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1、公文格式及公文写作沈阳分院综合办公室沈阳分院综合办公室公文格式及写作基本要求加强公文处理工作的意义加强公文处理工作的意义适应改革开放形势的需要，更好地与国际贯例接轨。 提高科学化规范化管理水平，适应全院实施ARP系统管理的要求。 提升单位管理水平和对外形象，提高工作效率，减少重复劳动。 公文格式及写作基本要求主要内容主要内容公文格式：公文格式：公文用纸、排版规格、公文用纸、排版规格、公文要素、不规范公文举例公文要素、不规范公文举例 公文写作：公文写作： 通知、请示、报告、会议纪要通知、请示、报告、会议纪要公文格式及写作基本要求一、公文用纸主要技术指标一、公文用纸主要技术指标质量：质量：60g6
2、0g80g80g胶版印刷纸或复印纸胶版印刷纸或复印纸幅面：幅面：A4A4型纸（型纸（210mm297mm210mm297mm）天头：天头：37mm37mm（上下）（上下）订口：订口：28mm28mm（左右）（左右）版心：版心：156mm225mm156mm225mm公文格式及写作基本要求二、排版规格与印制要求二、排版规格与印制要求标题用标题用2 2号小标或黑体字号小标或黑体字正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字每页排每页排2222行，每行排行，每行排2828字字双面印刷，左侧装订双面印刷，左侧装订订位在左侧上下各订位在左侧上下各1 14 4处处公文格式及写作基本要求三、公文各要素的组成三、公
3、文各要素的组成 眉眉首首：份份数数序序号号、秘秘密密等等级级、紧紧急急程程度度、发发文文机机关关标标识识、发发文文字字号号、签签发发人人姓名姓名 主主体体：标标题题、主主送送、正正文文、附附件件、日期、印章、说明、附注日期、印章、说明、附注 版版记记：主主题题词词、抄抄送送、印印发发机机关关和和日期、反线日期、反线公文格式及写作基本要求四、公文的基本要求四、公文的基本要求公文内容要求公文内容要求应符合国家的法律、法规及应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如：中国科学院有关规定。如： 对原有政策、规定进行对原有政策、规定进行调整修订，应在颁布新的政策、调整修订，应在颁布新的政策、规定时对
4、原有政策、规定予以废规定时对原有政策、规定予以废止。止。公文格式及写作基本要求四、公文的基本要求四、公文的基本要求文字表达文字表达 公文应情况属实，观点明确，结公文应情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。确。公文中人名、地名、数字、引文、公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。日期要准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。日期应写明具体的年、月、日。 公文格式及写作基本要求四、公文的基本要求四、公文的基本要求公文结构层次：公文结
5、构层次：原则上不超过四层原则上不超过四层一、一、（一）（一）1.1.（1 1）非规范化简称：非规范化简称：应先用全称并注明简称。应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。现时注明准确的中文译名。数字的使用：数字的使用：除成文日期、部分结构层除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。汉字外，均应使用阿拉伯数字。公文格式及写作基本要求四、公文的基本要求四、公文的
6、基本要求文种的确定：文种的确定：根据行文目的、发文单根据行文目的、发文单位与主送单位或部门的行文关系确定。位与主送单位或部门的行文关系确定。行文关系：行文关系：应根据单位或部门隶属关应根据单位或部门隶属关系和职权范围确定。不得越级请示，不系和职权范围确定。不得越级请示，不应以单位名义或单位领导个人名义向上应以单位名义或单位领导个人名义向上级领导个人报送公文。级领导个人报送公文。公文格式及写作基本要求四、公文的基本要求四、公文的基本要求附件：附件是用于补充说明正文的文字材料。在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。 主题词：由
7、反映公文内容的类别词、类属词和文种组成。一般由35个词条组成。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文格式及写作基本要求五、不规范公文病例分析五、不规范公文病例分析 1 1、内内容容和和要要求求上上不不规规范范：请请示示报报告告不不分分，上上行行文文不不签签发发，一一文文数数事事、引引文文不不标标出出处处、附附件件不不规规范范、简简称称不不规规范范、数数字字使使用用不不规范、结束语不规范。规范、结束语不规范。 2 2、行行文文关关系系不不规规范范：越越级级上上报报、送送领领导导个个人人文文件件、多多头头主主送送、不不按按职职权权范范围围送文、会签部门不全执行困难。送文、会签部门不
