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1、岗位职责及管理制度 一、高层管理岗位职责 一执行总裁 执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作,组织、培养高效的管理和业务团队,实现企业经营管理目标和发展目标;其具体职责如图; 二财务总监 财务总监的主要职责是按照企业财务战略要求,对企业的财务活动和会计活动进行管理和监督,为企业经营战略提供财务决策支持,实现财务管理目标;其具体职责如图; 职责 1 协助董事长主持召开股东大会和董事会议,负责上述会议决议的贯彻落实 职责 3 负责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策和费用预算方案 职责 4 定期审阅企业的财务报表和其他重要报表,全盘监控企业的财务状况和管理状况 职
2、责 5 根据董事长授权,代表企业签署对外合同、协议和参加重要外事活动 职责 6 处理企业重大突发事件,并及时向董事会汇报 职责 7 提名企业高层管理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇以及解聘事宜,并报董事长批准和备案 职责 2 协助董事长召集和主持企业管理会议,组织讨论和决定企业的发展规划、经营方针、年度计划以及日常运营工作中的重大事项 三行政总监 行政总监的主要职责是全面负责企业各项行政事务的处理,指导下属部门开展工作,为企业的良好运营提供服务支持和后勤保障;具体职责如图; 职责 1 参与制定企业年度总预算和季度预算调整,汇总、审核下级部门上报的月度预算 并参加企业月度预算分析与平衡会
3、议 职责 3 负责企业行政管理流程优化和人力资源规划工作 职责 4 负责企业行政方面的重要会议和重大活动的组织筹备 职责 5 负责安排企业后勤保障工作,并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议 职责 6 负责组织编制企业行政性财产、物资采购计划及预算,严格控制行政办公经费支出 职责 7 审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请 职责 8 掌握企业行政系统运作情况,适时向总裁或总经理汇报 职责 9 完成总裁或总经理交办的其他工作任务 职责 2 负责对各类行政管理制度的审核工作,并指导下属部门依照制度开展工作 职责 1 组织制定、调整企业年度总预算、季度预算和月度预算 职责 3
4、审核下级部门上报的月度预算,召集并主持企业月度预算分析与平衡会议 职责 4 审核企业财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告、会计决算报表、 会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等 职责 5 负责企业资金使用、调度、贷款担保、产权转让、资产重组等重大活动 职责 6 主持对投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制 职责 7 协调企业同银行、工商、税务等政府部门的关系,维护本企业的经济利益 职责 8 完成总裁或总经理交办的其他工作任务 职责 2 组织建立并完善本企业的财务管理各项管理制度和财务核算体系 四人力资源总监 人力资源总监的主要职责是规划、指导企业人力资源
5、管理与组织建设,保障企业人力资源供给,提高员工工作效率;其具体职责如图; 第二章 总经理办公室规范化管理 第一节 总经理办公室岗位职责 一、总经理助理岗位职责 总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划,实现企业经营管理目标,其具体职责; 职责 1 根据本企业的发展目标,制定并实施人力资源战略规划 职责 3 组织制定、审核企业各项人力资源管理制度,及时修订和完善 职责 4 组织指导和监督下属开展各用人部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作 职责 5 负责本企业高级管理人员的引进、培养和调配 职责 6 监督企业人才库建设及人才储备管理,保证企业所需各类人才的
6、及时到位 职责 7 及时向高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议 职责 8 及时处理管理过程中的重大人力资源管理问题 职责 9 完成总裁或总经理交办的其他工作任务 职责 2 结合企业发展战略,推动与之相适应的企业文化建设 二、行政秘书岗位职责 总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要,通过行政性支持工作,为公司员工做好行政服务,支持和保障公司战略和发展目标的实现,其具体职责如图; 职责 1 协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作 职责 3 负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡 职责 4 为总经理参加各种会议准备资料、会议
7、报名、会议通知、会务联络、信息反馈等 服务工作 职责 5 协助了解市场,进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理 职责 6 完成领导临时交办的其他任务 职责 2 负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办 职责 1 协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解 职责 3 协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系 职责 4 配合总经理处理外部公共关系政府、重要客户等 职责 5 参与组织公司重大活动 职责 7 在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案 职责 8 撰写和跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公司会议纪要 职责
8、9 协助总经理进行公司企业文化、发展战略规划,配合开展企业文化工作 职责 10 完成总经理临时交办的其他任务 职责 2 协助起草企业各阶段工作总结和其他正式文件 职责 6 协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理,召开业务沟通会议,跟踪公司 经营目标达成情况,提供分析与改进意见 三、办事专员岗位职责 总经理办公室办事专员的主要职责是,在总经理办公室主任的领导下,负责日常办公事务的具体执行工作,包括办公用品、设备、档案的管理等工作,其具体职责如图; 第二节 总经理办公室管理制度 一、公文管理制度 公文管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 为规范公司公文管理,提高办事效率,特制定本制度; 第 2
9、 条 公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理; 第 2 章 公文保密管理 第 3 条 公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件;文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定; 第 4 条 绝密文件打印用专用磁盘,只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员; 第 5 条 机密文件打印用专用磁盘,按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档; 第 6 条 秘密文件由阅文人妥善保管; 职责 1 协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作 职责 3 统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需求 职责 4 负责办公用品、设备的领取、登记、发放 职责 5 根据领导安排,列席各种日常会议,起草会议
10、文件,及时完成会议记录、纪要 整理及下发等工作 职责 6 对企业全体员工日常工作行为进行监督检查,保证日常办公管理规定的实施 职责 7 完成领导临时交办的其他工作 职责 2 协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行 第 3 章 公文收发管理 第 7 条 部门相关人员草拟公文应注意以下事项; 1 内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章; 2 反映情况客观,实事求是; 3 文字准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范; 4 人、地、物名、引文及时间要具体、准确; 第 8 条 草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室; 第 9 条 总经理办公室及时登记公文,并报公
11、司相关领导审批后打印签发; 第 10 条 各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅;需要签署具体意见的,要明确、具体; 第 11 条 各级领导对送来的公文要及时阅批,急件应当天给出批复,一般文件应于 3 天内给出批复; 第 12 条 公司所有发文的发文部门应有存档,并将文件原稿经领导签字审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档;有领导指示的,还应附批复件; 第 13 条 收文工作由总经理办公室统一负责;总经理办公室收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示;阅示完毕后,由总经理办公室收回归档; 第 14 条 所有公文发放,一定要有登记、签收手续; 第
12、15 条 公司发文,须由总经理办公室统一编号,具体如下所示; 1 以公司名义对外发文,一律字年号; 2 公司监事会发文,用监字年号; 3 董事会发文,用董字年号; 4 其他管理部门的发文,用字年号; 第 16 条 董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理; 1 董事会对外发文,须经经营办公会同意后,由总经理办公室向外发布; 2 公司相关经营管理部门需对外发文,应经经营办公会讨论通过后,方可由总经理办公室对外发布;相关公司重大经营决策的公文,需经董事会审批后方可办理发文; 第 17 条 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发;
