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1、采购合同管理制度采购合同管理制度总则总则1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度.2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。采购合同的编写采购合同的编写1.供应部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2.公司一次性采购物品金额高于元，必须签订采购合同；外地采购（XX 市外）必须签订合同。3.采购合同的编写程序。1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。2)进行谈判。 供应部应与合适的供应商展开谈判， 谈判内容包括采购物料的价格、 数量、质量、供货方式、货款支付等方面的
2、谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商.3)拟定草案并评审.供应部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案， 高价值原料、 单批量价值40 万元报送集团法律顾问审核后，按公司签批流程上 OA 进行签批。4)拟写正式的采购合同.供应部应根据各相关部门、 法律顾问及各级领导的意见对采购合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同。4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。1)合同签订双方的姓名、地址和联系方式.2)采购物品的单价、总价。3)采购物品的数量与规格型号。4)采购物品的品质和技术要求。5)采购物品的履约方式、期限、到货地点.6)采购物品的验收标准和方式.7)付款方式和期
3、限。8)售后服务和其他优惠条件。9)违约责任和解决争议的方法。5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。1采购合同的签订采购合同的签订1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同 ,如果委托别人代签，供应部应审验其委托证明。2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。3.对于金额在 40 万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。4.签订后的合同由供应部保管。采购合同的执行与控制采购合同的执行与控制1.合同
4、签订后即具有了法律约束力，供应部应及时向供应商发送订货单 ,使供应商及时准备公司所需的物品。2.供应部应配合使用部门做好采购物料的进厂验收工作， 当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，供应部应积极联系供应商进行处理。3.供应部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排，供应部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商， 确保物料能够及时运送到公司。 如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，供应部应减少在供应
5、商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。5.在合同的执行过程中供应部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应,在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。6.供应部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作 ,既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求.采购合同的修改与终止采购合同的修改与终止1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料 ,供应部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。2.在合同执行过程中， 若外部市场环境发生变化 （例如原材料价格或市
6、场行情出现上涨或下跌，)供应部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行.3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，供应部经过核实后，可与供2应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。4.有下列情形之一者,视为合同终止。1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3)出现违背合同条款的状况.4)逾期没有履行合同约定的。5)发生符合合同条款中合约解除的事项。合同纠纷的处理与合同管理合同纠纷的处理与合同管理1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，采取如下处理方法.1) 与供应商协商解决2) 请第三方协调解决。3) 由仲裁机构进行仲裁。4) 通过法律途径解决。附则附则1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。2.本制度自 XXX 办公会议审议后执行。3