8、全执行困难。 3 3、公公文文格格式式不不规规范范：白白条条子子文文件件、版版式式标标题题不不规规范范、排排版版、主主题题词词任任意意编编写写、落款用语不准确等。落款用语不准确等。公文格式及写作基本要求公文写作公文写作 公公文文是是用用于于公公务务活活动动的的一一种种应应用用文文书书，公公文文出出自自法法定定的的机机关关单单位位，具有处理公务的合法效用。具有处理公务的合法效用。 中科院公文的种类主要有中科院公文的种类主要有9 9个：个： 决决定定通通知知通通报报 报报告告 请请示示 批复批复 意见函会议记要意见函会议记要公文格式及写作基本要求1、通知的写法、通知的写法 通通知知是是众众多多公公
9、文文中中使使用用范范围最广，使用频率最高的文种。围最广，使用频率最高的文种。 批示性通知批示性通知 指示性通知指示性通知 事务性通知事务性通知 会议通知会议通知 任免通知任免通知公文格式及写作基本要求1、通知的写法、通知的写法 通通知知由由标标题题、主主送送机机关关、正正文文、落落款款四部分组成四部分组成 标题：发文机关、事由、文种。标题：发文机关、事由、文种。1、国务院关于发布公文处理办法的通知2、沈阳分院关于开展安全工作大检查的通知3、沈阳自动化所关于聘任同志专业技术职务的通知公文格式及写作基本要求主送：主送：被通知的对象。正文：正文：通知的缘由、通知事项、通知 要求（明确具体写清时间、地
10、点、内容、议程、参加人员、会期、资料要求、注意事项）落款和日期：落款和日期：正文后右下方。1、通知的写法、通知的写法公文格式及写作基本要求2、会议纪要的写法、会议纪要的写法会议纪要是记载、传达会议情况和会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的纪实性公文。可上报、下发议定事项的纪实性公文。可上报、下发及同级交流，具有内容的纪实性、高度及同级交流，具有内容的纪实性、高度的概括性和较强的指导性的特点。的概括性和较强的指导性的特点。会议纪要主要分为办公会议纪要和会议纪要主要分为办公会议纪要和专项会议纪要两种。专项会议纪要两种。公文格式及写作基本要求2、会议纪要的写法、会议纪要的写法会议纪要主要由标题和
11、正文两部分组成会议纪要主要由标题和正文两部分组成标题：会议名称加文种。标题：会议名称加文种。正文：正文：1 1、会议概况、会议概况2 2、会议主要内容、议题、会议主要内容、议题3 3、会议结果、决议、会议结果、决议公文格式及写作基本要求2、会议纪要的写法、会议纪要的写法1 1、会议概况、会议概况会议主办单位、时间、地点、参加会议主办单位、时间、地点、参加人员、会期、主持人、主要议程等。人员、会期、主持人、主要议程等。2 2、会议议题和结果、会议议题和结果单项议题和多项议题要分列清楚。单项议题和多项议题要分列清楚。议决问题和未决问题要分列清楚。议决问题和未决问题要分列清楚。如：会议指出；会议原则
12、同意；会议强调；会议要求；会议议定；个别同志认为；会议暂未决定等。公文格式及写作基本要求3、请示的写法请示的写法请示是向上级机关请求指示、批准请示是向上级机关请求指示、批准时使用的上行文种。分为两类：时使用的上行文种。分为两类：直接性请示：直接性请示：直接向上级请求批准某事项。批转性请示：批转性请示：把某一方面工作的意见或下属单位需办理的事项向上级请求批转或批复。公文格式及写作基本要求3 3、请示的写法、请示的写法请示的内容包括：请示的内容包括：请示的依据、请示的缘由和请示的目的请示的依据、请示的缘由（为什么要请示）请示的目的（请示什么）请示的结尾：请示的结尾：（直接性）请批复请批示（批转性）
13、请批转执行请审核公文格式及写作基本要求3 3、请示的写法、请示的写法请示的注意事项：请示的注意事项：一文一事一文一事一个文件请示一个问题一个主送机关一个主送机关多头请示易造成推诿扯皮或意见不一不能向领导者个人报送请示不能向领导者个人报送请示公文格式及写作基本要求4 4、报告的写法、报告的写法报告是机关使用频率很高的上行文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级询问等事宜。报告与请示的区别：报告与请示的区别：报告对上级没有肯定的批复要求，上级可批示也可不批示。报告是事中或事后行文，请示是事先行文。公文格式及写作基本要求4 4、报告的写法、报告的写法报告的种类（综合性和专题性）：
14、报告的种类（综合性和专题性）：陈述基本工作情况、作法、存在问题；陈述基本工作情况、作法、存在问题；报告动态、反映信息、提出建议；报告动态、反映信息、提出建议；检讨工作失误、总结经验教训；检讨工作失误、总结经验教训；报告紧急事故、突发情况、自然灾害；报告紧急事故、突发情况、自然灾害；答复上级机关专题询问事项等。答复上级机关专题询问事项等。公文格式及写作基本要求4 4、报告的写法、报告的写法报告的内容报告的内容( (三段式）：三段式）：基本情况基本情况作法、经验、现状存在问题存在问题原因分析、责任认定下步工作下步工作今后措施、处理意见、政策建议公文格式及写作基本要求七、重申公文管理的要求七、重申公文管理的要求增强全员公文意识，统收统发，归增强全员公文意识，统收统发，归口管理，提高公文效率。口管理，提高公文效率。1 1、各渠道正式文件统一管理。、各渠道正式文件统一管理。2 2、会议文件主动交办公室处理。、会议文件主动交办公室处理。3 3、密级文件严格管理。、密级文件严格管理。4 4、上报文件主动归档。、上报文件主动归档。（年报、综合统计、专项工作报告）（年报、综合统计、专项工作报告）5 5、不横向传阅公文。、不横向传阅公文。6 6、严格公文用笔要求。、严格公文用笔要求。公文格式及写作基本要求谢谢谢谢公文格式及写作基本要求