13、 第 4 章 附则 第 18 条 本制度由总经理办公室编制,解释权归总经理办公室所有; 第 19 条 本制度自颁布之日起开始执行; 二、印章管理制度 印章管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 目的; 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具;为规范公司印章管理工作,维护公司的利益,特制定本制度; 第 2 条 适用范围; 本制度适用于公司印章、公司法人代表和总经理的印章及部门印章的使用、管理等相关事宜; 第 3 条 相关部门管理责任; 1公司总经理办公室负责公司印章统一管理,负责发放、回收印章,监督印章的保管和使用; 2公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取、保管; 第 2 章 印章
14、领取和保管 第 4 条 总经理办公室专人统一管理印章的使用等,按规定执行印章相关工作; 第 5 条 各部门印章由部门领导指派专人妥善保管,不得转借他人; 第 6 条 总经理办公室建立印章管理卡,登记专人领取、印章归还、作废等情况; 印章管理卡 种类 细分 名称 印章内容 管理责任人 办理责任人 备注 公司印章 名印 公司名印 公司全称 总经理 总经理办公室主任 部门印章 部门印 部门印 公司名 部门名 部门经理 部门经理或 其受权人 职务印章 董事、经理 公司名 职务名 职务本人 职务本人或 其授权人 部长印 财务部经理印 银行专用 公司名 职务名 财务部经理 财务部经理或 其授权人 注： “
15、备注”一栏中填写该印章的使用、更新、停用等相关记录; 第 7 条 将印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续; 第 3 章 印章的使用与维护 第 8 条 公司各级人员需使用印章须按要求填写用印申请表,将其与所需印的文件一并逐级上报,报公司有关人员审核; 第 9 条 最终由具有印章使用决定权的人员批准后,经办人方可交印章保管人盖章; 第 10 条 印章保管人应对文件内容和用印申请表上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章; 第 11 条 用印后该用印申请表作为用印凭据由印章保管人留存,定期整理后交总经理办公室归档; 第 12 条
16、使用公司印章,一律填写签报;特殊情况下,难以备有审批意见和签字为依据,又必须用印的涉及重大事项的文件,应由经办人在印章使用登记表上登记时间、事由、审批人、经办人,以备监印人查核; 第 13 条 任何人不得私自动用公章,不得在空白的介绍信、 信笺以及白条上盖印,防止发生损害公司利益的行为; 第 14 条 公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权; 第 15 条 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定报公司法律顾问审核签字; 第 16 条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章; 第 17 条 公司对外经济活动中,严禁使用下属各部门的印章,应统一使用公司的合同专用章; 第
17、18 条 印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写用印申请单,载明事项,经公司总经理批准后,由两人以上共同携带使用; 第 19 条 公司公章的使用决定权归公司总经理,其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权; 第 20 条 公司法人代表和总经理的印章,必须经其本人同意后方可使用; 第 4 章 印章的停用管理 第 21 条 遇有下列情况之一时,印章应停用; 1 部门变动或部门名称改变; 2 主管部门通知改变印章图样; 3 印章损坏; 4 印章遗失或被窃,要及时“作废”声明; 第 22 条 印章停用须填写印章停用申请表交总经理办公室登记,经总经理审批后发布
18、正式的停用通知,经办人及时将停用印章送制发机关封存或销毁;公司保存一份印章停用申请表,并在印章管理卡上进行登记; 第 5 章 用印要领 第 23 条 公司印章应盖在文件下面;盖印文件时,一般应盖骑缝印; 第 24 条 公司名称章一般盖于公司名称、 部门名称的右侧,盖公司名称章除特殊规定外,一律用朱红印泥; 第 6 章 责任追究 第 25 条 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向总经理办公室报告; 第 26 条 公司任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,未经本制度规定的程序,不得擅自使用; 第 27 条 违反本制度规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失
19、或情节严重的,移送有关机关处理; 第 7 章 附则 第 28 条 本制度由公司总经理办公室负责编制,解释权归总经理办公室所有; 第 29 条 本制度自颁布之日起开始执行; 第三章 人力资源规范化管理 一、人事主管岗位职责 人事主管的主要职责是协助部门经理编制招聘、培训、考核和薪酬福利等计划,组织实施相关的人力资源具体工作,维护并改善本企业的人力资源体系,其具体职责如图; 二、招聘专员岗位职责 招聘专员的主要职责是参与制定并执行各类员工的招聘政策和计划,分析招聘需求,建立并维护招聘渠道,负责安排面试及新员工入职、 签订劳动合同等工作,保证企业各部门的用人需求;具体职责如图; 职责 1 协助人事主
20、管制定并完善企业各类员工招聘制度与计划 职责 3 建立并拓展招聘渠道,保证招聘来源 职责 4 负责酒店招聘信息的草拟及发布 职责 5 初筛选应聘人员,做好招聘面试工作 职责 6 职责 7 建立、完善、维护员工档案与人才数据库 职责 8 整理并不断完善各岗位的工作说明书 完成上级领导交办的其他工作 职责 2 定期或不定期对公司人力资源状况进行调查分析,掌握内部人员供求情况,进行 招聘需求分析 职责 1 职责 2 职责 3 主持人事工作例会,协调和解决人事工作中的问题 职责 4 组织开展人才招聘、绩效考核、薪酬福利、员工培训、员工关系管理等各项工作 职责 5 职责 6 负责培训各项管理工作,审批培
21、训计划,控制培训费用的支出 职责 7 指导开展绩效考核工作,开展薪酬调查,组织制定科学的薪酬制度并监督执行 职责 8 指导、监督和考核人事下属人员的工作,培养下属人员 职 9 完成上级领导临时交办的其他工作 组织制定并完善各项人力资源管理制度,并监督执行 协助制订人力资源需求计划和劳动定员定编方案,合理安排和调配余、缺人员,做好员工录用、调动、晋级、辞退等工作事宜 认真贯彻国家有关方针、政策、和指示,根据企业实际情况和发展战略,参与 制定企业人力资源规划和年度计划 四、绩效专员岗位职责 绩效专员主要负责协助主管领导制定并完善企业绩效考核体系,协助各部门负责人实施下属人员绩效考核工作,整理分析绩
22、效考核结果,为企业其它相关工作提供服务;具体职责如图; 第四章 日常事务规范化管理 第一节 日常事务管理岗位职责 一、行政主管岗位职责 行政主管的主要职责在综合管理部经理的领导下,负责行政资产、行政事务等工作的组织开展,为企业各项工作的正常运作提供有效支持和协调;其具体职责如图 4-1 所示; 职责 1 协助人事主管制定企业绩效管理制度和各项绩效考核计划 职责 3 编制各类员工绩效考核表 职责 4 会同各部门负责人组织实施各类员工的绩效考核工作 职责 5 负责向各部门解释说明绩效考核制度、流程等相关内容 职责 6 跟踪绩效考核实施过程,及时对被考核员工进行考核指导和帮助 职责 7 受理员工考核
23、申诉,并进行申诉调查,提出处理方案 职责 8 收集各类工作岗位绩效信息,为考核指标体系建设提供数据 职责 9 完成绩效考核评估报告、相关文件的草拟和印发工作 职责 10 建立并保管员工绩效考核档案,整理维护绩效考核文件与资料 职责 11 完成上级领导交办的其它工作 职责 2 建立企业员工绩效考核指标体系,并报主管领导和相关部门负责人审查 图 4-1 行政主管岗位职责 二、监察主管岗位职责 监察主管的主要职责是依照企业领导指示或外部要求,监督企业各部门和相关人员遵守规章制度、规范纪律的情况,及时对工作过程中出现的违法违纪行为予以处理,确保各项规章制度的贯彻落实;其具体职责如图 4-2 所示; 负
24、责制定行政工作的管理规章制度、工作计划、预算方案 ,并报上级审核审批 职责 6 职责 7 搜集、整理企业内部信息,及时组织编写企业大事记；根据上级对企业内刊的导向定位,统筹内刊的编辑与发行工作 按照上级指示和企业规定,组织举办企业年会、员工活动、市场类活动及各类会议、娱乐等各项活动,对会议与活动举办过程提供支持 职责 1 职责 3 职责 4 办理和妥善管理企业各项证照、资质证件等 ,并配合相关部门的年检工作 职责 5 负责起草企业年度、季度、月度行政后勤、治安保卫等相关工作计划 职责 2 职责 8 负责企业办公设备和其他行政财产物资进行登记、造册、定期盘点等管理工作 对行政人员进行人才储备与培
25、养、绩效考核审核等 组织来客接待、配合政府相关部门的检查工作和其他外联工作 职责 9 按时完成上级领导交办的其他工作 图 4-2 监察主管岗位职责 三、行政助理岗位职责 行政助理协助上级领导完成企业行政事务性工作及综合管理部的日常事务工作,以保证日常办公行政事务顺利进行;其具体职责如图 4-3 所示; 职责 5 协助外部相关单位或根据授权对企业员工违反国家法律法规及严重违反政纪案件进行调查处理 职责 4 针对监察工作发现的问题向上级提出整改建议、协调其他部门落实或直接组织 拟订相关制度予以规范 职责 3 职责 1 根据企业发展战略和管理体制,在综合管理部经理的领导下制定监察工作年度 计划与目标
26、、工作流程并组织实施,统筹安排企业的年度监察工作 组织实施企业高层人员廉洁教育培训及廉洁自律承诺,以及对企业全体员工进行廉洁宣传教育的工作 职责 10 职责 2 协助部门经理建立并完善企业的纪检、审计等监察管理制度、体系等 职责 7 协助相关部门对在监察工作中发现问题的部门和人员进行处理 职责 8 受理企业员工不服行政处分的申诉及法律、法规规定的由监察机关受理的申诉 职责 9 收集、保管监察工作的重要资料 ,做好文件的收发、登记和归档工作 负责监督、检查企业各部门及人员的行为规范及其遵守规章制度的情况 ,及时 填写监察记录 职责 11 按时完成上级领导交办的其他工作 职责 6 参与对本企业重要
