8)5.动词和主语要呼应例子：Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.应改为：Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.问题：functions与is矛盾注意事项(5/12)40.uSometips文法(6/8)6.时态和语气不要转变太多affect动词，effect名词；operative（计划、法律等）实施中的，起作用的
27、operational（机器、设备等）正常运转的，可使用的；军事行动的affect和effect，operative和operational7.选词要正确注意事项(6/12)41.uSometips文法(7/8)8.标点要准确9.拼写要正确10.大小写要注意非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。MUSTchangetoOSimmediately.要强调的话，用底线，斜体或者粗体。注意事项(7/12)42.uSometips文法(8/8)11.地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ07
28、0725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street注意事项(8/12)43.uSometips文体(1/3)1.可读性-多用短句2.注意段落的开头一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。uBecause he was unable to attend the meetingpersonally, he forwarded his congratulations oncassettetape.注意事项(9/12)44.uSometips文体(2/3)3.轻重有分同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里。4.转接词要留神but,therefore,a
29、lso,forexample,furthermore,moreover5.修饰词的位置要小心例子：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.注意事项(10/12)45.uSometips文体(3/3)6.句子开头不要含糊不清的代词例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.开头少用this,that,it,they,或which。7.用语要肯定准确，切忌含糊8.立场观点一致，少用被动句注意事项(11/12)46.uS
30、ometips格调1.式样和句子长度不要太单调2.弱软的词(e.g.was,were,is,are.)可以加强一点uBayerproductsarehighlyeffectivein.uBayerproductsexcelin.3.口语化比较受欢迎uThisinformationwillbesincerelyappreciated.uWesincerelyappreciateyourinformation.注意事项(12/12)47.u商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式Contents48.uGreetingmessage
31、祝福1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou?3.Howistheprojectgoingon?祝旅途愉快。你好吗?项目进行顺利吗?英语电子邮件常用句式(1/16)49.uInitiateameeting发起会议(1/2)1.I want to talk to you over the phone regardingissues about report development and the XXXproject.2.I would like to hold a meeting in the afternoonaboutourdevelopmentplan
32、ningfortheprojectA.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。我建议我们今天下午就A项目的发展计划开会讨论一下。英语电子邮件常用句式(2/16)50.uInitiateameeting发起会议(2/2)1.WedliketohavethemeetingonOct30.Sametime.2.LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMS.L.C.time.十月三十号，老时间开会。下周一盐湖城时区下午五点半开会。英语电子邮件常用句式(3/16)51.uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息
33、/反馈/建议(1/4)1.Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.如果存取文件有任何问题请和我联系。期待您的反馈建议!英语电子邮件常用句式(4/16)52.uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(2/4)3.Thank you and look forward to having youropinionontheestimationandschedu
34、le.4.What is your opinion on the schedule and nextstepsweproposed?谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?英语电子邮件常用句式(5/16)53.uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(3/4)5.Whatdoyouthinkaboutthis?6.Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Ple
35、asecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.英语电子邮件常用句式(6/16)54.uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(4/4)10.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!11.Feelfreetogiveyourcomments.12.Pleaseletmeknowwhatyouthink.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?14.Itwould
36、beniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.英语电子邮件常用句式(7/16)55.uGivefeedback意见反馈1.Pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.请看下面的评论。我的回答已标蓝。我就文档添加了一些备注，仅供参考。英语电子邮件常用句式(8/16)56.uAttachment附件(1/2)1.Ienclosetheevaluationreportforyo
37、urreference.2.Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.3.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.我附加了评估报告供您阅读。随函附寄我公司价目表一份。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。英语电子邮件常用句式(9/16)57.uAttachment附件(2/2)1.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.2.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.3.Forotherknownissuesr
38、elatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.设计文档在附件里，请评阅。今天的会议记录在附件里。其他个人特征方面的信息请见附件。英语电子邮件常用句式(10/16)58.uPointlisting列表(1/2)1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1.2.2.Someknownissuesinthisrelease:1.2.3.Our team here reviewed the newest SCMpolicyandhasfollowingconcern
39、s:1.2.英语电子邮件常用句式(11/16)今天我们要完成的任务:1.2.声明中涉及的一些问题:1.2.我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1.2.59.uPointlisting列表(2/2)5.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1.2.6.Thecurrentstatusisasfollowing:1.2.7.Someitemsneedyourattention:1.2.英语电子邮件常用句式(12/16)以下是对你们团队的一些问题:1.2.目前数据如下:12以下方面需提请注意:1.2.60.uRaisequestion提出问题
40、1.IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX.2.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:英语电子邮件常用句式(13/16)我对XX-XXX报告有一些疑问。就ABC协议,我有以下几个问题:61.uProposal提议1.For the next step of platform implementation, Iamproposing.2.Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.英语电子邮件常用句式(14/
41、16)关于平台启动的下一步计划,我有一个提议我建议我们就一周项目开一个电话会议。62.uThanksnote感谢信1.Thankyousomuchforthecooperation.2.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.3.Thanksforyourattention!4.Your kind assistance on this are very muchappreciated.5.Reallyappreciateyourhelp!英语电子邮件常用句式(15/16)63.uApology道歉1.Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!2.I apologize for the late asking but we want tomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.英语电子邮件常用句式(16/16)对造成的误解我真诚道歉!很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。64.