27、经济合同或某一时间之经营活动的合法性、合规性、有效性进行专项审计或监察工作 图 4-3 行政助理岗位职责 四、行政专员岗位职责 行政专员的主要职责是在行政主管的领导下,计划安排日常行政办公事务并执行,保证行政工作的顺利实施和高效完成,为企业提供高效流畅的行政服务;具体职责如图 4-4 所示; 图 4-4 行政专员岗位职责 职责 1 职责 3 协助行政主管接待访客、配合政府相关部门进行检查以及其他外联工作等 职责 4 负责企业相关证照的保管和使用登记工作,并配合相关部门进行年检 协助行政主管编辑和发行企业内刊,发挥舆论的导向性作用 职责 2 负责企业内文件资料的拟、收、发、存,以及文件的打印、复
28、印和传真工作 职责 6 职责 5 本企业内部图书、报刊、资料的管理 及时完成行政主管交办的其他工作 职责 3 职责 1 职责 8 负责上级领导有关的电话接听和记录工作、来访客人的接待工作以及部门经理的日程安排 协助上级领导完成对本部门员工的考勤、 绩效考核工作,对行政部工作人员的工作给予业务指导 协助上级领导起草和修订各项规章制度、计划规划等,进行日常行政工作的组织与管理 职责 2 负责文件的编码、发放、更改、归档、回收、销毁、借阅 职责 4 负责督办上级领导向相关人员交办的专项事务 职责 5 协助上级领导做好会议前准备和会后清理工作,负责会议记录、纪要的整理、 打印、存档等工作整理和下发会议
29、纪要,对会议决议进行催办、落实 职责 6 负责本部门内办公环境、物资及物品的管理工作及办公用品的申领、发放工作 职责 7 按时完成上级领导交办的其他工作 第二节 日常事务管理制度 一、文件管理制度 文件管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 目的; 通过对公司内部文件控制流程进行管理,使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效,以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件,提高工作效率; 第 2 条 适用范围; 本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等; 根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分,
30、可分为下列五级文件;具体如下表所示; 公司内部文件各层级内容范畴 文件等级 文件内容 一级文件 公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等 二级文件 公司核心的业务流程和管理流程等 三级文件 公司日常工作流程和制度 四级文件 各部门、车间内部文件 五级文件 各类记录 第 3 条 管理职责划分; 1 各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作,其中,总经理或管理者代表还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责; 2 总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核,以及二级文件的会审组织工作; 3 综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作,并由其行政专员负责公司
31、营运、资质类文件资料的保管；其中,综合管理部下辖体系文件管理室,并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜; 4 各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作; 第 2 章 公司内部文件编码细则 第 4 条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成; 1 第一部分：公司代号,代码为; 2 第二部分：层级分类代码,代码分别为 1、2、3、4、5; 3 第三部分：大类代码,代码分别为综综合管理类、制生产制造类、市市场营销类、研研发类、其其它类等; 4 第四部分：小类分类代码,代码分别为目标目标计划类、人力人力资源类、办公办公类、总务总务后勤类
32、、保卫保卫类、生产生产类、质管质管类、项管项目管理类、产研产品研发类、其其它类等; 5 第五部分：文件流水号,代码为 001999; 第 5 条 公司内部各级文件编码示例如下以综合管理部文件为例; 1 一级文件：1001; 2 二级文件：2综001; 3 三级文件：3综行政001; 4 四级文件：4综行政001; 5 五级文件：5综行政001001; 第 3 章 公司各级文件编制、审核、审批规定 第 6 条 公司一级文件,由公司总经理办公室组织相关人员进行编制;一级文件编制完成后,需经总经理办公室主任审核后,交由公司总经理审批; 第 7 条 公司二级文件,由各业务归口部门协同流程协同作业部门共
33、同编写;二级文件编制完成后,由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审;经会审后,二级文件需交总经理审批; 第 8 条 公司三级文件,若其覆盖范围超过 2 个含 2 个职能部门,其编制工作由各归口管理职能部门组织,并交主管副总审核后,交总经理审批;具体分工如下; 1 目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制,交分管运营副总审核; 2 人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制,交分管行政副总审核; 3 财务类三级文件由财务部负责组织编制,交分管的财务副总审核; 4 生产制造类三级文件由生产部组织编制,交分管的生产副总或厂长审核; 5 市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制,
34、交分管的营销副总审核; 6 供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制,交分管的运营副总审核; 第 9 条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示; 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表 文件类别 覆盖范围 编制主管部门 审批人员 部门发文 分管业务线的专业性文件,如设备部的设备操作保养卡及各类机械图纸、技术部的工艺作业指导书、生产部的各工序生产作业指导书等 归口职能部门 分管各部门的 主管副总 部门、车间内部文件 仅限于本部门、 本车间,此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突 各部门、各车间 内安排部 分管副总 各类记录 参与质量体系文件中的记录控制程序 第 10 条
35、除部门、 车间内部文件外,其它公司内部文件在内容审核后,必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核;二次审核合格后,各文件编制部门方可送交相关批准人批准; 第 4 章 文件发放管理规定 第 11 条 所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号,加盖“受控”章才能发放;每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号,以便追溯; 第 12 条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作,其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施; 第 13 条 根据文件发放批量划分,文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放; 1 大批发放时,应建立公司内部文件配置
36、、发放与回收登记表,并报各文件归口职能部门的分管副总审批; 2 零星发放时,应建立公司内部文件发放与回收登记表; 第 14 条 文件领用人应在公司内部文件配置、发放与回收登记表或公司内部文件发放与回收登记表上签名后,方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件; 第 15 条 领用部门领到文件后,应及时建立收文登记表; 第 16 条 文件发放完毕后,综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存,并更新公司内部文件清单; 第 5 章 公司内部文件使用与借阅规定 第 17 条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训,将文件放置在适当的位置场所,确保相关人员能够及
37、时、正确地使用文件; 第 18 条 当出现以下情况时,使用部门可填写文件领用、借阅申请表,申请更换或增发; 1 文件破损严重影响使用时; 2 根据使用需要须新增、改版时; 3 文件丢失需重新领用时; 第 19 条 文件领用、 借阅申请表需经综合管理部审批后方可实施更换或增发;更改或重新领用时,使用原文件分发号；增发时,应按原分发号顺序新增一个分发号; 第 20 条 公司内部文件借阅规定如下; 1 当其他公司或个人需借阅文件时,应填写文件领用、借阅申请表,经综合管理部或体系文件管理室批准后,行政专员或文控员方可办理借阅手续,并负责催讨; 2 借阅时最长时间不得超过半个月; 3 公司内部各部门、各
38、车间需借阅文件时,应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后,方可办理借阅手续;借阅时,行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作; 第 6 章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定 第 21 条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的,应进行修改; 1 公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时; 2 文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时; 3 文件的内容不正确、不适合或操作性不强时; 4 有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时; 第 22 条 文件修改程序规定如下; 1 公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时,公司应
39、专门成立文件修改小组进行运作,修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行; 2 文件需要更改时,由文件编制部门填写文件变更审批表并附具体修改内容,交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改; 3 文件更改由综合管理部行政专员或文控员按文件变更审批表负责组织实施;更改可采取划改或换页等方式,同时要做好修改状态标识的更改,在修改处加盖“更改”章,更改应覆盖该文件发放的所有场所;如采取换页的形式,应将原未更改的页面回收; 第 23 条 文件回收与作废规定如下; 1 当文件改版或修改时,会产生大量的作废和失效文件;行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工
40、作; 2 作废文件应进行定期处理;行政专员或文控员应填写作废文件审批表交部门主管批准后方可处理,将作废文件保留一份,并另加盖“作废存留”标识,归档保存一年备查,其他的进行销毁; 第 24 条 文件评审规定如下; 1 综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作; 2 文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合,评审内容包括现有文件的充分性、 适宜性和有效性,确定文件修改清单和文件新增清单,以持续改进文件的可操作性和科学性; 第 7 章 附则 第 25 条 本制度由综合管理部编制,解释权归综合管理部所有; 第 26 条 本制度经行政副总审核、总经理审批后,自发布之日起开始
41、执行; 二、档案管理制度 档案管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 目的; 为了规范公司档案管理工作,做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作,发挥档案价值,防止公司信息泄露,特制定本制度; 第 2 条 档案管理体系 1 公司成立两级档案管理体系,综合管理部下属档案室为公司档案主要责任单位,综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门,均应指定专人兼职负责; 2 档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定;公司的档案库应与公司的其他资料库,如工程施工、 设计资料库等分开管理;密级档案必须保证安全;文书结案后,原稿或正本应归档,需经常性使用的,应留副本使
42、用; 第 2 章 文件、档案整理 第 3 条 文件点收 文件结案移送归档时,根据如下原则点收; 1 检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入; 2 文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认; 3 文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门科室; 4 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门; 5 有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送综合管理部签收后,将文件归档处理; 第 4 条 文件整理 点收文件后,应依下列方式整理; 1 中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则; 2 右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则
43、对准左上角、理齐钉牢; 3 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一; 第 3 章 档案分类 第 5 条 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素,按部门大类、小类三级分类;先以部门区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类; 第 6 条 档案分类应力求切合实用;如果因案件较多、三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级“细类”;如案件不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级; 第 7 条 同一“小类”或细类的案件以装订于一个档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类或细类之后增设“卷次”编号,以
44、便查考; 第 8 条 每一档夹封面内首页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则; 第 9 条 档号的表示方式如下： A1A2B1B2C1C2D1E1E2； 其中,A1A2 为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2 为小类号,D1 为档案卷次,E1E2 为档案目次; 第 4 章 档案名称及编号 第 10 条 档案名称; 1 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊; 2 各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示：其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定; 3 档案分类各级名称经确定后,
45、应编制档案分类编号表,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅; 4 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用; 5 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆; 第 11 条 档案编号; 1 新档案;应从档案分类编号表查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此来编列档案号; 2 档案如何归属前案,应查明前案的档案号并予以同号编列; 3 档案号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档案号; 4 档案号应自左而右
46、编列,右方装订的档案,应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角; 第 5 章 档案归档管理 第 12 条 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅; 第 13 条 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档; 第 14 条 文件保存期限,除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下表所列的规定办理; 档案保存期限一览表 类别 永久保存类 10 年保存类 5 年保存类 1 年保存类 内容 1公司章程 2股东名册 3公司组织规程及规章制度、工作细则等 4总经理、股东会记录 5财务报表 6政府机关
47、核准的文件 7不动产所有权及其他债权凭证 8工程设计、施工、竣工资料 9其他规定须永久保存的文书 1公司内部预、决算书类 2会计凭证、账簿、报表 3事业计划资料 4 其他规定需 10 年保存的文书 1期满或已解除的合同文书 2正在执行当中的合同文书 3 其他规定需保存5年的文书 结 案 后 无需 长 期 保存的文书 注：上述非永久保存的资料过期之后 ,必要时可以用光盘存录备查 ; 第 6 章 档案调阅管理 第 15 条 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填写档案调阅单,经其部门主管核准后向档案保管人员调阅; 第 16 条 调阅档案包括文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅秘密级以上的
48、档案文件须经经理级领导批准方能借阅; 第 17 条 案卷不许借出只供在档案室查阅未归档的文件及资料可借出; 第 18 条 档案管理人员接到档案调阅单,经核查后,取出该项档案,并于档案调阅单上填注借出日期,然后将档案交与调卷人员;档案调阅单例按归还日期先后整理,以备催还; 第 19 条 调阅期限不得超过 2 个星期,到期必须归还如需再借应办理续借手续; 第 20 条 调阅档案的人员必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏;否则,按违反保密法追究当事人责任; 第 21 条 调阅的档案交还时,必须当面点交清楚;如发现遗失或损坏应立
49、即报告领导; 第 22 条 外单位调阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室; 第 23 条 外单位摘抄卷内档案应经总经理同意,并对摘抄的材料进行审查签章; 第 24 条 档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归入档案夹;档案调阅单由档案管理人员留存备查; 第 25 条 调阅的档案应与经办业务有关,如借阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意; 第 7 章 档案清理 第 16 条 档案管理人员应及时擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽; 第 17 条 每年更换时,依规定清理一次,已到保存期限者,给予销毁;销毁前,应造册呈总经理核准,并于目录附注
50、栏内注明销毁日期; 第 18 条 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,档案管理人员应将档案目录表上注明在其保留文件,并在上注明部分销毁的日期; 第 19 条 每年对档案材料的数量、 保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全; 第 20 条 对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要认真鉴定,确定销毁档案材料已列册登记; 第 21 条 销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密; 第 8 章 附则 第 22 条 本制度由综合管理部档案室负责制定、修订与解释事宜; 第 23 条 本制度经综合管理部经理审核、报主管行政事务的行政副总审批后生
51、效;修订、废止时亦同; 第 24 条 本制度自公布之日起执行; 四、会议管理制度 会议管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为了规范公司的会议召开程序,确保会议的高质量、高效率,帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调,实现科学决策,特制定本制度; 第 2 条 适用范围 本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理; 第 2 章 会议分类 第 3 条 根据会议范围分类 根据会议的范围,可以分为以下五种; 1 公司级会议,包括全公司员工大会、全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大会或代表大会;召开此类会议,应经总经理批准,由各相关部门负责组织召开,公司领导参加; 2 专业性会议
52、,指公司业务系统、技术系统等组织召开的会议;召开此类会议,应经公司领导批准,各业务主管部门负责组织召开,公司业务分管领导参加; 3 系统或部门工作会议,指由各职能部门、项目经理部召开的会议;召开此类会议,应经部门领导或项目经理批准,并报行政办公室备案,由单位领导负责组织,公司领导视情况派员参加; 4 所、厂、库、队、班、组会议,指由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议,上一级领导也可派员参加; 5 上级或外单位在本公司召开的会议现场会、报告会、演讲会等或公司的业务会管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理、伙食管理等会议,应由行政办公室或主管部门安排召开,分管的公司领导参加;
53、第 4 条 根据会议内容分类 根据会议的内容,可以分成四大类; 1 行政专业会议,包括董事常务会、董事代表会、董事办公会、总经理常务会、公司事务性会议、公司年度员工大会、公司经营分析会、质量分析会、安全工作会、专业技术工作会、工程设计任务完成及调度专门会议、公司各级部门工作例会、班组班前例会等; 2 各类代表大会,包括员工代表会、各级各类人员代表大会、工会代表大会、党团员代表大会、妇女代表大会、董事会代表大会等; 3 专题会议,包括问题研讨会、专员研讨会、工作专题会等; 4 其他会议,包括定期的例会、临时性会议等; 第 5 条 部分会议的议题安排 上述部分会议的内容安排如下表所示; 部分会议的
54、内容细则 会议名称 会议议题安排 董事常务会 研究公司重大事项、决策、人员任免等 董事代表会 部署、研讨公司重大工作事项等 董事办公会 研究、布置董事会工作及人员任免 总经理常务会 研究、布置公司行政工作,讨论重大问题 公司事务性会议 月、半年、年工作例会,主要领导参加,公司总经理等主要领导主持 公司年度员工大会 总结工作、布置工作、表彰先进 公司经营分析会 汇报公司日常经营进展情况、各项指标完成情况、存在的主要问题,并提出改进措施等 质量分析会 汇报、总结公司在工程、维护、设计、生产以及管理工作中的质量情况、存在的问题,并研究改进措施和办法 安全工作会 汇报、总结公司在安全作业与管理、治安、
55、消防、行车等情况,分析发生事故原因,检查事故防患措施 专业技术工作会 专业设计、工程技术中存在的主要技术问题专题研讨 ,新技术、新规范、新标准的采用情况,专利利用及改进情况,专业技术研讨、专业培训、员工技术考核等 公司部门工作例会 检讨工作,总结布置工作,定时例会 班组班前例会 总结、布置工作和安全,布置后一天和总结前一天工作任务和安全生产情况,指出存在问题、注意事项、好人好事、上级有关通知要求等 定期的例会 每星期、每月、半年、年度定期召开的例会 ,其内容、召开时间、参加人员、会议地点、时长等应由行政办公室统一规定,让公司全体知晓；非临时更改,一般不再通知 临时性会议 一般应提前 2 天报行
56、政办公室审批；未经办公室批准 ,不得随意改动正常例会,以建立正常的、有规律的工作秩序 第 3 章 会议数量与质量控制 第 6 条 会议数量控制 对会议数量的控制,行政办公室主要应做好以下三个方面的工作; 1 建立严格的会议审批机制; 公司一切会议归行政办公室审批,防止会议无准备、无预告、无明确议题,保证会议召开的必要性;可开可不开的会不开,能采用别的方法解决的不开,无实质性或纯礼节性会议不开,能合并的不单独召开,已有明确决议的不重复开等; 本着“下级服从上级、小会服从大会、局部服从全局”的原则召开会议; 凡涉及多部门的会务性会议,应统筹安排、删减合并,确保会议的必要性和有效性; 2 科学设置例
57、会; 不断检查分析,取消无存在价值的例会,合并效率不高的例会; 3 提高相关人员掌握会议的水平; 根据具体情况,选择最适用和最有效的沟通方式,减少会议数量,可选择面谈、现场指导、打电话、发邮件等其他办法; 第 7 条 会议质量控制 为有效地控制会议质量,应从以下 10 方面进行考虑; 1 会议目的是否明确; 2 开会时机是否成熟; 3 会议规模、规格是否适度; 4 会议应紧凑,决不短会长开; 5 准备工作应反复检查,充分准备; 6 主持人应具备把握会议的能力,能适时引导会议按既定方案进行,达到预定目的和效果,不跑题、偏题、马拉松开会; 7 排除会议干扰,要求手机设置为静音,禁止在会场打电话、高
58、声谈论,要求与会者坐姿端正并记录会议决议等; 8 利用现代化信息技术,运用互联网、投影、录音、录像等手段提高会议效率; 9 议题集中,不宜过多,保证较短时间内能完成全部议程,并保证问题解决的深度和效果; 10 一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲; 第 4 章 会议准备 第 8 条 参加人员 1 需要通知参加会议的人员,主要包括四类; 对会议目标负有主要或直接责任者; 对会议议题有绝对决定权力者; 会后行动的直接执行者; 对会议议题有专门知识或经验者; 2 会议主办部门应严格控制参会人数,无关或不需要参加的人员能不参加则不参加;例如,对于讨论性会议,总人数一般不超过 20
59、 人; 第 9 条 会议时间 确定会议的时点与长短,需要做好以下四个方面的工作; 1 事先调查,保证会议安排在多数与会人员能集中精力开会的时间段; 2 尽量安排在关键人员的最佳开会时间; 3 在保证效果的前提下力求开短会,并留有机动时间; 4 把握开会时机,时间紧迫的会议应尽早开,留给与会者执行落实会议决议的时间；需要与会者充分研讨的,应提前较长时间告知会议议题,给与会者留出充分的准备时间; 第 10 条 会议议程安排 议程由主办单位拟定,主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等; 1 重要议题安排在会议前一时间段; 2 明确或控制会议中各议题的时长,防止时间失控; 3 控制议题数量,
60、保证议而有决,能解决问题; 4 保证与会者有备而来; 5 注意引导、归纳、提升会议议题; 6 需发放的资料应提早分发,让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法,减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁; 7 连续 23 小时以上的会议应安排中间休息,一般为 10 分钟; 第 11 条 会场布置 会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置,具体要求如下; 1 会场空间应便于与会人员进出; 2 座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读; 3 会议必须的设备应有质量保证,并应进行会前检查; 4 会场一般应设“禁止抽烟” 、 “
61、请勿喧哗”等警示牌,保证会议环境; 第 12 条 会议通知 1 通知的拟定和要素：参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求,并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等; 2 通知书写：文字应简洁明了、全面周到,用电话等形式的会议通知应准备底稿; 3 无记名参加的人员,对范围、对象、职务要通知清楚; 4 为保证与会人员按时到会,可采用预先通知和正式通知两步进行; 5 对于重要会议进行预先通知后,应监督准备情况,保证开会时各方面均准备到位; 6 对参会的关键人员应当面通知或多次核实能否按时到会; 第 5 章 会中管理 第 13 条 人员签到 1 准备签到表格、牌、卡或与
62、会人员签到花名册等; 2 簿式签到：参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会; 3 大会工作人员代签： 按准备好的应参加人员花名册,来一个由大会工作人员 “” 表示到会, “”表示缺席,“O”表示请假等; 4 证卡签到：预先打印参加大会的卡,发给个人填写姓名及其他内容,到会场交给主持大会工作人员,以统计到会、未到会人员情况; 5 座次表签到：预先将参加大会人员安排座位,到会人员到座位在表上消号或打“”; 6 电脑签到：预先将与会者的指纹或磁卡信息输入电脑,到会人员按指纹或刷磁卡签到; 7 签到完成后,工作人员应尽快统计出应到、实到人数,未到人,交大会主持人; 第 14 条 会场服务 1 引
63、导座位：工作人员按事前安排的座位,引导与会人员尽快就坐,特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置; 2 分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里,可事先认领签收,也可会场提前认领签收; 3 内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项,外来人员电话重要日程安排布置等的办理,外来记者等接待陪同等事项; 4 维护会场秩序：保证会场内外的肃静,注意周围警戒和保卫,严防各种事故发生,减少会议中的走动; 5 处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事; 6 其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求;保持会场通风、采光和卫生; 第 15 条 会议进程
64、管理 1 主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等; 2 尤其主持人和主讲人应按时到位,在开会前 10 分钟由主持人清点人数,按时开会; 3 要注意基层与会人员的想法、看法; 4 主持人应集中与会者的意见后做总结,引导围绕中心畅所欲言,避免争执和人身攻击; 5 讨论前应明确讨论的议题,要及时纠偏和引导; 6 科学安排议程,注意中间休息和节奏安排; 7 减少中途退席,特别是主要与会人员退席的发生; 8 一般情况下不改变议程安排; 9 当议论达到预期目的时,应及时小结并引导转换议题; 10 主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间; 第 16 条 会议记录 1 行政办公室应派专人对会议内容予以
65、详细记录,具体包括会议名称、 时间、 地点、 出席人员情况、会议组织情况、主持人等,重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录; 2 会议纪要应由专人负责,并及时在会上通过; 第 6 章 会后工作 第 17 条 行政办公室的会后工作 1 督促参会行政人员及时整理会议记录,形成会议纪要、决议等结论性文件,并分发存档; 2 按会议纪要和决议内容,督促相关部门和人员逐项落实会议决策,以期达到召开会议的预期目的; 第 18 条 会议主持人员 会议主持人员应及时对会议的主持情况进行总结,不断提高主持会议的能力; 第 7 章 附则 第 19 条 本制度由综合管理部负责解释; 第 20 条
66、本制度由发布之日起开始执行; 第五章 车辆规范化管理 第一节 车辆管理岗位职责 一、车辆主管岗位职责 车辆主管的主要职责是在综合管理部经理的领导下,负责制定车辆管理的相关制度,做好企业自有车辆的管理和调度工作,以满足企业领导、各部门正常的用车需求;其具体岗位职责如图 6-1 所示; 图 6-1 车辆主管岗位职责 二、司机岗位职责 司机的主要职责是服从车辆主管的各项工作安排,对所驾驶的车辆进行维护保养,安全行车,出色地完成驾驶任务,为其他部门提供良好的后勤服务;其具体职责如图 6-2 所示; 职责 1 制定车辆管理制度,并监督实施 职责 3 组织实施车辆维修保养计划,督导下属开展车辆的维修保养计
67、划 职责 4 控制车辆使用成本,审核、登记车辆的各项费用,并在月底对其进行综合分析 职责 5 受理各部门及相关领导的用车申请,合理调度车辆,保证行政及经营用车 职责 6 负责司机出车的各类台账登记、汇总及考核工作 ,定期向综合管理部经理汇报 职责 7 制定车辆证照的年检计划、缴纳车辆相关费用 ,督促并检查各类证照的存档、 借阅管理 职责 2 根据企业的年度预算及车辆使用状况编制车辆年度、月度维修保养计划 职责 8 负责车辆交通安全事故的调查及处理工作 ,及时向部门经理及主管副总提交报告 全面负责司机的招聘、培训、考勤管理和值班安排等日常工作 按时完成部门经理及主管副总交办的其他工作 职责 9
68、职责 10 职责 11 每日对车辆进行抽查,每月对车辆进行一次大检查,负责安排车辆的大修事宜 图 6-2 司机岗位职责 第二节 车辆管理制度 一、车辆使用管理办法 车辆使用管理办法 第 1 章 总则 第 1 条 为统一管理公司所有机动车辆,有效使用车辆,节省车辆费用,特制定本办法; 第 2 条 本办法适用于对企业所有机动车辆的管理事项,包括公司的客车与货车; 第 3 条 企业中所有车辆的管理归口部门为综合管理部,具体负责人员为车辆主管; 第 2 章 车辆的使用范围与程序 第 4 条 企业车辆的使用范围包括以下方面; 1 公司员工因工作需要在本地或短途进行开会、出差或联系业务等工作; 2 接送公
69、司的宾客及来公司办事的人员; 3 离退休高层管理人员的健康用车; 4 员工的因私用车; 5 公司领导的用车; 6 送货或取货地用车; 7 其他紧急和特殊情况的用车; 职责 1 按照派车任务按时完成出车工作 职责 3 保持车辆内外的卫生整洁,经常进行车辆保养,保持车辆运行状况良好 职责 4 按规定到指定的地点维修车辆,并提供详尽的维修费用明细 职责 5 协助车辆主管办理车辆的停放证、牌照、年检、保险理赔等相关事项 职责 6 负责公司指派车辆的管理与存放 职责 7 按时完成车辆主管及乘车高层管理人员交办的其他工作 职责 2 安全行车并做好行车记录 第 5 条 车辆使用程序; 1 公司中除各总监级别
70、以上人员乘坐的车辆以外,剩余的车辆一律实行派车制; 2 需要用车的人员必须填写车辆使用申请单,经部门经理和行政总监审批同意后由综合管理部经理进行统一调度安排; 3 车辆主管接到审批后的车辆使用申请单后,根据申请单中的内容安排车辆、 行车目的和行车路线,填制成派车单并及时通知相关司机按时出车; 4 用车后,司机需要根据用车的实际情况,填写用车的记录表单; 第 3 章 车辆使用一般规定 第 6 条 如果本公司员工私人用车请求影响到公司的经营用车,各级用车审批人员则需酌情审核;一切用车应以满足公司的经营需要为主; 第 7 条 车辆主管在派车时,对近似方向、近似时间的用车申请应尽量安排合用车辆,减少派
71、车的次数和成本; 第 8 条 司机在接到出车任务后,必须对车辆进行基本的安全检查;若发现车辆有问题,司机需及时上报车辆主管申请更换车辆; 第 9 条 根据现实情况的需要,公司在临时调整司机与所用车辆时,各车辆使用人员与司机应服从大局,听从公司的调遣; 第 10 条 司机在执行派车任务中,必须按照规定的路线和目的地驾驶车辆,严禁私自偏离,否则按公司的相关规定进行处理; 第 11 条 公司车辆必须停放在指定地点,严禁在外面过夜； 确因现实情况需在外面过夜时,司机需要请示车辆主管;否则,造成的车辆损失或丢失由车辆使用人与司机共同承担相关责任; 第 4 章 车辆使用费用管理 第 12 条 车辆日常行驶
72、费用的管理; 1 在每次用车完毕后,司机均需如实填写相关记录表单,准确的记录行车路线与发生的相关费用,并附上相关的凭证交车辆主管; 2 车辆主管应认真审核司机上交的出车记录,并进行保管,定期到财务部报销; 3 长途行驶的车辆费用不需单报,可与差旅费一同报销; 4 车辆主管应在每月底核对车辆的实际行驶路程与派车单中的总路程,将误差控制在 5%以内,否则需查找原因,制定纠正措施; 第 13 条 车辆使用中的油费; 1 在企业所在地区及周边地区使用车辆时,司机必须到公司指定的加油公司进行加油,油费由综合管理部统一进行月结,否则不予报销; 2 长途行驶的车辆在加油时司机应到正规的加油站进行加油,并索取
73、正规发票,油费经用车人员证明且经车辆主管审核后与使用人员的差旅费一同报销,否则不予报销; 第 14 条 车辆主管应确定企业所在地及周边地区的百公里耗油标准及长途行驶的百公里耗油限额,通告各司机并保管数据; 第 15 条 车辆主管应每季度应分析一次车辆的百公里耗油,根据派车单及各车辆的加油状况,按照百公里耗油标准及实际里程核算各车辆的用油量,超过油耗标准的加油费用由司机自理; 第 16 条 车辆的保养、维修费用参照车辆维修管理规定中的相关内容处理; 第 17 条 车辆的年检费、保险费、营运费等费用由车辆主管在每年的 12 月 25 日之前编制年度预算,经批准后由综合管理部严格按照批准的预算统一安
74、排缴纳; 第 5 章 车辆事故的处理 第 18 条 司机所驾驶的车辆发生事故后,司机与用车人员应立即通知综合管理部指定人员,并协助保护好现场; 第 19 条 综合管理部在接到事故报告后,应立即派出人员赶赴事故现场,并要求现场人员做好伤员救助、事故现场保护等工作; 第 20 条 对于发生事故的车辆综合管理部应及时通知参保的保险单位,办理车辆的理赔事宜; 第 21 条 综合管理部应将车辆事故的发生、处理状况及司机人员的惩处状况编制成车辆事故报告报行政总监及总经理进行审批,审批同意后按相关规定执行; 第 6 章 附则 第 22 条 本办法由综合管理部制定,本办法的修改权、解释权归综合管理部所有; 第
75、 23 条 本办法自颁布之日起实施; 二、车辆维修管理规定 车辆维修管理规定 第 1 章 总则 第 1 条 为加强对公司车辆维修的管理,减少车辆的维修费用,有效的延长车辆的使用寿命,特制定本规定; 第 2 条 本规定适用于对公司车流量维修管理的相关事宜; 第 3 条 公司车辆的维修分为日常维修与送修理厂维修两种; 第 2 章 车辆维修规定 第 4 条 公司车辆实行定人、定车制,即每辆车的司机必须固定,车辆司机负责车辆的日常修理; 第 5 条 车辆司机在每日下班前对车辆进行检查、发动,收车后需要填写车辆的使用说明,发现问题后应立即上报车辆主管,并进行自修; 第 6 条 若司机无法自行修复车辆存在
76、的问题,需及时填写车辆维修说明单,详细说明请修的项目和损坏原因及费用预算,经车辆主管签字后报综合管理部进行审批; 第 7 条 司机将公司车辆送修理厂维修时,必须送到公司指定的修理厂进行修理,否则不予报销费用; 第 8 条 公司的高级车辆及特种车辆进行维修时可送到非公司指定修理厂,但司机所洽谈的修理厂必须正规且收费适中,并必须得到综合管理部经理及行政总监的审批同意,否则费用不予报销; 第 9 条 在车辆的修理过程中司机需要加强监督,发现修理项目与送修项目不同时,应及时上报综合管理部并与修理厂进行协商; 第 10 条 根据车辆的行驶里程或使用时间,公司车辆的大修、 中修事宜由车辆主管统一安排;确因
77、实际情况需要进行大修、中修时,司机必须填写车辆维修说明单报审,经审批同意后方可送修理厂修理; 第 11 条 车辆维修完成后,司机或车辆主管需要对车辆的维修结果进行验收; 第 12 条 司机与车辆主管应向修理厂索要车辆修理的详细项目及费用明细,车辆主管应将其与维修说明表、车辆管理表等相关内容存在一起,以备不时之需; 第 13 条 司机必须将车辆维修中替换下的车辆零配件带回公司,由车辆主管负责清点,并签字验收,交综合管理部进行统一处理,所得收入需及时交至公司财务部; 第 14 条 车辆主管应建立完善的车辆维修档案并妥善保管; 第 3 章 车辆修理费用及报销 第 15 条 在日常维修车辆时,更换零部
78、件的费用在预算以内时,给予报销；否则,多余部分不予报销; 第 16 条 车辆送修理厂修理及车辆的大修、中修费用由车辆主管会同财务人员到指定修理厂进行结算,其中指定修理厂的选择、修理费的商谈由车辆主管、综合管理部经理及财务部经理共同确定; 第 17 条 车辆修理的费用不得超过审批的金额,修车完毕后司机应将修理费用明细表、审批报告及废旧零部件的收据交车辆主管审核; 第 18 条 车辆在中途发生故障急需维修时,经用车人签字证明后司机方可安排维修;而维修费用超过 200 元以上时,司机应通过电话向车辆主管请示,经车辆主主管同意后方可进行维修; 第 19 条 车辆在路途中进行维修时,司机也必须带回替换下
79、的废旧零部件,并经车辆主管进行审核; 第 20 条 修车时司机所提交的修车申请应详细说明修车类别、项目、部位及费用预算,在核定的修车费用额度以下时,由综合管理部经理审批；在核定的修车费用额度以上时,经综合管理部经理审批后报行政总监审批;车辆的大修、中修必须经过总经理的审批; 第 21 条 车辆的电瓶、轮胎短于正常的核定寿命时,其修理或更换费用由司机按比例承担；超出使用寿命者,按比例奖励所节余费用的 50%给该车辆的司机; 第 22 条 因工作需要变更驾驶车辆的,经车辆主管确认后,在一个月内,车辆变更前的司机应承担车辆变更后的司机超出核定修车费用 30%的修理费,因交通事故造成变更或因车辆变更后
80、的司机操作原因造成的更大损失除外; 第 23 条 各车辆洗车费实行成本制,每辆车的月洗车费用不得超过 30 元,洗车费用经用车人签字证明后,司机持消费凭证到财务部进行报销; 第 4 章 附则 第 24 条 本规定由综合管理部制定,其解释权、修改权归综合管理部所有; 第 25 条 本规定经总经理办公会议审批后,自颁布之日起执行; 第 26 条 公司原有制度与本规定冲突者,自本规定颁布实施之日起,自动废止; 三、司机日常行为规范 司机日常行为规范 第 1 章 总则 第 1 条 本着以下四个方面的目的,特制定本规范; 1 加强对车辆司机的管理; 2 防止交通事故的出现; 3 延长车辆的使用寿命; 4
81、 方便公司的用车; 第 2 条 本规范适用于对公司所有车辆司机的管理; 第 3 条 公司的司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关的交通安全管理的规章制度,并遵守公司相关的的规章制度; 第 2 章 日常职责 第 4 条 司机要爱护车辆,在日常驾驶过程中需要注意对车辆进行保养,经常检查车辆的主要机件,每月至少花一天对自己所负责的车辆进行保养、维护,确保车辆的正常行驶; 第 5 条 司机应坚持每天清洁车辆,清洁项目包括车内、车外与引擎等部位; 第 6 条 在每日出车前,司机需要例行检查水、电、油及车辆的其他性能是否正常,并填制车辆作业点检表;发现不正常时,司机要立即进行调整,必要时进行修理
82、,确保车辆处于正常状态,不允许带病出车; 第 7 条 在每日出车回来后,司机需要检查存油量,发现存油不满一格时,应立即进行加油,保证油位;不得在出车前临时加油,影响车辆使用; 第 8 条 司机发现所驾驶的车辆有故障时要立即检修,如需送修理厂时,应立即报告车辆主管并填写车辆维修说明单,经审批后送修理厂进行修理,未经批准司机不得私自将车辆送修理厂维修; 第 9 条 停车规定; 1 司机出车归来时,应在指定的地点停放车辆;原则上不允许车辆在外过夜,确因实际情况需要在外过夜时,司机应通知车辆主管,经其批准后选取合适的停车地点,否则造成车辆损伤或丢失由司机承担主要责任,按公司相关的规定进行惩处; 2 司
83、机出车在外时,要注意选取车辆的停放地点和位置,不能在禁止停车的路段或危险路段停车;因有事暂时离开车辆时,司机要锁好保险锁,防止车辆被盗; 第 10 条 司机需要对所驾驶车辆的各种证件和有效性进行经常检查,出车时必须保证证件的齐全; 第 3 章 驾车安全纪律 第 11 条 公司的司机必须遵守交通规则,文明开车,不准危险驾车,如高速、紧跟、争道、赛车等; 第 12 条 司机出车时应养足精神,不准开疲劳车,不准酒后驾车; 第 13 条 司机在车内不准吸烟,本公司员工在车内吸烟时,司机应有礼貌的制止,公司外的客人在车内吸烟时,可婉转告之本公司的陪同人员,但不得强行制止; 第 14 条 司机对乘车人要热
84、情、礼貌,说话应闻名;车内客人谈话时,除非客人主动搭话,否则不得随便插嘴; 第 15 条 司机需慎言慎行,保管公司机密,对于看到的或听到的公司私密,不得泄露; 第 16 条 负责接送员工上下班的司机,应准时出车,不得误点; 第 17 条 司机在上班时间内未被派出车任务时,应随时在司机室等候出车,不得随便在其他部门的办公室四处走动;确因有事需要离开司机室时,司机应向车辆主管说明自己的去向及所需时间,经批准后方可外出; 第 18 条 司机对车辆主管的工作安排应无条件服从,不得借故拖延或拒不出车,对工作安排有意见时,可在出车后向综合管理部经理提出申诉; 第 19 条 司机出车后因特殊情况不能按时返回
85、时,应及时通知车辆主管说明原因,否则按违反工作纪律论处; 第 20 条 公司值班司机的手机应保持 24 小时开机,并应保证手机的电量与信号,防止公司需要用车时无法与司机取得联系; 第 21 条 下班后,司机应将车辆停放在指定的地点,未经批准不得私自用车; 第 22 条 所有司机不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶,严禁司机将车辆交给无证人员驾驶,否则造成的后果由司机承担; 四、车辆肇事处理办法 车辆肇事处理办法 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为规范公司对车辆肇事的管理行为,提高公司对车辆肇事的处理效率,减小车辆损失,特制定本办法; 第 2 条 适用范围 本办法适用于对公司所有车
86、辆肇事的处理; 第 2 章 肇事范围与处理 第 3 条 肇事范围的规定 公司车辆有下列情形之一者,均视为肇事; 1 轿车或货车相撞或与其他种类车辆相撞,造成双方或一方有损失伤亡; 2 轿车或货车撞击人畜、路旁建筑物或其他物品,导致损失伤亡; 3 轿车或货车行驶时不慎倾倒或因他人故意设置障碍物与路中,撞击或倾翻,导致人员或车辆有伤亡; 4 轿车或货车遭意外的事变,如公路、桥梁、涵洞、隧道突然崩塌,导致车辆或人员有伤亡; 第 4 条 车辆肇事后司机的职责 车辆肇事后,司机应做好以下三个方面的工作; 1 轻微事故时司机需立即通知车辆主管,出现人员伤亡时需立即通知综合管理部相关人员; 2 在肇事后,司
87、机应及时最迟不得迟于肇事后的 2 个工作日提交肇事报告,并以书面形式请求理赔; 3 若司机因肇事出现伤亡时,随车人员应立即通知综合管理部; 第 5 条 综合管理部接到车辆肇事通知的应做好以下工作 1 相关人员应立即向综合管理部经理汇总,并迅速赶往肇事地点查勘处理; 2 综合管理部相关人员到现场后应先急救受伤人员,然后查勘现场; 3 综合管理部外派人员应尽量寻觅目睹肇事的第三者作证,并记好姓名、地址; 第 6 条 司机或综合管理部相关人员所编制的车辆肇事报告包括以下方面的内容 1 车辆肇事的时间、地点、天气状况; 2 肇事原因分析; 3 肇事的车牌号,包括对方车的车牌号; 4 驾驶人员的姓名及住
88、址; 5 车辆肇事后的损害情况,包括本公司车辆人员及对方车辆人员的损失; 6 事故中伤亡人员姓名住址及伤亡原因与情形和救护的方法; 7 绘制肇事现场图或拍摄事故现场的照片; 第 3 章 肇事过失处分 第 7 条 肇事过失的处分 1 肇事司机除负刑事、民事责任外,对违章部分过失的处分以本办法执行; 2 经公司鉴定司机应负肇事责任者,其赔偿金额由司机承担; 3 司机肇事后经法院判决缓刑者,准予留用,但记大过一次；经判决徒刑者,自判决之日其予以解雇; 4 司机肇事后畏罪潜逃者,除请司法机关缉办外,予以解雇; 第 8 条 肇事赔偿 1 肇事责任属于公司司机时,其赔偿款项由保险公司负担;但是,若肇事赔偿
89、金额超过保险金额时,其超过金额由司机负担; 2 肇事责任属双方共有或第三方共同过失的,按各方应负责任的比率分担,其损害赔偿照上一条办理; 3 肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止,或对方车号能注意而未注意,致使肇事责任无从判明或追究者,所造成的损害赔偿,由肇事司机负责照本条第 1 款办理; 第 4 章 附则 第 9 条 本办法由综合管理部制定,其修改权、解释权归综合管理部所有; 第 10 条 本办法自颁布之日起实施; 第六章 法律事务规范化管理 第一节 法律事务岗位职责 一、法务主管岗位职责 法务主管的主要职责是全面负责企业法律方面的事务,指导企业法务实践活动,处理企业法律问题,以维护企业法律权利
90、和利益;其具体职责如图 9-1 所示; 图 9-1 法务主管岗位职责 二、法务专员岗位职责 法务专员的主要职责是协助法务主管处理公司的各项日常法律事务,做好法律资料收集、文件起草等工作,为解决公司的法律事务提供有力的支持;其具体职责如图 9-2 所示; 职责 1 负责审核企业各项规章制度、规范、合同、协议等的合法性 职责 3 负责知识产权管理工作,如商标保护、专利申请等 职责 4 职责 5 组织开展企业生产经营和日常管理等各类业务的法律咨询服务 职责 6 负责企业法律知识培训工作的实施 职责 7 管理和监督下属的日常工作情况,并做好下属的绩效考核工作 职责 8 按时完成主管领导交办的其他工作
91、职责 2 负责起草企业重要法律文书 参与处理企业劳动争议、劳动合同及对外法律纠纷事务,配合有关部门调查 企业员工的违法乱纪行为 图 9-2 法务专员岗位职责 第二节 法律事务管理制度 二、合同管理制度 合同管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 为规范公司合同管理工作,保障公司合法权益,预防合同纠纷,促进公司依法经营管理,制定本制度 第 2 条 本制度适用于公司各业务部门、管理部门及各分支机构; 第 2 章 合同的编制 第 3 条 承办部门根据经营管理需要拟订合同文本,其内容应当包括以下 6 个方面; 1标的指货物、工程、智力成果、服务等; 2数量和质量; 3价款和酬金; 4履约的期限、地点和
92、方式; 5违约责任的承担及纠纷的解决方式; 6双方当事人协商一致的其它事项; 第 4 条 重大合同或特殊合同应当由公司的法务处参与起草,必要时可以聘请外部专家参与起草; 第 5 条 由对方起草的合同文本,应当进行认真审查,确保合同文本内容准确反映公司的诉求; 职责 1 拟定企业日常经营所需的一般法律文书 职责 3 职责 4 协助法务主管处理知识产权管理工作,收集和汇总相应的文件资料 职责 5 协助法务主管开展公司法律知识培训的资料准备、场地选择、人员考勤等工作职责 6 负责各类法律文书、资料的归档工作 职责 2 负责法律咨询的接待和常规法律问题的解答 协助法务主管处理各类法律纠纷和诉讼工作,并
93、负责法律事务处理的调查、 取证工作 第 6 条 对于国家或行业有示范合同文本的,可以优先选用,但在选用时,对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际需要进行修改; 第 3 章 合同的审核 第 7 条 财务部和法务处负责合同的审核工作;合同审核人员对合同中所涉的情报资料应注意保密; 第 8 条 合同审核的工作时间规定如下：重大合同 46 天,非重大合同 24 天,如有特殊情况可适当延长审查时间; 第 9 条 合同承办人应视合同性质预留合同审核时间,提前将合同送审,避免出现盲目压缩审核工作时间的现象;如承办人无正当理由而压缩审查工作时间,由此造成的一切后果由承办人自己承担; 第 10 条
94、 合同送审时,应提交以下材料除合同审批单外,其余材料的复印件应留存法务处和财务部存档; 1完整填写的合同审批单; 2待签署的合同文本及其附件; 3项目简要说明及可行性论证材料; 4对方当事人的营业执照; 5其他必要的背景材料; 第 11 条 合同审核部门进行合同审核的重点包括以下 4 点; 1经济性：合同内容符合公司的经济利益; 2可行性：签约方资信可靠,有履约能力,具备签约资格；资金来源合法,担保方式可靠,担保资产权属明确; 3严密性：合同条款齐备、完整,文字表述准确,附加条件适当、合法；合同约定的权利、义务明确,数量、价款、金额等标示准确；合同有关附件齐备,手续完备; 4合法性：合同的主体
95、、内容和形式合法；合同订立的程序符合规定,会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法,资产动用的审批手续齐备; 第 12 条 合同审核的程序; 1合同承办人准备好材料后,由部门经理在合同审批单上签署意见; 2合同承办人将合同送交财务部审查评估,然后再提交法务处审查; 3法务专员接到待审合同材料后,填写本部门法律意见处理单,审慎审阅有关合同及相关材料,提出法律审查意见,报法务主管审批; 3法务专员将有关合同及相关材料、法律意见处理单复印留底后,交与经办部门签收; 第 13 条 合同审核部门进行合同审核时可要求查阅有关文件和材料,询问有关人员,进行必要的调查,参加有关谈判或会议,合同承办人应予配
96、合; 第 14 条 合同审核部门对合同审核完毕后应在合同审批单上签署审查意见或出具意见书,特殊情况下可以先提出口头审查意见后再形成书面审查意见; 第 15 条 对审核中发现的重大错误、遗漏和不妥之处,审核部门应当予以明确并提出修改意见;合同承办人修改之后,应当重新提交审核; 第 16 条 合同如未按照合同审核部门意见进行修改,合同承办部门应提出具体理由,与合同审核部门共同协商,必要时公司召开专门会议进行审查;经专门会议作出的审核意见,合同承办部门必须采纳; 第 17 条 已经审核的合同,如需变更或未履行完毕而解除,需重新履行审核的程序; 第 3 章 合同的签订 第 18 条 签订合同时,如对方
97、授权签订人不是合同当事人的法定代表人,应要求其提交经法定代表人签署的授权委托书,必要时应要求对方当事人提交其总经理或其他权力机构批注签署和履行合同的决议或授权书; 第 19 条 订立合同双方必须使用合格印章,即公章或合同专用章,不得使用或同意对方当事人使用财务专用章、业务专用章等不合格印章; 第 20 条 公司各分支机构只能在其法定营业范围内或经授权的范围内对外签订合同;如需签署超过其营业范围或经授权范围以外的合同,必须报公司领导批准,由有权签署该合同的领导签署,以公司的名义进行或申请办理专项特别授权; 第 21 条 合同签订后,合同正本由财务部负责保管,合同副本及相关审核资料应交由法务处归档
98、;合同经办部门可保留合同正本复印件; 第 4 章 合同的履行 第 22 条 合同签订后,我方当事人应认真履行有关合同义务,同时督促对方当事人严格履行其有关合同义务,维护合同的法律严肃性; 第 23 条 合同经办人应密切关注合同履行的全部过程及其细节并作好笔录,完整保存合同当事人之间的一切往来信函,建立专项合同履行档案; 第 24 条 法务处应对重大合同的履行情况进行跟踪管理,协助经办人员及时处理有关问题; 第 25 条 如遇我方当事人没有或不愿或无力履行或无力继续履行合同义务,合同经办人应在与对方当事人协商之前,将有关情况和初步解决方案及时向主管领导、合同审核部门报告; 第 26 条 如发现对
99、方当事人没有或不愿或无力履行或无力继续履行合同义务,合同经办人应立即查明有关原因,及时与对方当事人进行磋商,并向对方当事人发出书面通知,要求其继续严格履行合同义务；同时将有关情况及初步解决方案及时报告主管领导、合同审核部门,必要时应及时通知合同其他当事人; 第 27 条 变更或解除合同; 1合同在履行过程中,需要变更或解除的,应在法律规定或合同约定条件下,在合理期限内与对方当事人进行协商、提交书面报告; 2对方当事人要求变更或解除合同的,应在收到对方文件、信函、传真后及时请示领导处理,在法律规定有效期限内答复;逾期答复或未作答复造成严重后果的,承办人应承担相应的责任; 3变更、解除合同必须采用
100、书面形式包括双方来往信函、电报、传真等,其授权委托范围权限与原签订合同授权委托范围权限相同; 4变更、解除合同的协议在尚未达成以前,原合同继续有效,仍应履行; 第 28 条 对于我方拥有债权的合同,如对方当事人未能按时履行义务,合同经办人应在诉讼时效内积极追讨,并确保诉讼时效不会过期; 第 29 条 在合同当事人之间已经或将要或可能发生合同纠纷时,经办人应将有关情况及初步解决方案及时报告主管领导、合同审核部门及公司相关主管部门,以便及时采取妥善对策；必要时应通知合同其他当事人; 第 30 条 合同违约处理; 1对方违约的情形,应当按合同条款约定收取违约金；违约金不足以弥补公司损失时,应当要求对
101、方赔偿损失,必要时应采取相应的保全措施; 2 公司自身违约的情形,应当由合同承办部门以书面形式报告主管领导,经批准后履行相应的赔偿责任; 第 31 条 合同纠纷处理; 1 合同当事人之间发生合同纠纷后,经办人应在法务处或外聘律师协助下负责协调解决合同纠纷; 2合同纠纷应尽量通过协商谈判途径解决,减少诉讼成本; 3确实无法协商解决的合同纠纷可提交有关法院或仲裁机构调解、判决或裁决;具体处理方案应根据法务处的指导性意见拟定,并报经公司总经理批准; 4重大合同纠纷及其它重大纠纷提交诉讼或仲裁,并由法务处负责聘请律师; 5对法院或仲裁机构的生效判决或裁决,我方当事人应予以主动执行；我方当事人对已生效判
102、决或裁决仍有异议时,应根据公司法务部的意见,依法进行申诉;对已生效的判决或裁决,若对方当事人拒不履行,可向法院申请强制执行;申请强制执行的,应经公司法务部出具法律意见并报公司总经理批准; 第 5 章 合同档案管理 第 32 条 每一份履行完毕的合同或不再履行的合同,或长期合同的每一阶段完成,各有关人员应及时将合同资料整理清楚,交承办人整理清楚,然后交法务处归档; 第 33 条 合同资料不得随意搁置、销毁、遗失,合同资料应包括以下文件; 1 有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件; 2 合同谈判会议纪要; 3 有关合同招、投标及中标通知书等文件资料; 4 对方营业执照复印
103、件、税务登记证复印件、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证复印件以及其他有关文件; 5 合同项目的增减凭证及我方人员的签证; 6 合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书; 7 合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件; 8 合同的变更、解除协议书; 9 其它有关材料; 第34条 法务处对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同资料,应在5个工作日内审核完毕,确认无误后整理、并按机密程度专门归档; 第 35 条 送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时,应附所交资料清单两份,送交人和接收人在资料清单上签名确认,移交清单由送交部门和法务处各执一份; 第 36 条 法务处审核后如发现
104、需统一建档的合同及文件资料有差缺,应立即通知送交人核对、补足,再行归档; 第 37 条 公司人员如需借用或复印合同资料,必须持所在公司或部门的负责人书面签章的借用单,并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准,否则法务处以及档案室等部门不得办理; 第 38 条 合同借用人必须对需借用的合同资料提交书面说明书,说明书中应写明以下内容; 1 合同资料的借用用途; 2 合同资料的借用与返还时间; 3 其他须说明的借用情况; 第 39 条 公司的合同资料、合同信息是公司的商业秘密,任何人不得随意泄漏; 第 6 章 附则 第 40 条 本制度由综合管理部制定,经总经理批准后实施; 第 41 条 本制度自年月
105、日起执行; 三、法务工作管理制度 法务工作管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 为依法规范企业的经营管理活动,使公司的行为适应市场经济法制化的要求,维护公司的合法权益,特制定本制度; 第 2 条 本制度适用于公司法务工作; 第 2 章 管理体制 第 3 条 公司成立法务处,设法务主管和法务专员职位,负责公司的法务工作,指导、监督公司各部门涉及法律的业务工作; 第 4 条 公司视情况可设立专职法律顾问或聘请兼职法律顾问,负责指导公司法务管理工作; 第 3 章 法务管理原则 第 5 条 预防为主的原则; 防患于未然,防止违法事件的发生,发现问题则及时处理,尽量减少争议和纠纷; 第 6 条 指导为
106、主的原则; 除需直接自行办理的工作外,对其他部门的工作以提供法律意见为主,不代办包办; 第 7 条 法制原则; 严格按照国家有关法律、法规和规章制度办事,维护公司的合法权益; 第 8 条 保守秘密原则; 对工作中涉及的公司机密严格保密; 第 9 条 合法性与灵活性相结合原则; 在合法基础上,针对公司工作中的具体情况,采取灵活的措施; 第 4 章 工作内容 第 10 条 法务处根据公司法定代表人的指示和实际工作的需要参与制定与法律有关的规章制度,并监督执行; 第 11 条 负责处理公司在各种业务往来中与其他各方发生的经济纠纷,努力维护公司的经济利益和公司声誉不受损失; 第 12 条 及时处理公司
107、各部门发生的突发性法律事务,确保公司在法律诉讼中保持有利地位; 第 13 条 负责公司的合同管理工作; 第 14 条 参与公司的重要经营活动; 1 根据指示或需要,直接参与重大项目的谈判; 2 草拟、审查、修改公司有关法律事务文书,保证文书的合法性,并且不会对公司整体利益构成潜在威胁; 3 根据公司的发展情况,参与公司的有关收购、参股、兼并等资产运作活动; 第 15 条 与司法机关和政府部门建立合作关系,及时掌握法律信息支态,为公司营造良好的法律氛围; 第 16 条 回答公司其他部门在法律咨询方面的问题,并为其提供有关书面资料; 第 17 条 在公司内部开展法律培训工作,提高公司管理人员和普通
108、员工的法制观念,增强公司整体的法律素质; 第 18 条 协助有关部门处理公司内部各种违法乱纪案件; 第 5 章 法务人员工作要求 第 19 条 按国家规定,法务人员须参加执业资格考试,合格后在国家主管部门注册; 第 20 条 法务人员须忠于职守和职业道德,模范遵守法律、法规,不进行损害国家、公共利益和企业利益的活动,保守公司秘密; 第 21 条 法务人员应自觉更新知识,了解相关法律信息,以较高专业水平,提供优质法律服务; 第 22 条 对法务人员作过失、不力行为,公司将予以处罚;严重的通报主管部门取消其执业资格,或追究刑事责任; 第 6 章 附则 第 23 条 本制度由综合管理部法务处制定,解释和补充,经总经理批准后实施; 第 24 条 本制度自颁布之日起实施;
